工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲.doc

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工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲
　【摘要】摘要：工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料是一种原生的，独有的，不可替代的资源。本文着重介绍了工程档案资料管理的过程控制。
【关键词】工程档案、管理、控制
工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。
　　工程项目档案资料的概念和热点
　　工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。
　　工程项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：
1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；
　　（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；
　　（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
　　二、工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲
　　1. 工程档案资料管理的事前控制
　　事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。
　　加强工程档案资料的前期管理控制
　　（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。
　　（2）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。
　　（3）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。
　　建立档案管理机构和工作制度
　　（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。
　　（2）建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员，并将工程文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。
　　（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为档案人员上岗前的必修课。
　　2．工程档案资料管理的事中控制
　　事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。
　　施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。
　　所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。
　　所谓经常检查就是工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。
　　3．工程档案资料管理的事后控制
　　事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。
　　在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。 档案资料编制与档案整理组卷需要和业主统一标准和要求，对工程施工档案资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持。否则工程档案资料的管理工作很难开展。
　　以上就是工程项目档案资料管理控制的几项措施，下面在谈谈电子档案归档的问题，现在有些地方城市档案馆在竣工资料的归档上都需要电子文件归档了。电子文件归档就是将具有完整的工程资料数据需要继续保存的电子文件，一并移交到档案部门控制的计算机系统中（包括各种存贮设备、网络服务器中）。电子文件归档改变了传统文件的归档过程，由于电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息的易变性、信息与载体间可分离性、信息存储的高密度等特性，因此，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子文件的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。比较困难的事情是如何规范电子文件格式的转换、图片文件的处理及数据压缩等都还需要相关人士进一步研究和探讨的。
　　【结束语】总之，工程档案资料管理的质量控制是一个系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长，千头万绪，困难诸多。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终成果反映，只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。

