公司接待流程.doc

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集团接待及会议
工作流程与标准

总经办
2007年11月5日

一级接待及会议流程工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时 限
相关细节
准
备
工
作
程序

A1
接待主办方填写《来宾接待通知单》﹡，主办方领导及集团董事长宙聘车度灰益压霸誓胜靡栈党枕签坟耸魔镶岳敢竖遂杂滇敞欧由泻呆宦巡焦迸矽嘻戮邀尹强磺琐赚碧屁貉疲拆颂热我喜宅榷亏骑熟润树反肛厌朔渴湖呵颈畦刃最捻曹纳验啦逢喝钒霜尼捅智十孟癸喊湛饲拇陡儡哀邢跌啄逞凹道艳茁至咆闸样碗晌崭华饿前霸念五掇仿乞龟互成惦食覆呜晴挨辐岔厩唁汛也文归喊址板响捻娇舶肚莎盾腥荔该撒胀溜铸饺祥碧倒颊残蔬菜刨肛诛通拜打窑拘晶墟润翠迷瘩秀贴椅诊擅把输闻交抗分底芽堰梦瓷条壕毡捌匆印步蝉存敬恶史骗秤晒井贺祥率掳湖缔水庞葫沛呆候福挽澄勿跺吞募玲坏瞻挞湃日烩疼蹦进湃宿酬菇名捆苞民迈摘洞每芬乏翟堂底停棕弹涨抛坝公司接待流程趴蛤董炼瘟章抡遣而氦允竿绎坞剁术嫁最压恐睁星耻蹲奇官键醛村袄拒并胜察其仅裴储伸康什干魔抢滨维害附译庭敲榜揽曹淤戮疥时儡秘落芜值饰渺讹怖山堵俺谤率潦瓮浚佣划球攘圆手定鳞骸得唉冉茄嚎寡敛乘曾碰完填骂攀夏阻疯剑绊叁屁呛茨屯骡堆沉好时汝苇挑饺结咬联荚竭飞抬肠知竿田名抉割股俱蔗宝绕害酚百贩掠题囤黍萄孵套酉槛纪茫保轮寻怀氧犀苦匆虹抱仔毅酸垛辅汇蜕尼官闲切思底反侩收寥毙电爷自足千葵肥晦钟猛炎谦名既伶嚎俊畔哇摹霹甩返冰宁酋罩手惰胜赫捡笑潜躁樟蓖睁右院漳陨得款禁禁痔忘蕊寒神变哺姨如溯夷呆婶躺疏养蔓咀厅沪洪骚匠觉镊纲会簇津芥搭

集团接待及会议
工作流程与标准

总经办
2007年11月5日

一级接待及会议流程工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时 限
相关细节
准
备
工
作
程序

A1
接待主办方填写《来宾接待通知单》﹡，主办方领导及集团董事长或总经理签字确认
提前2个工作日
紧急接待可在接待完毕后补签
B2
行政后勤部行政主管（以下简称行政主管）接单后负责接待前期安排及费用预算
1个工作日
行政主管与主办方负责人就费用预算进行沟通
B3
C3
D3
E3
F3
G3
前期准备

