华美大酒店财务制度.doc

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呈：华美大酒店董事会 时间：2014年10月1日
由：总经理 页码：20
事宜：酒店财务制度 编号：10—01

为规范酒店财务管理工作，使酒店各项工作正常开展，特制定本店财务制度，请董事会予以审批！

附：华美大酒店财务制度

总 经 理

董 事 会 批 复

华美大酒店财务制度

费用报销程序

取得正规发票或票据

经手人、证明人或验收人签字

填制费用报销单交财务部审核，总经理复核

将发票和费用报销单呈董事会审批

将发票和费用报销单交到出纳处

在领款单上签领款人名字领款

说明：

1、在费用发生前原则上遵循先批准后实施的原则，并取得正规发票或票据。如没有发票须取得普通收据或销售证明，并说明无发票的原因。

2、经手人、证明人在发票或单据上签字或附验收人验收单，交部门负责人签字。

3、财务部须审核费用报销标准、有无发票、价格、金额及是否有相关人员签字等相关内容。

4、总经理复核，董事会签字审批。

5、出纳收到报销单后，审核签字手续是否完善、数额是准确无误、金额大小写是否相符，审核后办理付款手续。

付款申请程序

取得正规发票

申请部门填写付款申请单

申请部门负责人签字

交财务部审核签字，总经理复核

呈董事会签字

将付款申请单交到出纳处

领款人在领款单上签字领款或在支票存根上签字

说明：

1、供货单位申请付款时，须开具正式发票，交采购部办理付款计划。采购部按合同规定填写付款申请单，并注明建议付款日期、金额、付款方式等内容。

2、付款部门须在付款申请单填写使用情况，对有质量问题的，应由供货商保修、更换或退货处理，对明显有质量问题的商品可以拒收或不予签字。

3、财务部收到付款申请单后，需核对合同，审核单价、金额、付款方式，并根据资金情况、资金计划来建议具体付款日期或付款方式。

4、付款申请单交董事会签字后办理付款事项。

借 款 程 序
填制借支单

写明原因、金额、归还日期

交财务部审核签字

呈交董事会签字

财务部领款

从当月工资中扣除

说明：

1、需要借支的情况有三种：

A.采购部人员借支定额备用金或临时采购资金；

B.员工出差借支差旅费；

C.特殊情况的借支。

2、由借款人填写借支单，注明借款原因、金额，归还日期、归还方式。

3、交员工所在部门负责人签字。

4、交财务部负责人审核签字，采取前款不还后款不借的管理办法，如前面已有借款但未归还者不得再办借款手续。

5、交董事会签字审批。

6、采购部的借支在采购完成后三天内办理报账还款手续。差旅费借支人员在出差归来后，按本店差旅费报销办法填制差旅费报销单，并办理相关签字手续，五天内办理报销还款手续。特殊情况的借支按审批单的归还方式还款。

