国际公司采购内控制度.doc
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本管理制度起草单位:吉林送变电国际公司 本管理制度由吉林送变电国际公司负责解释。 目 录 第一章、采购内控制度目标 ………………………………( 1 ) 第二章、采购组织结构形式和授权 ………………………( 2 ) 第三章、角色与责任 ………………………………………( 4 ) 第四章、采购流程图解 ……………………………………( 5 ) 第一节 预算流程 …………………………………………( 5 ) 第二节 请购流程 …………………………………………( 7 ) 第三节 采购流程 …………………………………………( 9 ) 第四节 验收流程 …………………………………………( 11 ) 第五节 付款流程 …………………………………………( 14 ) 第六节 国外采购流程 ……………………………………( 15 ) 第五章、操作细则(一般采购) …………………………( 17 ) 第一节 请购流程 …………………………………………( 17 ) 第二节 购买流程 …………………………………………( 20 ) 第三节 验收流程 …………………………………………( 23 ) 第四节 付款(报销)流程 ………………………………( 27 ) 第六章、招投标 …………………………………………( 29 ) 第七章、国外采购操作细则 ………………………………( 30 ) 第八章、紧急采购 ………………………………………… ( 35 ) 第九章、机关部门采购流程 ……………………………( 37 ) -1 - 第一章 采购内控制度的目标 一、在流程涉及的所有人员之间具有明确的职责划分,即责权相互制衡,责权对等和统一。 二、符合适用权限的正确的管理批准方式。 三、所有采购活动都符合吉林送变电国际公司商业道德准则和其他适用的主要政策、程序、法律和法规。 第二章 采购组织结构形式和授权 一、采购组织结构形式 吉林送变电国际公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上,再加上相应的职能管理部门,帮助采购经理决策,承担管理的职能。 二、一般授权 由国际公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长,一旦授予,被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。 (一)、采购经理的授权范围 1、主持进出口部全面工作,在计划部门提出物资采购计划后,报总经理批准后组织实施,确保各项采购任务完成。 2、调查研究各部门物资需求及消耗情况,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,供需心中有数。指导并监督下属开展业务,不断提高业务技能,确保公司物资的正常采购量。 3、统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支,以有效的资金,保证最大的物资供应。 4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求,对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。 5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈,检查合同的执行和落实情况。 6、按计划完成各类物资的采购任务,并在预算内尽量减少开支。 7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。 8、在部门经理例会上,定期汇报采购落实结果。 9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表,呈总经理及财务 部经理,以便于上级领导掌握全公司的采购项目。 10、督导采购人员在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉,不索贿,不受贿,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务往来。 11、负责部属人员的思想、业务培训,开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育,使所有员工适应市场经济的快速发展。 (二)、国际公司总经理审批金额 1、大型机器设总价在 50万以上;材料物资总价在 50万以上 2、紧急采购在 20万以上 3、其他大宗、重要采购及计划外采购 (三)、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限 1、计划内、不需招标的设备物资 (1)、直接采购的设备物资(低值易耗品、办公用品)50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单上直接签字审批。 (2)、合同或订单采购物资(小型机具、备品备件、大型设备)50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单、合同上直接签字审批。 注:同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。 2、紧急采购 若发生紧急采购,总经理无法亲自审批,采购额度20万元以内由副总审批。 3、计划外采购一律经总经理签字审批。 三、特别授权 1、在特殊紧急情况下,总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力,明确谈判的范围,可以承诺的内容等。 2、在紧急采购情况下,授予副总经理直接审批紧急物资的采购。 第三章 角色与责任 一、关键相关人员 请购者(项目部及各管理部门) 进出口部 费用、资产批准者 供应商 付款者 接受者 合同管理者 二、不相融职责的分离 1、请购者无权批准资金,无权在中国境内不经批准独立采购。 2、批准者无权申请采购,执行订单,接受材料物资。 3、采购员无权执行未经事先批准的请购单,接收物资和开具发票。 4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。 5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。 6、付款人无权执行上述任何事宜。 三、采购责任 1、收集市场和产品的相关信息:包括对施工过程的基本了解,发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。 2、估计市场形势,从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。 3、与业务人员一起,就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量 等方面制订采购策略,并达成合同,以减少零星订单的数量。 4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。 5、更新供货商名单。 6、实施和监督招标过程。 7、建立供货商基本数据库,向财务部门提供必要的供货商信息。 8、在下订单之前确认单价。 第四章 采购流程图解 第一节 预算流程图 执行日期 预算流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位 及人员 权责及说明 相关记录 合同中标 预算委员会 项目部 计划部 市场开发部 主管领导及相关人员 办理相关中标手续及合同。 中标通知书、合同 项目部 项目部经理 技术员 计划员 根据合同、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。 项目部经理签字 项目部计划员签字 计划部 计划部主任 计划主任修改审核,并通知生产部召开计划内采购清单确认会。 计划主任签字 委员会部门组成: 生产部 项目部 财务部 计划部 进出口部 国际公司领导班子 纪检委部门 人员组成: 组 长:韩 强 副组长:南宫孝 李晓东 杨建立 成 员:刘志平 王 勇 廉 钢 刘大力 杨素梅 王艳阳 项目部人员 投标相关人员 1)对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。对计划进行审增审减。 2)确定设备及材料等物资在国内国外采购目录。 3)确定需要招标的设备及物资目录。 1、“材料实需明细表”,格式见附件一 2、由预算委员会成员在审定的预算上签字 3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划(预算)实需统计表,并作为执行采购流程的依据。 附件一:原材料计划(预算)实需统计表 附件一: 原材料计划(预算)实需统计表 项目部: 年 月 日 序号 计划数(预算) 国内 采购 国外 采购 备注 材料名称 单位 规格 数量 单价 金额 总经理 主管财务 副总经理 主管生产 副总经理 进出口部 主任 项目部经理 计划部主任 制表人: 第二节 请购流程图 执行日期 请购流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位 及人员 权责及说明 相关记录 项目部及其他部门经手人填写请购单 项目部经理及部门主管审核 主管生产副总审核 生产部主任审核 总经理 进出口部 主管财务副总 项目部及其他科室 经办人 要严格按照预算及实际需要如实填写,不得多报、虚报。 1、在请购单经办人栏目签字 2、请购单格式见附件一 项目部及其他科室 项目部经理及部门主任 对提出请购的物资是否属于预算内进行审核。 1、在请购单申购负责人处签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注 生产部 生产部门主任 对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。 