XX图书公司仓库管理业务操作流程.docx

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XX图书公司仓库管理业务操作流程
为加强仓库管理，规定仓库管理业务操作，特制定本规定，仓库管理人员必须严格按此规定进行业务操作：
　　一、收货管理。收货就是图书购进部门接收发货单位所发图书并清点入库的整个过程。图书收货包括以下步骤：
　　1、仓位安排。此项工作后由仓库主管具体负责。
　　仓库主管应根据春、秋两季不同品种、不同数量和业务采购部门的进货计划，提前安排好图书摆放仓位，设计好仓库图书摆放的示意图，做好收货前的准备工作。仓库安排应做到有计划，有安排。避免临时乱摆乱放的现象发生。
　　2、收货登记。该工作由仓库主管确定专人负责实施，主管对其工作要进行监管、检查。
　　（1）图书商品到库后，首先要认清包件上所注明的收货单位是否明确，然后按货运单逐一清点应收包件总件数。
　　（2）检查图书包装有无残损，发现有破包、散包、破损、受潮等情况，应当时向运输部门进行交涉，并按实际收货情况进行签收，发现有包件数量短缺和质量不符合要求的，应及时向采购业务部门反映，并做好差错记录，以备查处。
　　（3） 认真填写好收货入库记录，对收货时间、总件数、收货人、发货单位，货运部门等均要按登记表进行详细登记。
　　3、开包验货。此项工作由主管负责实施，或由主管分派的人员实施。
　　（1）总件数收清后，即可开包验货，验货时，要按发货单逐个品种进行验收，要认真核对书名、版别、定价、册数。验收完毕后应由验货人在发货单位上签上姓名和收货日期。
　　（2）收货中发现差错，一是在原始发货单上做好记录，二是及时向采购部门反映，由采购部门及时向发货单位或运输部门查询、传真查询、信件查询等形式，查询时间不能超过2天。差错查询要做到件件有交待，事事有结果。
　　（3）开包验货时，按易清点、不损书的原则进行摆放，不得破坏图书的封面、书腰、书签、光盘、磁带等，不许在图书上做任何记录，不许将图书直接放在地面上，防止图书污、损、残等现象发生。
　　（4）一般情况下，从收货、验货到归类摆放，大宗收货在100件以上的，要在1个工作日内完成，1000件以下的要在2个工作日内完成。
　　4、电脑录入。该项工作由仓库文员或业务部的采购员完成。
　　（1）电脑录入要认真核对样书，堵住差错源头。
　　（2）录入数据的实物，要与发货清单上的实际书号、书名、数量、折扣、定价、版本等相一致。
　　（3）没有把握的数据和信息资料，必须向有关责任人或领导询问清楚后方可录入，不得擅自做主。
　　（4）当日的收货录入工作，必须在当日内完成。
　　（5）录入工作完成后，要认真核对、复查，以免出现差错。
　　5、分类管理存放。此项工作由仓库主管组织、安排仓库管理人员协同完成。
　　（1）图书要按照“合理、分版、美观、易取”的原则进行摆放，整包整箱的书，成课摆放；数量较大，不带包装的书，要打包摆放；数量较少，零散书全部上架、柜摆放，不准混摆混放。
　　（2）分版摆放的要做到分版清楚、品种醒目，摆放整齐。
　　（3）仓库图书存放要使配书人员能迅速、准确地找到存书位置。
　　二、发货管理。发货是指仓库根据营销部门的发货凭证，按发货单所列的要求进行配书、复核、包装、发运等一系列作业的总称。发货作业的一般程序是：
　　1、制单。此项工作主要由业务部门的客服和门市部指定人员完成。
　　1）仓库发货必须要有正式的发货单为凭，没有发货凭单，任何人不得擅自进行发货。仓库人员在领取发货单时，应具备签字手续。
　　2）仓管人员在拿到业务部门或门市部的发货单后，要对所开单据进行认真的审核。对未经审核的发货单，一律不得出单。对所发图书的书名、数量、定价、收货单位、收货人、货运单位等是否清楚、正确，如发现问题，应及时与有关部门联系更正。
