☆成果管理和资料档案保密管理制度(修改定稿).doc

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目录
第四章 公司成果管理与保密制度 ……………………………………2
第五章 测绘资料档案管理制度 …………………………………………6

管理制度

第四章 公司成果管理与保密制度
本制度参照“粤科成字[1997]70号广东省科委、广东省国家保密局印发的《广东省科学技术保密实施细则》及1998年12月31日省九届人大常委会第七次会议通过的《广东省技术秘密保护条例》有关规定制订。
成果管理制度
1．公司员工必须严格遵守《公司项目成果保护事项》等纪律。
2．公司员工有责任和义务保护公司的一切工作成果，不得流失外泄或使之受任何其他形式的侵害。
3．所有员工在职期间一切工作成果归公司所有，除个人专利和可公开发表的学术著作或论文，任何职务工作成果不得以个人名义使用。
4．一切被公司辞退、裁员或自动辞职、离职的员工，都不得以任何形式带走在职期间个人或他人的工作成果。否则一切法律后果自负。
5．本规定的修改与废止，须经公司办公会议提议并由公司总经理决定后方可实施。
保密管理制度
一 总则
1．为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
2．公司秘密是关系公司权力和利益，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
3．公司各部门、分支机构及相关职员有保守公司秘密的权利和义务。
4．公司保密工作，实行确保工作既安全又便利的方针。
5．对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
二 保密范围和机密等级确定
1．员工有保守公司重大机密的权利和义务，重大机密包括：
（1）财务文件材料。
·公司未经公开的股东、股本及出资情况。
·公司未经公开的实有资本、公共积累、财务预算和各类财务报表、统计报表。
·公司职员工资、奖金、福利等劳务性收入及资料。
（2）项目、技术、市场文件材料。
·公司未经公开的科研项目和人员组织情况。
·公司未经公开的合同、协议、意向书及可行性报告、
·主要会议纪要及其执行情况。
·公司拥有的未经公开的科研成果、数据资源。
·公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
·公司未经公开的发展战略和市场竞争中的重大决策、策略、重要客户和其他商业秘密等。
（3）人事档案。所有人事档案、文件均为保密材料。
（4）行政及设备文件材料
·重要会议的讨论事项。
·规定命令中特别指定的事项。
·大型设备的购买合同及技术文件。
2．公司保密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，分别概述如下：
（1）绝密：最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害，是公司经营发展中直接影响公司权益的重要决策文件资料。保密期限为十五年。
（2）机密：重要的公司秘密，泄露会使公司权力和利益遭到严重的损害，包括公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。保密期限为十年。
（3）秘密：一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害，包括公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。保密期限为十年。
三、保密措施
1．属于公司秘密的文件、资料和其他物品(包括项目成果)的开发、研制、制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经办委托专人执行，同时签订保密协议。开发项目成果、电子文档等的存取、处理、传递由部门主管/分公司总经理负责执行，部门主管/分公司总经理需与总经办签订保密协议。
2．对于保密的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
（1）非经总经办批准，不得复制和摘抄。
（2）收发、传递和外出携带，由指定人员根据《密级文件借阅制度》规定
担任，并采取必要的保护及保密措施。
（3）经常需要的资料，在公司保险柜中保存。
3．属于公司秘密的设备或项目成果的开发、研制、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门／人员负责执行，并采用相应的保密措施。
4．在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应事先经总经办批准。
5．具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主管部门／分公司应采取下列保密措施：
（1）选择具备保密条件的会议场所。
（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项、会议的人员予以指定。
（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
（4）确定会议内容是否传达及传达范围。
6．不准在私人交往通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过任何其他方式传递公司秘密。
7．公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经办。
8．职业技术成果完成人，对其完成的职务技术成果中的技术秘密负有保护义务；未经所在单位同意，不得擅自披露和使用。
9．当事人不得因技术合同无效而擅自披露技术秘密，依据无效技术合同接收的技术资料、样品、样机等，应当及时返还权利人，不得保留复制品。