1、请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注 副总经理 主管生产副总经理 1)对所列物资是否属预算内进行审核。 2)对其合理性、合规性进行全面审核。 1、 请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注 副总 财务副总 1)审核请购单签字手续是否完备 2)是否符合预算及采购常规。 1、请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注 进出口 部 进出口部主任 1)复核签字手续是否完备 2)组织采购 1、请购单上签字 2、对需要评审的项目在备注处进行标注 副总授权范围之外 附件一:请购单 附件一: 请购单 请购单编号: 日期: 年 月 日 申请人 申请日期 项目部/部门 币 种 资产名称: 序号 设备名称 单位 规格型号 单价 数量 估计金额 需求日期 备注 预算内: 是 □ 否 □ 合计 推荐供应商: 运至: 采购原因/说明: 备注: 总经理 主管财务副总 主管生产副总 纪检部门 生产部主任 进出口部主任 申购部门负责人 注:请购单一式五联 第一联项目部 第二联进出口部 第三联财务部 第四联生产部 第五联市场开发部 执行日期 采购流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位 及人员 权责及说明 相关记录 进出口部 进出口部主任 审核单据的合规性。 请购单 进出口部 采购员 1、已确定合格供应商 ①在由采购委员会确定合格供应商中询价、比价。 ②将询价结果以书面报告形式报送进出口部主任。 2、若初次询价需采购委员会新确定合格供应商名单。 3、价格审核员有权要求进出口部门提供3个供应商。如果价格审核员对其价格有异议,有权向其他供应商询价。 4、如果价格审核员和进出口部有异议,则由上级审批人对异议进行裁决。 询价结果以书面形式记录 进出口部 进出口部主任 采购员报送的询价结果予以审核,初步确定若干家供应商。 进出口部 计划部 生产部 财务部 纪检部门 主任 主任 主任 主任 书记 1、谈判分工: ①计划部从预算;生产部从技术、质量方面予以审核②进出口部从价格③财务部从付款条件予以审核。 2、不相容职责分①询价岗位与确定供应商岗位分离。 ②确定供应商岗位与合同审批岗位分离。 3、进出口部门无权执行未经事先批准的请购单、接收物资、开具发票。 谈判会议记录 进出口部 副总在授权范围内(50万以下无需招标)签订合同,合同额在50万以上由总经理签字 保证合同的真实性、合法性、有效性。 合同 进出口部 计划部 采购员 进出口部主任 价格审核员 1、填写订单。 2、监督、审核订单的签订符合流程。 3、对订单所列物资价格进行审核。 4、进出口部主任具体执行购买事宜。 订单格式 见:附件一 在订单签字 询价 确定供应商 与供应商谈判 合同签订与审批 收到请购单 下订单 第三节 采购流程图 附件一:订购单 附件一:订购单 订购单 订购单编号: 订购日期: 年 月 日 序号 物资名称 单位 规格 数量 单价 金额 要求到货日期 备注 请购单编号: 合计 说明 卖方 买方 价格审核 进出口部主任 经办人 审批签字加盖公章 审批签字加盖公章 注: 一式四联 ①供应商 ②进出口部门 ③生产部门 ④财务部门 第四节 验收流程图 执行日期 验收流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位及人员 权责及说明 相关记录 供应商将货物运到接收地 生产部门 核对单据 核对数量 检查质量 填制验收单 财务部 项目部 进出口部 项目部最终接收资产 生产部 项目部 检查员 复核人 办理接收 “验收单格式”见附件一 生产部 项目部 检察员 复核人 核对内容: 1、订货单 2、装箱单 3、交货通知单 4、其他单据 单据之间是否一致 书面记录 传真记录 电子邮件 生产部 项目部 检察员 复核人 1、单据与实物是否相符 2、若出现数量、质量存在问题,应及时上报进出口部,应按合同约定的处理。 验收单 生产部 项目部 检察员 复核人 1、将验收结果填入“验收单”。 2、一式四联,生产部留一联。 见“验收单格式”两人分别签字 财务部 项目部 进出口部 各部门审核人员 其余三联分别报送财务,项目部和进出口部。 项目部 经手人 复核人 1、填制收货单 2、填制固定资产卡片 1、“收货单“格式见附件二 2、“接收单签字” 附件一:验收单格式 附件二:接收单格式 验收单 验收单编号: 日期: 年 月 日 名称 规格 订货单编号 交货厂商 订购数量 本次交验量 实际交验量 实收数量 退回数量 判定 备注 验收部门 主管 检查员 注:一式四联:第一联财务部门 第二联进出口部门 第三联生产部门 第四联项目部门 附件二: 接 收 货 单 接收单编号: 日期: 年 月 日 序号 名称 规格 数量 质量状况 备注 验收单编号: 项目部经理: 接收人: 保管人 注:一式两联:第一联项目部 第二联生产部 第五节 付款流程图 执行日期 付款(报销)流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位及人员 权责及说明 相关记录 生产部报送验收单 进出口部报送已审核的发票和订单 财务部稽核人员 财务部主任 总经理 主管财务的副总或总经理 财务部 生产部 进出口部 生产部主任 进出口部主任 生产部核对验收单并报送到财务。 