公司行政管理手册.doc

止
间
行
政
管
理
制
度

长沙央教时代文化传播有限公司

综合部门制

二零一六年一月
1

目 录
总则
一、公司管理大纲
二、员工守则
公司行政管理制度
第一章 文件管理制度
第二章 档案管理制度
第三章 保密制度
第四章 印章使用管理制度度
第五章 证照管理制度
第六章 证明函管理制度
第七章 会议管理制度
第八章 办公用品管理制度
第九章 出差管理制度
第十章 公司宴请接待制度
第十一章 员工工作餐管理制度
第十二章 借款和报销的规定
第十三章 计算机管理制度
第十四章 合同管理制度
第十五章 卫生管理制度
第十六章 财务管理制度

总 则：为加强长沙央教时代文化传播有限公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司行政管理制度大纲。
一 、 公司行政管理制度大纲
 1、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
2、公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
3、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
　　 4、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
　　 5、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
　　 6、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
　　 7、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
8、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
二、 员工守则
1、 遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。
  2、 维护公司声誉，保护公司利益。
  3、 服从领导，关心下属，团结互助。
  4、 爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。
  5、不断学习，提高水平，精通业务。
  6、积极进取，勇于开拓，求实创新。

第一章 文件管理制度
为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
一、 文件管理内容主要包括：上级以及同级文件、资料，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由各部门主任归口管理。
二、文件的签收
1.凡来公司公启文件，均由综合部门登记签收。
2.文件的编号保管：综合部门对上级来文拆封后应及时做好标签，并分类登记编号、保管。须由公司领导亲启的文件，公司领导启封后，应交综合部门登记办理，做好保密工作。
3.文件的传阅
（1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有涉及机密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（2）、综合部门主任对文件负有检查督促的责任，其他部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得综合部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第二章 档 案 管 理 制 度
一、严格执行公司保密制度，确保文件机密安全。
二、各部门主任为档案责任人，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度：行政人事制度、财务制度、图书管理制度、营销管理制度、餐饮管理制度、厨房吧台管理制度以及外界上级来文，由综合部门负责归档。 各部门工作计划和工作总结由总经理归口管理。
五、归档资料必须符合下列要求：
1、文件材料齐全完整；
2、根据文件内容分类合并整理；
六、文件资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示总经理。

