行政后勤管理工作流程.doc

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行政后勤管理工作流程

管理文件编制、发布流程
文件编制部门
1、编写文件征求意见稿

文件编制部门
1、送集团公司主要领导和相关管理部门征求意见
2、在集团公司网站发布，征求分支机构意见(必要时)

文件编制部门
1、汇总意见，修改文稿，形成文件报批稿

总裁办公会议
1、讨论文稿，提出修改和审批意见

文件编制部门
1、根据总裁办公会议意见修改形成文件发布稿
2、填写《发文审批表》并报总裁批准
3、将《发文审批表》和拟发布文件电子版送行政后勤部

行政后勤部
1、编制文件字号并办理发文登记后发布文件
2、将文件的电子版、纸质版及《发文审批表》等相关文件归档、保存

注：
1、本流程适用于集团公司一级（管理手册）、二级（程序）、三级（规章、制度）文件的编制和发布管理，行政后勤部为文件管理责任部门。其它文件，如各类通知，管理部门报总裁或主管副总裁批准后即可发布，不需填写《发文审批表》及编号。
2、行文规定：
（1）公文的文种主要包括决议、决定、指示、公报、通知、通报、规定、报告、请示、批示、会议纪要、函等。
（2）公司决议、决定、指示、公报、通知、通报、规定发文标识为印制带有“建研地基基础工程有限责任公司文件”字头的专用文件纸。公司报告、请示、批示、会议纪要、函等发文标示为印制带有“建研地基基础工程有限责任公司”字头的专用纸。上述文件的第二页用普通白纸。
（3）发文字号由各职能部门代字、年号、序号组成。在发文字头标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排列；年份应标全称，“〔 〕”用六角括号括入；序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。发文由行政后勤部统一编号。
（4）标题 由发文机关名称、公文主题和文种组成。标题中除法规、规章名称须加书名号外，一般不用标点符号，可分一行或多行居中书写。
（5）主送机关公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格，在主送机关名称后全角冒号。
（6）正文 公文的主体部分，用来表达公文的内容。在主送机关的名称下1行，每自然段首行空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（7）附件 公文如有附件，在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体标识“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订。
（8）发文属名应当用全称，成文日期应写全年、月、日，如“2010年1月1日”即可,最后加盖公章。
（9）抄送机关 应当使用全称或简称，在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。上级单位为报，平级单位为送，下级单位为发。
（10）公文内容用字标准 标题为涂黑二号宋体字，内容为4号宋体字。
（11）中国建筑技术集团有限公司职能部门发文编号：
以集团公司名义发文： 中技集团〔 〕 号，
以企业管理处名义发文： 中技集团企〔 〕 号
以经营风险管理部名义发文： 中技集团险〔 〕 号
以财务处名义发文： 中技集团财〔 〕 号
以组织人事部名义发文： 中技集团人〔 〕 号
以行政后勤部名义发文： 中技集团办〔 〕 号
3、需网上征求意见的文件为与分支机构有重要关系的涉及分支机构设立、撤销、合同、风险控制、财务、质量安全管理等方面的文件。
4、分支机构编制、发布内部行政文件参照本程序执行。
5、文件收文管理程序：
收文部门收到或网上下载文件后，填写收文记录和文件传阅单，送公司有关领导或部门处理，负责文件处理的领导或部门保存文件。

办公用品、设备管理流程
使用部门
1、 提出采购或使用申请
2、 申请办公设备应填写《办公设备购置申请表》

行政后勤部
1、 发放办公用品并登记
2、 将《办公设备购置申请表》报总裁

总裁
1、对办公设备购置签署意见

行政后勤部
1、 购置、验收、发放办公设备，填写《仪器设备验收单》，发放记录
2、 如为固定资产，填写《仪器设备固定资产卡片》办理相关手续
3、 报销购置费用

使用部门
1、 领取办公设备、用品
2、 负责办公设备日常保管和维护

注：
1、本流程适用于集团公司管理部门日常办公用品、设备的管理。分支机构购置大型办公设备执行本流程。
2、办公用品是指200元以下的低值易耗品，如办公用纸、笔等，由行政后勤部根据需要随时采购
3、办公设备是指200元以上2000以下的耐用办公用品及2000元（含）以上的形成固定资产的办公设备，如汽车、计算机、复印机等。
4、办公设备形成固定资产的，未办理固定资产手续，财务处不予报销费用。
5、《仪器设备验收单》、《仪器设备固定资产卡片》在行政后勤部领取。

办公车辆管理流程
使用部门
1、提出用车申请，填写《用车单》

行政后勤部
1、 安排车辆
2、 定期汇总、分摊用车费用并通知用车部门
3、 通知财务处各用车部门用车费用金额。

财务处
1、向用车部门划账收取用车费用

注：
1、 本流程适用于集团公司办公车辆的管理，责任部门为行政后勤部。
2、 行政后勤部专职司机负责集团公司领导专用车辆、办公车辆的日常维护，年检、油卡和ETC卡购置、充值、院固定停车费办理等工作，上述费用应及时报销。
3、 车辆加油应使用油卡，专职司机每月应对油耗和里程进行统计并报报行政后勤部负责人。
4、 车辆维修应在定点的4S店，维修前报行政后勤部负责人批准，超过1000元费用的维修，政后勤部负责人应报总裁或主管副总裁批准。
5、 非工作时间，专职司机应将车钥匙交行政后勤部负责人，需加班的，应报行政后勤部负责人批准。
6、 《用车单》在行政后勤部或专职司机处领取。

发文审批表

申请单位

拟稿人

申请发文标题

附件
□无 □有：
申请时间

计划发文时间

申请单位意见
□同意 □不同意

负责人签字： 年 月 日
总裁办公会议
审批意见
审批形式：□会议讨论 □传阅
审批意见：□同意发布 □修改好发布 □不同意

主管领导签字： 年 月 日
发文部门受理情况
文件标题

发文经办人

发布形式
□书面 □网上 □其它
发文日期

发文编号

印数

签收人

签收日期
年 月 日
备注：
注：本表由行政后勤部保存。
办公设备购置申请表

申报部门

申 报 时 间

资金来源

预计购买时间

拟购设备名称
单价（元）
数 量
合计金额（元）

拟选供方情况：（此项用于大、中型设备采购）

购置理由：

申请部门经理（签字）：
行政后勤部意见：

签字： 日期：
总裁意见：

签字： 日期：
注：本表由申报部门填写，行政后勤部保存。

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