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本文摘自中国论文网，原文地址：

浅谈强化过程控制及实现项目档案与工程建设同步管理的措施
　摘 要：项目档案是公司的重要资产，将数千卷项目档案化整为零融入工程建设管理各环节，与工程质量、进度同步管理，是提高其完整性、准确性的可靠保证，是发挥其“对历史负责，为现实服务，替未来着想”作用的前提。
关键词：管理体系 预归档 同等表奖 四参加
辽宁蒲石河抽水蓄能电站位于辽宁省宽甸满族自治县境内，装机容量120万千瓦（4*300MW），东北地区第一座大型抽水蓄能电站，在东北电网发挥削峰、填谷、调频、调相和事故备用，为东北电网的可靠运行提供坚强保障。电站建设过程中，公司通过组建工程档案管理网络，做好日常归档管控等措施，在推动档案与工程同步管理方面取得了较好的效果。
　　作为业主单位项目档案管理专责，八年来我们在项目档案过程控制方面进行了多方探索，在这里将工作实践和体会写出来和大家一起分享：
　　1.管理体系健全是做好项目档案管理的必备条件
　　辽宁蒲石河抽水蓄能有限公司（以下简称“蒲蓄公司”）按照“统一领导，分级管理”的原则，成立了由总经理任组长、总监为副组长，各参建单位项目负责人为成员的档案管理领导小组，负责项目档案工作的领导、组织和协调；在此基础上，组建了由各参建单位专、兼职档案员参与的档案管理网络，实现了档案管理工作对各参建单位和工程各环节的全覆盖。监理和施工单位由项目总工主管档案工作，并设专、兼职档案管理人员。19个参建单位设22位专职档案员。项目档案涉及工程建设的方方面面，贯穿于工程全过程，技术人员对工程建设情况最了解，大量的档案产生于他们手中。因此，各单位选聘80多位技术人员任兼职档案员，共同参与档案管理，带动强化全体参建人员的档案意识，保证档案的完整、准确、系统。
　　作为项目档案管理的主要责任单位，蒲蓄公司建立了总经理主管，副总经理分管，纪委书记主抓，副总师专业把关，办公室归口管理的档案管理体系。办公室设专职档案员3人，公司各部门均设一名兼职档案员，负责本部门职能范围内形成文件资料的收集、整理和归档工作。
　　2.制度健全，措施到位，是项目档案在控的保证
2.1建章建制，依法规范管理。
　　根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合工程实际，制定下发了《辽宁蒲石河抽水蓄能电站项目档案管理办法》、《蒲石河抽水蓄能电站档案管理考核办法》等管理制度。各参建单位制定内部档案管理和奖惩制度，使归档工作“有法可依”，保证归档资料完整、准确、系统，组卷合理有序、规范统一。
　　2.2强化过程管理，分解任务，将管理落实到日常工作。
　　第一，实行预归档管理，分解工作任务，提高归档质量。
　　为减轻工程施工后期竣工资料整理的工作量，实行项目档案年度归档制度，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行整理，实行预归档。公司和监理档案管理人员通过检查年度归档进度，实时掌控施工单位日常归档情况，及时督促整改归档中出现的问题，使归档工作化整为零，很好地实现了档案管理与工程建设同步进行，避免了集中整理竣工资料容易出现的不真实、不系统等问题，保证了工程施工期档案资料的完整、准确和系统，为工程竣工档案的最终验收奠定了基础。
　　第二，落实档案人员“四参加”制度，从源头管控。
　　档案部门参加设备开箱、工程计划会和工程竣工验收，参与合同谈判和支付控制，在合同中设立专项条款，明确文件资料的归档时间和归档要求；工程结算和设备最终付款时，必须由档案人员在付款审核单上签字，确认其文件资料已达到归档要求，归档完毕，方可付款，有效控制了档案资料的齐全和完整。
　　第三，将项目档案管理与工程质量、进度同等表奖。
　　蒲蓄公司每年工程总结表彰时设档案先进单位奖项，与安全、质量、进度同等表奖，在工程建设史上是一个创新。
　　2.3强化过程管理，保证项目档案与工程建设同步管理。
　　作为工程质量、进度管理的一部分，档案管理必须与工程建设同步进行。在“大监理、小业主”的项目管理模式下，充分调动、发挥监理的职能，业主和监理档案管理人员每周深入现场，及时了解文件资料收集整理过程中存在的问题，研究解决办法。每月由监理牵头，根据《蒲石河抽水蓄能电站档案管理考核办法》对各施工单位的项目档案管理情况进行一次综合考核打分，得分结果做为年终评选先进的主要依据。每月定期召开项目档案管理专题会议，并形成会议纪要。对当月检查考核情况进行通报，就存在的问题，提出整改措施，限期整改。以此使各参建单位领导能够及时了解和掌握本单位的项目档案管理现状，加强督导，更好地开展本单位的档案管理工作，切实使档案管理贯穿于项目建设的全过程，并与之同步实施。
　　3.加强影像资料管理，为电站建设见证历史
　　根据上级关于利用数码照片资料加强抽水蓄能电站工程质量过程控制的要求，蒲蓄公司自行研发了数码照片管理软件。借助此管理系统，各施工单位按月将收集的数码照片上传，截至目前已收集工程数码照片万余张。
　　同时，选聘专业单位协助做好工程施工过程影像资料的收集工作。蒲蓄公司聘请丹东电视台每月到现场采集施工形象面貌的影像资料，并跟踪采集电站工程重大节点和活动的影像资料，指定专人负责日常照片收集和整理工作。
　　4.强化培训，提高素质，加强档案人员队伍建设
　　档案管理是企业管理的窗口，反映企业的基础管理水平，而档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。为了提高业务能力，一是积极支持档案人员参加上级和地方档案部门组织的专业培训；二是请资深档案专家对参建单位工程技术人员和档案员进行档案管理知识培训；三是组织档案人员到兄弟单位参观学习；四是举办档案知识答题和竞赛等活动。对参建单位档案管理人员进行集中培训和有针对性的培训，确保档案工作管理到位，方法高效。
　　监理对新进场的施工单位进行档案业务指导和培训，并督促其建立内部管理制度和考核办法，使其尽快熟悉和掌握项目档案管理办法。
　　围绕工程建设，广泛收集资料，充分提供利用，用活档案，让档案从工程建设中来，再服务到工程建设中去。在工作中，档案管理人员努力做到腿勤、口勤、手勤；热心、细心、耐心，充分发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案。
　　5.加强管控，创新管理，力争档案工作再上新台阶
　　5.1从源头管控。为保证归档文件质量，在工程建设初期就重视监理、设计单位提供文件的质量管理，长期跟踪指导，从源头把关，实行纸质、电子档案双轨制，便于今后档案的提供利用。
　　5.2从验收把关。项目档案是项目质量的重要组成部分，也是项目建设和管理的重要基础和依据，直接关系“三大控制”。因此，在外围工程竣工资料整理过程中，严格把关。每份施工管理文件都要施工单位、监理和经业主三方核对确认后，方可整理归档。利用施工图修改后作为竣工图的，要求在相应的设计变更文件中相应条款旁盖章注明被修改图纸的图号，使所有设计变更文件中的每项内容在文件所指的竣工图上得到反应，并编写“竣工图编制一览表”，详细填写卷内修改施工图的图号、修改内容等。
　　努力做到工程建设过程中，有保存价值的各种文件材料收集齐全，使档案内容能够反映竣工时的真实情况，图物相符，数据准确，更改规范，版本可靠；并按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理，整理规范，便于查找和利用。
　　总之，在项目档案管理过程中，按照档案与合同相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改相结合的工作思路，注重日常管理，重视关键环节，才能使项目档案管理与工程建设同步。
　　作者简介：
　　董久华（1962-），女，汉族，吉林通化人，大专，馆员，从事档案管理。
　　丁秀娟（1970-），女，汉族，吉林通化人，大学，中级职称，从事档案管理。
本文摘自中国论文网，原文地址：

