新希望公益协会会议与会议群管理制度.doc

新希望公益协会文件

新希望〔2013〕3号

新希望公益协会会议制度及会议群管理制度

一、会议形式
1.部门会议：传达部长会议精神，安排部门内工作，加强部门成员联络、交流；
2.部长会议：各部门工作汇报、协会工作总结以及之后各部门工作安排；
3.全体工作人员大会：供协会内工作人员间的自由交流、讨论；
4.年会召开：工作人员和会员接触、交流。
二、与会人员
1.部门会议：各部门自行安排；
2.部长会议：会长团成员、秘书处、各部长、工作小组负责人、和部门内一名工作人员（各部门自行决定）参会；
3.全体工作人员大会：要求全体工作人员到会；
4.年会：工作人员和会员全部到会。
三、会议时间
1.部门会议：由各部门根据需要自行安排；
2.部长会议：每隔一周周日21:30召开（如遇全体工作人员大会召开;部长会议则提前至周六21:30，如无必要召开则取消）；
3.全体工作人员大会：每四周召开一次（周六20:00点）；
4.年会：每年寒假或暑假召开（具体时间可灵活安排）。
四、会议议题
1.部门会议：议题由部门内部自行安排;
2.部长会议：会长团、各部门有需要解决或讨论的问题，开会前上传到办公室群共享或以电子邮件形式发送至办公室，由办公室按重要程度筛选并在会前通知参会人;
3.全体工作人员大会：办公室在会议前三天天发出会议通知同时开始接收各工作人员的议题，筛选、总结之后发送至各工作人员。
五、会议纪律
1.部长会议召开前各部门按时将议题和部门内出席部长会议的人员名单发送至办公室;
2.办公室在会议前须准时知会所有参会人员会议议题;
3.由于部长会议每次参会人员可能不确定，由人事部负责考勤的人员提前会议半小时建立讨论组;
4.所有参会人员不得无故缺席、迟到、早退；人事部做好出勤考核;
5.由秘书处对部门会议的质量、会议频率进行考核，督促各部门提高部门会议效率;
6.在开会时，会议议题的讨论需逐项进行，某一议题尚未讨论结束不得随意插入其他无关此议题的内容;
7.办公室在开会时做好会议纪要，并在次日22:00之前发送至所有参会人员。
六、协会会议群管理
由于协会发展的客观因素制约，协会会议采用QQ群进行。鉴于会议群加入新成员之后，群里聊天情况比较多，这会造成部分成员屏蔽群消息，而使协会通知无法及时下达。特制定此管理制度以规范会议群。
1、所有成员不得屏蔽会议群，因自己屏蔽会议群导致通知没有正常收到，后果自行负责。
2、群内仅用于会议内容、发通知、以及联络作用。如果因闲聊、联络而将发的通知等内容顶上去的，需自己重新粘贴下来，否则，通知因此而不能传达后果由这些人负责。
3、会议群内不得发送广告信息，发送广告邮件，共享广告内容，一经发现，对发送者提出口头批评。
4、加入会议群之后，尽快自行或者找管理员修改群名片。对长期不修改群名片的成员由管理员移除。
5、群成员的加入需进行身份验证，如有不明身份人员加入，管理员及时移除。
6、各部门内部事务，尽量到部门群交流。
7、跨部门交流，等双方或者多方取得联络后尽量私聊或者建讨论组。
8、新希望公益官方群用于所有成员聊天、交流。
9、开会时间字体适中，要求清晰、不得随意放大量大型图片。
10、为了提高会议群的开会效率以及使会议群的规模在可控范围之内，由会议群管理员定期（半年为一个周期）将某些消极参会（半年的会议中三次以上含三次未参加协会群会议）的成员移除出会议群，以示惩戒。
11、群内文件（含群邮、群共享）不得随意外传，如其他需要相关文件，需通过联络办公室或外联部报理事会批准的正常途径方可。
注：如有特殊情况另行协调。

新希望公益协会 办公室
二〇一三年十二月
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责