　　2、配书。此项工作由主管指派业务熟悉，有经验的仓管人员完成 。一般情况下，当日的单应当日配书发运。
　　1）仓库拿到发货单后，应进行登记备注，配书人员应先签字后才能领取发货单。
　　2）配书人员在配书时，应做到准确、熟练、及时，对每一个品种，都要认真、仔细的逐一划钩确认。防止错配、漏配、多配、少配。配书完成后，配书人应在发货单上签上配书的日期和姓名，待复核。
　　3、复核。此项工作由主管安排责任心强，工作仔细的人员完成 。
　　图书配发完毕后，应实行严格的复核制度，以防止错误。复核人员要按照发货单上的内容逐个品种、逐项的进行复核，并做划钩确认。发现有错配现象，要及时检查校对纠正。经确认无误后，复核人在配书单上签字、以示负责。
　　4、包装。此项工作由复核人连续作业完成。
　　1）复核完毕后，由复核人完成装箱、打包工作，包装时，按照“保护图书、方便运输”的原则；根据不同的图书的特点，采用不同的包装方式，以保证图书的码放，运输、打包过程中不致损坏。
　　2）长途发运的包件，必须用防水纸，包装后图书一律不得外露，短途和自提的包件，要捆扎牢固，便于客户携带，需加编织带的，在编织带上要注明内装小件数。
　　3）包装完毕后，应在包件外表醒目处，写上收货单位名称，总件数和包件序号，并注明清单件，黄色货单应随货同行，两件以上的必须注明发单件，整个包装完成后，要在黄、红两单上注明发货总件数。
　　4）待运。待运的图书应分区码放，对自提包件，送货包件、发货包件要区别码放。
　　1）待运的包件要做到重不压轻，大不压小，成捆的包件不许倒放、重压。
　　2）装车运输前，对待运图书必须进行出仓登记，对总件数（包括编织带件和小件件数收货单位、地址、电话号码、货运单位等逐项进行登记，并由运输司机、跟车发货人员签字验收。最后由出仓管理员确认无误后方可出库。
　　5 图书运送。由专职司机和指派的跟车发货员完成。
　　1）送货员不能发生遗忘、损坏、私拿、送错等现象发生.要保证所发图书货物完好无损。
　　2）货运部门发货时，要认真检查货运部门所填货运单上的内容是否与我方要求相符，对收货人、收货单位、电话号码、总件数等逐项 进行核对，以免错发、漏发、误发现象发生。
　　3）送货发运必须在经销商和客户指定的货运公司发货，不得随意乱发。
　　4）送货完毕后，要及时对发货情况回馈给仓库主管或仓库文员，并交回货运单据，仓库文员要及时和出仓登记表进行核对，确认无误后，转交财务人员做帐。
　　5）要做到安全行车无事故。
　　6、差错处理。此项工作由发货人员和仓库主管完成。
　　1）接到收货单位的差错查询后，仓库主管应立即组织人员进行查找。首先要及时和货运部门取得联系，查找运输途中的原因，然后核对库存，查找发货环节是否出错，根据签字找出配书、复核、仓库文员等经办人员进行检查。
　　2、出现的差错要积极查找原因，认真处理，不许推诿，确属仓库责任的，必须及时采取补救措施，同时给予责任人相应的处罚。
　　三、单据管理。此项工作主要由仓库文员、驾驶员、跟车发货人进行实施。
　　1、完善单据转移签字手续，对业务部门或门市部转交的发货单，经办人要履行签字手续。
　　2、对驾驶员、发货人员转回的货运单据、发货清单、收货清单由仓库文员负责接收，并在次日内交到财务部门，特殊情况最多不得超过三天时间。有发生费用的发货、退货、提货的单据需经采购人员签字后方能转到财务进行报销。(整理：平台管理员)
3、对仓库所有的资料、单据，经办人要妥善保存，对未执行的单据和已完成的单据要区分存放，严禁乱扔、散落、遗失或撕毁。
　　四、退货管理。退货管理分为出退、收退两种形式。出退是指由仓库退回出版社的图书；收退是指各片区经销商退回仓库的图书。此项工作由主管安排相应的工作人员完成。
