印章、证照的管理制度.doc

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印章、证照管理制度

客户: 绍兴臻泰服饰有限公司

工作号：HUP 0016/WANG /1002/ JUPIN
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印章、证照管理制度
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目录
1. 印章管理与使用制度 1
1.1 制订目的 1
1.2 公司印章的定义 1
1.3 公司的重要印章 1
1.4 公司印章的刻印与废止 1
1.5 公司印章的保管 1
1.6 公司印章的使用 1
1.7 公司印章的使用流程 2
1.8 责任追究与奖惩措施 2
2. 证照管理与使用制度 2
2.1 制订目的 2
2.2 公司证照的定义 2
2.3 公司的重要证照 2
2.4 公司证照管理内容 3
2.5 公司证照的管理原则 3
2.6 公司证照的具体管理要求 3
2.7 证照的备案与归档 3
2.8 公司证照的使用流程 4
2.9 公司证照的合理使用 4
2.10 责任追究与奖惩措施 4
3. 附表单 4

印章、证照的管理制度
1. 印章管理与使用制度
1.1 制订目的
为了保障公司合法权益，维护企业形象和员工利益，规范各类印章的使用程序和审批方法，做到责任明确、使用严谨、专人负责的要求，特制订本制度。
1.2 公司印章的定义
本制度中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
1.3 公司的重要印章
1、 公司公章；
2、 财务专用章；
3、 合同专用章；
4、 人名章，包括法人人名章、会计人名章、出纳人名章等；
5、 公司名称扁条章（用于签发支票用）；
6、 根据企业自身需要制作的特制章。
1.4 公司印章的刻印与废止
公司印章的刻制，需由所需人员向行政人事部经理提出申请，报总经理批准后由行政专员负责刻制，如有需要更换或废止的印章应经批准、将旧印章交还行政部后，方可领取新印章。
1.5 公司印章的保管
公司指定专人负责各类印章的管理，管理人员必须认真履行职责，严禁盗用、滥用、私用印章的发生，切实做好保管、保密和归档工作。公司休假日应对印章加封加锁。发现印章丢失或有异常情况时，应立即报告公司领导，查明情况并做出相应处理。
1.6 公司印章的使用
公司的印章代表公司职责权利，印章的使用必须严格履行审批手续，准确使用：
1、 以公司名义发出的正式文件、合同、协议、介绍信等加盖印章，应以各级印章的所有批准签发件为准，在紧急情况下，印章的所有者可通过电话通知印章保管者，先行口头批准，事后由对文件补签。
2、 加盖印章的各种文书必须留底1份，不能留底的应进行用印登记，以备查询。盖出的各种印章，必须位置恰当，端正整洁，图形清晰。
3、 公司印章一律不准外借使用。
1.7 公司印章的使用流程
1、 由印章使用部门或个人填写《绍兴臻泰服饰有限公司印章使用审批表》，明确使用的理由。
2、 由各级印章的所有者进行审批。
3、 各级印章所有者批准后，由申请人加盖或领取印章，签字并注明领取时间。
4、 借印人归还印章后，应签字并注明归还时间。
1.8 责任追究与奖惩措施
1、 未按本制度使用和保管印章的工作人员，将给予警告、通报批评的处分，并在绩效考核中给予扣分处理，单次违规最低扣分XX分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人档案，必要时追究法律责任。
2、 将印章用于非批准用途的，根据情节，进行相应处理，并在绩效考核中给予扣分处理，必要时追究法律责任。
3、 因过失造成印章丢失的，根据情节，记入违规人员的个人档案，赔偿造成的相应损失，并在绩效考核中给予扣分处理，必要时追究法律责任。
4、 对于违规行为，绩效考核中给予扣分处理，单次最低扣分XX分，依据情节严重程度可以给予XX分直至开除处理。
2. 证照管理与使用制度
2.1 制订目的
本制度的制订是为了保证公司证照使用的安全和稳妥，加强公司证照的管理，规范各类证照的使用程序和审批方法，进一步管理公司无形资产，确保公司各项工作高效运转。
2.2 公司证照的定义
公司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件。
2.3 公司的重要证照
1、 法人营业执照；
2、 行业经营许可证；
3、 企业代码证；
4、 税务登记证；
5、 行业资质证；
6、 房产证；
7、 土地证。
2.4 公司证照管理内容
证照的保管、登记、备案、归档和根据公司经营变化需加强管理的其它内容。
2.5 公司证照的管理原则
公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以很好的提高公司声誉、信誉的评比活动，公司行政部负责除了公司工商税务执照以外各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；经营场所悬挂有关证照的检查，在办理证照过程中有关部门根据职责承办部分事项和全部事项。
2.6 公司证照的具体管理要求
1、 证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由公司行政人事部妥善保管，按发证机关的要求在经营地点的显著部位正照上墙，副本、副证入柜。
2、 如需使用证照必须经总经理同意批准，说明使用范围和使用时间，办理外出携带手续后，方可携带外出。公司证照未经总经理批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。
3、 公司证照不得丢失、损坏，如出现损坏或丢失，除立即向总经理报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。
4、 不许擅自使用公司的证照进行各种担保。
2.7 证照的备案与归档
1、 备案内容：法人营业执照、营业执照、税务登记证、新建公司的验资证明、企业代码证、企业资质证书、企业荣誉认证及相关的认证手续、特许经营许可证和对外租赁场地、房屋、设备的协议书等。
2、 凡备案内容涉及到的企业证照，行政人力资源部均需至少留有1份复件备案，未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。
3、 各种证照要分类归档，归档的资料要齐全完整，自证照申报到各种相关手续办完的各类资料都要归入档案，由个人直接经办或由部门承办、协办的证照材料，手续全部完成后统一交行政人事部归档。
2.8 公司证照的使用流程
1、 由证照使用部门或个人填写《绍兴臻泰服饰有限公司证照使用审批表》，明确使用的理由。
2、 由行政主管对申请使用人提交的《绍兴臻泰服饰有限公司证照使用审批表》进行审核和审批。
3、 行政主管批准后，由申请人领取所需证照，签字并注明领取时间。
4、 借证人归还印章后，应签字并注明归还时间。
2.9 公司证照的合理使用
公司证照的合理使用将减少和避免公司风险，保障公司经营管理的顺利进行；对外提供证照复印件，应有明确的用途，并应注明“与原件复制无误，仅用于什么事项”的字样，同时复印人应签名和签署日期，在日期上面加盖公司公章。
2.10 责任追究与奖惩措施
有下列情形之一，属于有关人员未恪尽职守：
1、 在履行审核、审查、审批等手续过程中，故意隐瞒真实情况或不完整提供相关资料骗取同意的。
2、 未经批准，擅自使用、复制、出借、转借法律性文书、证照的；将法律性文书、证照挪做他用的。
3、 保管、使用不当，造成法律性文书、证照损毁、遗失或盗用的。
按照情节严重程度给予惩罚：
1、 未给公司造成损失和不良社会影响的，给予批评教育，并在绩效考核中给予相关人员 扣分处理，最低在总分中扣XX分。
2、 造成不良社会影响的，给予通报批评并减发奖金，数额按公司实际损失计，并在绩效考核中给予相关人员扣分处理，最低在总分中扣XX分。
3、 造成直接经济损失的，在绩效考核中给予相关人员扣分处理，最低在总分中扣XX分，并追究经济责任。
3. 附表单
1、 《绍兴臻泰服饰有限公司印章使用审批表》
2、 《绍兴臻泰服饰有限公司印章管理与使用制度奖惩情况表》
3、 《绍兴臻泰服饰有限公司证照使用审批表》
4、 《绍兴臻泰服饰有限公司证照管理与使用制度奖惩情况表》
绍兴臻泰服饰有限公司印章使用审批表
申请人

