金蝶K3用户操作手册.doc

用户操作手册

用户操作手册

目 录

1 销售系统业务规程 1
2 销售订单业务规程 2
3 销售发货通知业务规程 6
4 销售出库业务规程 8
5 分期收款销售处理业务规程 9
6 销售退货处理业务规程 11
7 销售发票处理业务规程 13
8 产品预测业务规程 16
9 生产计划业务流程 18
10 计划方案设置业务规程 24
11 物料计划参数维护业务规程 27
12 采购系统业务规程 29
13 采购申请业务规程 31
14 采购单业务规程 33
15 采购收货业务规程 36
16 采购结算业务规程 39
17 仓库盘点业务规程 41
18 库存调拨业务规程 43
19 库物料盘盈、报废处理业务规程 47
20 受托入库业务流程规程 49
21 生产任务单维护业务规程 51
22 生产任务单下达业务规程 53
23 生产任务单变更业务规程 55
24 生产任务单返工业务规程 57
25 生产投料业务规程 59
26 生产物料报废业务规程 61
27 采购入库核算流程业务规程 63
28 采购暂估入库核算流程业务规程 66
29 销售出库核算业务规程 69
30 分期收款核算业务规程 72
31 委外加工核算业务规程 75
32 物流期末结帐业务规程 78
33 客户化需求 80

- 1 -
1 销售系统业务流程
主题
销售系统整体业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

2.1销售订单处理：
生管物控在接到客户订单后，在K3系统[物流管理] à[销售管理] à[销售订单] à[录入]销售订单
2 销售订单业务规程
主题
销售订单业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

编号：20203
1规程说明：
规程目标
提高对销售订单的管理能力。规范销售订单的输入和维护流程，强化对销售订单的跟踪、执行能力，提高客户服务质量。
业务背景
销售部需对订单录入及维护进行严格的管理，使生产部门能有效地组织其生产活动，以按时保质保量地完成订单任务，从而提高客户对公司产品和服务的满意度。
规程适用范围
销售订单的管理。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
业务助理根据客户要求，如需报价在K3系统内录入销售报价单。否则转3
营销部
业务助理
2
销售报价单交商务部经理审核
商务部
经理
3
业务助理根据销售报价单或在销售订单输入屏幕中录入K/3系统，以形成销售订单。
营销部
业务助理
4
商务助理对销售订单进行审核，审核后交商务经理审核
营销部

5
财务部对订单进行审核，特殊订单由总经理进行审核，
财务部

6
PMC确认产品的交货期，之后在销售订单序时簿屏幕中审核该订单，生成审核后的销售订单。
PMC
主管
a
系统允许对销售商品进行折扣管理，销售订单中可以支持折扣率和单位折扣额

b
销售订单是三方关联单据的原始单据，基础资料的价格资料对其有效，并且可以实施最低价格的控制

c
销售订单可以进行锁库，对于没有形成负结存的物料，在允许销售的范围内，可以锁定销售，不允许其他业务员继续销售此部分商品

e
已经执行了的销售订单可以追加执行

f
销售订单是MRP计算的重要需求来源，所以正确维护销售定单的相关日期信息，比如交货日期，需求日期直接决定mrp计算的准确性

g
由销售订单可在软件中下推生成采购申请单、产品入库单、发货通知单、销售出库单、生产任务单、销售发票

2 销售订单多级审核流程图

开始

营销部
业务助理
销售报价单录入
审核
报价单
销售单
营销部
业务助理
销售单录入
交商务助理
交商务经理
审核
交财务
审核
特殊订单交总经理
审核
交PMC
审核
审核
已审核的销售订单
结束

交区域经理
下推生成

外销流程：

将销售单传递到鲁文账套同时生成销售单和采购单
生成发货通知单
仓库
生成销售出库单
商务通过外挂GUI操作
商务
生成采购订单
商务
生成销售订单
商务
生成销售出库单
生成采购入库单
香港鲁文账套
商务
销售部
业务助理
录入销售订单
开始
生成销售订单
执行多级审核
深圳易方账套
注：
1、 业务助理按客户区域划分，各业务助理只能查看和修改自己录入的销售订单。
2、 PMC审核销售订单时屏蔽价格和付款方式。

