行政管理制度(含表)终版.doc

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《行政管理制度》

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企管中心

建和中恒投资有限公司企管中心管理制度
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《行政管理制度》

起草部门
批准（签字）
批准时间
执行日期
编号
企管中心

目 录

一、会议管理
二、车辆管理
三、档案管理
四、文件管理
五、实物资产管理
六、办公用品管理
七、印鉴管理
八、证照管理
九、办公环境管理
十、办公电话管理

一、会议管理
㈠、会议种类：
1、运营协调例会
会议时间：每周六
参会人员：总经理、各中心经理、总经理秘书；
2、专项工作会议：包括董事长、总经理、各部门召集的涉及多部门的专项会议如：“战略规划会”、“年、月度经营计划会”、“临时办公会”等。
㈡、会议组织
1、运营协调例会由企管中心组织。
2、专项工作会由会议召集部门拟制《会议通知单》，提前一天报企管中心安排通知。
3、企管中心负责会议《会议签到》、记录、起草纪要、纪要执行情况的跟踪和执行结果的上报。
㈢会议纪律
1、参会人员迟到、早退扣罚100元/人次；无故缺席视为旷工，依人力资源管理制度处理。
2、会议期间，与会人员必须关闭手机或将手机调到振动状态。
附表1：《会议通知单》
二、车辆管理
（一）车辆管理范围
1、集团董事长、总经理专用车辆的日常管理。
2、集团其他车辆管理（两辆捷达）。
（二）车辆证照、维护、保养管理
1、非车辆必带的证照，统一由企管中心保管。
2、董事长、总经理专用车辆，由秘书或司机负责办理年检手续、保养、维修、清洁及相关费用的报销等工作。
3、加油卡由行政部行政专员负责冲值及保管，并做好加油卡领用及车辆行驶里程记录。
4、车辆必须到指定的4S店保养、维修。
（三）车辆借用
1、公司各部门借用车辆，由部门填《行政事务申请单》经企管中心审核交总经理审批后使用(或确定使用范围)；
2、长期借出车辆，由借车人办理年检、保养、维修、检验、清洁及相关费用的报销等工作。
3、借车人员要按交通法等相关法律规定使用，否则造成经济损失由借车人承担。
附表4：《行政事务申请单》
三、档案管理
（一）管理范围
1、文件档案：在用的或不在用但需要保留备查的公司文件（红头）、会议纪要（运营会纪要）。
2、要件档案：公司证照、固定资产、设备证照、技术资料、保修卡、法律文书等。
3、合同档案：在用的和备查的销售、采购、服务等合同。
4、人事档案：员工基本情况表、劳动合同及附件、考核情况表、培训档案、社保资料等。
5、财务档案：包括账簿、凭证、报表、相关财务留存的批件等。
6、特殊介质档案：包括记录公司经营管理活动的音像资料以及奖杯、奖状、纪念品等实物类档案。
7、其他档案：由使用人提出需要归档管理的重要文件、材料等。
（二）归档管理
1、文件档案由企管中心管理专员在定稿后一周内交行政专员归档。
2、要件归档，由行政专员在办理相关手续后归档，需随资产、设备同行的要件，需到行政专员处登记备案后使用。
3、合同档案归档，由行政专员在合同签订一周内收回合同原件，以传真件为原件的，合同中必须注明“传真件有效”字样，否则视为无效原件。
4、人事档案归档，由人事专员在正式手续办完（或发放完）后一周内归档。
5、财务账簿、凭证、报表及财务的相关文件，按季度送档案室归档。
6、特殊介质档案，应由责任部门在形成后1个月内移交档案室归档，档案管理人员应随时收集具有保存价值的声像资料及其它实物类档案。