费用管理制度

1、酒店费用可分为四大类：

营业费用---主要指酒店经营部门发生的直接费用。

管理费用---是指酒店为组织和管理经营活动而发生的费用，以及由酒店统一负担的费用。

财务费用---是指酒店经营期间发生的利息净支出。汇兑净损失、金融机构手续费、加息及筹资发生的其他费用。

销售费用---是指酒店销售过程中发生的费用。包括运输费、装卸费、包装费、保险费、广告费等。

2、酒店的四大类费用，一律实行预算管理，每年末由财务部负责制定，经总经理审批同意报董事会批准后执行。财务部对费用的实际使用负有考核、分析和控制的责任。

3、财务部各类费用核算的要求，设置“营业费用”、“管理费用”、“财务费用”一级帐户，按部门设置二级帐户，按费用项目设置三级帐户，以此进行核算。

4、费用归集和核算的原则

按照“权责发生制”原则，酒店当月发生的全部费用均在有关费用中列支，月末结转后各项费用没有余款。

凡能直接分清费用受益对象的一般以直接列入方法为主，凡不能直接分清受益对象的，选用正确、合理、简单的分配方法进行分摊。

5、费用的归集与分摊方法

各部门为客人服务而发生的费用，根据实际发生数计入各部门的有关费用项目内。领用的低值易耗费按固定摊销率分配进入各部门，报废残值按原比例冲减有关费用项目。

对于应由本期负担而尚未支付的费用，通过“预提费用”科目分期预计入费用。

对于本期支付而由以后月份分摊的费用，通过“待摊费用”科目分期计入有关费用，其分摊期一般为一年，最长不得超过二年。

酒店固定资产分类折旧年限表

1、房屋、建筑物分类

1〉房屋

*营业用房 20—40年
*非营业用房 35—45年
*简易房 5—10年

2〉建筑物 10—25年

2、机器设备类

*供电系统设备 15—20年
*供热系统设备 11—18年
*中央空调设备 10—20年
*通讯设备 8—10年
*维修设备 10年
*厨房用具设备 5—10年
*计算机系统设备 6—10年
*复印、打字设备 3—8年
*其他机器设备 10年

3、交通运输工具分类

*中型客车（32座以下）30万公里 8—10年
*小轿车 20万公里 5—7年
*行李车30万公里 7—8年
*货车50万公里 12年
*摩托车15万公里 5年

4、家具设备分类

*营业用家具设备 5—8年
*办公用设备 10—20年
*纯毛地毯 5—10年
*混织地毯 3—5年
*化纤地毯 3年

5、电器及影视设备分类

*闭路电视播放设备 10年
*音响设备 5年
*电视机 5年
*电冰箱 5年
*照相机 10年
*其他电器设备 5年

6、其他设备分类

*消防设备 6年

固定资产的报废及购置，需经办部门写出报告，工程部门进行技术鉴定报总经理批准后方可进行。

存货的管理

1、酒店存货分为：

1〉原材料：食品原料、调料、配料以及月末盘存未售出的有关半成品、成品等。

2〉燃料：酒店所储备的各种固体、液体、汽体燃料。

3〉低值易耗品：不作为固定资产核算的各种用具和家具。

4〉物料用品：除原材料、燃料、低值易耗品以外的经营管理用品。

主要包括：

A.为客人备用的物品：如茶叶、小食品、纪念品等。

B.日常用品：酒店经营管理备用的日常用品，包括清洁用品、纸制品、塑料制品、瓷器、玻璃器皿、银器等。

C.办公用品：为客人备用的各种纸张、笔墨、文具等。

D.针棉织品：各种床上用品、窗帘等针棉织品和统一制作的制服。

E.包装用品：各种桶、箱、瓶、坛、袋等包装物品。

F.其它物品：除上述物品以外各种零星维修用的五金交电、配件等维修材料等物料用品。

5>.商品：对外直接出售的各种商品。

A.存货按照实际成本价，各部门领用、支出的存货，按实际成本核算。采用先进先出法，确定其实际成本。

B.各部门领用的低消耗品、周转使用的包装物和材料，一次摊销。同时库管部门建备查帐。

C.存货仓库每月30日盘点清查。对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的存货，应当及时查明原因，分别情况及时处理。盘盈的存货冲减管理费用。盘亏、和毁损报废的存货，扣除过失人员或者保险公司赔款和残料价值之后，计入营业外支出。

2、存货的具体管理办法

1〉原材料、物料用品、工程备品、商品按类分库单独保管。货到后库管员会同验货人员及时验收入库，并核对实收数量、金额、质量是否与购进合同中数量、金额、质量相符，并将验收入库情况迅速反馈给财务部和采购人员，如验收与合同有差异，采购人员应迅速与供货方联系协商解决办法，款项在问题解决后再付款。