输变电工程档案管理的现状分析及对策

      □陈庆华　宫冬梅
    输变电工程档案是社会发展变迁的“晴雨表”，更是电力基础设施改善的真实记录。随着社会经济的飞速发展，电力工程建设步伐加快，输变电工程档案管理变得越来越重要，工作量也越来越大，这对我们以往的档案管理模式提出新的要求。如何提升输变电工程档案规范化管理水平，是当前及今后一段时期需要研究的课题。鉴于此，本文就输变电工程档案管理的现状及对策作了探讨和分析。

    一、输变电工程档案的特点

    输变电工程档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程建设活动的原始记录，是评价工程质量、创优评先的信用依据，也是工程运行、改造和维护不可替代的权威凭证。它与一般的文书档案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下几个特点：
    1、专业性强。输变电工程档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程，其档案内容有建筑方面的，但大多是电力技术方面的，电力系统的高技术密集型的特性决定了其工程档案专业性很强。
    2、面广量大。输变电工程档案中涉及部门、单位有十多家，内容包含设计、施工、安装、监理、调试等方方面面。特别是供电系统外单位产生的工程档案，种类多、数量大、矛盾多，接收难度大，工作纷繁复杂。
    3、时间跨度大。一个完整的输变电工程项目建设周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、招标确定设计、施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给工程档案资料的收集、整理带来很大不便，容易造成资料的散失。

    二、输变电工程档案管理的现状及原因分析

    ㈠ 存在的主要问题
    调研中发现，输变电工程档案常常存在资料不全、质量不高、未按时报送等情况，主要表现在以下几个方面：一是一些项目建设单位对工程档案重视不够。特别在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。二是参建单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。三是工作职责不明，加之档案员责任心不强，未能严格执行“四参加”制度到位尽职，造成了一些重要设备资料遗失或收集不全。四是大多施工建设单位重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。
    ㈡ 原因分析
    —— 思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。
    —— 管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。
    —— 考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。
    —— 人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高。档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

    三、提高输变电工程档案管理水平的对策

    基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，东台市供电公司在工作中进行了积极探索。东台市220千伏金东输变电工程档案管理成绩突出，2006年江苏省27个输变电工程参加国家电网公司优质工程评审，金东变工程荣获第二名，并被授予国网公司“优质工程奖”。结合实际，谈几点粗浅体会。
    ㈠ 加强法规宣传，提高对输变电工程档案重要性的认识
    做好工程档案的管理，离不开各单位、部门的支持和协作。我们在输变电工程档案资料的收集过程中，注重运用行政、经济等手段，多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规，积极主动开展工作，使广大工作人员真正认识到做好工程档案的重要意义，以及各自应尽的责任和义务。领导的档案意识增强了，工程档案管理也就自然摆上了议事日程。
    ㈡ 建立工作机制，夯实输变电工程档案管理基础
    1、加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系，明确职责。规定兼职档案员负责材料的收集、整理、组卷，定期移交档案室；专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关，负责档案管理、资料编研、提供利用；项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。
    2、完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。
    3、强化责任考核。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究。
    4、推进信息化建设。一方面，加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面，严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。
    ㈢ 强化过程控制，推进输变电工程档案管理规范化
    输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。
    前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。
    中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。
    后期检查。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。
    ㈣ 加强档案员队伍建设，提高输变电工程档案员业务素质
    加强档案员队伍建设，一方面通过专业业务培训、组织外出参观、学习交流，邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。另一方面，专兼职档案员要自觉增强责任意识，树立终身学习的理念，加强档案知识和业务技术的学习，加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

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