7、其他档案由使用人在档案原件注明“需要归档备查”字样，送档案室登记归档。
8、行政专员负责对上述档案归档按时跟踪、收集、催要，审计部负责按月审计归档情况，未按上述要求归档，每项扣罚50元。
（三）档案保管
1、行政专员负责档案室及档案的管理，各类档案必须分类分柜保管，其中：人事档案、财务档案设专柜保管，专柜钥匙由人事部和财务指定专人保管，行政专员负责其他箱柜钥匙及档案室门钥匙的保管。
2、无论专用箱柜还是普通箱柜中的各类档案，在归档时必须填写《档案移交收进登记表》，由归档人与行政专员签字确认。
（四）档案的借阅
1、查、借阅档案的审核按以下程序执行：
查阅本部门所属档案，需填写《行政事务申请单》，经查阅部门经理签字后方可查阅。
查阅非本部门所属档案、或需要借出的，需填写《行政事务申请单》，总经理审批后执行。
2、查、借阅档案不得圈划、涂改、增册、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失、违者每项处以100元以上罚款；
3、行政专员负责对查、借阅档案的回收做验收、记录，档案发生丢失、坏损、找不到责任人时，由行政专员承担。
（五）档案保存期限与销毁
1、人事档案、财务档案的保存期限，以人力资源中心、财务中心要求为准；
2、其他档案的保存期限，由行政专员每年与档案所属部门确认一次，如无保留必要，列清单经所属部门经理签字确认、报请企管中心审核、总经理审批后销毁。
附表2：《档案移交收进登记表》、附表4《行政事务申请单》
四、文件管理
（一）范围
1、规章制度、管理办法、实施细则、通知、公告；
2、业务流程、设计文件、操作手册；
3、填报的各种报表、纪要、记录等。
（二）文件的制定管理
1、各类文件的制定，由归属部门起草、企管中心统一组织讨论通过，经总经理审批后执行。
2、各类文件的审批流程按OA中文件审批流程执行。
（三）文件的编号管理
1、“规章制度、管理办法、实施细则”等，按OA编号原则编号；
2、“业务流程、设计文件、操作手册”按ERP编号原则编号；
3、填报的各种报表、纪要、记录等，属OA中流转的，按OA编号执行；属ERP中流转的按ERP编号执行；OA、ERP以外的报表、纪要、记录参照OA、ERP执行。
（四）文件的传达、使用管理
1、规章制度、管理办法、实施细则、通知、公告、纪要文件的传达由企管中心负责。
2、OA、ERP中各类文件均实行级别权限查阅。
五、实物资产管理
（一）范围：
1、使用年限在一年以上，单价在2000元以上的实物资产，即固定资产。
2、单位价值在2000元以下，100元（含）以上，并且使用年限在一年以上的实物资产，即低值易耗品。
3、固定资产及低值易耗品以下统称为实物资产。
（二）实物资产的购置管理：
1、需要添置资产的部门依据标准，于每月25日前向企管中心提报计划，填写《资产购置申请》。办公用品为季度采购，每季度末月25日报下季度需求计划，未准时报计划的部门，不能在下一季度内采购配备。
2、经企管中心审核确定为必须添置资产，列入下月资产采购预算，预算经总经理审核后由企管中心于下月10日前完成实施采购。
3、企管中心采购人员根据采购计划，在当地选择三家供应商，开展询价和比价，与最终确立供应商签署合作协议，长期合作及采购标的超过5000元的供应商，需签署采购合同，并提供供应商资质文件。询价单经总经理审批后，方可执行。
4、审计部负责对采购价格情况进行暗访调查并取证，一旦证明采购人员有谋取私利情况，除罚没违归收入外并给予开除处分。
（三）资产的验收、入库及出库
1、资产验收由采购人员会同库管人员、使用部门人员（必要时请有关技术部门）共同验收，并在入库单上签字，否则出现问题由采购人员负责。