所属部门

岗 位

使用理由

签字： 日期：
是否外出使用
是 / 否
使用期限
自 年 月 日 时至 年 月 日 时止
部门经理意见

签字： 日期：
印章所有
者 意 见

签字： 日期：
外借领用时间：

年 月 日 时
领用人：

签字： 日期：
外借交还时间：

年 月 日 时
交还人：

签字： 日期：
备 注

绍兴臻泰服饰有限公司印章管理与使用制度奖惩情况表
奖惩人

所属部门

岗位

奖惩情况
奖励

惩处

奖惩原因

签字： 日期：
奖惩措施

签字： 日期：
奖惩人所
属部门经
理意见

签字： 日期：
总经理意见

签字： 日期：
奖惩人所
属部门落
实情况

签字： 日期：
奖惩人确认

签字： 日期：

绍兴臻泰服饰有限公司证照使用审批表
申请人

所属部门

岗 位

使用理由

签字： 日期：
是否外出使用
是 / 否
使用期限
自 年 月 日 时至 年 月 日 时止
部门经理意见

签字： 日期：
证照保管
者 意 见

签字： 日期：
外借领用时间：

年 月 日 时
领用人：

签字： 日期：
外借交还时间：

年 月 日 时
交还人：

签字： 日期：
备 注

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奖惩人

所属部门

岗位

奖惩情况
奖励

惩处

奖惩原因

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奖惩措施

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奖惩人所
属部门经
理意见

签字： 日期：
总经理意见

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属部门落
实情况

签字： 日期：
奖惩人确认

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印章、证照管理制度

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