　　1、出退管理的具体要求：
　　A、在通常情况下，仓库只能在得到业务部门或公司领导签字后的退书通知才能退书，没有通知的除残书外，不能随便退货。
　　B、对季节性图书或库存较大的图书，仓库主管应随时和业务部门取得联系，业务部门应及时和出版社或供应商联系，得到通知后组织退货。
　　C、对出退图书的清理要做到认真、仔细、彻底，该退的图书，要一次性退完，对通知退货的图书要及时办理，不得拖延，以免造成不必要的损失。
　　D、清退时，一定要按原包装数量进行打包，拼包品种不能太多、太大，要认真书写好包件上的“书名、年级、版本、单价、数量”，是必修、选修、上、下册的一定要注明。清退时，最少要两人一组，一个清点，一个复核
　　2、出退管理工作的操作程序：
　　A、清点、登记
　　B、复核
　　C、编号 一仓编号为A+序列号，二仓编号为B+序列号，清单件为一号包，并注明“单”字，要注明总件数。
　　D、制单 退货制单上一定要注明包件号，原始清单、退货单上要签名，并注明此单的总件数。
　　E、发运 退货清单和发运单一定要随行，并在发运单上注明所退书的单号、件数。发运后，由收货单位签字回传确认，经采购人员签字、总经理签字后方能付款报账。
　　3、收退图书的具体要求：
　　对收退图书要随时和业务部门保持联系，确定各个品种的退货时间界限。对超过退书时间而退回的图书，要经过区域业务经理和营销部主管和签字确认后才能收退，缺一不可。
　　4、收退管理工作的操作程序是：
　　A、清点总件数， 做好收退登记，贴好标签。
　　B、营销部门或公司领导签字，确认收退标准和数量。
　　C、开包验收，逐项清理。区分本店书和非本店书、正版书和盗版书，多收书和少收书都要如实进行记录，客户单上没有注明版本的、没有区分年级的一定加以区分，并注明仓号，履行签名手续。
　　D、开制退货单。应注明应返退客户的图书：非本店书、超退图书、 过期退货、无批销史的图书。
　　E、清理归类，上架。
　　F、对非本店和超退图书，应进行清理剔除，并应在6天之内返回经销商，不得在仓库积压。对开出的退货黄单，要想办法通过多种形式及时送到经销商处，以免影响财务对帐和催款工作。
　　G、如不能及时清点，一定要标注清楚退货单位，总件数，并整齐摆放在一起，以便以后清点核对。
　　五、现场管理。现场管理是指对仓库设施、安全保卫、清洁卫生等的管理。此项工作由主管具体负责，其他人员共同完成。
　　1、维护库房设施。对库存的所有财产和设备，要合理使用，妥善保管，注意维修保护。
　　2、加强图书养护。仓库要做到防潮、通风、勤整理、勤打扫，随时保持作业现场干净、整洁和整齐。要做好图书商品的养护工作，防止受潮，风黄污损，虫蛀鼠咬和差书短少等。发现问题应用时采取措施进行处理。
　　3、加强治安保卫工作。治安保卫的主要任务是防火、防盗、防火。要配备足够的消防设施，加强对水患的防范；建健全图书商品进出管理制度，防止被盗。
　　4、勤俭节约，做好废物利用。对大包装纸、盒、绳、袋要回收再利用，对废弃的应及时清理。
　　六、库存盘点。图书商品的盘点目的是查核家底，分析库存结构，了解图书周转状况，促进图书进销业务。根据公司的业务情况，一般分春秋两季盘点。
　　1、电脑统计数，盘出应存数和实际库存数。
　　2、根据应存数、定价和实际库存数盘出应存码洋和实存码洋
　　3、结算出盘亏率，经有关负责人签字认可后交财务部门作帐务处理，出现较大盈亏问题，应及时向公司报告，请示后处理。
　　4、对库存书的盘点，必须分类、分版和分出版时间进行盘存。
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