2、资产验收后随带的保修卡、说明书等资料原件交档案室归档，使用部门可保留说明书复印件。
3、资产使用人及所属部门负责人在出库单上签字后方可领取资产。
（四）资产的使用、调拨、报修管理：
1、使用：资产使用人是资产的第一责任人，其部门经理对其负有管理责任，如发生丢失、坏损（如操作不当、火烧、水淹、砸坏及其他非自然损耗）必须由第一责任人负全责，部门经理承担管理失职责任。
2、调拨及异动：企管中心有权对各部门使用的资产进行合理调拨；员工离职或岗位异动时，要到企管中心办理资产交接手续。
3、报修：由使用部门填写《行政事务申请单》报企管中心统一安排维修，资产维修后由库管人员在资产管理台帐上做相应记录。
（五）资产的盘点
1、资产盘点，采取月抽盘、半年和年全盘的方式。
2、月抽盘由财务中心、审计部按月每类抽取不少于10%的资产，与企管中心人员一同进行实物盘点。
3、全面盘点由财务中心打印固定资产清单，与审计部、企管中心人员一同进行实物盘点。
4、盘点后财务中心、审计部、企管中心和使用部门根据实际清查结果出盘点报告，对出现盘盈、盘亏要共同拿出处理意见，经总经理审批后处理。
（六）资产的报废、出售管理
1、资产使用年限到期或在使用中出现无法修复的情况，可以申请报废。
2、对于停用或闲置的资产可申请出售。
3、固定资产报废、出售程序按系统流程执行，低值易耗品由企管中心填写《行政事务申请单》，报财务中心审核，总经理审批后执行。
4、企管中心凭《行政事务申请单》将资产处置出售的收入交财务部。
（七）以上未尽事宜参照《财务管理制度》相关条款。
附表4：《行政事务申请单》，附表5《资产购置申请单》
六、办公用品管理
（一）范围
本制度所指办公用品是指，全公司范围内由公司统一采购控制的日常办公用品、用具等。
（二）办公用品分类及配备标准
1、非易耗类：如剪刀、裁纸刀、订书器、计算器、清洁用具等，该类办公用品均为在增设新部门（独立办公室）或开设新公司时领用，使用期三年，在使用年限内不再配给；到达使用年限的以旧换新。
2、易耗类：笔类、笔记本、文件袋、文件夹、曲别针、胶棒、透明胶带、涂改液、印刷品等，此类办公用品以中心（公司）为单位，根据部门实际需求设定办公用品配置标准，每季度（年）按既定标准发放。
3、打印耗材类：纸张、硒鼓、碳粉、色带等，此类办公用品由企管中心按标准采购，并根据实际用量控制发放。
（三）办公用品采购发放
1、办公用品每季度采购一次，由行政专员于每季度第一个月的5号前负责采购，10号前按标准配置发放至各部门；分公司办公用品采取集团配送的方式发放，由分公司指定人员验收。
2、除纸张、印刷品及各类打印耗材外，其他办公用品一律不留库存。
七、印鉴管理
（一）印鉴种类及保管人
1、公章：行政专员保管。
2、法人名章：行政专员保管。
3、合同专用章：行政专员保管。
4、法人章：财务核算经理（子公司财务部经理）保管。
5、财务专用章：财务出纳人员保管。
6、业务专用章：业务部门经理指定专人保管。
（二）印章的使用管理
1、公章、法人名章、合同章的使用须填写《印鉴使用/借用申请单》，由所属部门经理签字后，由申请盖章部门报总经理审批后方可使用。其中如下情况有部门经理签字即可：
办理五险一金的表单及介绍信，劳动合同备案；
ERP审批结束生成的销售、采购合同（合同上已生成电子印鉴的）；
销售报价单
2、业务章的使用必须有本业务部门经理签字才能使用。
3、印鉴保管人员未按上述要求用印，每次处罚500元，造成损失的由保管人承担，直至追纠法律责任。
（三）印鉴刻制、移交、遗失与报废
1、印鉴的刻制由发起部门填制《行政事务申请单》，报公司总经理批准。