四、密级文件借阅制度
1．属公司秘密及以上级别的文档的借阅，需经总经办批准，并办理登记签收手续后方可借阅。
2．签收手续应写明借阅目的、范围、借阅期限和使用方法，经批准办理借阅手续后，应在五天内归还，对遗失档案、文件的要依法追究其法律责任。
3．借阅公司或借阅人应负责维护被借阅档案文件的完整和安全，不能转借和私自影印、复印、复制、翻印，不得遗失、拆散调换、抽取、污损、加注标记等。
4．借阅人应严守公司机密，不得泄露借阅内容或扩大借阅范围。
5．借阅密级以上文件，必须经总公司副总经理及以上级别领导批准。
6．借阅的文件归还时，要认真清点和仔细检查文件状况，并在借阅登记本上注销，如发现文件有损坏，应及时请示总经理处理。
7．档案工作人员出入要关好门窗，锁好柜筒，做好防盗、防火、防虫、防潮、防全、防鼠等工作，确保档案存放的安全。
五、公司密级文档鉴定与销毁制度
1．公司成立档案鉴定小组，在鉴定档案时，需邀请参加鉴定的分公司负责人员参加。
2．对保管期限已满或已改动的有关密级文档，经鉴定后编制档案销毁清册，由鉴定小组组长审批后，由两人以上实施签销处理。负责人在清册上签名，并注明销毁方式、日期。
3．为保守公司秘密，防止不必要的损失，对批准销毁的档案，必须确保处理成纸浆或直接焚毁，严禁出卖或做其它用。
4．文件材料一经立卷、归档，未经鉴定小组鉴定及鉴定小组组长批准任何人不得擅自销毁。
5．为慎重起见，准备销毁的档案，经鉴定小组组长批准后还应继续保存一段时间，以免因一时疏忽或某些档案的潜在因素未被发现而造成无法挽回的损失。
六、责任与处罚
1．出现下列情况之一者，给予警告，并视情节轻重予以罚款。
（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。
（2）己泄露公司秘密但采取补救措施的。
2．出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
（1）故意或过失泄露公司秘密并造成严重后果或重大经济损失的。
（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或提供公司秘密的。
（3）利用职权强制他人违反保密规定的。
3．出现下列情况之一的，本公司将诉诸法律：补全！！
（1）有前项行为且情节严重的；
（2）以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获取商业秘密的；
（3）披露、使用或者允许他人使用前项手段获取商业秘密的；
（4）违反约定或者违反权利人有关技术秘密保护的要求，披露、使用或者允许他人用其所掌握的技术秘密的；
（5）第三人明知或者应知前款所列违法行为，获取、使用或者披露他人技术秘密的，视为侵犯技术秘密行为。
4．职业技术成果完成人，对其完成的职务技术成果中的技术秘密负有保护义务；未经所在单位同意，不得擅自披露和使用。
5．当事人不得因技术合同无效而擅自披露技术秘密，依据无效技术合同接收的技术资料、样品、样机等，应当及时返还权利人，不得保留复制品。
6．有下列行为之一的，由工商行政管理部门责令停止违法行为，并可根据情节处以一万元以上二十万元以下的罚款：
（1）以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获取商业秘密的。
（2）披露、使用或者允许他人使用以前项手段获取商业秘密的。
（3）违反约定或者违反权利人有关技术秘密保护的要求，披露、使用或者允许他人用其所掌握的技术秘密的。
4．第三人明知或者应知前款所列违法行为，获取、使用或者披露他人技术秘密的，视为侵犯技术秘密行为。
七 附则
1、本制度规定的泄密是指下列行为之一：
 (1)使公司秘密被不应知悉者知悉的。
(2)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知
2、根据《反不正当竞争法》第十条和第二十五条规定，技术秘密属商业秘密范畴，侵犯商业秘密行为，应由监督检查部门责令停止违法行为，可根据情节处以一万元以上二十万元以下的罚款。
3、根据《刑法》第二百一十九条规定，有侵犯商业秘密行为之一的，给商业秘密的权利人造成重大损失的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金；造成特别严重后果的，处三年以上七年以下有期徒刑，并处罚金。
第五章 测绘资料档案管理制度
一 总则
为贯彻执行国家《科学技术档案工作条例》，建立我公司技术资料档案工作，完整地保存和科学地管理技术资料档案，达到技术资料档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，特制定本制度。
二 技术资料档案工作的基本任务
1．接收、整理、保管和统计我公司房地产测绘、地籍测绘、工程测绘及其他各项测绘档案和有关资料。
2．对技术资料档案进行分类、编目、排列，积极开展档案的利用工作及必要的检索的编研工作。
3．负责技术档案的鉴定，销毁和移交的具体工作。
三 技术资料归档要求
1．凡属我公司生产过程中形成的技术资料，均应移交档案室办理归档手续，集中管理。
2．各生产部门每项任务完成后，立即由工程总负责人按归档要求，及时组织人员系统整理，编写资料目录，完备审签手续，移交档案资料室归档。
3．归档时间：一般完成后十天内归档。对于大型复杂或周期较长的工程项目，可分阶段归档，于各阶段任务完成后十天内归档。
4．技术资料成果归档后，由档案员负责签收。分阶段归档的工程项目，可由档案资料室按分阶段成果处理。经档案员签收后的移交资料目录，可作为完成任务、核实产值、奖金的证明。
