房地产公司客服入伙方案.doc
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4、安排第七节 入伙相关部门准备工作第八节 入伙人员的服装要求第九节 各组人员的联系电话(参见公司通讯录)第十节 现场功能分布(附件二)第十一节 入伙通知书投递计划第十二节 入伙开始及效率预测第十三节 遗留工程跟进计划第十四节 入伙期间物资费用预算前言中惠金士柏山小区(二期第二批)拟定于2007年5月30日正式入伙,并交付使用,为了有计划地做好入伙前的各项准备工作,保证按时顺利入伙,根据中惠金士柏山小区实际情况,制定本入伙方案。1、 入伙进度安排:参加入伙的工作人员必须在2007年5月30日上午8:00前到达现场;入伙手续正式办理时间为9:00-18:00。2、 入伙物业类型及数量:本次入伙别墅2
5、5-30栋有12套、花庭美墅21A、22、23栋有68套,共计80套单位。本次集中入伙时间定于5月30日一天完成,入伙组织工作各环节依照本方案实施。第一节入 伙 流 程l 入伙流程收楼流程示意图发展商工作组1、 核定业主身份,确认已付清楼款。2、 由发展商财务组在入伙会签单“”上盖章。物业公司财务组1、 收取管理费(预收三个月)。2、 签署委托扣款授权书。3、 由财务组在入伙会签单“”上盖章物业公司审核签约组1、 交验业主收楼时应带的资料。2、 填写业主资料登记表,签署业主公约等资料,发放入伙资料。3、 由物业公司审核签约组在入伙会签单“”上盖章。物业公司验楼组1、 带领业主验楼,抄取水电气净
6、水各表读数。2、 填写接管验收记录,由业主签名后发放钥匙。3、由业主在入伙会签单“”上签名。发展商工作组(确认业主身份,缴清相关费用在会签单上盖章) 物业公司财务组(缴清物业公司应收费用在会签单上盖章) 审核签约组(填写业主资料表,家庭入住成员名单及相片三张,身份证复印件一份,签订业主公约、质量保证书、使用说明书、住户手册、前期物业管理服务协议、领取入伙资料及住户手册) 验楼组(带领业主验楼,抄水电气、纯净水表读数) 发放钥匙(业主同意收楼后签字领取钥匙)l 入伙现场办理地点: 入伙收楼手续在小区会所二层办理l 验楼的路线:入伙中心(小区会所二层)-7号楼于8号楼之间柏油路-11号楼于15号楼
7、之间道路-各栋梯口-各单元l 验楼流程:到达单元-主动代业主开门-进入大厅引至阳台-再引至各房间-试通水电、排水抄水电气净水表-业主签字确认,移交钥匙。第二节各小组负责人总指挥:石宝江、臧世胜副指挥:马永忠、李森林发展商工作组:邓宜炘物业公司财务组:季红民 签约组:吴长霞 验楼组:陈才秋 第三节各组职能和人员配置一、发展商工作组 组长:黄震鹏(共 9人,销售、财务两小组)销售组4人小组长:吴中超组员:共3人职责:1、接待及引领业主收楼,核定业主身份。2、微笑服务,做到文明礼貌、积极热情。3、确认“入伙会签单” “”盖章。4、带领业主到物业公司财务组办理交费手续。财务组4人小组长:梁雪霞组员:许
8、小莉、陈晓霞、黄映桃职责:1、确定业主身份,核对缴清应付楼款。2、注意使用文明礼貌用语,微笑服务。3、核对发放单据正确无误。二、物业公司工作组1、引导组 组长:鲁元娇 (共7人)组员:裴友霞、高来凤、吴楚珍、保安1人、门口秩序组2人职责:1、 从发展商销售组引导业主到物业公司办理入伙手续。2、 引导过程中,做到文明礼貌、态度热情。2、财务组 组长:季红民 (共7人)组员:罗勇、赵凤、周红容、余建秀、王明林、薛春香。职责:1、收取业主三个月的管理费,做到文明礼貌、态度热情、百问不厌。2、签订委托扣款授权书一式三份,业主一份。3、出据收款收据。4、在入伙会签单“”上盖章。注意事项:1、先查看业主所