2〉自带汇票或汇款采购，由采购员现场及时验收，发生短缺、质量问题，由采购员负全部经济责任。

3〉财务部门设立库存明细帐，负责存货的品种、单价、金额管理。库管员负责登记品名、数量的管理。

成本管理方法

1、酒店在经营过程中发生的各项直接支出，计入营业成本。

1〉餐饮营业成本：直接耗用的各种食品、饮料的原材料、调料、配料成本。

2〉商品进价成本。

2、酒店为管理和组织经营活动所发生的营业费用、管理费用和财务费用，直接列入当期费用。

酒店下列支出不得列入成本费用：

1〉为购置和建造固定资产、无形资产和其它资产而发生的支出。

2〉对投资支出和分配给投资者的损失。

3〉违反有关法律造成的被没收财物的损失。

4〉支付各项赔偿金、违约金、滞纳金、罚款以及赞助、捐赠支出。

5〉国家规定不得列入成本费用的其它支出以及国家法律、法规规定以外的各种付费，包括各个地方、部门对企业的摊派、罚款等。

发票管理制度

一、发票概念、种类

1、发票是由税务机关统一印刷，记载客人在酒店消费，用来办理报销的凭据。

2、发票的种类为服务行业发票。

二、发票的领用、保存

1、财务人员根据发票使用情况定期从税务局发票管理站购置，并确保定量库存。

2、收银员到财务部登记领取发票。

3、收银员应按时将用完的发票及时收回登记出纳核销，并领用新的发票。

4、财务部核销后的发票，按顺序号汇集、装箱存放于会计资料档案室。

三、发票的开具、填制

1、发票的开具几种情况

1〉现开发票即客人消费结算时要求开具发票；

2〉补开发票即客人消费结算一段时期后要求开具发票；

3〉换开发票即客人持原取得之发票要求以分单或汇总方式重新开具发票。

2、发票开具的原则

1〉开具发票必须以客人实际消费为基础，特殊情况需报财务部负责人以上管理人员批准；

2〉客人补开发票应在查询客人消费帐单后，报财务部批准；

3〉换开发票一般情况不予受理，特别是跨年度之发票要求换开时，不予受理；遇特殊情况需报财务部部长以上管理人员批准；

4〉因客人方面原因造成发票遗失，要求补开发票。原则上不予受理，可复印发票存根并加盖发票专用章。特殊情况需报财务部负责人以上管理人员批准。

5〉任何个人、部门不得要求提供空白发票或携带空白发票离开酒店。

6〉其他原因需开具发票的情况，必须报财务部负责人批准经报总经理认可后方可开具。

四、发票的检查、责任处理

1、发票的检查

1〉审计对发票与当班收银员当日发生帐单金额核对；

2〉审计至少每周两次到实地查看发票并与当日收入核对，严格控制发票的漏洞；

3〉检查人员发现楼面滞留客人发票，应落实登记详细原因，并连同遗留发票交财务部处理。

2、责任处理

1〉当事人不按发票操作程序开具发票，造成不良影响及酒店损失的，由当事人承担相应经济责任外根据酒店纪律规定予以处分；

2〉当事人以任何手段擅自虚开或多开发票金额的，一经发现除由当事人承担相应经济责任外，按虚开或多开金额2倍以上处以罚款，并视情节轻重，按酒店纪律规定予以处分；

3〉当事人滞留客人发票，并有倒卖发票行为或其他个人目的的，一经发现，除当事人承担相应经济责任外，处以每张1000元以上---5000元以下的罚款，并根据酒店纪律规定予以开除；情节严重者，移交公安部门处理；