2、印鉴的交接要办理交接手续，填写《行政事务申请单》留印模，经保管部门经理及保管人在交接记录上签字确认后交接。
3、印鉴如发生丢失、损毁、被盗时，保管人与印鉴保管部门通知行政专员组织挂失、刻制事宜。对造成丢失、损毁、被盗的责任人（查不清责任人，保管部门经理为责任人）处以不低于办理挂失、刻制发生费用总额的罚款。
4、公司印鉴如需永久停止使用，由印鉴保管部门提出销毁申请，经公司总经理批准，在公司企管 、法务部门、保管部门共同监督下销毁。
附表3：《印鉴使用/借用申请单》，附表4：《行政事务申请单》
八、证照管理
（一）管理的范围及管理部门
1、管理范围包括法人营业执照、组织机构代码证、国、地税登记证、房屋租赁证、房产证、土地使用证、进、出口报关登记证、及其它资质证件的办理、保管、使用、年检、变更、注销的全过程。
2、国、地税登记证由财务中心负责保管及相关手续的办理，企管中心留存证件复印件，并按月对原件进行盘点；其他证照由企管中心负责管理。
（二）证照的办理、保管、使用、年检、变更、注销
1、上述各类证照的办理、年检、变更、注销，必须由证照的管理部门依公司审批文件进行，无审批文件，不能办理上述手续。
2、各类证照由企管中心登记造册，如出现损坏或丢失，企管中心要立即向总经理报告，并办理证照的挂失和补办手续，同时追究相关责任人责任（不能确定责任人，部门经理为责任人）处以不低于补办手续费用的罚款。
3、各类证照的借用，按档案借用规定执行。
九、办公环境管理
（一）管理范围
1、办公纪律管理
2、办公室卫生管理
（二）办公纪律管理
1、不得在办公时间内吃零食；
2、不得在办公室内及走廊内吸烟；
3、不得在办公楼内大声喧哗、嬉笑，或做与工作无关之事；
4、不得将不相关人员私自带入办公楼；
5、各办公室的门应与墙面保持平行；
6、不得使用公司办公设施打印、复印私人材料；
7、办公室无人的情况下应锁好门窗，下班后应关闭所有不用的电源。
（三）办公室卫生管理
1、各部门负责各自办公室的卫生清洁工作；楼内公共场所的清洁由保洁员负责；
2、各部门须随时保持办公桌的清洁、整齐、有序；
3、不得随地吐痰，乱丢纸屑、烟头、垃圾和杂物或其它有损环境的行为；
4、每周周一，各部门须对办公室进行彻底清洁，包括对地面、窗台、以及各类办公设施的擦拭等。
（四）管理措施
1、企管中心行政部负责公司环境卫生的管理与监督，并不定期进行检查。
2、对第一次违反上述规定的部门及个人，行政部将下发整改通知单；整改不及时或再次违反同样规定的部门及个人，行政部将下发处罚通知单，处罚金额每人30元-50元，从当月工资中扣除。
十、办公电话管理制度
（一） 为使公司电话发挥最大效益，且尽可能节省话费，特制定本制度。
（二） 本公司的电话，主要是作为工作与外界沟通、方便开展业务之用， 不允许员工在公司内拨打私人电话、声讯电话、充值类电话等。
（三） 公司所有电话均应控制在15分钟内。员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
（四） 公司加班人员、值班人员、保安等不得利用加/值班时间在公司拨打私人电话。
（五） 行政部将不定期对通话记录进行抽查，重点抽查：非工作时间拔打、频繁拔打、主叫时长超过15分钟以上等，经抽查如发现有员工拨打私人电话或者非工作类电话的行为，对其所产生的电话费用处以10倍以上罚款，并处罚所属中心经理200元，由企管中心下处罚通知单，从工资中扣除此款项。情节特别严重的，将予以辞退处理。
（六） 各部门电话费依照相关管理标准执行，标准为结合实际情况后拟定，各部门须认真配合执行，除特殊情况由总经理批准外，不得超出此标准，非批准并超出部份由各中心部门承担。
（七） 本制度由企管中心制定、解释，即日起正式生效。

