4.2.1.XXXX-HR-系统运行维护制度.doc

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XXXX-HR
信息系统运维制度

第一章 总则
一、 为了规范集团人力资源管理信息系统（以下简称EHR系统）的管理，保障EHR系统安全、有效地运行，提升集团人力资源管理水平，特制定本制度。
二、 EHR系统管理实行统筹规划、分级负责、有效监督、安全运行的原则。
三、 各下级单位要根据集团服务器网络管理制度、软件硬件管理制度、系统运行管理制度、数据管理制度、档案管理制度的要求、标准和规范来开展本单位的信息化工作。
四、 开展信息化的单位可以根据工作需要，细化本制度。

第二章 服务器、网络管理制度
一、 集团总部配备系统服务器管理员。系统服务器管理员可以对服务器、数据库及人力资源管理信息系统环境代码进行操作。未经服务器管理员授权，其它任何人不得对服务器、数据库及系统环境代码进行任何操作。下级单位如需对服务器或系统中间件进行重启操作，须向系统服务器管理员提出申请，服务器管理员做好操作原因、操作时间及执行命令的记录。
二、 系统服务器管理员(包括专业维护人员)必须严格按照操作权限操作，不得越权操作。每次操作要记录包括操作原因、操作时间、执行命令等内容的操作日记。
三、 系统服务器管理员应做好定时备份，并及时检查数据备份情况。
四、 系统服务器管理员变动前必须办理交接手续，经双方签字确认后存档。对交接内容应进行相应的测试，以确保交接质量。交接后应立即更换所有口令。交接的具体内容包括：
（1）管辖范围内的服务器地址分布、账套的详细资料；
（2）网络服务器口令、数据库超级口令、系统运维管理员口令；
（3）信息系统相关设备配置表及明细表；
（4）每年的历史数据备份，本年的所有数据备份；
（5）系统培训资料；
（6）系统维护记录本；
（7）所有版本的人力资源管理信息系统软件；
（8）所有版本的数据库管理系统软件；
（9）其他应交接的内容。
五、 服务器管理员必须设置自己唯一知道的口令，并定期更换口令。口令的安全由本人负责。
六、 原则上服务器管理员不得由他人代为操作。在特殊情况下，服务器管理员须将操作业务交代清楚，并记录操作时间、操作内容、代操作人信息后，方可由代操作人员进行操作。
七、 对服务器软硬件的操作必须按照正确的操作规程进行。电源的开关、软件的启动与关闭都应遵循正确的顺序。
八、 未经服务器管理员许可，不得在系统服务器上安装其它硬、软件，不得改变系统的运行环境。

第三章 软件、硬件管理制度
一、 要对人力资源管理信息系统所用硬件设备（包括采用分布式应用的单位）的配置状况、使用单位、使用状况、起用时间、厂家品牌等信息进行记录。硬件设备的操作使用要严格执行各单位的设备操作管理规定，要经常对有关设备进行维护，严禁违规违章操作、确保硬件设备的安全。
二、 人力资源管理信息系统功能有改动时，各级系统管理员要参与测试，确定新增功能在本单位的用法，防止工作的盲目性。
三、 集团总部在组织系统升级时，应提前通知各基层单位、各用户，并对功能变动部分加以说明。
四、 要严格保护所有在用软件的版权，包括网络、数据库、操作系统、应用软件等。人力资源管理信息系统的使用范围限于集团范围内的各级单位，严禁将软件以任何形式出售、转让或赠送给范围以外的任何单位或个人。
五、 各单位要制定具体的防病毒措施。任何媒体介质在使用前必须经过病毒检测，所有在用计算机尤其是服务器必须定期进行病毒检测。使用网络的单位要严防病毒通过网络传播，办公用计算机不能装入各种游戏软件。
六、 各单位终端用户的计算机配置要求如下：
（1） 硬件配置要求
配置
最小配置
建议配置
CPU
P4 1G
P4 2.8G(或更高)
内存
512MB
1GB(或更高)
硬盘(剩余空间)
10GB
30GB(或更高)
（2） 操作系统配置要求
Windows 2000 或 Windows XP、Windows vista 、Windows 7系统；Office 2003/2007。