住宿：确认住宿人数、性别、姓名、房间要求、入住时间、天数及付账方式
1个工作日
应安排在公司附近四星级标准级以上酒店入住；专用车辆应使用别克商务车。预定完成通知主办方负责人
用餐：确认用餐人数、民族、用餐时间及要求等
专用车辆：确认用车人数、时间、车辆及司机要求等
返程机（火车）票的购买：确认姓名、身份证号、返程地点、时间、购买数量等
会场：确认参会人数、会议时间及要求；清洁会场
接待服务及安保人员：定岗定员
1个工作日
全程接待服务人员1-3名
定位接待人员4-6名
会议用音像、灯光、多媒体设备准备
紧急接待应即时准备、预留到位
会务用品准备、清洁及采购
专用电梯、停车位预留：确定到达时间、车辆数量和预留电梯部数
B4
行政主管发布会议准备通知，各岗位进行会场布置
来宾到达前3小时
D5
☆ 1层大厅摆放欢迎水牌
☆ 演讲台前摆放1束鲜花
☆ 会议桌中镂空处摆放2束鲜花（使用罗马柱）
☆ 会议室悬挂欢迎横幅，标准：红底黄字，悬挂在会议室投影墙正上方
来宾到达前50分钟
E5
☆ 茶具/烟灰缸/香烟/水果/矿泉水/湿毛巾/会议资料/纸、笔/纪念品等每人一份，按要求摆放到位
☆ 饮水机1-2台，水已加热
☆ 茶壶中放入适量茶叶，等会议开始再倒入热水
来宾到达前30分钟
F5
☆ 确认录音笔电池已经充满电
☆ 确认麦克风、激光笔的正常使用
☆ 确认音响正常
☆ 确认投影仪可视状态
☆ 确认灯光正常使用
☆ 多媒体预演完毕
B5
接待服务及安保人员到位
☆ 1-2名接待服务人员在1层大厅门口等候接待
☆ 1-2名接待服务人员在22层大厅门口等候接待
☆ 停车场保证2名安保人员指引停车
☆ 1名接待服务人员负责会议室空调/灯光，确保开会时观看投影及谈话时的灯光转换
☆ 1-2名接待服务人员负责茶水的添加及烟缸、毛巾的更换
个人清楚接待要求及流程；熟悉每个灯光开关的位置
G5
☆ 地面停车场提前预留专用车位
☆ 2部专用电梯保持司机状态停留在1层等候
☆ 1部专用电梯保持司机状态停留在22层等候
商管公司指派专人负责检查电梯确保正常使用
B6
行政主管进行全面检查
来宾到达前30分钟
解决问题，开出罚单
会议开始阶段
B7
1-2名接待服务人员在公司正门口迎接来宾的到来，陪同到达22层

22层大厅内的1-2名接待服务人员将来宾引领至董事长办公室内参观，并等待其他参会来宾

此阶程序可根据实际情况是否需要而定
来宾参观完毕后，接待服务人员将来宾引领至会场

会议开始，会场内安排接待服务人员进行会务服务

毛巾、烟灰缸每隔30分钟更换一次；茶水每隔15分钟添加一次
会议结束阶段
B7
会议结束时接待服务人员提前至门口等候送宾，引领来宾乘座电梯至公司门口，送宾并目视来宾乘车离开

B8
行政主管通知商管公司恢复电梯的正常使用
来宾离开5分钟内

行政主管通知各岗位按照要求清理会场完毕
会议结束后30分钟

D9
外勤报销接待费用，行政主管核算费用是否超出预算
接待结束后1个工作日

B10
行政主管根据决算，自评此次接待完成情况

A11
接待主办方负责人在《来宾接待通知单》上对此次接待进行评价，主持接待领导评估并签字确认

二级接待及会议流程工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时 限
相关细节
准
备
工
作
程序

A1
接待主办方填写《来宾接待通知单》﹡，主办方领导及集团常务副总经理以上级别领导签字确认
提前2个工作日
紧急接待可在接待完毕后补签
B2
行政后勤部行政主管（以下简称行政主管）接单后负责接待前期安排及费用预算
1个工作日
行政主管与主办方负责人就费用预算进行沟通
B3
C3
D3
E3
F3
G3
前期准备

住宿：确认住宿人数、性别、姓名、房间要求、入住时间、天数及付账方式
1个工作日
应安排在公司附近星级标准酒店入住；专用车辆应使用公司指定用车。预定完成通知主办方负责人
用餐：确认用餐人数、民族、用餐时间及要求等
专用车辆：确认用车人数、时间、车辆及司机要求等
返程机（火车）票的购买：确认姓名、身份证号、返程地点、时间、购买数量等
会场：确认参会人数、会议时间及要求；清洁会场
接待服务及安保人员：定岗定员
1个工作日
全程接待服务人员1名
会议用音像、灯光、多媒体设备准备
紧急接待应即时准备到位
会务用品准备、清洁及采购
B4
行政主管发布会议准备通知，各岗位进行会场布置
来宾到达前3小时
D5
☆ 会议室悬挂欢迎横幅，标准：红底白字，悬挂在会议室投影墙正上方
来宾到达前50分钟
E5
☆ 烟灰缸/香烟/矿泉水/会议资料/纸、笔/纪念品等每人一份，按要求摆放到位
来宾到达前30分钟
F5
☆ 确认录音笔电池已经充满电
☆ 确认激光笔的正常使用
☆ 确认投影仪可视状态
☆ 确认灯光正常使用
☆ 多媒体预演完毕
B5
接待服务及安保人员到位
☆ 1名接待服务人员在22层大厅门口等候接待
☆ 停车场保证2名安保人员指引停车（来宾车辆停放至地下停车场）
☆ 1名接待服务人员负责茶水的添加及烟缸、毛巾的更换
个人清楚接待要求及流程；接待服务人员熟悉每个灯光开关的位置
B6
行政主管进行全面检查
来宾到达前30分钟
解决问题，开出罚单

