业务部工作流程.doc

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业务部工作职责
一，总则

1.1 目的：为了加强业务部各项工作管理，使期管理标准化，制度化，规范化，以提升公司凝集力，提高工作效益，特制定本制度。

1.2 范围：本制度适用于所有业务人员。

二，工作流程

1. 整理报价：
1.1 针对不同客户询盘，整理《客户询价单》，提供至成本核算人员。产品的报价主要包括：客户国家的识别，产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。
1.2 收到成本核算表后，业务人员仔细核对是否与客户要求一致。有出入，要求重新核算；无出入，交由上一级主管签字，重新整理《Quotation Sheet》报至客户。

2. 处理样品：
2.1 如有新产品需要样品确认，必须先制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量，重量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。
2.2 针对样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级主管，达成解决之道。
2.3 寄样所有内容，附上整套寄样图片，需记录在《样品打样清单》，以便及时追踪和后查。

3. 合同签订：
3.1 贸易双方就报价达成意向后，客户正式订单并就一些相关事项与公司确认协商，双方相互确认后，需要签订商业合同《PROFORMA INVOICE》。
3.2 在签订商业合同《PROFORMA INVOICE》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、唛头、装运期、付款条件等内容进行商谈，并将确认后的内容写入《PROFORMA INVOICE》。
3.3最终商业合同《PROFORMA INVOICE》需交由上一级确认无误后方可发送给客户。
3.4 最终商业合同《PROFORMA INVOICE》需有客户签名方可生效。

4. 收取订金或信用证
4.1 T/T付款
4.1.1 客户必须先交付预付订金，一般为订单的30%，具体可协商。

4.1：L/C付款。
4.1.1老客户通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到；新客户必须在收到L/C复印件后方可确认订单的可行性。
4.1.2 收到L/C 后应业务人员和单证员分别审查信用证（特别条款可请求银行单证协助审查），检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

5. 下《生产通知单》：
5.1在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。
5.2 根据最终商业合同《PROFORMA INVOICE》制定生产计划单，经过审批后，下达《生产通知单》至生产部进行生产。
5.3 包装确认
5.3.1 老包装，如无变化，在《生产通知单》上注明，使用老包装，或者同某个订单，注明订单号。
5.3.2新包装，必须在出货期的前15天之前确认，以不耽误交期。
5.3.3 商检产品包装，需在《生产通知单》上注明要做商检。

6. 追踪和验货：
6.1在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。
6.2一般在交货期前一周，调取品质部验收报告。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
6.3 每次新产品出货，需有大货样品留底。

7. 报检：
7.1 国家法定商检产品于发货前一周提前申请商检。
7.1.1 塑料花洒：需准备单证包括《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》，《报检委托书》《出境塑料产品检验结果单》。如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结果《出境货物换证凭条》。
7.1.2 阀门：需准备单证包括《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》，《报检委托书》，《阀门合格申明》。如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结果《出境货物换证凭条》。

8.租船订舱：
8.1. 在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。如为客户指定货贷公司，在货物出运前与客户指定货贷确认具体费用，并与其它公司价格做比较，价格商议后方可订舱。

8.2. 在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据《装箱单》，结合合同及信用证货物明细描述，安排订仓。通常在一周前安排定仓。

8.3、业务人员根据《装箱单》、信用证等统一缮制出全套的出运单据。包括《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》《出口货物明细单》和《中华人民共和国海关出口货物报关单》。

8.4、业务人员先将《订仓单》传真给货代公司进行配船订舱，确认配船日期和费用后。确认收到货贷公司《送货通知单》或《装柜通知单》（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。

9. 出货跟踪
9.1 整箱（FCL）：根据《装箱通知单》，与货贷确认集装箱到指定地点的具体时间，并通知仓库装箱人员做好装箱准备。
9.2 拼箱（LCL）：根据《送货通知单》，要求仓库人员必须提前或按时将货物送到货代公司指定的仓库，由仓货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

10. 出口报关：
10.1业务人员拿到核销单后，将货代公司报关所需的全套报关单据《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》《出口货物明细单》，《中华人民共和国海关出口货物报关单》，《报关委托书》，《商检换证凭条》和《出口收汇核销单》寄到货贷公司用于报关、出运。联系并确认货代公司收到上述单据。

10.1.1 宁波港口出运可提前寄《中华人民共和国海关出口货物报关单》，《报关委托书》和《出口收汇核销单》至货贷公司，其它文件可最晚于报关前一天传真至货贷公司。
10.1.2 上海港口最晚需提前两天寄全套单证至货贷公司。

11. 收款：
11.1.准备文件：督促船公司尽快出《提单确认件》及运费帐单。仔细核对无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真或扫描《提单COPY件》给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件，如《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》和《一般原产地证》等文件。

11.2. 交单：
11.2.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐信用证上要求的全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
11.2.2采用T/T收汇的，在取得提单COPY件后马上扫描提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。

12. 核销退税：
准备核销退税资料，包括《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》，《SALES CONTRACT》，《申报要素》，《中华人民共和国海关出口货物报关单》，《出口货物明细单》

13．业务登记/存档：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

14.售后问题的处理：
因出口产品供货方原因产生的出口产品错发,漏发,质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。

三．现有客户维护和新客户开发：
1.现有客户关系维护
1.1处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系
1.2 适时对重点客户保持联系，并及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。
1.3 在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

2.新客户开发
2.1 展会名片的跟踪。
2.2 Alibaba网站的维护，和客户询价的及时回复。
2.3 同行及老客户的介绍和推荐。
2.4 其它B2B网站的最新资源搜索及整理。

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