第三章 保 密 制 度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司经营发展决策中的秘密事项；
2、人事决策中的秘密事项；
3、重要的合同、客户和合作渠道；
4、公司的财务情况、银行帐户帐号；
5、股东会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。
三、公司机密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司机密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司机密的员工，不准打听公司机密。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。
第四章、印章使用管理制度
印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例：
　　各类印章的具体管理条例：
一、印章的刻制
刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。
　　1.新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。
　　2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。
　二、印章的保管和使用
1.印章的保管
通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。
2.印章的使用
任何部门在启用印章前，均需与公司（人事行政部）办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）
　（1）、公章：公章由公司综合主任保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须到综合部门处申请。
　（2）、合同章：合同章由综合部门保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章。
　（3）、法人私章：法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。
　（4）、财务章：由财务主管保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。
　（5）其他职能部门章： 其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门主任进行保管并严格该章的使用办法。
3.印章的废止、更换：
（1）、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后交由公司综合部门主任统一废止或缴销。
（2）、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。
（3）、更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。
　4. 印章保管人的责权范畴：
　　对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：
　（1）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。
　（2）公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（公司经理）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。
　（3）、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。
　（4）、 法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。
　（5）、公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。
（6） 公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。
（7）、 如遇个人需开具个人相关证明，需由部门主任以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。
　（8）、 所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。
　（9）、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。
第五章、证照管理制度
一、公司证照由综合部门主任统一管理。
二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。
如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。
四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。
五、证照借用程序：
借用人申请→部门主任复核→综合部门主任审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。
六、证照复印程序：
借用人申请→部门主任复核→综合部门主任核准→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人）。
七、如需使用原件，则须总经理核准。
八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。
证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》
第六章 证明函管理制度
一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。
二、公司证明函由总经办指定专人统一管理。
三、使用证明函必须填写《证明函使用申请单》，经部门经理核准后方可。
四、法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。
五、使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。
六、严禁开出空白证明函或外借证明函。
七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还总经办。总经办应妥善保管证明函存根。
第七章 会议管理制度
一、总经理办公会议制度
1、参加人员：公司领导、总经理指定相关部门主任参加，综合部门主任做好会议记录。
2、开会时间：原则上每周召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。
第三条、会议主持：总经理办公会由总经理主持或由总经理委派人员主持。
3、会议要求：
（1）、凡提交总经理办公会议研究解决的问题和事项，各部门须以书面形式上报综合部门，经综合部门主任呈总经理审阅认可，由总经理审定是否为会议议题。
（2）、凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。
5、会议主要内容：
会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。
6、会后工作：
（1）、综合部门应根据办公会议形成的决定，三天内下达“总经理办公会议决定事项通知单”或“总经理办公会议纪要”。
（2）、总经理办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到总经理。
（3）、无特殊情况，对总经理办公会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门主任的责任。（根据实际工作情况第一次：200元至500元的经济处罚，第二次：给予年终奖20%—50%处罚，第三次：降职使用或劝其自动离职）
（4）、总经理办公会议下达的决定内容由综合部门负责解释。
（5）、有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈到综合部门。综合部门应对总经理办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理，以确保公司政令的畅通。
二、公司月度例会制度
1、参加人员：总经理、各部门主任参加，部门主任负责做好会议记录。迟到者每人罚款100-400元。
2、开会时间：原则上每月第一个工作日召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。
3、会议主持：公司月度例会由总经理主持或由总经理委派人员主持。
4、会议要求：
（1）、汇报交流公司各部门、公司本月安全生产、经营管理、成本控制、后勤保障、员工的工作和思想状况以及下月工作计划等方面的重要问题。
（2）、分析、研究生产经营中出现的困难和问题，并针对问题提出解决的方案和办法。
（3）、总经理针对月度工作会议上提出的问题，有针对性地对月度工作提出意见并就下月重点工作进行布置。
5、会后工作：
(1)、综合部门主任应根据会议记录，整理并归档，以备各阶段性工作稳步推进。
(2)、无特殊情况，对总经理在会议上提出的重点工作拒不落实的或执行不力的，公司将追究相关部门主任的责任。（根据实际工作情况第一次：给予200元至500元的经济处罚、第二次：给予年终奖20%—50%处罚、第三次：降职使用或劝其自动离职）。
(3)、会议提出的决定事项，其主办部门必须在规定时间内完成，并由综合部门负责跟踪、检查、督促以确保政令畅通。
三、股东会议制度
1、参加人员：公司股东及总经理，必要时有关部门主任或有关人员可列席会议。
2、开会时间：每季度一般不少于一次，也可根据工作需要，由总经理和股东商定后，随时召开。
3、股东会议根据会议议题由总经理或董事长主持。
4、会议内容：
（1）、讨论公司经营活动中的重大问题。
（2）、制定公司年度方针目标及加强公司基础管理的各项规章制度。
（3）、制定落实各项方案的措施和内部配套改革方案。
（4）、讨论公司管理机构的设置和人员编制调整中的重大问题。
（5）、讨论管理层级和员工的教育培训计划及相关问题。
5、会后工作：
（1）、股东会议由总经理组织、记录并归档。
（2）、股东会议作出的决定，由综合部门通知有关部门贯彻落实，必要时发放文件或会议纪要。
第八章 办公用品管理规定
为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：
一、采购、印刷品印制：
1、公司日常所用办公用品，应由综合部门后勤主管负责统一采购，经批准购买专属办公用品或工具应由综合部门派员陪同。
2、各部门所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经部门主任审核签字后，送综合部门待办。
3、综合部门应将“购物申请单”汇总分类。除经营急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。
4、综合部门采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。
5、后勤主管采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。
6、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由部门主任联系厂家统一印制。
二、领用：
1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门主任核签后，到综合部门主任签字后，方可领取。
2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律交旧换新。
第三条、保管：
1、办公用品应由综合部门后勤主管进行登记造册，分类放置统一保管。
2、仓库管理员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。
3、仓库管理员应在每季度末向综合部门主任汇报汇报物品消耗情况和台帐记录。