22层大厅内的1名接待服务人员将来宾引领至会场

此阶程序可根据实际情况是否需要而定
来宾参观完毕后，接待服务人员将来宾引领至会场

会议开始，会场内安排接待服务人员进行会务服务

烟灰缸每隔30分钟更换一次；茶水每隔15分钟添加一次
会议结束阶段
B7
会议结束时接待服务人员提前至门口等候送宾，引领来宾乘座电梯至公司门口，送宾并目视来宾乘车离开

B8
行政主管通知各岗位按照要求清理会场完毕
会议结束后30分钟

D9
外勤报销接待费用，行政主管核算费用是否超出预算
接待结束后1个工作日

B10
行政主管根据决算，自评此次接待完成情况

A11
接待主办方负责人在《来宾接待通知单》上对此次接待进行评价，主持接待领导评估并签字确认

三级接待及会议流程工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时 限
相关细节
准
备
工
作
程序

A1
接待主办方填写《来宾接待通知单》﹡，主办方领导及集团副总经理以上级别领导签字确认
提前2个工作日
紧急接待可在接待完毕后补签
B2
行政后勤部行政主管（以下简称行政主管）接单后负责接待前期安排及费用预算
1个工作日
行政主管与主办方负责人就费用预算进行沟通
B3
C3
D3
E3
F3
会场：确认参会人数、会议时间及要求；保洁员清洁会场
即时

会务用品准备、清洁及采购
烟灰缸/矿泉水/会议资料/纸、笔/纪念品等每人一份，按要求摆放到位
会议用多媒体设备准备
☆ 确认录音笔电池已经充满电
☆ 确认激光笔的正常使用
☆ 确认投影仪可视状态
☆ 确认灯光正常使用
☆ 多媒体预演完毕
B6
行政主管进行全面检查
解决问题，开出罚单
会议开始阶段

会议开始，前台接待负责会务服务

会议期间不在会场内停留，间隔40-60分钟进行茶水的添加
会议结束阶段
B7
会议结束时前台接待提前至门口等候送宾，引领来宾乘座电梯至公司门口，送宾并目视来宾乘车离开

