房地产企业材料规章制度.doc

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2007-03-17 21:23
材料部管理制度
材料部属工程总监领导下采购部门，全面负责公司工程材料、设备的采购及工程中涉及材料、设备价格认证工作。为规范本公司工程材料、设备采购管理工作，满足工程需要，降低工程成本，提高经济效益，根据公司管理要求和公司实际情况，特制定实施本制度。
一、材料部职责与范围
（一）负责公司材料、设备采购办法、流程、审批表格的制定和修订。
（二）负责公司所有工程用材料、设备的招投标、询价、比价、认价、合同签订及采购工作，并协助相关工程单位和监理公司对进场材料、设备进行检测验收，对合同中有关材料价格的认价工作；
（三）负责建立完善的合同分类管理、材料出入库管理、库存材料明细帐并每月编报与财务部、各领料单位、库存盈亏的汇总报告。
（四）及时了解掌握工程建设用新材料的规格性能，随时掌控建材市场的价格走势情况，为工程建设及时提供材料方面的预测支持。
（五）负责制定并实施材料部管理制度。
二、采购材料、设备应遵循的原则
（一）实行货比三家的原则。比价采购的原则和同样的质量比价格、同样的价格比信誉的工作方法，尽量采购符合环保要求的产品。采购过程中，首先要遵循工程总监和主管工程师技术上的指导和要求，选择合适的质量等级范围内的供应单位进行价格、付款条件、服务内容上的比对，择优选择合格的合作单位。
（二）公开招标的原则。使用量较大，总价值超过30万元的材料和设备，必须进行本公司范围内的公开招标，组成有总经理、工程总监、总工程师、主管工程师参加的评标小组进行评标，材料部将评标小组意见书面呈报并经工程总监同意后，进入议标和合同谈判直至签订合同。价值2万元以上的材料、设备采购必须签订合同。零星材料、设备的直接采购必须有两人以上参加，价值1万元以下材料部经理可直接决定，1万元以上的采购行为必须经工程总监认可后才能进行。
（三）工程总监、总工程师或主管工程师确认的原则。对技术要求较高的材料、设备，进行市场考察须有工程总监、总工程师或主管工程师参加，对其中的技术内容须有工程总监或主管工程师及总工程师的确认。
（四）对采购过程中发生的“回扣”必须如实上交公司财务部，不得据为已有，不得故意采购质次价高产品，否则将追究当事人的责任。
（五）根据用料部门的采购计划，经审核无误后，按用料部门的要求、时限组织实施。货到现场后应立即组织有关人员进行验收，如品种、规格、质量、数量等发生错误时，应分析原因，立即通知责任方纠偏，并根据公司质量管理相关规定严格执行，发生费用由责任方负担。                      
三、材料、设备仓贮管理
（一）合同管理
材料部签订的合同及流程审批表，复印件一份交公司总经理办公室存档，原件一份由部门内勤归档，原件一份交财务部备案，需交工程部履行的另外交付复印件。材料部经理负责对所有合同履行情况进行审查和评价。
（二）出入库管理
本部门范围内采购的材料、设备必须进行严格的出入库登记，对各个供应商和各材料领用单位建立详细的明细帐，对付款金额和进度建立明细帐。
每个月必须与财务和各领料单位对帐一次，对库存材料进行盘点，对库存材料盈亏情况及原因写出报告。报告一式三份，资料管理员存档一份、部门经理一份、工程总监一份。
四、材料部日常工作制度
（一）材料部组织制度：
①材料部部门经理领导下的材料工程师负责制。
②材料部根据建设项目的需要可设经理一名，副经理一名，材料员一名，资料管理员一名。
（二）材料部定期例会制度（星期五上午8：30）。总结一周的工作完成情况,分析材料价格变动趋势，为材料采购提供决策依据。制定下周工作计划及为了完成计划而采取的有效手段等。
（三）公司文件、业务流程审批表应传达到部门岗位人员并建立交接记录，由资料管理员负责建档保管。
（四）合同协议凡由材料部负责签定的合同，必须确认合同方的法律资格，经相关部门审查后，报工程总监审批后方可施行。
五、材料部岗位职责
（一）材料部经理岗位职责
在公司工程总监直接领导下做到：
1、确保质量管理体系、文件控制程序、工作流程程序在材料部的有效实施，负责上报流程再造。
2、监督本部门员工按工作程序有效工作，达到公司要求，确保实现本部门的质量目标。
3、负责本部门工作范围内工程材料、设备采购合同的拟订、审批与签署工作及工程有关材料、设备的价格认证审查与签署工作。
4、负责本部门工作范围内工程材料、设备合同执行情况的监督与货款支付审查工作。
5、负责对现有工程材料、设备供应方作出评价、评优、淘汰及扩大范围的选优工作。
6、组织学习考察新材料的性能指标，及时掌握建材的价格市场走势。
（二）材料部副经理岗位职责
在材料部经理领导下工作，配合材料部经理的工作，负责各项工作的具体落实实施：
1、    负责工程材料、设备的采购及采购合同的起草、拟定工作，及工程有关材料、设备的价格信息的收集整理工作。
2、    负责与各材料设备供应商的联系及材料样品和合同履行的认证工作。
3、    负责与各供应商的结款付款的呈报审批和划拨款工作；
4、    对于购进材料设备在使用过程中进行抽查和二次检查验收；
5、    定期对于材料库的出入库账目和库存材料账目进行检查核对；
（三）材料员岗位职责
在材料部经理的领导下做好本职工作，严格遵守公司和本部门各项规章制度，全心全意地为工程建设服务。
1、严格按照工作程序，认真履行工程材料、设备采购工作的审批手续。
2、严格按照货比三家、比价采购的原则，依照同样的质量比价格、同样的价格比信誉的方法，评价对本工程最适合的、合格的供应商，按质、按量、按时采购材料，确保供应，满足需求。
3、积极配合工程部门和监理公司对甲方认价、乙方采购的材料设备做好进场前的检测检验和进场后的验收工作。
4、积极主动地学习、考察现行建筑行业方面的新材料、新工艺，积极储备供货方信息，对主要建筑材料及时掌握市场价格行情，并针对市场走向及时作出材料价格预测，为材料采购或认价做好准备。
（三）资料管理员岗位职责
在材料部经理的领导下做好本职工作，严格遵守公司和本部门各项规章制度，全心全意地为工程建设服务。
1、对来访单位认真进行登记造册，广泛储备货源渠道，及时掌握市场行情。
2、严格执行出入库记录制度，建立库存材料明细帐和应付材料款明细帐。每月与公司财务和各领料单位进行对帐盘点，做到帐帐相符、帐实相符。对存在的问题及时查找原因并与库存盈亏情况汇总报部门经理。
3、负责本部门与相关单位来往文件的收发、记录、存档，及时通知和督促责任人直至其工作完成。