第四章 系统运行管理制度
一、 分级管理员制度
1． 集团总部EHR系统管理员：2名，具体职责如下：
（1）总部用户权限分配；
（2）二级单位系统管理员创建；
（3）负责系统中集团级模板调整；
（4）负责系统中集团级信息集、信息项维护；
（5）负责总部及二级单位问题收集及解答；
（6）负责项目组与二级单位之间协调沟通。
2． 二级单位EHR管理员：每个二级单位1名，具体职责如下：
（1）负责分配单位内部用户权限；
（2）负责创建下属各单位的系统管理员用户；
（3）负责本单位系统设置；
（4）负责二级单位及下一级单位问题收集并解答；
（5）负责将无法解决的问题汇总提交到总部EHR管理员，并及时反馈给问题提出人。
二、 内部运维制度
1． 由EHR系统管理员授权的业务人员负责进行业务操作，未经EHR系统管理员授权的人员不得进行业务操作。
2． 系统运行时，应获得充分的维护保障：
（1） 业务人员在使用系统中遇到问题，首先查找操作手册。
（2） 业务人员也可以在系统运行状态下点击帮助，查看帮助信息。
（3）如果操作手册及产品帮助解决不了遇到的问题，需将 问题提交给本单位EHR管理员。
（4） 各单位EHR管理员负责解答本单位业务人员及下级单位提出的问题，如果解决不了可向上一级单位提交。
3． 系统运行中出现故障或出现不明意义的提示时，操作人员应保护现场，及时与本单位EHR管理员联系。由于操作人员擅自处理故障而引起的后果由操作人员自己负责。
4． 各单位应制定基层单位提出维护请求及响应办法，一般情况下，基层单位在提出请求之前应经过反复测试，确认故障实质。下级公司向上级公司管理员提交系统问题时须填写问题申请表（详见附件1），说明故障发生的条件、系统运行状态以及故障的后果等，以便上级相关人员迅速诊断问题。
5． 各单位要建立系统管理维护记录本实行系统维护记录制度。可以定时维护eHR项目问题汇总表（详见附件2），对故障的发生时间、表现、解决办法及结果等进行详细的记录，并由维护人员或EHR管理员签字。系统管理维护记录本的登记要条理清楚、时间准确，字迹工整。
6． 对于两个以上的EHR管理员应进行合理的分工，充分发挥管理员的作用，逐步形成一套有效的系统维护管理体制。
三、 系统操作运维制度
1、 日常业务操作制度
（1） 单位建立原则：系统中各单位可以根据各自业务需求通过【单位目录】功能节点建立下级单位。建立单位时，要填写好系统中的必填项才能够保存。
（2） 部门建立原则：系统中各单位可以根据各自业务需求通过【部门档案】功能节点建立部门。建立部门时要注意填写好部门的建立时间及层级关系。
（3） 岗位建立原则：系统中各单位可以根据各自业务需求通过【岗位信息】功能节点增加、复制、修改本单位的岗位信息。
（4） 人员进入原则：系统中各单位可以根据各自业务需求通过【人员信息采集】功能节点将新进入系统的人员录入系统。
（5） 人员变动原则：系统中各单位可以根据各自业务需求进行人员入职、单位内变动、跨单位变动、离职等业务处理。需要注意的是，人员变动要及时处理，否则合同数据无法及时更新，薪酬、社保无法正常发放。
2、 半年报上报制度
（1） 由集团总部发起，通知各单位报表报送截至时间及其它报送要求；各单位由自下而上逐层汇总上报数据。
（2） 报送期间，总部负责报表业务关系解答，项目组技术支持人员负责报表计算、报送技术支持及保障；
（3） 系统提供报表报送情况监控功能，便于总部及各级单位掌握下级单位报表报送情况；
（4） 系统提供报表备份功能，便于后期备查。
3、 数据信息稽核制度
（1） 为使人事业务流程更加清晰，系统设定了系统管理员、组织机构业务管理员、人事管理员、薪资业务管理员、福利业务管理员、考勤业务管理员、绩效管理员、干部管理员、合同管理员、招聘管理员、培训管理员、hr部门负责人、集团领导作为流程中的业务管理角色，但这些角色并不代表实际工作中的岗位，各单位须根据岗位的实际分工及时进行系统数据的更新。
（2） 各单位组织机构的设立、调整、撤销需经上级部门的批准并备案；一般在发文3日内对组织机构信息完成更新。
（3） 各单位员工的入职、任（兼）职、调配、离职业务，一般在发文3日内完成信息数据的更新。
（4） 集团人力资源总部负责集团范围内eHR系统信息录入及维护的数据稽核工作。人力资源总部各部门根据职责业务范围负责相关数据的日常稽核工作。
（5） 集团人力资源总部在每年不定期组织3-4次全面的数据稽核工作。按照稽查通知所确定的数据稽核范围，采取随机抽样调查，对数据的完备性、准确性等各方面进行检查评分，并将数据稽核报告在集团内通报。对各信息集维护责任人员的个人稽核结果分送各有关单位，作为部门年度绩效考核依据。

第五章 数据管理制度
一、 人力资源管理信息系统的数据管理是指数据不丢失、不损毁、不向无关人员泄露、不被非法修改，保障数据的安全要从技术和管理两个方面着手，做好安全保密工作。
二、 数据的备份或保存可采用磁带、光盘、微缩胶片、硬盘等介质。
三、 要经常对系统中的数据进行备份，以便在计算机发生故障时可将数据恢复到最近状态。数据备份的目标是防止任何时间发生的硬、软件故障以及人为失误造成的数据损毁，因此原则上要求在发生业务的当天都进行备份。
四、 对备份的数据应加强管理，防止被非法拷贝或毁坏。
五、 对薪资数据的备份、恢复、转出、转入的权限都应严格控制。严禁未经授权将数据备份出系统，转给无关的人员或单位；严禁未经授权进行数据恢复或转入操作。
六、 实行联网的单位要采取各种措施来保障上网数据的安全性。要严密控制好数据库及其服务器的口令，控制好各用户的口令。

第六章 档案管理制度
一、 人力资源管理信息系统档案包括：
（一）数据库备份资料(磁带或光盘)；
（二）软件升级前的数据库备份；
（三）打印输出的经过盖章签字的相关系统文件；
（四）每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本存档；
（五）所有版本的系统、网络、数据库、软件；
（六）人力资源管理信息系统程序；
（七）其他应该存档的资料或数据。
二、 数据库的备份要永久保留。以胶片、磁、光等介质保存的数据的档案应按照有关规定保存在温湿度适宜、阳光不直射，并且不能被损害的场所。
三、 以磁介质存储的数据应定期更换新的介质进行再拷贝。

附件 1. eHR系统问题申请表

2. eHR系统问题汇总表

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