印信管理制度规定.doc

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北京艾迪摩讯信息科技有限公司
人事行政部／资金财务部／总经办 编号：
印信和公章管理制度
一．管理职责:
1．各部门主管市场的总监、各事业部总经理、人事行政部总监、自经财务部总监、公司副总经理、总经理负责公司各类印章使用的审批。
2．各部门主管市场的总监、各事业部总经理负责公司介绍信、证明信、授权委托书的使用和资质证书借用的审批。
3．人事行政部与公司总经办接口，负责公司内部特殊印章的制作和领用的管理。
4．资金财务部与公司总经办接口，负责专业资质的申办、年检工作；负责保管公司内部各类资质证书和代理证书。
5．项目管理部、品质管理部、经营管理部、质量管理部负责具体项目所需资质证明的办理，并按项目存档相关文档资料。
6．各部门人员对所领用的印章、借用的资信负有保管责任。
二．管理原则
1．印信、资质、公章使用人员要保证印信、资质、公章使用的正确性、严肃性，资质证书不得复印，领用的印章不得乱用。一旦发现违章现象，将追究当时人责任。
2．各部门员工由公司出资培训获得的专业资质和培训结业证书，必须上交公司人事行政部统一保管。相关人员只能借用。
3．本规定不包括合同印章的使用，合同印章使用见“合同管理制度”中的相关程序，。
三．印章、介绍信（证明信）、资质证书使用程序
1．申办人从行政助理处领取“北京艾迪摩讯信息科技有限公司盖章申请单”，填写完整，经本部门经理签字后，交授权领导审批。
2．申办人持授权人签字的盖章申请单到总经办盖章或开具介绍信。
3．申办人在办理完印信使用手续后，将盖章申请单交人事行政部存档。
4．人员专业资质和培训证书的使用，执行第1条程序后，向人事行政部借用。
四．授权委托书使用程序
1．申办人从行政助理处领取“授权委托书登记单”，填写完整后，交公司授权领导审批签字。
2．申办人持授权人签字的登记单，到总经办办理领用授权委托书的相关手续。
3．申办人在办理完相关使用手续后，将登记单复印件交人事行政部存档。
五．特殊印章的制作与使用程序
1．各部门因工作需要，必须制作专用印章时，由使用部门提出书面申请，经部门经理签署意见后，递交人事行政部。
2．人事行政部将印章制作申请报公司主管领导批准后，根据公司规定自行制作或向总经办申请制作（印章类别不同，制作权限不同）。
3．印章制作完成后，由人事行政部通知使用部门领用，使用人员凭部门经理签字的“印章领用申请单”，领取印章，并在“印章领用登记表”上签字备案
4．印章领用人员为印章保管人，换岗或调离原部门需将印章交回人事行政部，由人事行政部更改印章领用登记。
5．如需临时借用印章，借用人提交书面的借用申请，说明借用理由和借用时间，经部门经理签字批准后，到人事行政部办理借用手续、登记备案。
6．人事行政部不定期检查印章使用情况，对借用印章跟踪追还。
六．资质／资信的申办和管理程序
1．总经办按公司主管部门的要求，完成公司各类资质的办理和年审工作，相关部门配合工作。
2．对于各部门内部自行办理的各类资质，办部门提出书面要求，经公司主管领导批准后，总经办会同人事行政部前往上级单位和相关单位咨询后，办理各类手续，为提高办理工作的效率，各部门必须按总经办的要求，及时提供所需文件和资料。
3．具体项目实施过程中所需各类资质证明由项目管理部／经营管理部／质量管理部项目助理，填写“北京艾迪摩讯信息科技有限公司盖章申请单”，经公司授权领导签字，前往相关行业部门办理。
4．公司各类资质的复印件，由总经办／人事行政部存档，在不需使用原件的情况下便于各部门查阅和借用。公司内部的资质证书、代理证书原件由总经办存档。总经办建立存档和借阅登记，向总经办借用资质，按公司文件资料管理制度执行。
5．为具体项目开具的资质证明及申报材料，由总经办存档，建立存档和借阅登记，按公司文件资料管理制度进行管理。
七．相关文件
北京艾迪摩讯信息科技有限公司《印信管理制度》
北京艾迪摩讯信息科技有限公司《资质管理制度》
八．常用表格
北京艾迪摩讯信息科技有限公司盖章申请单
授权委托书登记单
印章领用申请单

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