3.1输入数据
3.1.1 销售订单
3.2输出数据
3.2.1销售订单执行情况明细表
3.2.2销售订单执行情况汇总表
3.2.3 订单批次跟踪表
3 销售发货通知业务规程
主题
销售发货通知业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

编号：20204

1规程说明：
规程目标
定义发货通知过程，便于仓管员有计划发货。
业务背景
为了仓库准时发货。销售业务员必须及时了解订单及库存信息并且按照订单的要求发出发货通知。以便仓库备货。
规程适用范围
从销售订单至发货的过程管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
商务助理定期维护销售订单，在屏幕销售订单查询查看销售订单情况。
商务部
商务助理
a
如果没有做销售订单，可直接跳过此步骤

2
商务助理查看库存信息以便及时掌握成品是否已完工入库。
商务部
商务助理
3
商务助理在系统中编制发货通知单，交商务部经理审核后并打印“发货通知单”
商务部
商务助理、经理
4
仓库开票员收到“发货通知单“复核后，通知仓管员取单备货。
仓库
仓管员
a
仓管员依据实际发货数量填写“发货通知单“中实际发货栏。

b
由发货通知单可下推生成仓库调拨单、退货通知单、销售出库单；发货检验申请单下推生成销售出库单

2 销售发货业务流程图

开始
营销部
商务助理
查看销售订单
订单是否到期
产品是否入库
营销部
商务助理
录入发货通知单
审核
交商务经理
发货通知单
仓库备货
结束
审核
交财务

3.1输入数据
3.1.1 销售订单
3.1.2 发货检验单
3.2输出数据
3.2.1 已审核的销售发货通知
主题
销售出库业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

4 销售出库业务规程
编号：20205

1规程说明：
规程目标
定义销售发货和出库管理过程，保证销售发货过程顺利进行。
业务背景
为了仓库准时发货。销售业务员必须及时了解订单及库存信息通知将货物送到客户地仓库,并且按照销售订单的要求发出发货通知。仓库开票员根据实际情况办理转仓处理及销售出库处理。
规程适用范围
销售发货的处理过程管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
已审核的发货通知单传递至仓库，由仓管人员根据发货通知单上货品的数量要求备货
仓库
仓管员
a
由商务部商务助理根据订单要求开出发货通知单
商务部
商务助理
b
商务助理应该即时查询库存情况，根据实际的库存作发货通知单

2
商务部经理对发货通知单进行审核
商务部
经理
3
仓管人员根据出库单要求发货，生成销售出库单并确认出库单
仓库
仓管员
4
仓库主管对销售出库单进行审核
仓库
主管
4
财务部收到仓管员发回的出库单，进行出库核算
财务部
开票员

2 销售出库业务流程图
开始
资材部仓库
仓管员
录入销售出库单
销售出库单
审核
交仓库主管
已审核的销售出库单
结束
发货通知单

3.1输入数据
3.1.1 销售发货通知单
3.2输出数据
3.2.1 销售出库单主题
分期收款销售处理业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

5 分期收款销售处理业务规程
编号：20206
1规程说明：
规程目标
定义在销售过程中，分期收款的处理程序
业务背景
已开销售发票给客户，但客户采取分期付款方式付款，每次客户款到后编制收款单，并与销售发票核销，冲减应收款，并编制凭证，直至款额付清。
规程适用范围
销售分期收款的处理过程管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
收到客户打来的分期收款，由财务部录入收款单
财务部
出纳
2
收款单经审核后，交由核算会计处理，将收款单与销售发票核销，核销金额为收款单金额
财务部
核算会计
3
为此次冲减金额编制凭证，记账
财务部
核算会计
4
此工作需在收到客户款后的个工作日内完成

财务部
出纳
1．收到客户分期付款，录入收款单
财务部
核算会计
2．与销售发票核销，冲减应收金额
结束
开始
收款单
审核
凭证
是
否
财务部
核算会计
3．生成凭证，并审核
2 业务流程图

