珠宝行业财务管理制度-图文.doc

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市场部 管理制度及回款考核办法（拟定）
为妥善保管客户档案资料，明确我司与客户之间的权利及义务，促进销售回款，加快我司资金周转率，杜绝呆账，坏账及规避客户其他评估风险，特订此管理制度及办法。
适用部门：市场部，财务部；
适用范围：XX地区
适用时间：2017年6月1号
第一条 建立完善的客户档案资料
1， 签订加工合同
（1） 初次合作客户，必须由市场部总经理审核评估客户信用风险，资金风险，运营风险后，在客户审批表上签字确认；
（2） 经市场部总经理审批后，交由业务经理及助理与客户签订加工合同，合同签订内容请参照附件一《客户加工合作协议》；
（3） 所有客户必须在合作初期7天内办理完双方合同签订义务（加盖公章及骑缝章），合同签订原件由对应跟进业务经理交至财务部归档成册，以备后查；
（4） 财务部严格参照合同签订内容执行，未见合同，不予提供市场部客户编号，不予批准投入生产资金（倒模，石，配件）；
2， 建立客户审批政策表及工费表
（1） 所有合作客户，必须由跟进业务助理填制《客户审批政策表》、《客户工费表》交至总经理审批签字，财务部及时归档并提供客户编号给业务助理；
（2） 客户审批政策表，内容涵盖范围包含且不仅限于客户联系方式，采购联系人，法人代表，财务联系人,《授权下单人及授权提货人回执单》，《结算协议》等，详见附件二《客户审批政策表》；
（3） 客户工费表,内容涵盖范围仅包含基本款式类别定价工值，折扣标准，配件费，特殊工艺，镶嵌石料工费，主副石定价表。其他特殊工费另行补充文件，详见附件三《客户工费表》；
（4） 以上两份表，除客户填写内容部分，其他文字性填写内容不允许出现手工填写，一律以Word文档形式打印出来给总经理复批。特殊情况，需由市场部总经理单独在表上书写登记并签字；
（5） 财务部一律以总经理复批签字确认的《客户审批政策表》、《客户工费表》作为财务部归档留底审核及出货计价部开单结算文件,其他或有事项，财务部一概不认；
3， 制定客户结算协议
（1） 为规避客户回款逾期风险，缓解我司资金周转压力，降低利息成本，在签订《星宝缘加工合作协议》时，必须签订补充文件附件四《客户结算协议》；
（2） 结算协议由市场部经理根据与客户协定的内容及方式如实填写，不得弄虚作假或者代客户签订。要求市场部在与客户合作初期7天内办理完双方协议签订义务（加盖公章及骑缝章）；
（3） 财务部严格参照《客户结算协议》执行对账，开票，结款流程；
（4） 财务部若未收到《客户结算协议》，有权对已生产加工完毕的货品，予以不出货直接决定权。特殊情况，必须由总经理审批签字；
4， 客户资料及档案变动申请
（1） 已与客户签订的《客户加工合作协议》、《客户审批政策表》、《客户工费表》、《客户结算协议》有新的变动时，经手业务经理及时通知财务部及出货计价部，并第一时间与客户重新签订，防止出现结算流程不明确，计价错误亏损，及客户审计部核查赔付风险，商誉风险等情况。流程规范及签订限定日期同上；
（2） 市场部业务经理未经批准不得以任何理由和事项，私自更改留底在财务部已签订的客户资料及档案；
5， 归档出货单据资料
（1） 货品计价结算销售单，必须由财务总监或市场部总经理签字批复后，财务部才同意计价出货部将货品交付给客户授权提货人。特殊情况，以电话确认的方式先予以出货，出货单据签字手续滞后办理，最迟不得超过2天，所有责任人签字必须完整体现在销售单据中，客户货品签收销售单归档财务部留底对账和追究货品赔付责任；
（2） 部分客户要求以邮寄方式运送货品，市场部应与客户另行签订《货品邮寄协议》，注明邮寄过程中产生的额外费用及货品丢失风险等重要事项，并要求客户回寄《货品签收确认回执单》。代客户邮寄货品的业务经理，必须在销售单客户签字栏上签字样“代客户邮寄”并署名，再将邮寄单号一并装订在销售单上，交至财务部；
（3） 出货栏各部门经手人签字处，不得出现代签，或模仿他人字迹虚签的情况；
6， 责任及处罚
（1） 触犯管理条例1.1.2 ：未经市场部总经理批复同意与下单客户合作，业务经理若私自与客户协定并出现欺瞒内部相关部门下单生产加工等恶劣行为，一经查明，且有确凿证据的前提下，取消当事人所有订单提成奖励及其他协议奖励，若给公司造成重大损失并存在或有风险时，公司保留追究当事人无限连带责任的权利，并按照《劳动法》，强制解除与该员工的劳动合约；
（2） 触犯管理条例1.1.3 ：市场部业务经理，在规定的期限内未按时提供《星宝缘加工合作协议》至财务部，按200元/次予以处罚。由此带来的出货延期及物料不全等责任，由业务经理承担。财务部若因管理不善，丢失了客户加工合同原件，按500元/份予以处罚；