9、持入伙通知书、身份证复印件入伙会签单、入伙缴费表,有无遗漏,认真核对无误。2、先准备好各项收费的凭据、公章及办公用品(如验钞机、信封、保险柜、签字笔等)。3、开出的收据需与委托扣款授权书、入伙通知书、入伙会签单一起交还给业主。4、收款收据应事先打单,到时只需核对房号查找发放,节约时间。3、审核签约组 组长:吴长霞(负责资料整理,共 10人)组员:王丽花、臧若虚、耿桂红、杨晓东、倪幸福、杨明、欧阳俊桥、赵庆影、杨瑞。职责:1、核验业主收楼应带的所有数据入伙通知书、入伙会签单(前二项是否已盖章)、业主登记表、身份证复印件,并收回放入档案袋。2、签订前期物业管理服务协议、业主临时公约(以上为须签署归
10、档,前期协定一式两份,各执一份;业主临时公约为一份三联,均须签字并剪下两页存档。),发放给业主客户手册、房屋使用说明书、房屋质量保证书各一份。请业主在入伙资料签收单签字。3、收集好所有业主已签资料,并在入伙会签单“”上盖章。注意事项:1、签约组工作人员,必须认真负责,做到文明礼貌、积极热情,有礼有节。耐心、负责地解答业主提出的相关问题,切勿急躁。2、签约过程中,如遇有不清楚的问题,切勿乱答,应及时解释并引至咨询组进行解答,避免引起不必要的纷争。保证无遗漏,无误签。3、签约的文件需认真核对,应收回的文件核实后全部放入档案袋。4、入伙会签单必须有业主签名确认。5、所有的签字必须使用正式“黑色签字笔
11、”。 6、热情指引业主到验楼组。4、验楼组 组长:李永庆(共 40 人)组员: 维修班4人 护卫一班 24人 护卫二班12人 分公司调派20人职责:1、带领业主验楼,抄取水、电、气、纯净水表读数,确认水通、电通、无堵漏。2、协助业主领取钥匙及灭火器。3、协助业主填写接管验收记录,向业主说明表格如何填写,并由业主签名确认。4、业主收楼完毕,交回接管验收记录(1、2、4)联,不得遗失,第3联交给业主。5、请业主在入伙会签单“”上签名。注意事项:1、做到文明礼貌、积极热情,耐心、热心、有礼有节,讲求效率。2、各验楼人员需确认手上持有管井钥匙,懂得如何抄记水、电、气、纯净水各计量表,并由业主签名确认水
12、、电、气、纯净水表底数。3、由业主签名确认后发放钥匙。4、接管验收记录须由工作人员持有,除客户联外全部交回该组负责人保存。5、业主室内如有问题,要求其在接管验收记录中详细记录,建议留下钥匙,以便返修。6、对于业主提出的问题,不清楚的,切勿乱答,如果有必要,应引至咨询组进行解答。5、综合服务组 组长:蔡昌盛 (共 29人)各功能小组名称:专家咨询组、中惠客服咨询(中惠会入会)组、工程质量组、摄影组、售楼处投诉咨询组、餐饮组、礼品发放组、物业咨询组、医疗员 专家咨询组负责人:石宝江 11人组员:於祥生、胡建平、邓宜炘、黄震鹏、胡向如、范平、刘国华、开元国际臧世胜、马永忠、李森林、律师 职责:负责解
13、释疑难及重大投诉中惠客服咨询(中惠会入会)组负责人:李之磊 5人组员:周育专、梁飞、陆建龙、王跃 职责:1、办理中惠会入会手续;2、负责向业主解决所提出的疑问,没把握无法解决的请将业主带至专家组。工程质量组负责人:范平(项目部和施工单位)组员:暂不定职责:负责向解决业主提出的工程质量问题。注意事项:1、 准备好相关物资。注意礼节、礼仪及形象,微笑服务。摄影组负责人:唐晓华 2人组员:朱琼莉职责:负责现场场景、气氛的拍摄记录。注意事项:准备好电池、充电器、胶卷、摄影机。售楼处咨询组负责人:晏凤翔 1人组员:职责:负责在售楼处登记业主所提出的疑问,并引导业主到现场咨询处咨询。注意事项:准备业主投诉
14、情况记录表。餐饮组负责人:张传龙 4人组员:吴东梅、梁双双、物业公司1人职责:1、客户茶水、点心的准备。2、工作人员用餐的准备。注意事项:1、 准备好物资。注意礼节、礼仪及形象,微笑服务。礼品发放组负责人: 张龙安 2人 职责:负责礼品发放、登记 注意事项:1、确认业主已收楼(入伙会签单全部盖章)。2、注意礼节、礼仪及形象,微笑服务。物业咨询组负责人:臧磊 2人组员:1名维修工 职责:负责向业主解决所提出物业管理知识方面的疑问,医疗员:耿桂红 1人职责:1、负责药箱、药品的管理。2、及时处理现场突发情况。3、现场卫生的监督。注意事项:1、文明有节,微笑服务。2、认真敏捷的处理突发情况职能分布负
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