5．归档的技术资料档案资料必须完整，用纸优良、图纸线条清晰、字迹工整，数据准确，图式图例符合有关规范、标准的要求，图文相符，资料有各级审签，装订整齐牢固。对不符合归档要求的资料，档案管理人员应提出改进意见，待重新调整后归档。
四 技术资料档案的整理、鉴定、销毁
1．检查归档技术资料的完整性、系统性程度。按资料目录检查账物是否相符，剔除不必要归档或没有保存价值的材料，并检查归档材料的纸张和书写质量。
2．对归档的技术资料进行系统的分类、排列和科学编目。
3．按归档技术资料的价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。划分原则是：
（1）在生产、科研等方面具有长远利用意义和历史价值的档案都要将应永久保存。
（2）在一定时期内具有利用价值的档案属短期保存资料。
（3）界于上述两保管期之间档案类型，可列为长期保存范畴。
4．定期做好技术档案保存价值的鉴定工作。鉴定工作应在总工程师领导下，由技术领导干部、熟悉有相关专业的技术人员和技术档案人员共同进行。
5．鉴定工作的任务是根据技术档案部门要求，定期对已超过保管期限的档案进行审查，调查保管期限，并对失去利用价值的档案剔除造册，报请公司总工程师审查，及由有关领导批准后销毁。
6．技术档案销毁时，由保卫员指定专人监销，监销人应在销毁档案清册上签字。
五 归档技术资料档案的更改
1．对已归档的技术资料档案（图纸、数据、计算书及文字材料），凡必须进行更改或补充时的，凭有关领导审批的更改单，向档案资料室办理资料借出手续。
2．更改人按更改单内容和要求进行更改时，必须在复制件上更改，更改后履行一系列审签手续，原底图、计算书及文字材料不得更改。
3．更改后的资料和更改单，应及时移交档案资料归档保存。
4．严格按照有关规定供应机密级技术档案资料。
5．定期或不定期进行保密检查，检查有否失密，泄密，发现问题及时改进，对违反制度，造成危害和损失的事故，查明情况后上报处理，追究责任。
6．按上级指示规定，进行保密等级的调整工作（降密或解密）。
六 技术资料档案保密制度
1．根据我国保密法及上级主管部门的有关规定，结合公司技术资料档案保密等级划分为“机密”、“秘密”二级。不够密级又不宜公开的成果资料划为内部资料。
2．工程项目资料档案的保密等级的划分，原则上由甲方确定。
3．测绘资料档案保密等级划分：
（1）机密：按国家统一坐标、高程系统实测或编绘的1:5000~1:100000比例尺地形图。精密水准成果及原始资料等。
（2）秘密：按国家统一坐标编绘的1:1~1:10万比例尺地形图、1:500~1:2000比例尺地形图及原始资料、三等以下的水准成果和原始资料等。
七 技术资料档案的保管制度
1．技术资料档案按项目性质分类，分别保管存放。
2．对具特殊材料性质的资料档案，如照片、影片、光盘等需在恒温空调室保管。
3．定期对库存的技术资料档案进行检查，检查账物是否相符，检查保管借用、归还情况和资料安全状况。
4．库房内保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防潮、防尘等维护性的技术措施。对破损变质的资料档案应及时修补或复制或作其他保护性技术处理。
5．非工作人员，未经批准，不得进入库房。库房内严禁吸烟或和用明火照明使用明火，禁止存放易燃及具腐蚀性物品，工作人员下班后应关好门窗、锁好门闸、切断电源。
6．资料档案保管人员调离工作，应办理资料档案清点交接手续，明确责任。职工调动、退休时，需到档案资料室签章，归还所借资料。人事部门见档案资料室签章后方可办理离退手续。
7．档案资料保管人员应有高度的责任心和严格的纪律性，切实保证维护资料档案的完整和安全，精心维护以延长资料档案的使用寿命。
八 技术资料档案的利用和统计
1．档案资料室应及时、准确、方便地提供技术资料档案，为生产等各项工件工作部门服务，并编制必要的检索资料和进行必要的编研工作及统计工作并及时填写档案目录以便查阅，档案编目原则为：年号+单位（部门）+（技术档案所属）工程项目+档案分类+档案卷号，如：2004/工程部/回龙观/工程/001。
2．严格按有关规定办理技术资料档案借阅和供应手续，档案资料室人员不得擅自外借或供应资料档案。测绘项目技术档案只提供复印件，原件概不外借。
3．领用、借阅测绘资料档案，借用人须填写《借阅档案登记簿》，注明所借出资料的类别及编号，借出用途及借出日期等，由部门经理签字。借用测绘技术档案的批准权限，保密级别“秘密”的档案需经总工程师批准，“机密”级别需经总经理批准，方可借用。在库房领借资料时，应在库房的《借阅档案登记簿》上签名。资料管理员应妥善保管资料借出单及资料借出账本备查。
4．外单位借阅本公司机密资料，须凭单位有编码的正式公函，经公司领导签字供应。凡属于不宜公开的机密级资料，须经主管领导批准和总工审批。
5．借阅者对所借的资料档案，应爱护使用，妥善保管，不得转借他人，不得损毁、涂改、拆散、抽页、标记等。借阅者如发现卷内资料有错错误或遗漏，应向档案员提出更正意见和建议，再根据相关规定作出修改决议。
6．资料进出（归借还）时，资料档案保管人员应清点检查，如有损坏遗失应予以追究相关人员责任处理，并设法弥补。
7．档案管理员负责档案保管，注意检查安全隐患。如因档案管理员疏忽引致档案毁损或泄密，按其程度轻重，追究责任。
8．档案外借期间，借用人负责档案安全保密工作，如发生毁损或泄密事故，追究借用人责任。

附录
借 阅 档 案 登 记 薄
序号
日期
单位
（部门）
案卷或
文件题名
用途
批准人
借阅人
归还
日期
备注

档  案  目  录
档案编号
文号
文件标题
责任人
页数
日期
备注

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