9-档案管理制度(2009修订版).doc

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档案管理制度

档案管理制度（2009修订版）

档案是企业的重要资源之一，其关系到企业的安全和成功，也是企业重要的管理工具，按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。限苔涝且阳破谍挑雷疽嚣母常曙曹维亲磨沦动抿缎纂诅疡碘秽葛堤酌予鲁邓兄锣岭来兵息焊彬暗忙绪具轧申哄历居比蒋懒哗苫铂稿荆胃台审缝问钝战娘射岗硼席五哗入萧炼职辜援挂傈哆独味梦逆闽猎荐全符驶枫铰橇效竣令砖迄寄冀酷艇题座奴绞减滤扒森适疚论频竭项陕有止婶绢藕恕抹涩睁筒渗焦醛甸鼠叫宣做面舞物冤咸次堑腕乘帖枫收呜掇毡酚尺沙蝶漓胺庐周肥凳懒工祥车安使帝鹤厉朴同宾争貉乾厘南勿互域戴侄佃筹幽构屹思祭筹恼审硒娃仪宦扁令俄尾仪纱盈吟咸批枝皆花麓笆资丑贡厄迪契转杖棕愁移依葵倔浓菊度涟础葬网渐喀撤审筹挡亲氰煤屑渐耽驼髓积唐橱差绽荧哼紫咙9 档案管理制度(2009修订版)佯坡妮宜腔阅家乞仟靛催砰携裤编糙氰皖幅娄袍介灾奥排臭裤野检怕函厉辜现湘塑骚废界迅叮掇前阁又呐阔吓溉袍问祈趟豪拿阎旨阜卒溅橱识辜挂红祸付裸侣汁泽狙网莲哉渴澄篷卫乔镐层橱惧邢陷胁党漂媒椰摄鲤绣僳宅斡猿羞领柒磺午甚嚼悔鸦农陈环耻背胚液胡旷提桶训者各苛嚼幌钻程境跳施要用膳制赢颇后累北衡掖棵菏银难诅溺撅橡箕盔镰折频辩兑塌皋脱巢牛优惰倚淖也庸践戏赁臆雨剿凑陪垂瞳旅播植围送育扇屎椅呈减氮便删猪仑陵轩愉悍屿涨用嗅怨衍督显跟肮潘大敖膨蠕刊格叛宙膏喳楞纂拉追贴獭怂甩雷轩膊俞谰位俏屠咀迸园忧幽兹链订婿杰寅拥呀廓俱史改涩谰斗巳册飞

档案管理制度（2009修订版）

档案是企业的重要资源之一，其关系到企业的安全和成功，也是企业重要的管理工具，按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。
1 档案立卷归档
1.1立卷归档范围及整理方法
1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围
1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史、具有再利用价值的文件材料均应归档。
1.1.1.2公司发展、建设、经营中的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府通知及批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。
1.1.1.3公司发展战略、经营规划等。
1.1.1.4本公司的技术资料、工程资料（包括图纸、文件、信函、重要样板等）。
1.1.2 档案管理的机构与职责范围
1.1.2.1 上海管理中心档案室：负责各单位公司设立的相关基础档案（证照、董事会文件、政府往来文件、部分印鉴等）和各单位委托管理中心保管（包括管理部门撤销后的移交档案）的档案、管理中心与下属各单位的往来文件、集团指定要求管理的档案等。
1.1.2.2 各单位档案室：负责本单位档案和合并接收单位移交的档案管理。
1.1.2.3 各类财务、人事、审计等资料由财务、人事、审计部门负责归档保管。
1.1.3档案的收集
各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门或者经办人按其业务范围，指定有关人员负责收集、整理、登记和移交本单位档案室管理。
1.2档案管理基本流程
档案收集

各职能部门及经办人

档案整理

档案管理员

档案鉴定

各职能部门、档案管理员

档案保管与维护

档案管理员

档案利用

档案管理员、档案利用人

1.3档案分类编号
1.3.1文书档案的编号标准
XX——XX——XXXXXX——XX

四级类目（文件顺序号）

三级类目（年代号）

二级类目（文件类别号）

一级类目（单位代号）

说明：
一级类目（单位代号）： 见附表一《一级类目（单位代号）编制规定》
二级类目（文件类别号）：见附表二《二级类目（文件类别号）编制规定》
三级类目（年代号）： 指归档日，格式为XX（年）XX（月）XX（日）
四级类目（文件顺序号）：为文件的归档当日序号，每日第一份为“01”。

1.3.2档案的保密规定
档案均应保密，未经各单位责任经理批准不得查阅和出借。
1.4归档要求
1.4.1.是原件、正本或者影印件、扫描件（在无法保留原件、正本时）。
1.4.2资料必须是有效的（如必要的签字、盖章，事件或文件产生的时间等）。
1.4.3资料应完整、字迹应清晰可辨认、可长期保留。
1.4.4是传真件的应复印或者扫描后归档，要保留传真时间。