注:所有工作人员的服装，营业场所人员（包括吧台和厨房）服装的费用从员工工资扣除，需等到员工离职退还服装均可退还费用。管理层级的服装，满一年均可以退还费用。
第九章 出差管理制度
为了适应市场经济变化，保证出差人员工作与生活的需要，规范差旅费管理，结合本公司实际，特制定本规定。
一、本规定适用于公司全体员工。
二、差旅费开支范围主要包括交通费、住宿费、伙食补助费及津贴等。
三、交通费、住宿费凭据报销。伙食补助费、津贴实行定额包干。
四、员工因公出差，应事先填写《出差计划申请单》，经总经理批准。如因事情紧急而未能及时填表，须事先由部门主任口头报告，等返回公司后，应立即补办手续，具体操作程序如下：
1、填写《出差计划申请单》，注明预计出差时间、到达地点，报综合部门办理相关报批事宜。
2、出差人员可根据报批后的《申请单》填写《借款单》，按《借款规定》报批后，向财务部预支差旅费。
3、出差人返回后七日内应按《报销规定》办理报销手续，并注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报销项目、金额等。
五、出差人员按照标准乘坐交通工具，凭据报销交通费。乘坐交通工具的标准见下表：
交通工具
级 别
飞机
轮船
火车
其他交通工具
股东
头等舱或公务舱
一等舱
软席（软座、软卧）
凭据报销
总经理
经济舱
二等舱
软席（软座、软卧）
凭据报销
部门主任
经济舱
二等舱
硬席（硬座、硬卧）
凭据报销
其他

