供应商结款管理制度.doc

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供应商结算管理制度
第一节 总则
第一条目的
为了进一步规范应付账款的管理，达到账目清晰、合理，提高工作效率，特制定本制度。
第二条 范围
本制度适用于所有供应商的结算管理。（包括现金厂家和代销厂家）
第三条 职责
（一） 财务部经理负责本制度的实施和监督。
（二） 采购部经理负责结算单的制作。
（三） 分管会计负责付款单的制作。
第二节 供应商结款管理制度
第一条 交卡时间。
（一） 现金供应商交结算卡的时间分别为每月10日和每月20日。
（二） 代销供应商交结算卡的时间为每月10日。
（三） 月清供应商交结算卡的时间为每月最后一周的周二。
（四） 合同中有其他约定的，按照合同执行。
（五） 以上时间遇节假日顺延。
第二条 付款时间
（一）现金供应商付款时间分别为每月14日和每月24日。
（二）代销供应商付款时间为每月18日。
（三）月清供应商付款时间为每月28日。
（四）预付款每月1日和15日两次.
（五）合同中有其他约定的，按照合同执行。
（六）以上时间遇节假日顺延。
第三条 供应商的有效结款凭证。
（一） 以受托代销形式入库的，合格的《供应商结算卡》为结算依据。
（二） 以采购入库形式入库的，合格的《供应商结算卡》和采购入库单、采购退货单、差价退补单为结算依据。并且将所有的入库单和退货单按照送货时间的先后顺序排列好，不在本次结款账期内的单据不要交回来，否则丢失责任自负。
第四条 税票的开具
（一） 现金供应商根据上月的送货金额减去退货金额开具增值税专用发票，在交卡时将结算卡和税票一并交回。以前在仁和有预留税票的，下次开税票时，用结款金额减去预留税票的金额。把以前的税票消化掉之后，以后每次结款金额必须等于开税票金额，上下不得浮动10元，这是系统的要求。如果税票未交回，本月将不能结款。
（二）代销供应商的发票开具金额，由往来会计于每月供应商交卡前打印出上月结款明细表交出纳，出纳在收卡小票上标注开票金额，供应商据此开具发票，在结款时将税票交回。如果税票未交回，本月将不能结款。
第五条 出纳在收卡次日上班将结算卡送采购部，采购部收到结算卡的一个工作日完成结算单制作，有退货需要储运部填卡的，储运部要在收到结算卡半天时间完成填卡后转采购部，采购部于当天下午转财务部做付款单。由此延误结款的不得结算。
代销供应商付款完成进度时间要求：11日出纳将卡交采购部，13日前采购部完成结算单，14日上班交储运部将退货填入结算卡中午12：00前完成，转采购部；采购部于14日下午上班前将签好字的结算单交财务部做付款单；16日前财务部完成付款单制作，17日前审核完成，相关人员签完字。
第六条 采购部做结算单时要看入库单、退货单是否齐全。入库单未交的本次不结款,退货单无论是否有无，只要在本月结款范围内的全部扣除，不全的单据采购部负责通知供应商在结款时补全。并将不在本次结款范围内的单据交给供应商。
第七条 差价退补单要在收卡前请经办人、采购部经理，分管领导签字，齐全后送财务做账。并在做结算单之前在结算卡上填入此笔业务，在经办人栏中填写姓名。
第八条 采购部在规定时间内将结算单打印出来，经办人签字、采购部经理、分管领导签字后移交财务，交接时双方要签字确认卡和单据的正确性。
第九条 分管会计做付款单时要核对结算卡的上次结款日期，结算卡的余额是否正确，结算卡的发生明细及余额与业务系统和账务系统的金额是否一致，合同中的各项条款是否体现，供应商的其他遗留账务是否核查，审核入库单、退货单是否齐全等，如有问题，必须查明原因，重新对账之后方可制作付款单。
第十条 综合会计要按照制单人员的制作顺序一一审核付款单的正确性，如有其它说明，要在签字时写清。
第十一条 出纳于收卡后当天将现金供应商付款总数报财务经理及财务总监；往来会计于16日前将代销供应商付款总报报财务经理及财务总监。
第十二条 付款单上要有制单人、财务部经理、财务总监和总经理的签字才能付款。
第三节 结算卡管理
第一条 所有供应商必须使用结算卡，无结算卡的不能办理往来业务。
第二条 结算卡由出纳保管，供应商交10元工本费即可购买。
第三条 旧卡填满后供应商要及时到财务办理购卡、换卡业务。
第四条 结算卡在使用前必须填写：供应商编号、供应商名称、日期、经办人姓名、“新卡”或 “接上卡”“挂失”等字样以及公司业务专用章戳记。
第五条 旧卡必须由财务部往来会计收回，并加盖作废章，整理归档，以备查对。
第六条 结款时如未付款，出纳须收回付款单，并在结算卡相应行的备注栏中标明“付款单已收回”。并将未付款的付款单转往来会计。
第七条 《供应商结算卡》的填写规定。
（一） 结算卡入库金额、退货金额、差价退补单由储运部入库微机员填写；结款金额、结算卡余额由分管会计填写。
（二） 结算卡上入库微机员必须在经手人栏中的第一列签名，采购部核对业务系统后在相应经手人第二栏签名、标明日期，以示核对；制作付款单的分管会计在相应经手人的第一列签名，出纳付款后在填结款余额的行内经手人第二栏签字、标明日期，证明已付款。
（三） 新供应商结算卡由采购部填写“供应商编号、供应商名称、日期”，标明“新卡”后签名。
（四） 更换卡时由分管会计填写“供应商编号、供应商名称、日期”，并在余额相应的备注栏中标明“接上卡”后签名。
（五） 结算卡上的“业务专用章”戳记统一由采购部经理加盖。
（六） 结算卡中所填写的金额一律保留两位小数，不足两位的以零补齐，并用人民币符号在金额前面拦截。
（七） 填写结算卡时，须在“单据号”栏或者“备注”栏中填写单据编号日期后的所有号码，结款金额相应的栏目中填写付款单的编号。
（八） 厂家退货时微机员计算出结算卡余额并确定退货金额，电脑数与卡完全一致，余额充足时方可办理退货手续。退货时须在结算卡上用红色碳素笔填写退货日期、退货金额、单据编号以及日期后的号码，并在相应的“经手人”第一栏中签名。
（九） 对账时分管会计必须在结算卡上标明付款单号、付款金额、结出余额并在经办人第一栏中签名。
（十） 结算卡统一用黑色碳素笔填写，相应人员须签写全名。
（十一）结算卡填写错误的必须由财务部经理用红色碳素笔将错误的一览划掉（一红横线），黑色碳素笔签名后再在下一栏填写正确内容，不许涂改、刮擦。
第四节 罚则
第一条 以上规定中有时间要求的，未按时完成对相关责任人执行失误提醒
第二条 在做结算单或付款过程中出现错误，处罚10元/笔，审核人10元/笔，责任人承担相应的经济损失。
第三条 未及时填卡或填错的处罚5元/笔。
第四条 违反以上规定视情节轻重给予批评、罚款10-100元或行政处分。
第五条 违反以上规定造成损失的由责任人全部承担。

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