日常费用报销管理办法(试行).doc

日常费用报销管理办法（试行）

第一章 总则
第二章 借款及报销
第三章 差旅费的报销标准与管理方法
第四章 业务招待费的管理方法
第五章 市内交通费的管理方法
第六章 办公用品购置的管理方法
第七章 附则

第一章 总则
第一条 为保证公司经营的正常运转，规范公司日常费用的报销行为，提高公司整体资源配置的效率和效益，特制定本办法。
第二条 各部门负责人要认真做好本部门费用支出预算、控制、考核和分析，以降低公司运营成本。部门负责人对本部门，公司负责人对全公司的费用承担控制责任。
第二章 借款及报销
第三条 借款
1．借款严格限制非业务或因私借款。
2．借款必须按规定用途使用，对私自改变用途者，将视情况进行不同的处罚。
3．公司不对部门或员工设立长期备用金。如确属工作需要，可申请临时借款，专事专借。
4．员工出差借款和申请临时借款，经办人须填制“借款单”，按公司规定程序审批后，方予借支。
5．单次借款限额不得超过10,000元，如有特殊需要，由部门主管副总与财务总监协商一致后，经总经理批准，可适当增加借款额。
6．现金借款须提前1日通知财务部准备。
第四条 报销
1．差旅费借款应当在出差结束10个工作日内报销或还款，其他借款应当在借款之日起10个工作日内报销或还款，特殊情况下，不得超出1个月。超过期限未办理报销手续或还款手续的，财务部门应进行催收。经催收无正当理由仍不办理相关手续的，财务部有权从其工资中将所欠款项扣回。财务部门对原借款未结清又重新借款的，有权拒绝办理付款手续。因特殊原因，必须由经办人提出书面申请说明原因，经部门主管副总、财务总监、总经理同意后方可再借付。
2．报销的原始凭证必须是由税务机关监制的正式发票或财政机关监制的行政事业单位正式收据。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，包括公司全称、日期、用途等，大小写金额要一致，发票不得涂改，凭证上应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。不符合上述规定及国家有关规定的凭证，财务部不予报销。
3．费用报销时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用等）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助、市内交通费和通讯费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。
4．费用报销的流程
（1）资金计划内日常零星费用类支出（包括办公费、水电费、差旅费、车辆使用费）
部门经理
经办人
财务审核
主管副总
财务经理
财务总监
出纳付款
总经理

（2）除（1）外的资金计划内支出和资金计划外支出

部门经理
经办人
财务审核
主管副总
财务经理
财务总监
总经理

出纳付款

5．员工提交报销单据的日期超过发票票面日期2个月的，无特殊理由一般不予报销。
6．财务部门应当坚决抵制、及时汇报无视费用报销审批手续、支付手续的行为。同时应当提供良好的服务，在报销人符合规定的报销手续情况下，应当及时给予报销。
7．任何部门和个人都应当自觉遵守费用报销的审批和支付手续，不得借故逃避、刁难财务的监督，更不得打击报复财务人员。
8．每周二、四上午为财务部受理报销时间。
第三章 差旅费的报销标准与管理方法
第五条 出差区分公务性出差，出席会议、培训学习，接受邀请，外派，出国人员分别
进行管理。
第六条 公务性出差
1．公司各部门人员公务性出差，其差旅费开支由往返路费、交通费、住宿费、伙食费和通讯费五项构成。出差过程中发生的其他费用（如复印、购买办公用品、宴请送礼、小型会议费等），不属差旅费报销范畴，需另行办理报销手续。差旅费报销时要求提供各报销项目对应的正式发票，各项费用分开列明，超标费用不予报销。出差天数按自然天数计算（出发、返回当日均算）。
2. 出差地区区分一类地区（包括北京、上海、广州、深圳）和二类地区（除一类以外地区）。
3．各项目标准如下：
（1）往返路费：往返路费包括昆明市至出差地的飞机票、火车票、船票、长途客车票以及上述票据的附加费用，按所到达地区现行票价实报实销。
① 往返交通工具的使用标准：

职务
火车
轮船
飞机
长途客车
董事长、总经理
软卧
一等舱
头等舱
按实报销
副总经理、总监及相当职务人员
软卧
二等舱
经济舱
按实报销
部门正、副职
硬卧
三等舱
经济舱
按实报销
其他人员
硬卧
三等舱
特殊情况下经批准乘坐
按实报销

“特殊情况”是指：
ⅰ.昆明无直达列车，或虽有直达列车，但超过12小时车程；
ⅱ.处理紧急公务；
ⅲ.与部门正、副职以上人员一同出差；
ⅳ.飞机票与火车票同等价值。
其他人员未经批准乘坐飞机，按火车标准报销，费用超出部分自理。
② 乘坐火车，从晚八点至次日早七时之间，在火车上过夜六小时以上的或白天连续乘车超过十二小时的，可购买同席卧铺票。
③ 往返路费附加费用包括：
机票附加费用：机场建设费、改（退）票费、保险费、行李托运费。
火车、轮船、长途客车附加费用：订票费、改（退）票费。
④ 公司出差人员每次出差去机场、火车站、码头往返费用，凭相应票据在100元以内限额报销，只报不补。
（2）交通费：交通费指乘坐出租车、大巴、地铁等公用交通工具费用，实行限额报销，只报不补，报销上限标准如下：