4〉当事人有其他违法行为，酒店将根据相关法律、法规，移交公安机关处理。

酒店周转金备用金管理办法

酒店周转备用金是酒店一些特定岗位的日常周转金，以报销方式填补已支付的现金。

1.酒店周转备用金管理规定为：

1〉出纳手存备用金：出纳备用金应作为制度规定的其它备用金的报销支付零星现金支出。

2〉收银员找零备用金：各收银处的找零备用金，只作为收款业务中回找给客人的专用备用金，并应按规定在每班交接时，由交接双方核点交接，不得截留。

3〉采购部备用金：采购部的备用金，规定只作解决酒店零星现购以应业务急用所需。

2.备用金补回填报手续如下：

1〉报销者填写报销单

2〉将报销单交部门负责人；

3〉财务经理审批，总经理复核；

4〉董事会审批；

5〉持审批后报销单到出纳处领取现金。

营业差错的处罚制度（另定具体细节）

凡在营业时间由于个人差错原因给酒店造成的经济损失一律由责任人承担经济责任。具体细则如下：

1.服务人员点错消费项目、烟酒名等造成的跑单损失，由点单责任人赔偿。

2.厨房厨师炒错菜或出品规格不符，错菜损失由厨师个人赔偿，并重新按正确菜名或规格出品。

3.备餐间传错菜所造成的损失由责任人个人赔偿。

4.收银员违反操作规程造成的现金差错和跑单损失由收银员个人赔偿。

5.海鲜池如称错品种或斤两所造成的经济损失由责任人负责赔偿。

6.点菜员点单前一定要注明海鲜斤两、规格后才可点单，否则由点菜员承担一切责任。

7.以上处罚由部门负责人开具三联处罚通知单，一份通知当事人接受处罚，一份通知财务部在当月工资中扣除。

易耗品报损制度

1.酒店易耗品主要包括：玻璃器皿、瓷器、布草等在使用和洗涤过程中容易破损的器皿。

2.玻璃器皿定额损耗率为3%，瓷器定额损耗率为2%，布草定额损耗率为1%。(布草开业后三个月内不报损耗)。

3.每月末各部门应组织对营业用品用具的盘点，并按时向财务部报告盘点表，同时填写“报损审批单”，报财务部审核。对于定额内损耗，经酒店领导批准后核销；对于超定额损耗，由财务部门提出处理意见，按酒店领导批准结果执行。

4.超定额损耗的处理原则：

1>人为破坏造成的损失，视情节和态度由个人按进价的1-3倍赔偿。

2>个人违反操作规程造成的损失，由个人按进价赔偿。

3>按正常操作规程操作所造成的在使用和洗涤过程中的超定额损耗，由直接责任人承担损失的30%-50%。如分不清责任，由部门负责人个人承担经济责任。

5.大件固定资产、物品每季末盘点一次，原则上不报定额损耗，确因客观原因，在使用期限内损坏或丢失的，由部门负责人写明原因，填写“报损审批单”，财务部提出处理意见，报酒店领导批准后执行。

6.由个人承担责任的赔款，均在当月工资中扣除。

日常付款制度
1.付款的程序

经办人填单 部门主管审核签字 财务会计审核 财务负责人
签字 总经理（根据审批权限确定） 董事会领导审批 财务出纳付款

2.付款审批权限

计划内付款：凭审批的付款计划予以支付（计划要按照标准的审批流程执行）。

注：对于不合理或明显违反酒店制度的支出，会计人员有权抵制和拒绝入账。

3.计划外付款

按计划外开支审批范围执行后，再按照付款程序进行。对于重大费用支出、重大资本性支出参照制度执行。

4.财务付款审核的内容

1〉付款要在月度资金计划之内。计划外付款及无法预见的支出由部门造出临时计划，办理审批手续方可实施。

2〉酒店一切报销单据必须具有合法性，各种发票和收据要求有税务部门的全国统一发票监制章或财政局票据专用章及出具单位的发票专用章或是财务专用章，发票和收据要求数量、单价大小写金额相符，白条及没有财税部门专用章的收据不能作为报销单据。