材料部考核制度

一、    奖励制度：
（一）    嘉奖（A类）：
奖励个人50元至200元，与当月个人薪金一并发放；
1．    对改善部门管理，提高业务水平提出合理化建议的；
2．    工作中表现突出，创造优良成绩的；
3．材料、设备采购过程中，为公司树立良好形象，提高公司知名度的；
（二）    记功（B类）：
记功类奖励奖个人200元至500元，与当月个人薪金一并发放；全公司通报表彰；
1．    提出合理化建议，节约建设成本成效显著者；
2．    杜绝浪费，发现公司内或施工方人员的浪费现象及时有效进行制止的；
3．    在招标、采购过程中，积极争取公司利益，成绩显著者；
（三）    记大功（C类）：
  记大功奖励奖个人800元以上，视具体情况由工程总监和公司领导研究决定，公司员工大会表彰。

二、处罚制度：
（一）警告类(A类)：
情节较轻者给予警告处罚，不扣除个人薪金；情节相对较重者给予劝诫类处罚每次扣除当月薪金50元至100元罚款，本部门内通报；
1．    未按公司和部门内规定流程从事材料设备的采购、保管、出入库等流程的；
2．    因个人疏忽，造成工作失误，材料、设备质量、规格等不符合工程标准，但是未延误工期，也不影响工程效果，没有给公司造成实际损失的；
3．    不服从部门经理的领导，以各种理由推脱领导安排的工作，推诿应承担的责任；
4．    消极怠工，在部门办公场所内发牢骚，发泄个人情绪的；
5．    不按本部门规定参加例会及其他会议的；
6．    不按规定对于采购的材料、设备进行入库验收和使用前抽查的；
（二）记过类（B类）：
记过类处罚每次扣除当月薪金200元至500元，并根据实际损失进行赔偿，并全公司通报批评；
1．    采购的材料、设备不符合工程标准，造成工期延误三天以上的；
2．    超过规定的时限传送文件或上报相关事宜的，造成不良后果或影响的；
3．    材料、设备采购过程中，违反规定，没有进行比价，购入质次价高的材料的；
4．    半年内受到劝诫类处罚二次以上仍不悔改的；
（三）留岗查看（C类）：
留岗查看处罚：情节较轻者扣除当月个人薪金500元到1000元；情节较重者留岗查看期为一个月至三个月，并根据实际损失进行赔偿，留岗查看期间停发个人薪金，只发放基本生活补助。全公司通报批评。
1．    采购的材料、设备不符合工程需求，造成工期延误或存在质量问题，需要进行整改的（特殊情况除外）；
2．    材料、设备采购过程中未经公司同意，收受礼品礼金，接受宴请，或关系单位安排的娱乐休闲活动的；
3．    采购过程中过失泄露公司机密，或从事损害公司形象、利益之行为的；
4．    在材料、设备的采购和招标过程中，存在暗箱操作，循私舞弊的；
5．    半年内受到记过类处罚两次以上，仍不悔改的；
（四）开除（D类）：
开除类处罚，公司除名，扣除个人当月全部所得，并根据实际损失进行赔偿，特殊情况进行双倍赔偿损失。
1．    因所采购的材料、设备存在质量问题，造成工程重大质量问题或出现重大事故，损失巨大或有人员伤亡的；
2．    工作过程中向关系单位索要回扣及礼品礼金或其他好处的；
3．    故意泄露公司机密，或蓄意损害公司形象利益的；
4．    未经公司同意在同行业企业中兼职的；
5．    留岗查看期内仍不悔改，经公司领导研究决定不予留用的。
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