物流管理暂行条例1.doc

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物流管理暂行条例
-------物流库存商品、配送以及单证管理规定
一、暂行条例制定的背景
企业的管理机制是为了激发员工的激情，诱导员工的行为，使其产生一种内在的动力，朝着管理者所期望的目标发展的一种带有强制性的约束操作方法。
随着公司的不断发展壮大，伴随着是公司管理的细节化、全面化、严谨化的进一步完善。物流部长期积累下来的不良作业成为我司目前必须解决的大问题，这不仅给公司直接财产造成损失，同时也影响到下级销售渠道的销售，甚至影响采购部、批发部、财务部以及公司其他管理者对相关数据的采集、分析、筹资和其他重大决策的制定。
二、管理暂行条例制定的目的
明确划分各物流岗位的职责，规范每个环节的流程和各操作员的行为，责任落实到具体的岗位。做到无限扩张正激励的正面作用，更要将让负激励产生正效应。加强员工的自我约束力，提升工作效率，保证库存账、物、卡一致，促进销售顺畅，避免财产损失，维护公司利益，为改善员工工作环境和加速公司发展创造良好条件。
三、暂行条例的内容
（一）仓库管理篇
1、严格按单出入库，做到每一件商品的出入库都经过扫码，都经过周密的清查。
A出货：核对仓位、机型、数量、类型；查看是否多次打印的单据，如属实则应查明原因；如不按单出库造成的一切损失和费用由物流部全部承担（物流部内部责任划分由物流经理规定）。
不按单发货的各种情况以及造成的相应后果：
（1）发错型号：对客户已购买的商品，发贵机给客户造成的直接损失，发贱机给客户导致客户退换货所产生的配送往来费用。
（2）多发：公司财产的直接流失。
（3）不安仓位出货：影响各仓位盘点的准确性，影响销售与备货的工作强度。
（4）混乱类别：客户购买的新机，仓库配送的是样机或残次，导致客户退换货产生的配送往来费用；反之，则造成公司财产的直接损失。
B来货：核实待进仓商品的数量、机型、包装;随机抽检查看来货商品是否存在外观有瑕疵；是否贴有厂家logo；配件是否齐全；享有政府补贴的产品是否有下乡卡等，实物少收时应及时与供货商联系协商，否则造成的亏损由物流部自行承担。
2、保证手工登记的连续性和严谨性，力争做到每一台商品出库都能从手工帐上查出相应的单据号、备货人以及出库时间。
3、严禁对商品进行不正确的装卸摆放，甚至故意破坏行为。一经发现，将视情节处于20—200元罚款。
4、每天清查库存商品的数量，清理库存商品正确安全的摆放，清扫库房的地面卫生，清洁库存商品的表面污渍。保证库存数量的正确，保持工作环境的整洁。
5、下班前检查电源以及门窗是否关闭，如因为大意而导致公司财产被盗或者被雨水渗渍坏损，物流部相关责任人将承担全部责任（自觉追回被盗财产除外）。
6、出现重大异常或事故应及时上报公司领导解决，在部门不能处理的情况下禁止拖延、推诿及隐瞒。
7、严禁私自处理库房内的任何物料（包括目前系统账面没有数量的纸皮、铁架、空壳样机、赠品、以旧换新运回的旧家电、他人暂存仓库的商品、前期漏盘的商品、报废的资产等）。一经发现，一律按盗窃罪处理，金额较大时，我司将上报司法，追究其刑事责任
8、合理调整人力资源结构，时刻掌控车辆及人员的工作状态。
9、定期对员工进行培训。
10、严格遵守公司《仓库管理规定》的其他条例。
（二）单证管理篇
1、物流部和单证组的成员必须要了解每种单据和掌握发生得因由各种单据的流程。
各种单据的流程图及解读，请参阅深喜财《2011022801》关于<<派车单、调拔单、退厂单>>流转核销的规定（暂行）。
2、保证制定和打印出的单据的唯一性和有效性。
（1）单证处每天及时查看系统中的各种订单，及时打印并做好手工记录，做好与物流部、售后部的单据交接工作。其中打印过程中不能出现漏打、重打、错打现象，保证将被安排配送的单据是唯一的，如出现重打必须在单据上备注造成多次打印的原因，并将多余的单据作废归档。
A漏单：因漏打单而导致顾客投诉，打单员罚款5元/单，并应立即与客户沟通，在客户不退货的情况下将漏单打印出来交物流部进行配送（以客户投诉作为罚款依据）。
B重单：因打单员大意多次打单而导致物流部重复发货，打单员罚款5元/单，并有义务协助物流部追回重发的商品，同时自行承担配送往来的一切费用。当货物无法追回时，打单员承担80%的损失赔偿，20%由物流部承担。