3.1输入数据
3.1.1 销售发票
3.1.2 收款
3.2输出数据
3.2.1 凭证
6 销售退货处理业务规程
主题
销售退货处理业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

编号：20207

1规程说明：
规程目标
定义在销售过程中，销售退货的处理程序
业务背景
当客户对发出销售产品要求退货后，销售业务员必须及时发出销售退货申请，并提交退货通知单，仓管员及时处理销售出库，并开出销售发票。
规程适用范围
销售发票的处理过程管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
仓管人员根据原来的出库单进行收货
仓库
仓管员
a
红字的销售出库单可以根据原来的销售出库单生成

b
已经生成红字销售出库的销售订单，可以被重复执行

c
销售退货可以根据退货通知单生成，已经生成退货通知单的销售订单可以重复执行

d
没有出库的退货，可以执行开具退货通知单即可。

2
退货的质量管理
质检
检验员
a
检查货品质量属性设置，对于退货设置免检的，可以按照上述规范流程操作

b
检查货品质量属性设置，对于退货设置抽检或者全检的，需要作退货检验申请单，记录相关仓库、批号信息

c
根据申请单进行退货检验，填写退货检验单，合格的货品可以入库

d
满足质量检验要求的货品可以下推生成红字销售出库单，完成入库检验流程

4
货品经客户确认后由财务部开具红字销售发票
销售部
销售助理
5
财务部核算会计对销售发票进行审核、核算
财务部
核算会计
2 销售退货业务流程图
客服部
客服助理
2．录入退货通知单
客服部
仓管员
3．录入红字销售出库单
结束
开始
财务部
核算会计
5．核算
否
退货通知单
审核
销售出库单
审核
是
是
否
客服部
仓管员
4．收货，确认销售出库单
营销部
销售员
1．退货申请

3.1输入数据
3.1.1 销售退货通知单
3.2输出数据
3.2.1 红字销售出库单

7 销售发票处理业务规程
编号：20208
主题
销售发票处理业务规程
版本号

功能域
销售管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

1规程说明：
规程目标
定义在销售过程中，发票的处理程序
业务背景
当客户对发出销售产品确认后，销售业务员必须及时发出销售发货通知，仓管员及时处理销售出库，并开出销售发票。
规程适用范围
销售业务发票的处理过程管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
仓管人员根据出库单进行发货
仓库
仓管员
2
货品经客户确认后由财务部开具销售发票
财务部
会计人员
3
销售发票受价格资料的影响，并支持折扣率的方式
财务部
会计人员
a
客户应该预先定义企业的价格体系，提供相关的客户价格，此时由于可以受到销货量的影响，输入数量后携带价格

b
客户可以预先定义折扣资料，发票中支持折扣率的携带，系统可以根据订单折扣额信息进行换算

c
销售发票是三方关联的最终单据，系统可以根据销售出库单与销售订单的关联关系，直接取到销售订单的相关价格，并可以根据情况进行折扣信息换算

d
系统可以处理没有定单情况下的三方关联定义，也可以取到销售出库单中定义的销售单价、金额

e
在已经启用应收系统的情况下，保存的赊销销售发票自动传输到应收系统的销售发票中

4
财务部核算会计对销售费用发票进行录入、审核
财务部
核算会计
a
销售费用不影响货品成本，但是影响应收或者应付帐款

b
会计根据情况录入销售费用发票，可以是应付类型发票，保存后传递到应付系统中，作为其他应付单，影响应付帐款

c
会计根据情况录入销售费用发票，可以是应收类型发票，保存后传递到应收系统中，作为其他应收单，影响应收帐款

5
财务部核算会计对销售发票进行审核，并与应付费用、应收费用、销售出库单进行勾稽，确认关系
财务部
核算会计
a
对于费用发票与销售发票同期到的情况，与销售发票、相关出库单同时确认勾稽

b
对于费用发票与销售发票和出库单勾稽期间不同期的情况，可以与销售发票进行补充勾稽

6
发票不影响成本，可以作财务帐，记销售收入
财务部
财务会计
7
销售费用发票可以选择相关的类型，可以单独记帐。
财务部
财务会计

2 销售发票业务流程图
财务部
开票员
2．开具销售发票
仓库
仓管员
1．发货
发票合格
财务部
核算会计
3．审核发票
结束
开始
财务部
核算会计
5．核算、记帐
销售出库单
否
财务部
开票员
2．开具销售费用发票
财务部
核算会计
3．审核发票