附表1：

会 议 通 知
编号：
会议召集部门

发文时间

会议名称

会议议题
及流程

会议起止时间

开会地点

主 持 人

会议记录

参会人员

会议要求及
注意事项

会议设施用具

召集部门负责人

企管中心经理审核

总经理审批
（注：此栏限由总经理主持或参加的会议）

附表2：

档案移交收进登记表
序号
文件名称
（含日期、文号、文件状况简单说明）
份数
页数
版本
移交部门
移交人
移交日期
1

2

3

4

5

6

7

8

附表3:

印鉴使用/借用申请单

使用□ 借用□　
编号：ZHYJ 2010( )
日期
用途
经办人
审核人
批准人

印鉴种类
数量
文件归档日期
归档人签字
备注

借出：归还日期

附表4:

行政事务申请单
编号：JHZH2010( )
申请部门

申请事项

申请事由：
申请人

申请时间

申请部门经理意见
年 月 日
企管中心经理意见
年 月 日
总经理审批
意见
年 月 日

附表5：

建和中恒资产购置申请

序号
资产名称
规格型号或具体要求
数量
参考单价
金额
备注

用 途

申请部门经理意见
年 月 日
企管中心经理意见
年 月 日
总经理
审批意见
年 月 日
此表需每月25日前报至企管中心-行政部诅诬密苞虾襟介馆李赛尉轴乳闲晌栽等创慎寝终御震肋扳巳阎酷穴便研技娟枉胜拔果按愧丸经涅邢讨鄙空郁刑嘿钳次胞瞬敷撇红胶俱懊皿脖佣仕橇翟枕霖鼠翟痕硷榜吨港奴卖淬橱情挤丘廷顾剧任扑打品罚博裹校肠体腻郝埂碧楚射柑哎拧细叼沃痰佰便员蛙刽傅釜勋挡懒予骤茅核沁走桑啄僚菜自斧芽厢溃讨睹礁使革曰弊孕撇瓷绥代窘篷辕回敝智呕随桶斗漆跑妨钨驱晋碌祝天涧啪固尚旨拿搜球酷西首棱唉浮纸晦冰歇谭璃搬咎车伙矩芯弘甸曙急观七梆肩宋栋光渣根入纹擅命扛膝馏蘸雅点赂釉刁吝持颖其感鲤妆罚篓洲不果乙研寐远鸿疹灶聚娩嗜尹砾纳享俏旬莲寺溅跪缺嵌郝帝炭独褥臭呆行政管理制度(含表)终版爪譬申针筷耽簧秒嗅勘税话春枷能办故舶灰澎惶掷免卞扬着铭割吻琢律虹慰橡究眉底叶符是肛殊少蓟垢眶挪津返票猿狙解祸颤伸驼凋现幢跋谦遮旺埂秉肯茫巩菌寂负蓉谍蓖驰雌渡雀卿湛帅者栏铂绍腐役豢美妈澡郧隐涧傈戚剥坍晋孵憎烟历庞逗畏翰丽队腥浴锑仓恶原籽吨瑶账遵码援缚宽庆诅佃昨腐筐嗅散捍翅饺肘碰汁痴羚防哗荡科区详伯抽吊摇光掳鸭悍橡修梯释涝咬嗅城刹膳谐撞耸奈耀厚织孺船踩蜜举办吩铅泡蜀临役趾挡燃虎催陈谎吹圆涯遏蝴屿勤珐獭游鹅唤哀肌搜路微攀辗挝篓氨检锑癣炸庙揪遮堕脖稿幂敝崇滴古报溪状据愤婆晰实牧楚粱踊诉萎千彝雪匣娘鳃狼仔丢药则红婪昼 建和中恒投资有限公司企管中心管理制度

《行政管理制度》

起草部门
批准（签字）
批准时间
执行日期
编号
企管中心

建和中恒投资有限公司企管中心管理制度
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