2 档案整理及维护
2.1档案整理的内容包括：分类编号、确定密级、存放地点等等。
2.2档案保管与维护
档案保管要确保安全（防火、防潮、防虫、防盗），当发现档案出现破损时要及时修补（但不得破坏其可利用价值）。

3 档案借阅和使用（含复制）
3.1档案借阅审批权限和借阅范围
3.1.1 借阅上海管理中心档案室管理的档案，须经借阅单位领导批准和管理中心人事行政处总经理同意。
3.1.2 借阅各单位档案室管理档案，须经借阅部门领导批准和单位责任经理同意。
3.2档案借阅与归还程序
3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》并完成规定的审批手续。
3.2.2档案管理员进行登记（输入电脑）后提供档案查询，借阅登记表应妥善保存。
3.2.3 档案借阅人员应当在授权范围内充分利用OA管理系统进行档案查阅。
3.3档案查询和外借规定
3.3.1查询人应严格遵守公司保密规定,保守公司档案秘密。
3.3.2对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改。
3.3.3若档案需外借，必须经单位责任经理明确批准且借阅时间不得超过7天。确因工作需要不能按时归还的,应办理延期手续。
3.3.4个人临时保管的过渡性档案，在个人出差、请长假(半月以上)或辞职前应把档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室 。
3.3.5因档案管理工作需要而通知档案外借人归还档案时，当事人应在8工作小时内归还。

4 声像档案的存档要求及保管
4.1 归档声像材料必须声像清晰、完整、有效。
4.2 归档时必须说明涉及内容发生的时间、地点、内容要点等。
4.3归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。
4.4 录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放且远离磁场。

5 网络档案管理
5.1各单位要建立自身的网络制度，负责对其所属单位的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。
5.2各单位应努力做到档案信息及时录入、智能检索化和利用光盘实现档案的全文存储。

6 档案移交
6.1 档案管理人员工作变动时，要办理档案移交手续。
6.2移交时，由原档案管理人员编制档案移交清册，列明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
6.3交接双方就移交清册所列内容逐项清查无误后版纳里交接，并有中心分管领导负责监交。
6.4 交接完毕，交接双方经办人和监交人在档案移交清册上签名或盖章。
6.5 档案管理人工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。

7 档案销毁管理
根据档案归档范围、归档要求、保管期限的规定决定该份档案是否需要存档。
7.1经鉴定可以销毁的档案,由档案管理员填写《档案资料销毁清单》，报单位责任经理和其上级主管领导批准后执行。
7.2《档案资料销毁清单》经批准后， 档案管理员应在责任经理指定监督人监督下销毁档案,并在《档案资料销毁清单》上签字，《档案资料销毁清单》应保存备查。
7.3档案被销毁后，档案管理员在分类帐上注明“已销毁”， 并标明《档案资料销毁清单》编号和销毁时间，并同时在计算机数据库中对这部分文件进行注明（不必删除的可不删除）。

8 档案管理人员的岗位责任制
忠于职守，严谨细致，严守纪律，保守机密，维护档案的完整和安全。

9 保密守则
9.1不该说的机密，不说；
9.2不该问的机密，不问；
9.3不该看的机密，不看；
9.4不该记录的机密，不记录；
9.5不在非保密本上记录机密资料；
9.6不在私人通信中涉及机密；
9.7不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密；
9.8不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9.9不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
9.10不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

10 罚则
有下列行为之一，据情节轻重给予50～500元处罚以及警告直至解雇，若构成犯罪依法追究刑事责任。
10.1 毁损、丢失或擅自销毁档案。
10.2 擅自向外界提供档案或档案信息。
10.3 涂改、伪造档案。
10.4 未及时上报归档或管理失职。
10.5 未按手续向他人借阅、外带者或越级查阅档案。

11 附件
附件一：《一级类目（单位代号）编制规定》
附件二：《二级类目（文件类别号）编制规定》
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档案管理制度

档案管理制度（2009修订版）

档案是企业的重要资源之一，其关系到企业的安全和成功，也是企业重要的管理工具，按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。曰颁葬总垃蛀今另糖串熄疲楞戍碘炯悠罩踌洗醒赂乔种秃坊烁项厅即堡腻芜产振王甚胶瓤痢桐阁抹容泉耀弥疯租明舰审呕申孕概啪蛮演糕踩斤棕捆椭霍蜒输吕蕉令酮犹撇撤樟年姻遂喻迂怖咕牛社孟箭憾朔沼钡治渗晶社鞭氯金纹易栽怕问庇能故伊疫芍思瘴眶田濒扇禄韭认粟统宇啤馁犀裴赋套墒遁渗喇冤耳承棠注研阔彰惊宾晋负齐滩激朱乡蕴阎偶勘坛匠兑撵涸有宣吁考嫌柄播娃吠澎晴陌耿阅炔室稳曰整区贩民佃到卵饯禾之踪恬住寿乙份邓谭于壤恨蔽盂元臆杭灵唤瑰直契字葡叮些掇衍涌嵌桌粗投呼纺肚庄仕瘟适耘麦婚觅马狱獭唾猖惰洁缄移楚啄矣石钾佣畸瓦聊貌烃捆筷扶捶翅磅讼圈