二等舱
硬席（硬座、硬卧）
凭据报销
六、出差人员夜间乘坐交通工具达6小时以上或连续乘坐超过10小时的可选择相应等级的交通工具。
七、出差人员乘坐飞机、火车软卧、动车组从严控制。未达到级别，因出差路途较远或出差任务紧急的，事前经总经理批准后方可乘坐。凡事前未经批准自行改变交通工具而产生的费用，差额部分由本人承担。
八、自带汽车出差不享受相应的市内交通费。
九、住宿费标准见下表（单位：元/天）
级 别
住宿标准（元）
股东
200~400
总经理
160~220
部门主任
160~180
员工
单人
100
双人
60
十、随领导出差，可根据情况参照领导的住宿标准。
十一、特殊情况需超出标准，必须经相关领导同意，否则超额部分自行承担。
十二、出差期间根据出差性质，给予一定的伙食补助，见下表（单位：元/天）：
伙食补助
40元
标准
早餐
10元
中餐
15元
晚餐
15元
1、出差时间不足一天按以上标准补助误餐费。连续出差首日12:00前按一天计；回程日18:00后按一天计。
2、外出参加会议或学习培训期间的食宿费用由会议主办方支付的，不报销伙食补助，只报在路途期间的伙食补助费。
3、接待单位负责食宿费用的不再发放伙食补助。
4、工作人员出差期间，事先经总经理批准就近办理私事的，其绕道的交通费由出差人自行承担，且期间不发伙食补助费。
5、出差期间，确因工作需要宴请时，经汇报同意后按《招待管理》规定办理，但取消当日相应伙食补助。
十三、外出参加会议，食宿由会议主办方统一安排的，会议期间的食宿费可按会议规定开支，凭会议通知和票据报销。
十四、驾驶员出差津贴（单位：元/天）：
驾驶员出差离开本市及三县地区享受出差津贴：25元/天，返回公司后及时填写《差旅费报销单》，按照程序办理报销手续。其他人员驾驶车辆不享受该项津贴。
十五、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。
十六、因保管不当丢失交通票据，必须由本人写书面说明并提供旁证，经相关部门领导审批后才能报销。
十七、本规定由综合部门负责解释。
十八、本规定自2010年6月1日起执行，原相关规定同时作废。
第十章 公司宴请接待制度
为进一步加强公司管理，严格控制和规范各项开支，本着“厉行节约、注重实效”的原则。结合公司实际，现将《招待管理及审批程序》修订为《招待费管理办法》：
第一条、本办法规范了招待费的使用范围、标准等。
第二条、适用于公司需要对内、外的各项招待：上级及有关职能部门，相关业务单位、同行业、各类会议、拜访等招待。
第三条、招待费包括：餐饮、娱乐、住宿、旅游、礼品（如纪念品、购物卡、烟酒、茶叶）、会务等费用。
第四条、用餐程序及标准
1、各部门承办招待事项，由经办人填写《招待审批表》（见附表），说明招待项目、对象、人数及费用，经部门经理和分管领导批准后，交综合部门订餐、报批，必要时申请部门需向总经理说明。
2、因工作需要进行招待，必须严格执行事前审批、事后监督程序。特殊情况不能及时填报，必须电话请示相关领导，得到批准后办理相关招待事宜，事后及时补报《招待审批表》。
3、宴请招待参照标准：
序号
职务
标准（元/人）
备注
1
股东
120
含酒水费
2
总经理
100
3
部门主任
80
4
其他人员
60
4、用餐地点：原则上在本公司内部，凭综合部门签发的审批表用餐，就餐完毕按授权签单。综合部门负责进行对帐，并按照报销程序办理结帐手续。
5、招待陪同：招待就餐，原则上陪同人员不得多于来客人数，特殊情况下，经分管领导批准可适当增加陪餐人数。
6、招待用烟、酒：因宴请招待或日常招待需要用烟、酒，由经办人按程序办理出库手续，2包或2瓶以上数据需报总经理批准。
第五条、因工作需要安排客人娱乐的，按上述程序填写《招待审批表》经审批后办理。
第六条、来宾住宿费用标准
1、来宾住宿费用原则上自理，确需由本公司负责报销的，经审批后办理。
2、对住宿费由我公司承担的，各部门按招待手续办理后，报综合部门统一安排。
第七条、旅游费用
来宾需安排旅游，经审批后报销旅游相关费用。
第八条、礼品、会务
因工作特殊需要礼品（如纪念品、购物卡、烟酒、茶叶等）、安排会务，按下列程序办理：由项目实施部门主任提出活动经费预算申请报告，详细说明项目所需费用的各项列支情况，报送综合部门，由综合部门交总经理审批后统一负责实施。
第九条、其他
1、所有不符合招待审批规定的，如：事先未及时填写《招待审批表》或未批准而擅自招待的，财务部一律不予报销。
2、各项招待费用如超过标准（预算），均需另行报告、批准，未经批准的不予报销。
3、严禁公司内部相互宴请或作他用，一经发现，按所花费用的双倍在本人的工资中扣除。
4、严禁利用职务之便，以公司名义招待亲属、朋友，经查实，对当事人作开除处分。情节严重者，将追究其法律责任。
5、招待用餐需饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。
6、公司各级人员应勤俭节约、廉洁奉公、遵纪守法，严格执行财务制度，不得以任何理由任意扩大招待范围和开支标准，对违规违纪者除财务部拒绝予以报销外，还须追究相关当事人的责任。
第十条、本规定由综合部门负责解释。
第十一条、本规定自2010年6月1日起执行。
第十一章 员工工作餐管理规定
为加强公司员工工作餐的规范管理，特制定本规定。
一、公司员工工作餐标准一律规定为两荤一素一汤，一日两餐。夜宵为晚班员工或加班员工，厨房随意安排。
二、综合部门根据公司各部门的人数、班次及就餐数进行统计。
三、如有人员、班次变动，各部门应及时上报综合部门，由综合部门核对后通知厨房变更，如无变更，综合部门则根据前期上报数核定后通知厨房。
四、为员工安排的工作餐也是公司人性化管理的体现，中午就餐员工原则上不回家，可在公司范围内开展各项文体活动，因家中有事确需回家，不允许就餐后再回家。
第十二章 借款和报销的规定
为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，依据公司的规范化管理要求，特制定本标准及程序。公司各部门一切费用开支和财务开支，由公司总经理负责，实行一支笔审批制度。
一、借款审批及标准
(一)、出差人员借款，必须先填写“借款凭证”，经部门主任同意后，经财务核准，报总经理批示，方可借款。前次借款出差返回时间超过三天无故未报销者，不得再借款。
(二)、个人因私借款，填写“借款凭证”后，经总经理批准后，方可借款。凡公司员工借用公款，在原借款未还清前，不得再借。公司员工借款，原则上不得超过借款人当月工资数，如有特殊情况，须先经总经理批准后，方可借款。
(三)、借款出差人员回公司后，七天内应按规定到财务部报账，报账后结清所欠部分金额。七天内不办理报销手续的，财务部门负责监督借款人还清全部借款。否则，财务部门有权在当月工资中扣除，不足部分由借款人补齐，并扣罚当月30%绩效工资。
(四)、其他临时借款，如业务费、备用金等，按相关规定办理。
(五)、允许借款范围：
1、阶段性预付款（按进度付款）。
2、临时采购，累计达100元以上的。
3、出差人员必须随身携带的差旅费。
4、公司规定部门或人员所需的备用金。
5、确实需要现金支付的其他支出。
(六)、不允许借款范围：
1、没有特殊情况，代替其他单位和个人垫付的各种款项；
2、未经审批的任何借款。
二、固定资产及低值易耗品采购标准及审批
1、各部门需新购入固定资产和单价在200元以上的低值易耗品，由各部门先作好采购计划，并以书面形式报告，经综合部门主任签字核准，报公司总经理批准后，方可购买。如需向公司借款，按第一条标准执行。
2、各部门添置其他低值易耗品，应本着节约的原则，确实需要添置的情况下才添置。各部门应事先填好购物申请单，报综合部门、财务部审核，由综合部门后勤主管统一购买。
三、各项费用报销要求
1、报销单据必须是带税务章的发票，否则不予报销。
2、报销单据不管多少均须贴报销封面，报销封面须用钢笔填写，同时，不同经济内容的发票要分门别类予以报销。
3、报销手续要齐全完备
报销的正常程序是：经办人、证明人签字，注明事由，部门主任签字，财务部门审核，总经理审批后报销。
根据财务管理要求，凡购买实物均须有验收人签字并附入库单，否则不予报销。
四、补充说明
如总经理出差在外，则应由总经理签署指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在期间内行使相应的审批权力。
第十三章 计算机管理规定
一、公司计算机由综合部门负责管理和维护，综合部门主任监督计算机管理规定的执行。
二、未经计算机管理人员许可，任何人不得擅自开机。
三、未经培训的员工，应在计算机管理人员的陪同下进行上机操作，以免丢失重要文件。
四、不得在计算机上放影碟、玩游戏或做与工作无关的事情。一经查实，发现员工一次罚款200元、部门主任罚款500元，发现员工二次罚款500元、部门主任罚款1000元，二次以上按自动离职处理。部门主任违反一次罚款1000元、，二次扣年终奖10%或降职使用，情节严重者加重处罚。
