房地产项目采购管理程序.doc

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房地产项目采购管理程序
房地产项目采购管理程序

作者：地产人    文章来源：内部资料    点击数： 1772    更新时间：2007-12-6
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房地产项目采购管理程序
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房地产项目采购管理程序
1.0目的和范围：为规范公司采购行为，降低采购成本，保证质量和工期，体现公司效益的最大化，特制定本程序，适用于公司所有的工程采购、招标等工作。
2.0职责
2.1总经理：批准合格供应商名录和中标单位，批准或签订合同。
2.2总经理室：参与招标和采购活动，负责对招标和采购的全过程进行监控；负责组织合同评审。
2.3招标、采购小组：负责建立供应商信息库和合格供应商名录；负责编制和发放邀标书和招标文件，组织评标，确定中标单位，进行合同谈判。
2.4审计核算部：参与招标和采购工作；参与合同谈判；负责乙供材料的品牌和价格审核，分发签价单。
2.5财务计统部：参与招标和采购工作；参与合同谈判；负责复核审计核算部的签价单。
2.6项目经理部：负责组织按公司要求对进场材料设备进行验收。
2.7各业务部门：负责收集供应商信息，建立初步的供应商信息库；参加与本部门有关的招标或采购工作，参与合同谈判，起草合同初稿。
3.0通则说明；
3.1采购管理包括甲供物资和乙供物资的采购，勘察、设计、施工、制作等招标工作。采购和招标工作分别由采购小组和招标小组完成。以下“小组”为“采购小组和招标小组”的简称。
3.2采购小组：由总经理亲自担任组长，材料设备部经理担任常务副组长，组员由总经理室、设计研发部、材料设备部、审计核算部、财务计统部以及具体业务部门派员组成。土建类材料由总工程师进行技术支持和把关，机电设备类由副总工程师进行技术支持和把关，装饰景观类材料由总经理设计助理进行技术支持和把关。
3.1招标小组：由总经理亲自担任组长，根据招标类别的不同分设不同的常务副组长：总工程师（土建类）/副总工程师（机电设备类）/总经理设计助理（装饰景观类）/总经济师（广告制作类）。组员由总经理室、审计核算部、财务计统部以及具体业务部门派员组成。
3.3招标、采购小组秘书：负责汇总建立详细的供应商信息库，草拟、整理和发放标书，整理会议记录等工作，有权列席招标、采购小组会议，但没有表决权。
3.5由于招标、采购小组属非常设机构，其所依托的常设工作机构为总师办。故招标、采购小组在公司内部行文（请示单、工作联系函）时，应由总师办作为承办部门负责行文。
3.4总经理室质量管理中心：参与招标、采购小组工作，负责对招标、采购过程进行监控。
3.6具体业务部门：对于材料采购系指材料设备需求部门或使用安装部门；对于招标系指招标所确定的供应商的直接业务对口部门。
3.7甲供和乙供物资：甲供物资包括：电梯、空调设备、消防工程设备、冷水塔、水泵、自动供水设备、水处理机、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器以及根据实际情况由甲方指定供应的材料。
3.8乙供物资包括：钢筋、水泥、砂石、地砖、照明箱、开关、插座、电线、管材、阀门等（根据实际情况可调整为甲供）。