（2）有关单据的打印、作废、审核细则和异常处理方法见参见《单证组培训资料》。
3、保证单据和实物传递和相应人员交接过程中的连续性。
（1）物流部与打单员就销售单据进行交接之后，应立即安排相应的备货、发货、装车、配送工作。并保证在交接日起第二个工作日内将交接单据所有的绿联（提成联）交回单证组消单，逾期则处以物流接单人0.5元/单*天。包括以下原因造成的逾期：
A、发货员与司机、配送交接时忘记抽出绿联，所有联次全部被司机拿走。
B、忘记及时将单交回单证组。
C、丢单（一经查实，则物流交接人除要按期缴纳逾期滞纳金外，还将处以10元/单的罚款。同时有义务向单证组提交书面的有上级领导批示的报告并申请二次打印，以便能及时发车，避免给公司造成损失，单证组应做好记录备案并要求丢单人签字确认）。
D、没有及时安排配送（等通知送货或者由于其他原因不能及时安排配送的单据也应在第二个工作日之内交还单证组消单备案，客户要求配送时在进行第二次交割）。
（2）发货部门与司机、配送在进行实物和单据的交接时，双方都应当在单据上签字确认交接货物的数量、机型以及完整性。若发现一方未签字确认，无论原因均处以5元/单的罚款，同时，对于以下两种情况做出特殊规定：
A、发货方未签字或者未注明发货的机型和数量，司机、配送签字确认,当发货方与收货方的签收出现差异，亏损部分由发货方承担80%赔付责任，20%的赔付责任由司机、配送共同承担。
B、如发货方未签字或者未注明发货的机型和数量,而后又将单据丢失（除白联外的其他联次），当与收货方的签收出现差异时，则发货方全权承担一切损失的赔偿责任。
C、三方对单据中商品数量、机型都有签字确认，当发货方的出货和收货方的签收出现差异，在无法查出出现差异的原因时，则由司机、配送共同承担一切损失的赔偿责任。
D、发货方和收货方均在单据上签字确认，司机、配送未签字确认，当发货方的出货和收货方的签收出现差异时，则发货方全权承担一切损失的赔偿责任。
（3）收货方与司机、配送进行交接时，收货方应按单就商品的机型、数量、外观（包括商品的外包装和机身外观）的完好性、配件是否齐全等方面行进核对，如有疑问，还可以致电发货方进行咨询稽核，在确认后方可备注签收，并加盖收货章。如收货方漏签，则司机、配送有责任和义务追讨促使收货方完成其作业流程。否则一切后果由司机、配送共同承担（包括损失的赔偿和运费的支出）。
（4）司机、配送必须在至交接日起的第二个工作日之内将交接单据的所有联次（派车单的红联、黄联、提货单；调拨单的黄联、红联；分销单的黄联）交回单证组换取绿联，以便后期工作能够及时顺利地开展，逾期则处以司机、配送0.5元/单*人*天。
4、单据归集后的集中处理。
（1）单证组在收到司机、配送交回的单据后，应第一时间审核配送信息，鉴定配送是否准确、真实完成。然后在进行提成单（绿联）的交付，黄联的出库确认，红联（以及提货单）的配送完成，最后将白联，红联（以及提货单）整理归档。
（2）单证组及时跟踪并处理未完成单据的后续处理工作。
5、单据的存档。
保管好收发货的原始单证，以备后查。
（三）、配送管理篇
1、司机、配送同公司销售人员一样直面终端客户，应时刻注重自身的仪容仪表，一言一行，与顾客交流时应多用敬语。
2、司机、配送再与收发货方就实物进行交接时，有权利督促对方确认并在单据上签字，并有义务按单核对交接商品数量、机型、外观的完整（特别是彩电）、配件的齐全等项目，并在单据上签字确认。如出现漏签，无论是否属逃避责任的故意行为，都将受到5元/单的罚款并承担由此产生的责任，同时将丧失对本单据提成的所有权和追索权。
3、在交接后至配送完成期间，有维护交接商品不受损坏不丢失的责任，在此期间所造成的损失由司机、配送自行承担。
4、严格遵守公司其他的作业管理和行为规范。
（四）、盘点管理篇
略
四、附注
1、如单据能及时回流，客户对配送满意度很高，则给予司机、配送50元/人*月的奖励。
2、如何让责任落实到具体的自然人，如何确保库存商品账物卡一致以及仓库日常工作要求等具体措施由物流部自行规定。
3、物流安排固定人员同单证组就单据进行交接。

生效日期：2011年 月 日
审核人：
关联方：
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