会计档案管理暂行办法.doc

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22农村44银行股份有限公司
会计档案管理暂行办法
（20**年*月**日经第一届董事会第一次会议审议通过)

为加强和规范22农村44银行股份有限公司（以下简称本行）会计档案管理工作，维护会计档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法管理办法》、《银行会计档案管理办法》和《11省农村信用社联合社会计档案管理办法》，结合本行实际，制定本办法。
第一章 总 则
第一条　会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料，是会计检查和事后查考的依据，是金融档案的重要组成部分。
第二条 本行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、账簿、报表等会计核算材料，均属会计档案。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财务工作方面的请示、报告、批复、会计检查资料等文件材料，列入文书档案管理。
第三条 支行（直属分理处，下同，略）应严格执行有关会计档案法规和办法，建立健全内部会计档案管理细则，做到会计档案的妥善保管，存放有序，方便查阅，切实防止会计档案毁损、散失、泄密。
本行应加强对会计档案的科学管理，逐步实现会计档案管理的现代化。
第二章 会计档案的保管
第四条 总部的会计档案由财务部保管，支行的会计档案由委派会计负责保管，分理处的会计档案由支行统一保管。接受上级单位和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。
总部和支行应设置专用会计档案保管库（室），指定专人负责管理，管理人中途调动应办理交接手续。
第五条 凡入库保管的会计档案，应装订成册，符合规格，按保管期限分类登记，建立“会计档案登记簿”进行管理。
第六条 会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求，其保管期限与归档方法与纸质会计档案相同。
第七条 会计档案的保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件。双备份的会计档案应异地存放。
第八条 应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至少一年检查一次，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理，并对处理情况进行记载存档。对永久保管非纸质会计档案应实行双备份。
第九条 会计档案装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、账簿、报表移交给会计档案管理人员，由会计档案管理人员按档案部门的要求对会计凭证、账簿、报表分别进行立卷编号。
第十条 经过整理立卷的会计档案，由会计档案管理人员分别报表、账簿、凭证、其他类登记“会计档案登记簿”。
第十一条 会计档案案卷外型可根据整齐、美观、适用的原则，按档案部门的要求确定。
第十二条 会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表要进行修补。
第十三条　会计档案应及时入档（柜），并由专人负责统一保管。支行辖属网点当年形成的会计档案应在次年抄列清单（册）送管辖行集中保管，使用时向管辖行调阅。会计档案交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。
出纳人员（含柜员制网点办理现金收付的柜员）不得兼管会计档案。
第十四条 会计档案保管期限。本行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管3年、5年和15年（各种会计档案的保管期限详见附表）。会计档案保管期限从会计档案发生年度终了后的次年1月1日起算，可根据本单位库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。
同一介质有不同保管期限会计档案的，应按照长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
第十五条 计算机综合业务系统有关会计核算系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。
第三章 会计档案的调阅
第十六条　会计档案一律不准外借，以防止丢失和泄密。
第十七条　内部查阅会计档案，应由调阅人提出申请，经会计部门和档案管理部门负责人批准，并指定档案管理人员协同查阅，但不得调离支行查阅。调阅的会计档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，也不得擅自传抄、复制，用后必须及时归还。
第十八条 法律、法规授权的部门查阅会计档案时，必须持有效证件和县（市）以上主管部门正式公函，报支行负责人批准，并应有专人负责陪同查阅，不得将会计档案交给查阅人放任不管。查阅人对处理案件所需的取证，可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封或借出。
第十九条 对缩微会计档案的查阅。各营业网点要与缩微部门建立有权人批准查询调阅制度。各营业网点要在缩微部门预留会计主管人员签字样本或有关查询密码。
第二十条 营业网点只能按规定受理本机构开户客户、检查部门、司法部门查询或调阅本机构账户情况的请求，不得受理查询其他机构有关会计事项。
内部和外部查阅会计档案均应严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，登记“会计档案调（查）阅登记簿”，并按规定做好详细记录，查阅会计档案的申请书及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，编号后归档保管，以备查考。
第四章 会计档案的销毁
第二十一条 会计档案的销毁。
已满保管期需要销毁的会计档案，应由总部统一销毁。
销毁前总部组织专人进行鉴定, 财务部和主管行长严格审查,对符合销毁条件的,以支行为单位编制会计档案销毁清册,主管行长在会计档案销毁清册上签署意见后,方可销毁,并将销毁情况报本行财务管理部备案。
销毁时应由财务管理部、稽核监察部、安全保卫部共同派人现场监销，并注意保密和安全，严防散失。销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章确认并将一份报省33备案。
销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。
保管期届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。
第二十二条　本行机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管。
本行机构合并，会计档案应由合并后的机构保管。机构关闭、撤销或破产清算，会计档案由其上级管理机构或有关档案馆保管或代管。
法律、法规另有规定的，从其规定。
第五章 罚 则
第二十三条 本行有违反本办法行为的，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国会计法》的相关规定追究有关人员的责任。
第六章 附 则
第二十四条　本办法由22农村44银行负责解释和修订。
第二十五条 本办法自发文之日起执行。以前年度的会计档案，凡经过系统整理，能够满足利用需求的，可维持原状。
附：会计档案的保管期限分类

一、永久保管的会计档案
(一)年度财务报告（含附表及说明）；
(二)资本金、股金及股权明细；
(三)客户挂失申请书，登记簿及补发凭单收据；
(四)会计档案保管登记簿及销毁清册；
(五)存、贷款开销户登记簿；
(六)机构变动交接清册；
(七)有权机关查询、冻结及扣划书；
(八)账销案存记录；
(九)房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；
(十)需要永久保管的其他会计档案和有关资料；
二、保管15年的会计档案
(一)会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件）；
(二)综合核算和明细核算的各种账、簿、卡；
(三)支行的月（季、半年）报表及汇总全辖月（季、半年）报表；
(四)重要单证和重要印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿；
(五)会计人员及会计档案移交清册；
(六)需要保管15年的其他会计档案和有关资料。
三、保管5年的会计档案
(一)分支机构上报的财务会计报告；
(二)社内往来、同业务往来、联行往来的对账及查询、查复书；
(三)密押、代号使用和保管登记簿；
(四)对账回单；
(五)已处置固定资产卡片；
(六)计息科目余额表；
(七)辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（含附表及说明）;
(八)需要保管5年的其他会计档案和有关资料。
四、保管3年的会计档案
（一）日报表
(二)计算机应用系统运行日志；
(三)流水账；
(四)不定期报表；
(五)需要保管3年的其他会计档案和有关资料。
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