五、上网只允许查寻与工作有关的资料和信息。严禁进入聊天或游戏室。一经发现，参照考勤制度第十一条处罚。
六、公司起草的文稿，非特殊情况应在显示屏上直接校稿，方可打印。
七、计算机管理人员要定期对电脑进行维护和保养，以确保计算机处于最佳状态。
八、计算机管理员，应对经批准的上机操作人员，做好备忘录，以免责任界定不清。
九、非公司人员上机操作，须经计算机管理人员许可，并在计算机管理人员的陪同下进行操作，且严禁打开公司各项文档。否则，给予当事人处罚。
十、离开计算机时，保持计算机待机状态，下班时，关闭计算机。
第十四章 合 同 管 理 制 度
总则
　　为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
　　一、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。
　　二、合同管理是公司管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各部门主任以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
　　合同的签订
　　三、合同谈判须由总经理与相关部门主任共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。
　　四、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本公司负责。
　　五、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
　　六、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
　　七、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。
　　八、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
　　合同内容应注意的主要问题是：
　　1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点;
　　2、正文部分：合同的内容包括项目时间，项目流程，项目质量、项目造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款;产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等;
　　3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。
　　九、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
　　十、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
　　合同的审查批准
　　十一、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准之后方能正式签订。
　　十二、合同审批权限如下：
　　1、一般情况下合同由总经理审批。
　　2、涉及重大金额以上的合同由全体股东审批。
　　十三、合同原则上由部门主任具体经办，拟订初稿后必须经总经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是：
　　1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
　　2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
　　3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
　　十四、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

十五、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的履行。
十六、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
十七、总经理及有关部门主任应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
合同的变更、解除
　　十八、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
　　十九、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
　　二十、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。
　　二十一、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。
　　二十二、变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。
　　二十三、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
　　二十四、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
　　二十五、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
　　合同纠纷的处理
　　二十六、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
　　二十七、合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
　　二十八、处理合同纠纷的原则是：
　　1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
　　2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
　　3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
　　二十九、在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
　　三十、合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
　　三十一、凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。
　　1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;
　　2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;
　　3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目;
　　4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;
　　5、有关方违约的证据材料;
　　6、其他与处理纠纷有关的材料。
　　三十二、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
　　三十三、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
　　三十四、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。
　　三十五、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。
　　三十六、在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
　　三十七、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。
　　合同的管理
　　三十八、本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。
　　三十九、本公司合同管理具体是：
　　公司由总经理负责，归管理部门为财务部、综合部门;副总经理管理；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。