3〉支付的货款要有采购合同和符合要求的入库单。

4〉有关业务费用的支付，参照酒店有关制度执行。

5.各种劳务费用发放

酒店员工的工资、加班工资、津贴、其他福利等均依据有关规定标准由办公室造册，财务负责人签字，报总经理审核并由董事会审批后，由财务部按规定日期发放。

物料采购制度

1.原则：精打细算，降低成本。

2.各部门应根据实际情况做出月采购计划，在月工作会议上提出，在报请采购部采购时，一般物料应提前三天申购，如需定做之物料，需提前十天申购。

物料申购程序：

经办人填单 部门负责人签字 采购部签字 财务部经理签字 总经理签字（根据审批权限） 采购部采购

3.采购部应先核对申购单手续是否齐全，然后对申购单迅速做出反应，采购回物料先入仓库，仓库开具入库单并在收款凭证上签字，采购员采购时货比三家，采购回的物品应物美价廉。

采购部报账程序：

经办人填单 仓库入库单 采购员审核签字 财务部审核 总经理
签字（根据审批权限） 董事会领导审批 财务出纳付款

待摊费用摊销制度

开办费是酒店在筹建期间发生的不构成流动资产、固定资产或无形资产的各项费用。

在酒店筹备期间所发生的开办费用一并计入长期待摊费用，应当在以后年度内，采用平均年限法摊销，摊销期为五年。开办费以外应待摊的费用，根据权责发生制原则，按实际时间计算分摊。

低值易耗品管理制度

为了管好、用好酒店各种在用办公家具、用具、工器具、易耗品等，使其发挥应有效用。根据统一购买、统一管理、严格领用、划清责任的原则，特制定管理规定如下：

1.各使用部门建立《低值耗品使用管理台账》，财务部建立《低值易耗品明细账》。

2.所用账簿由财务部统一设计，印刷下发各部门，由使用部门专人登记管理，并由该人负责将台账交由财务部核实盖章后，方可正式使用。

3.为确保两账的衔接与相符，凡各部门发生低值易耗品的购入、领用、移交、丢失、报废等情况，均需报请办公室，由办公室汇总后交财务部，共同办理账务手续。

4.财务部定期到各部门检查《低值易耗品使用管理台帐》的实施登记情况，每年两次，财务部与各部门对帐，及时发现错漏，查清原因并调整相关账目。

5.关于低值易耗品的购入、领用、移交、丢失、报废的有关规定

1>各部门如需购入低值易耗品，必须先报办公室审批，根据客观需要，由采购部派人购买；

2>部门到办公室、仓库领用时，应由部门负责人签字，并由部门负责保管；

3>由于工作变动，以后不再需要的低值易耗品由责任人退回办公室，并在台帐上注明；

4>由于客观原因造在低值易耗品毁损的，应由责任人提出书面报告，经部门负责人签字，财务部审核后，作报损冲账；由于主观原因造成低值易耗品毁损的，由责任人写出详细情况通知财务部，并报总经理审批后，照价给予罚款与赔偿。

6.低值易耗品的清理与盘存由财务部组织定期对低值易耗品进行现场实物清查、盘点，发现问题及时解决，保证账物相符。

应收及应付款管理制度

1、应收账款的管理

1>销售部对与酒店发生业务关系的客户，应建立详细的客户档案；根据客户的基本情况及其他的相关情况（包括客户的经营状况、与酒店的往来情况等）给予相应的授信额度及付款期限。

2>销售部根据酒店给客户的授信情况与客户签订合同或协议。财务部门应参与对合同或协议的审查（包括价格、结账日期等），合同签订后，一份交财务会计负责归档保管。

3>财务部门应配合销售部根据市场情况，正确制定销售价格，做好价格监督工作。

4>对于客户拖欠的款项，若超出授信额度，财务部门应及时通报销售部并共同做好催收工作；若超出授信额度，又超出回款期限，财务部门应立即通知收银处停止其签单权，并向总经理汇报，加大力度催收货款。