（3） 触犯管理条例1.2 ：业务经理提供的《客户审批政策表》及《客户工费表》信息内容有误或不全，导致财务部对账困难，计价部开单错误，反复重新开单，按100元/次予以处罚。涂改或非总经理签字及客户签字确认部分，未用Word文档方式打印出来，按50元/次予以处罚。财务部和计价部未正确按照工费表审单及开单，造成客户直接损失并反馈至市场部，给公司带来不良商誉事项，按200元/次予以处罚，丢失工费表及客户政策表文件按50元/份予以处罚，私自篡改文件行为，按1000元/份予以处罚；
（4） 触犯管理条例1.3 ：业务经理未在限定时间内将《客户结算协议》交至财务，按100元/份予以处罚。业务经理未如实填写《客户结算协议》或代客户签订协议，出现弄虚作假行为，按500元/份予以处罚。财务部未严格参照协议按时对账，开票，导致客户不予按时结款，按200元/次予以处罚，结款金额超过20万时，还应按：结算欠款总额*月息1.8%*拖欠天数，计算应付公司利息；
（5） 触犯管理条例1.4 ：业务经理未及时提供客户档案变动资料及相关文件给市场部总经理审批，导致计价部货品积压，财务资金流转困难且件数不超过50件，按200元/次予以处罚。超过50件，还应按：货品显性价格总额*月息1.8%*积压天数，计算应付公司利息；
（6） 触犯管理条例1.5 ：出货单未经财务总监或市场部总经理签字确认，业务部及计价部擅自出货者，按1000元/次/人予以处罚。出货单据客户签收单未按规定期限2天内按时交至财务部，按20元/张予以处罚。若因经手业务恶意销毁客户签收单据或蓄意留藏单据、财务部多次催收无果，导致出现货款纠纷时，财务部无法提供收货证明凭据，按800元/次予以处罚且货品赔付款由经手业务担全责！财务部未妥善保管客户签收单据，造成丢失或损坏，要求业务经理重新给客户补签单据，按50元/张予以处罚。模仿客户字迹代签，后续引发经济纠纷时，按500元/张予以处罚。财务部必须当天与业务经理清点确认好客户签收出货单，超过2天未及时处理，责任不明，导致互相推卸责任，按财务部50元/张，业务部20元/张予以处罚;
（7） 以上乐捐处罚资金（不含利息处罚金），一律以现金方式投递入展厅乐捐箱，由总经理代为保管开箱钥匙，不予工资中扣除。一个季度处理一次，作为展厅所有员工季度活动福利经费；
第二条 市场部回款考核办法
1， 考核目的：为促进销售回款，加速公司资金周转，减少资金占用。通过制订此考核办法，激励业务员积极接单，及时回收货款，将业务员的收入与货款回收全面挂钩，体现回款与销售同等重要原则；
2， 考核要素
A.市场部
（1） 帐款回收应按合同约定的进度进行，帐款回收晚于合同约定进度的，且不是由于财务部对账，开票延期导致未能及时回款的，由业务经理承担全部或部分财务费用（利息成本），且当月提成薪资延期发放直至货款收回为止；
（2） 客户预付帐款及物料（金料，石料）应在合同约定的期限收到，我司原材料产品（金，石，配件）已投入生产，逾期3天后自第4天起至收到预付货款及物料止，产生的财务费用由业务员全部承担；
（3） 应收账款应在合同约定的期限收到，逾期3天以内，不予收息。第3天到第30天，由业务员承担财务费用的10%，第31天到第60天，由业务员承担财务费用的20%，超过60天未回款，则暂时停止发放业务经理薪资及提成；
（4） 以上（1）至（3）点，如有特殊情况，需要减免财务费用的，业务员应在7天内提出书面请示，总经理签属意见后，财务部备案执行。若7天内未办理，当月工资发放时一律不得减免财务费用；
B．财务部
（1） 定期制定《回款计划表》，每周2次，回款计划表数据更新间隔时间不得大于3天，逾期则按50元/次处罚；
（2） 必须确保《回款计划表》里面的货款金额无误，证书费及道具费等其他非货品直接产生的费用由于存在时间截点不同步，单独汇报金额。除此之外，若出现货款金额错报给客户，导致回款金额不对，给市场部造成回款催收困扰，按50元/次处罚；
（3） 及时跟进《回款计划表》里面的款项内容，并标明回款期限，是否出货，已出货多长时间，未回款原因等重要内容。每周定期向财务总监及市场部总经理汇报3次，若因标明内容不详，导致领导追款判断失错，按100元/次处罚；
3， 　本办法所指的财务费用主要是指利息成本，按月利率1.8%计算；
4， 本办法中提及的“逾期”，若遇法定节假，则顺延；
5， 　本办法与其他现行考核制度并行使用，不替代其他考核办法；
6， 　本办法由财务部起草并负责最终解释权；

该管理制度与考核办法，由总经理审批后即时生效，敬请知悉！

审批： 财务部
年 月 日合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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