职务
董事长、总经理
副总、总监（含）及相当职务人员
部门正、副职
其他员工
交通费报销上限
实报实销
有车接送不报，无车接送凭票实报实销
100元/天
50元/天
（3）住宿费：公司只负担：房费、服务费、城市附加费、公务电话费、商务中心办公
服务费等公务费用，其他支出由个人自理。凭饭店住宿费发票报销（须附上明细清单或开具分项发票，否则财务部可拒绝报销）。住宿费分地区人员限额报销，只报不补。
① 住宿标准（单位：元/天）

职务
标准
地区
董事长、　　总经理
副总、总监（含）及相当职务人员
部门正、副职
其他人员
一类地区
据实
550
350
250
二类地区
据实
400
330
240

② 其他人员同性别两人以上出差，须合并住宿。特殊情况不宜执行上述标准时，应由部门主管副总签批。
（4）伙食费
① 伙食费采取限额补助，只补不报的形式，伙食补助每人每天70元。
② 出差发生宴请的，伙食补助报销一半。
（5）通讯费
通讯费指出差过程中发生的电话费用，按“头三天限报50元，超过一天加10元，当月不超过150元的标准，凭单报销，只报不补。
第七条 出席会议、培训学习
1．若会务费/培训费中已含食宿费用，不再报销住宿费，不再领取伙食补助，按会议单位所收取的费用实报实销。往返路费、交通费和通讯费按公务性出差标准执行。
2．若会务费/培训费中不含食宿费用，按公务性出差标准报销差旅费用。报销时，需
提供会议或培训通知备查。
第八条 接受邀请
由接待方邀请的出差人员，各项费用已由对方负担，不再给予报销及补助。
第九条 外派
1．外派指因工作需要，连续三个月以上到公司的外地项目出差，每月出差累计时间超过15天。
2．公司外派工作的人员，须按当地工作员工的标准租住房屋，不再报销住宿费，交通费按当地公司的市内交通费管理办法执行，往返路费、伙食补助费和通讯费按公务性出差标准执行。
第十条 出国人员
临时出国人员的差旅费标准，按财政部、外交部文件——财行[2001]73号《关于印发〈临时出国人员费用开支标准和管理办法〉的通知》执行，其差旅费开支由往返路费、住宿费、伙食费、公杂费（指用于市内交通、邮电、办公用品等项目）构成，具体标准如下：
1．董事长、总经理出国可乘坐飞机头等舱、轮船一等舱、火车软卧；副总、总监级的出国人员可乘坐飞机经济舱、轮船二等舱、火车软卧；其他人员均乘坐飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧，其所发生的国际旅费凭付款发票或收据报销，国内交通费按国内报销标准报销。
2．出国人员在国外的住宿费、伙食费、公杂费均按规定的标准发给个人包干使用。包干天数按离、抵我国国境之日计算。
3．出国人员在国外的住宿费、伙食费、公杂费在规定标准之内予以限额报销，只报不补，各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表：
（1）香港及澳门：董事长、总经理实报实销，副总、总监级人员港币900元／天，中层及以下级别港币800元／天；
（2）其它国家及地区住宿费、伙食费、公杂费参照国家标准执行。
4．出国人员个人国外零用，按离、抵我国国境之日计算。每人每次出国在10天以内的，共发给150美元；超过10天的，从第11天起，每人每天发给10美元。
5．若外方以现金或实物形式提供往返路费、住宿费、伙食费、公杂费中的一项或全部提供的，出国人员不再报销或领取上述费用。
6. 因公出国人员若是以参加旅游团形式出境并停留的，所有费用都从团费中包干，回
国后不再报销往返路费、住宿费，伙食费、公杂费，零用补助按上述第4条标准发放。
7．出国人员回国报销费用时，必须凭有效票据填报费用报销单，各种报销凭证必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字，报销流程同国内差旅费。
第四章 业务招待费的管理办法
第十一条 业务招待费是指与本公司业务有关的接待活动中所发生的必要的费用，包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品礼品等费用。
第十二条 公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制。
第十三条 以公司名义制作的纪念品、礼品，统一由办公室负责订做和管理，各部门需领用时，按办公室有关规定办理领用手续。
第十四条 公司各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则办理。   
1．提倡勤俭节约，反对铺张浪费；   
2．限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数。   
第五章 市内交通费的管理方法
第十五条 员工因公用车时，须向办公室提出用车申请，由办公室统一安排。
第十六条 除以下情况，公司不予报销出租车费
1．员工因公提出用车申请，办公室因车辆紧张无法安排；
2．员工加班超过21点以后的回家单程车费。
第十七条 员工须将车票粘贴整齐，车票后面注明起止地点及任务，经部门负责人
审核，按公司报销程序审批方可报销。
第六章 办公用品购置的管理方法
第十八条 办公用品的购置由办公室统一进行。各部门根据工作需要，编制计划报办公室审核汇总，按规定程序审批后，由办公室按计划统一购买，并建立实物账，详细登记办公用品的进、出情况。
第七章 附则
第十九条 本办法经公司总经理办公会通过后执行。
第二十条 本办法在执行过程中如有未尽事宜，由总经理办公室召集办公室和财务部共同会商后作出解释并确定处理办法。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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