邮件收发管理制度.docx

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邮件收发管理制度
一、目的
为规范公司邮件的收发管理，保证公司对外业务的正常开展并有效节约邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。
二、适用范围
本公司全体员工
三、定义
邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等，物流除外。
四、职责
4.1办公室：负责公司邮件物品的收发管理。
4.2各部门：协助办公室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、内容
5.1 邮件的接收
5.1.1原则上邮件必须由收件人亲自签收，如收件人不便，可由办公室代为接收。
5.1.2办公室收到文件，资料，货物等邮件物品时，要及时转交给相关部门人员。未经主人同意不得私自拆开邮件。
5.1.3办公室接收邮件之前需对邮件进行安全检查，对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等。
5.1.4物品接收人要在《邮件签收登记表》上签字接收，以备查验核对。
5.1.5收件人在接收到办公室通知后要及时前去领取邮件，如因不及时领取造成的邮件延误、破损或丢失等，一切后果自行承担。
5.2邮件的发送
5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先填写《邮件发送审核表》，经部门负责人、办公室主管签字确认，由办公室联系公司指定的快递承运单位统一发送。（各需求部门于每日17:00前提出需求，必要时需将邮寄品交办公室检验。）
5.2.2未经登记或需邮寄物品无部门负责人审批的，办公室可拒绝受理。
5.2.3各需求人员必须在《邮件发送审核表》上详细注明相关信息，以备查验核对，如资料登记不清楚或不完整者，办公室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经办公室要求无效者，办公室有权拒发该邮件，并将情况报备部门负责人处理。
5.2.4填写快递单要求：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。
5.2.5寄件人将需寄发的物件备齐，与快递单一起放到办公室待核查。寄件人若因配件较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。
5.2.6邮寄后，寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责，办公室配合查核。
5.2.7办公室要保留好每次邮寄的存根（保管期限为一年），以备查验核对寄件信息并每月做一次邮件发送汇总表进行快递费用核算。
5.2.8严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。
5.2.9为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有资质能出具发票的快递物流公司。寄回公司的物品，由寄件人直接付款。原则上公司不承担到付付款费用。
5.3寄件相关规定
5.3.1邮件分类：
A类：紧急件；
B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）；
C类：普通件（如资料、文件、普通配件等）；
D类：普通信函、贺卡
5.3.2快递公司选择参照表
序号
寄件类型
选择快递公司
1
A与B
EMS或顺丰快递
2
C与D
邮政（发平信）
（办公室将提供各快递公司的优势特点及价格，供参考选择）
5.4保价
为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件必 须进行保价，若未保价而物件发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。
六、其他
6.1附件
附表1《邮件发送审核表》
附表2《邮件签收登记表》
6.2本办法自签发之日起执行
6.3本办法解释权归办公室。
附件一
邮件发送审核表
寄件人

事由

收件人
（姓名、电话、邮编、地址）

邮寄物品

邮寄形式

投递日期

备注

寄件人部门主管审核

办公室
签批

附件一
邮件签收登记表
序号
邮件种类
收件人姓名
收件时间
领取时间
领件人
办公室确认

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

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