2.应付账款的管理

1>采购部门对与酒店发生业务关系的供应商，应建立详细的档案：包括供应商的全称、地址、营业执照、税务登记证等。

2>采购部门在完成上述工作后，填写经济合同签订审核表，逐级审批后，方可与供应商签订供货（采购）合同。超过1万元（含1万元）的采购合同必须有总经理签字。财务部门应参与对采购合同的审查（包括价格、付款期限、付款条件等），合同签订后，一份交财务会计归档保管备查。

3>采购部门应根据各部门的采购计划、仓库的库存情况及时组织货源，防止出现缺货情况的发生；同时，对于不合格产品、超储积压产品、滞销产品及时清理退货。

4>对于到期应付给供应商的货款，采购部门应根据合同，及时办理付款审批手续。

审核付款制度

1.支付款项前，经办人按要求在“付款申请单”上清楚填写付款理由、支付金额并经部门负责人及总经理（根据审批权限）批准后连同付款原始凭证交财务部门办理付款手续。

2.财务人员按规定对付款申请进行审核，审核内容有：

1〉付款手续、凭证是否齐全。

2〉发票开具单位、收款单位、合同订立单位是否一致，发票是否符合要求。

3〉是否已经全部验收入库，是否属超储积压物质，是否已完成合同规定的全部义务。

4〉是否依据合同规定申请付款。

5〉是否申报资金使用计划，或补报临时计划。

采购部业务操作程序

1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择、填写价格、质量及供方的调查表；

2、向财务部负责人呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；

3、在财务部负责人的安排下，按确定的采购方案着手采购；

4、按酒店及本部门的工作程序，完成现货采购和期货采购；

5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向财务部负责人汇报；

6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续；

7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；

8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

非常备（零星）物品采购
部门申购

仓库签字确认

采购员核价

财务负责人签字确认

总经理签字确认，董事会审批

采购

验收入库

报帐（入库单、发票、申购单）

收 银 程 序
开机并检查网络及打印机

检查税控机及发票

打单买单

浏览交易审核，打印日报表

缴 款

说明：

1、上班做好相关准备工作，检查设备，准备好上班零钱，并浏览核对当日在店预订宾客状态。

2、仔细核对折免签批权限、挂账消费名单、信用条件、单位签字证件号码无误后，进行凭证录入。

3、打单买单，结付收款，唱收唱找，辨别卡、票、钞、刷卡签名或授权刷卡签名。

4、浏览交易审核，编报打印日报表。

5、账单、表、款相核对无误后，填写缴款表连同营业款交于财务部出纳。

物品购买、验收、保管、发放程序
填写申请购物单

各申请部门负责人签字

财务部审核

总经理签字

采购部采购

由仓库保管员验收入库开具入库单登账，并查验是否有正规发票，数量、金额、质量是否无误

物品入库后由仓库保管员保管，要注意小心轻放防火防潮

领发时，凭申请表和负责人的签字开具出库单并销账

定期盘点，做好账账相符、账实相符

说明：

1.在购买物品贯彻“谁使用、谁申请”的原则，由申请部门填写申购单，注明品名、数量、采购原因等，交申请部门负责人签名。

2.采购部收到部门申购单后，对采购物品进行审查后签字。

3.财务部对申购的物品进行复查，并与总仓核对是否有积压物品，部分采购物品成本会计须进行市场询价，确定市场指导价，最后由财务部负责人签字。

4.总经理复核，董事会签字后交采购员进行采购。

5.物品采购回来后由仓库保管员验收，并查验是否有正规发票，数量、金额、质量是否无误后，开具验收单一式三份，一份仓库记账，一份交财会记账，一份交采购部办理报账手续。

6.物品领用时须由领用部门填写领用单，由部门负责人、财务部部长签字。签字前应审核其领用数量、用途，对于以旧换新的物品，仓管员应建立台账，严格执行以一换一的原则。物品领用后由仓管员及领用人签名。

7.仓管及财会人员在物品领用后及时登账，定期盘点，做到账账相符、账实相符。

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