工作分析表的填写标准化——长松组织系统精讲.doc

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《组织系统精讲：工作分析表的填写标准化》
工作分析是一种在企业管理中确定完成某项工作所需要人力资源的过程。在长松组织系统中，工作分析系统承接企业组织架构，通过对组织架构中的每一个现有/未来岗位的任职资格和工作内容的描述，解决了一个岗位由什么样的人来做、做什么、做成什么样等核心人力资源问题。如果一个岗位需要什么样的人来做（任职资格）的问题解决了，企业的人力资源规划和招聘思路就会变得科学和清晰；同时，全面、严谨地描述一个岗位的工作内容，能员工明确自己的工作职权和范围，并在未来让KPI指标的提取变得轻松和科学，为企业KPI法绩效考核做好铺垫。可以说，工作分析系统的运用质量，对长松组织系统的其他模块也具有举足轻重的影响。笔者通过沟通了解到，工作分析系统的重要性越来越被广大企业家伙伴所认同，而且大部分企业家对工作分析的理解也相当正确和透彻，但是工作分析系统在实操中相比其他系统却显得落地性不够。主要反映出来的问题有：难以形成可备份的方案、推行KPI考核时从现有工作分析中提取不出指标、岗位发生变化时修改困难等。而形成上述问题的一个重要原因就是，企业运用工作分析的主要工具——《工作分析表》时，填写较为混乱、描述简单粗糙。针对以上问题，笔者今天想在这里简单分享一下《工作分析表》的填写标准化。
1. 标准化填写岗位名称、所属部门和上下级岗位。
相信广大企业在推行工作分析系统的时候，已经建立了一套符合公司现状的组织架构方案了。可实际中一些企业的情况是，只有参与企业组织架构方案制作的管理层和部分员工知道公司内部的组织机构名称、从属关系、人员编制等有了变化，而大部分员工对此却一无所知。这就造成了员工填写工作分析表的时候发生混乱，同一个岗位可能出现四五种名字，两三个直属上级，这不仅为工作分析表的汇总和整理带来了极大的困难，更深一层次地是反映出企业改革的准备不够，没有把员工的频道调到一起去。所以，建议企业在进行工作分析的工作前，将企业的组织架构清晰明确到每个员工，做到岗位名称、所属部门和上下级岗位的填写统一一致。
2. 标准化填写能力要求、经验要求、知识要求、其他要求。
首先，我们先区分一下这几种要求。能力要求是指员工完成某一项目标或者任务时所体现出来的胜任力，如决策能力、公关能力、沟通能力、组织能力、应变能力、创新能力等；经验要求主要体现在对员工从事某项工作的时间上，通常分为在同行业的工作经验要求和在同岗位的工作经验要求两种，按照岗位特性的不同会分别要求或同时要求；知识要求圈划的是员工认识客观世界的水平和所掌握的技能，举例来说，法律知识（可细化到某种法律）、电脑知识（可细化到某种专业软件的操作水平，并要求等级证书）、财务知识（可细化到会计、税务等，并要求从业资格证书）；而其他要求更多是作为对特定岗位员工要求的补充，如外貌、仪态、精神力、意志力、职业素养（如保密意识）、道德等方面。由于定义的模糊，企业在填写以上四种要求时往往出现混乱和重叠的现象，最常见的情况是将知识要求填在能力要求里，将能力要求填在其他要求里。希望企业今后在进行工作分析的时候，能分清这几种要求的区别，做到准确分类、准确填写。
3. 标准化填写工作内容。
对工作内容的描述是工作分析最核心的内容，如何全面、严谨地描述一个岗位的工作内容是此项工作的最大难点，也是广大企业家反映工作分析难落地的重要原因。对于工作内容的描述，笔者的经验是运用“七个维度”法。这七个维度分别是：时间、权限、内容、标准、工具、时限、对接人。“时间”用来限定何时去进行某项工作；“权限”是指工作人在某项工作中承担的责任，关键词包括负责（对自己的工作），协助（对上级的工作）和监督（对下级的工作）；“内容”即对工作的描述；“标准”是对工作结果的要求；“工具”是指完成工作所需的工具，如工作的方法、结果的形式；“时限”是对工作完成时间的要求；“对接人”是从何人处接手工作和将结果交付给谁。绝大多数工作内容都可以用这七个维度进行描述。下面笔者想通过一个简单的例子来讲解如何通过这七个维度的限定，将一条一句话的工作内容细化成一条全面、严谨的工作内容。通常，企业中的会计岗位一般会有这样一条工作内容：当月财务报表的制作。笔者在辅导案中曾不止一次见到企业如此描述一个会计的工作内容，这显然是一次不合格的工作内容描述。下面我们来试一试通过七个维度来描述这条工作内容：每月初（时间），负责（权限）上一月度财务报表的制作（内容），将报表形成EXCEL文档（工具），做到清晰、零差错（标准），于每月10号前完成（时限），并上报给财务经理审核（对接人）。如果企业在制作工作分析表的过程中，能用试着按照“七个维度”的方法对旧的工作分析表进行细化，那么笔者相信在此项工作完成后，企业全员对工作分析系统的理解和运用一定会有一个质的飞跃。
导入组织系统是一项艰巨而长远的工作，不仅要求企业方能理解工具、运用工具，同时还要求企业能科学、合理地运用工具，这直接影响到组织系统导入的质量。文中，笔者通过分享工作分析表填写标准化，引出对长松各个模块工具运用的质量这个话题，希望能引起广大企业家的关注和思考，达到抛砖引玉的效果。
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