进出口部将供应商提供的发票与订单核对并报送到财务。 验收单 订单 财务部 稽核人员 1、单据核对内容 ①发票 ②验收单 ③订购单或合同 ④请购单 2、核对的目的 ①合法性 ②完整性 ③数字、金额合计的准确性 在报销单上稽核栏目下签字 财务部 财务部主任 在稽核人员复核基础上: 1、对付款原始凭证进行总复核。 2、决定是否应付款。 在报销单上财务部主任一栏内签字 副总经理 副总经理 在授权核决权限内审批支付货款。 在报销单上签字(见“授权额度表”) 总经理 总经理 总经理: ①计划外采购 ②紧急采购(20万元以上) ③重大事项采购(50万元以上) 紧急采购订单 财务部 财务部主任 出纳员 1、财务部主任负责核实领导签字 2、指令出纳员付款 第六节 国外采购流程图 执行日期 国外采购流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位及人员 权责及说明 相关记录 项目部经办人提出申请 项目经理 生产副总 生产部经理 主管财务副总 总经理 财务部 付款通知 项目部按照程序报销 项目部 经办人 根据预算及实需填制请购单。 见“请购单格式” 项目部 项目部经理 对请购单的真实性,合理性进行审核。 在“请购单”上签字 生产部 主任 1、审核所请购的物资是否符合预算委员会确定的国外采购物资目录。 2、审核所请购的物资及设备的品种、数量是否符合进度的实际需要。 3、对请购的物品价格的合理性进行审核。 在“请购单”上签字 生产副总 副总 全面审核。 在“请购单”上签字 主管部门 财务副总 在副总权限内直接审批。 在“请购单”上签字 总经理 总经理 计划外 紧急采购 重大事项 在“请购单”上签字 财务部 财务部主任 根据领导签字下达付款通知单。 填制付款通知单并签字 总经理或经授权的副总签字 项目部 项目经理 经办人 执行国际公司远程报销程序 报销单等 附件一:付款通知单 附件一: 付款通知单 付款通知单编号: 项目部 日期: 年 月 日 用途 预算内 预算外 申请金额 批准金额 批准人 总经理 副总经理 财务部主任 请购单编号 第五章 操作细则 第一节 请购流程 一、请购主体 公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。 二、请购的开立、递送 1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算,参考库存情况开立计划内或计划外请购单,并注明材料的品名、规格、数量需求日期,得到各部门授权主管的批准后,送进出口部门。(请购单格式附后) 请购单 请购单编号: 日期: 年 月 日 申请人 申请日期 项目部/部门 币 种 资产名称: 序号 设备名称 单位 规格型号 单价 数量 估计金额 需求日期 备注 预算内: 是 □ 否 □ 合计 推荐供应商: 运至: 采购原因/说明: 备注: 总经理 主管财务副总 主管生产副总 纪检部门 生产部主任 进出口部主任 申购部门负责人 注:请购单一式四联 第一联项目部 第二联进出口部 第三联财务部 第四联生产部 2、使用者不得批准他自己的请购单。 3、如果员工直属领导在海外,则需要从当地主管获得核准,如果主管在外地时还要得到直属主管的电子邮件批准。 4、各项目部在提交请购单时,如是计划内采购,其参阅经国际公司预算管理委员会核准的“材料、设备实需统计表”。格式如下 原材料计划(预算)实需统计表 项目部: 年 月 日 序号 计划数(预算) 国内 采购 国外 采购 备注 材料名称 单位 规格 数量 单价 金额 总经理 主管财务 副总经理 主管生产 副总经理 进出口部 主任 项目部经理 计划部主任 制表人: 5.材料及设备需待试用和检验方能实施者,请购的项目部门应于请购单上注明“试用检验”及“预定试用期限”。 6.办公用品的使用部门一般要在请购单上对采购单上对采购需要做出描述,解释其目的和用途。请购单须由使用部门主管审批同意,并须经资金预算的负责人员审核签字后。 7.特殊服务项目,如保险、认证、法律和审计服务等,一般由公司最高负责人审批。 三、对于请购物资的预算管理 预算是公司的目标及其资源配置和经济活动计划的数量说明,并用货币形式进行具体的、系统的反映。 国际公司应当加强采购业务的预算管理。首先应设置专业的计划预算管理部门执行计划、预算的职能。对于预算内采购项目,具有请购权的各项目部门应严格按照预算进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,应由项目部调整或追加计划后经国际公司全面预算委员会重新议定后才容许请购、采购。 四、请购的审批 (一)原则 对请购单进行严格审批是通过请购单控制物资请购的关键。由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批,不同类别的请购单由不同的主管核准,不同的请购额也要由不同层次的主管核准,从而明确各自的责任。 (二)、核决权限 1、装饰性材料 1.1请购金额预估在 50万元以下,由主管财务副总核批; 1.2请购金额预估在50万以上,由总经理核决; 2、其他设备及物资审批权限参照“装饰性材料” 3.招标采购物资由预算委员会审定 (三)进出口部门在接到各部门请购单及材料物资实需单后,应当负责检查请购书上申请项目是否与计划相符,各明细项目是否填列齐全。审核无误后,进出口部门主管在请购单上签字并经主管副总经理或总经理签字后执行下一采购流程。 第二节 购买流程 一、采购实施的控制 1、采购数量的控制 1.1审查请购数量是否在控制限额范围内。 1.2检查物品使用和劳务接受部门的负责人是否在请购单上签字同意。 2、采购方式的控制 2.1直接采购 进出口部门直接向供应商询价,并向最低报价单位购买,双方不需要签订书面采购合同,往往是即时结清。此方式适用金额较小、无需书面比价的存货。国际公司对低值易耗品、办公用品 类物资可采用此种购买方式。 2.2比质比价采购 买方市场条件下,单位工程采购小组通常要选择三家以上的供应商,就质量、价格、供货期进行对比分析,在符合采购物资质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。国际公司对小型工具设备、大宗物资可采用此方式。 2.3订单或合同采购 根据底价的资料、市场的行情、采购数量的大小和付款期的长短,单位与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一致,签订书面供货合同,按照约定条款供应和结算。这种方式适用于采购数个量较大、金额较大需要选择可靠供应商的物资。国际公司对 大型设备、交通工具采用此方式。 2.4招标采购(详见招标文件范本) 2.5紧急采购(在第节有专门论述) 3、供货对象的控制 3.1进出口部门在正式填制购货订单前,必须向不同的供应商索取供应物品的质量、价格、折扣供货期和付款条件等资料,并据以选择对单位最有利的供应商。 3.2对采购项目的评审 (1)由进出口部门对请购单提请审议的项目进行预审和提供相关资料,需招标或议标的由进出口部向各厂家发招(议)标通知,并组织招(议)标工作。 (2)对请购单中单价或单项总价金额在5万元及以上的物资设备,需招标或议标采购。 (3)需成立评审小组,由该小组对各投标单位的相关资料进行分析及审议、评标及谈判等工作。 评审小组一般包括进出口部门、项目部门、生产部门、纪检部门、财务部门。评审小组成员如下: 小组组长: 韩 强 常务副组长: 李晓东 组 长 :南宫孝 杨建立 组 员 : 刘志平 王 勇 廉 钢 杨素梅 王艳阳 (3)评审会议召开时间。 进出口部对评审项目相关资料准备完毕后,即提请组长召开评审会,组长不在提请副组长召开评审会。 (4)决定评审项目。包括: 基本情况 生产能力 技术水平 质量认证 价格标准 售后服务 付款条件 (5)会议决议及记录 评审会议产生的决议由进出口部负责记录并落实执行,会议记录由参会人员签字生效,并由进出口部保管。会议决议记录表格式如下: ______________________会议决议记录 年 月 日 编 号: 请购单工程名称: 请 购 单 编 号: 参加评议人员 参加投标单位 各单位报价 单位名称 物资名称 型号 主要指标 单价 数量 小计(元) 评议情况(包括价格、质量、包装、服务、优惠条件、存在问题等) 单位名称 主要内容 下一步工作 与厂家谈判情况 单位名称 物资名称 型号 主要指标 单价 数量 小计(元) 备注: 备注: 备注: 建议: (6)、进出口部应建立供应商数据库,健全合格供应商资料档案。 4、采购价格的控制 采购价格是公司采购控制中的核心问题 国际公司根据实际情况可通过四种方式获得采购价格。 4.1招标采购 详见“招标文件范本” 4.2定价采购 在预算时,直接指定该种类的采购方式。市场物资短缺或采购数量巨大时,采用这种方式。 4.3比价采购 将数家厂商提供的物资的价格、质量、供货期等进行比较,在不影响质量的前提下,向成本最低者采购。 由进出口部门两个人以上去执行。 办公用品、低值易耗品 4.4询价采购 采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明,并询问价格或寄询价单请对方报价,比较后进行采购。(大型设备、机具多采用此方式) 采购价格对整个采购过程来说非常关键。一个合适的、公允的价格可以通过以下几个方面来实现: 1)多渠道询价:多方打听市场行情,包括市场最高价、最低价、一般价等。 2)比价:要分析各个供应商提供资料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。 3)自行估价:自己成立估价小组,由采购、技术人员、财务人员组成,估出符合品质要求的、较为准确的低价资料。 4)议价:根据低价的资料、市场的行情、供应商用料的不同、采购量的大小、付 款期的长短等与供应商议定出一个双方能合理接受的- 配套讲稿:
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