4.0工作流程：
甲供物资的采购、招标流程

小组从合格供应商名录中选择竞标单位邀标报价

竞标单位将标书密封，送至招标、采购小组

招标、采购小组制订评标办法，组织评标，确定中标单位

具体业务部门将合同初稿报总经理室

招标、采购小组与供应商进行合同谈判

小组从供应商信息库中选择供应商进行考察或评价

小组提交考察或评价报告并建立合格供应商名录

小组将合格供应商名录报总经理批准

具体业务部门提前将需求计划报送小组

小组编制和发放投标邀请书和招标文件

各业务部门收集相关供应商资料，建立初步的供应商信息库

总经理批准合同
总经理室拟定合同

总经理室根据合同管理程序组织相关部门审核合同

小组秘书汇总各部门的供应商信息，建立详细的供应商信息库

招标、采购小组将中标单位报总经理批准

具体业务部门组织验收
总经理室拟定合同

5.0流程说明：
5.1 合格供应商名录、中标单位以及合同均需报总经理批准后方能生效。
5.2 设计景观类、土建工程类和机电安装类在10万元（含本数）以上、广告制作类在3万元（含本数）以上、以及甲供材料要招标；对于不招标的，由招标、采购小组从合格供应商名录中选择供应商，价格经审计核算部、财务计统部审核后，报总经理批准即可。
5.3 每次招标、采购，参与竞标的单位一般情况下不得少于3家。如由于供应商实力或市场等因素造成不能选取三家竞标单位的，必须提供充足的理由，并经招标、采购小组认可后方能实施。
5.4 对于经常发生的单笔金额在1万元（含本数）以下的小型业务（如小型广告、制作、印刷等）或合格供应商名录中只具备1-2家合格供应商时，招标、采购小组可确定1-2家长期合作单位，长期合作单位应提供常规项目的价目表供招标、采购小组审定，合作期内其价格不得超过招标、采购小组审定的价目表上的价格；在此范围内的工作由具体业务部门将具体业务内容、价格等信息资料，附上招标、采购小组审定的价格，报公司相关部门会签、总经理审批后执行。招标、采购小组每年至少要对长期合作单位评价一次，作为是否与其继续合作的依据。
5.5 对于竞标单位的报价，招标、采购小组必须要求其将投标书密封，并加盖公司公章于封口，否则取消其竞标资格。
5.6 对于装饰装修工程，设计单位、设计方案及施工单位的确定由设计研发部作为具体业务部门进行办理；施工过程管理遵照公司《施工管理程序》执行。
5.7 特殊情况下经请示总经理同意，可直接确定承包单位。

6.0合格供应商名录：
6.1 供应商信息库的建立：
6.1.1 各具体业务部门负责收集供应商提供的营业执照、资质证书、技术配备、工程业绩等资料，建立初步的供应商信息库。
6.1.2 各部门均可补充提供供应商信息，招标、采购小组秘书汇总各部门的各类供应商信息后，建立详细的供应商信息库。
6.1.3 各具体业务部门和招标、采购小组应对供应商信息库进行共享。
6.2对供应商的考察
6.2.1 考察人员：各类供应商考察人员为总经理室、财务计统部、审计核算部和具体业务部门相关人员。
6.2.2 考察内容：营业执照、资质证书、注册资金、公司规模、技术先进性、施工工艺、机械设备、检测手段、企业质量认证、企业信誉、工程业绩、售后服务等。
6.2.3 考察方法：招标、采购小组采取以下一种或几种考察方法对供应商进行考察。
A、实地考察公司状况。
B、实地考察已建和在建项目情况。
C、实地或通过其他方式了解施工质量、管理水平、服务态度等。
D、资质评价：要求供应商提供营业执照、资质证书等企业证明材料。
E、业绩评价：对供应商业绩工程的质量状况与信誉等进行评价。
6.3 编制合格供应商名录：招标、采购小组将考察结果分类填入《供应商评价表》，将符合公司要求的供应商列入《合格供应商名录》，同一招标项目至少应有3个合格供应商可供选择，《合格供应商名录》经考察人员会签后报送总经理批准。
6.4 对已列入《合格供应商名录》的供应商，采取以下方法进行控制：
6.4.1 各具体业务部门负责建立供应商档案，包括：《供应商评价表》、《合格供应商考核表》、各方面提供的供应商情况反馈意见。
6.4.2 公司与供应商合同履行完毕后，由招标、采购小组对合格供应商进行一次全面评价，填写《合格供应商考核表》，并纳入合格供应商档案，评价时主要依据：供应商提供的企业证明资料、工程项目合同、服务态度、工程质量和进度、工程返修率等。
6.4.3 总经理室可根据供应商的履约情况以及完成质量情况向招标、采购小组提出取消其合格供应商资格的建议。
6.4.4 为确保《合格供应商名录》的实时更新，招标、采购小组不定期召开合格供应商名录专题会议，会上根据各方面信息，确定合格供应商名录的种类增减及完善事宜。
7.0验收：
7.1材料设备验收：
7.1.1材料设备到场时，项目部经理组织项目部及施工单位、监理单位等有关人员（如属甲供设备，具体业务部门必须通知材料设备部派人到场参与验收）联合对材料设备按照合同规定条件进行开箱验收，现场专业工程师根据验收情况填写《甲供物资进场检验单》。验收合格的材料设备才允许进场使用，验收不合格的材料设备由项目部将验收记录反馈给具体业务部门，具体业务部门联系供应商要求其整改；通过验收但须整改的设备分别由产品供应商和安装承包商按各自责任进行整改，整改完成之后，方可正式签发设备验收证书。
7.1.2施工单位在安装过程中造成产品损坏的由具体业务部门、施工单位一起联系分包方进行协调，并按照合同规定执行。
7.1.3设备安装完成之后进行调试，试运行阶段由项目部经理组织验收（必要时具体业务部门经理必须到场参与验收），现场专业工程师填写设备验收调试记录。
7.2具体业务部门会同监理公司按照合同对承包商的工作完成情况进行验收，验收合格才允许交付使用，验收不合格的由具体业务部门联系承包商要求其整改至验收合格止。
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