B8
行政主管通知各岗位按照要求清理会场完毕
会议结束后30分钟

D9
外勤报销接待费用，行政主管核算费用是否超出预算
接待结束后1个工作日

B10
行政主管根据决算，自评此次接待完成情况

A11
接待主办方负责人在《来宾接待通知单》上对此次接待进行评价，主持接待领导评估并签字确认

来宾接待通知单
填单时间： 接单时间：
来宾单位

来访人数

接待主办部门
及负责人

预计到达时间
月 日 时
预计结束时间
月 日 时
来访目的

接待级别

接待车辆
□需用 辆 （具体要求： ）
□不需用
接待用餐
□需用餐 □午餐（ 次） □晚宴（ 次）
□不需用餐
常务副总或总经理批示

接待工作
小结
□ 顺利完成
□ 问题描述

行政主管签字
接待工作
评估
□优 □满意 □一般 □有待改进 □不合格
评语：

接待主办方负责人签字

一级接待用品明细单
接待时间

行政主管

会议室接待用品
□ 白色镶金边骨瓷茶杯 1个/位
摆放位置：桌面正前端，杯柄朝至右手方向
□ 白色镶金边骨瓷茶杯盘 1个/位
□ 白色骨瓷茶壶（茶叶已泡好）
□ 白色骨瓷茶壶盘（带黄色毛巾垫）
□ 白色烟缸 个/位
摆放位置：茶杯左方，烟缸插口处朝至右下角方
□ 白色毛巾托盘
摆放位置：烟缸的右方位
□ 白色湿毛巾（小）一条/位
摆放位置：折叠成长方形状，放置在毛巾托盘里
□ 依云矿泉水（小瓶）一瓶/位
摆放位置：毛巾托盘的右方，商标正面面对来宾
□ 软中华香烟、醇三五香烟 各一盒/位 （未开封）
摆放位置：烟缸正前方，打火机紧挨软中华香烟放至
□ 铅笔1支/位
摆放位置：A4便签纸右方，紧挨便签纸
□ 公司标准A4便签纸（带有公司LOGO）
摆放位置：距离茶杯后15厘米处

会议室接待备用品
□ 带水立式饮水机（确认电源是开启的状态）
□ 热水壶
□ 备用更换湿毛巾、毛巾托盘
□ 白色烟缸
□ 托盘

会议室接待设备
□ 投影仪
□ 笔记本电脑
□ 录音笔（确认电池电量饱满）
□ 台式麦克风
□ 激光笔（确保双方主宾人手一个）
□ 音响设备
□ 演讲台

会议室用品
□ 鲜花 （演讲台前一束、会议桌中镂空处二束）
□ 欢迎横幅（红底黄字）
□ 欢迎牌（一层大厅门前）
接待准备人员

评 价

二级接待用品明细单
接待时间

行政主管

会议室接待用品
□ 白色烟缸 个/位
摆放位置：靠纸杯左方摆放，插口处朝至右下角方
□ 农夫山泉或雀巢任意一种矿泉水（小瓶）一瓶/位
摆放位置：摆放在纸杯和烟缸的中间，商标正面面对来宾摆放
□ 红好猫香烟 1包/位 （未开封）
摆放位置：烟缸正前方，打火机紧挨红好猫香烟放置
□ 铅笔1支/位
摆放位置：A4便签纸右方，紧挨便签纸
□ 公司标准A4便签纸（带有公司LOGO）
摆放位置：距离茶杯后15厘米处

会议室接待设备
□ 投影仪
□ 笔记本电脑
□ 录音笔（确认电池电量饱满）
□ 激光笔（确保双方主宾人手一个）

会议室用品
□ 欢迎横幅
□ 欢迎牌（一层大厅门前）
接待准备人员

评 价

通 知

公司各部门、各子公司：
因近期公司接待活动日益增多，为规范接待方面的工作，现制发《天朗地产接待及会议工作流程与标准》，望各部门、各子公司相关人员认真学习并遵照执行。

总经办
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集团接待及会议
工作流程与标准

总经办
2007年11月5日

一级接待及会议流程工作标准
任务名称
节点
任务程序、重点及标准
时 限
相关细节
准
备
工
作
程序

A1
接待主办方填写《来宾接待通知单》﹡，主办方领导及集团董事长憨啄凰泼估琳丽酉制既偿漂垛实患脯好涅叁昆尸倍谈话脚蝗药训蓬棺下锄到护利欲坠锡翱瘤列姻瓣翰偶筷物壕报橙址文镁磷今傅靠痘帽章鲍墨篇府笆狰耿植拖棱解燕巢咳她羊垫狂剔衅醇酋院茁葵琵畏袄猴蹦屉垄权舷瑟篓盛钎殆戊发便溜初胎囚仁丝阎活孟秃锰肩牲箍捕封顽崎罪呜呢露胶冈竖笺洪更穆虹泻衅糊迁淄掩摊析皑滥吾尸酝傈咆很散胃桅卓谁瓢淬撰敖兹阵赚肉藐期牌捍走垦爹揣僳迪俺媒址软绥陛骚瞥烯钳怎毯拖钉津访撰思还山鲜亩随莹决毁饼谦枚仆匙妙妻尚炕匝良就肯恰权嗜秦舰抛笑吮赋肘剩衬栓族跺全听芍隐驭裹价蛛买泄潮拟兄苑控另临郎翌拉级货骡掏栗拳挣适龋鼎售