是

3.1输入数据
3.1.1 销售发票
3.1.2 销售费用发票
3.2输出数据
3.2.1 销售明细表
3.2.2 销售汇总表
3.2.3 销售收入统计表
8 产品预测业务规程
编号：31104

1规程说明：
规程目标
在K/3系统建立主计划需求来源
业务背景
在K/3系统已经录入部门、供应商*、职员*、物料、工作中心、生产资源*、质检方案BOM，*等基础数据；工艺规程资料完整。说明：“*”的数据可以没有。
规程适用范围
在K/3主生产计划建立主计划需求来源数据
主题

产品预测业务规程
版本号

功能域
主生产计划
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

序号
处理说明
责任部门
责任人
1
资材部计划专员对中性部品根据销售预测和历史数据，在K3系统内录入产品预测单，
PMC
计划专员
2
资材部根据Forecast在系统内录入产品预测单。
PMC
计划专员

2．产品预测业务流程图

开始

中性产品（历史数据和市场预测）
客户Forecast
结束
计划专员
资材部计划
1. 在K/3主生产计划-产品预测-产品预测单-录入，审核单据
产品预测数据

9 生产计划业务流程
编号：31101

1规程说明：
规程目标
明确编制主生产计划的流程
业务背景
MPS计算：在K/3系统采购、销售、仓存体系已建立，物料计划参数、BOM、工作中心、生产资源、计划展望期、工厂日历等基础资料完整。在以预测作为计划来源时，预测数据已经确定。
MRP计算：在K/3系统采购、销售、仓存体系已建立，物料计划参数、BOM、工作中心、生产资源、计划展望期、工厂日历等基础数据完整。在以主生产计划为需求来源时，主生产计划已经在K/3系统确定。以产品预测为需求来源时，产品预测已经在K/3系统确定。
规程适用范围
编制主生产计划、物料需求计划。
主题
生产计划业务流程
版本号

功能域
生产管理/主生产计划
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

序号
处理说明
责任部门
责任人
1
根据销售订单、市场分析，确定产品预测资料，经过审批。在以销售订单作为主生产计划唯一来源时，本单据取消。
PMC

计划专员
2
在K/3计划管理录入、审核产品预测资料。在以销售订单作为主生产计划唯一来源时，本流程取消。
PMC
计划专员
3
在K/3计划管理的MPS计算，选择计划方案，进行MPS计算；完成运行后，查看运行日志。
PMC
计划专员
4
在K/3计划管理的MPS维护，对MPS结果维护，可以增加删除计划订单，确认后投放计划订单，包括计划状态的生产任务单、采购申请单。
PMC
计划专员
5
MRP计算：在K/3计划管理的MRP计算，选择计划方案，进行MPS计算；
PMC
计划专员
6
在K/3计划管理的MRP维护，对MRP结果维护，如果确认后投放计划订单
PMC
计划专员
2生产计划业务流程图
计划状态的生产任务单
1、产品预测或销售订单
2. 在K/3主生产计划-产品预测录入、审核产品预测数据
PMC
计划专员
4 在K/3主生产计划-MPS维护对MPS结果维护，确认后投放
PMC
计划专员

3 在K/3主生产计划-MPS计算选择计划方案，运行MPS
PMC
计划专员

采购申请单
开始
计划方案
转下2页
不做
做
粗能力计划？
转下页

5. 在K/3粗能力需求计划-粗能力计算，进行粗能力计算
PMC
计划专员
6在K/3粗能力需求计划-粗能力查询，如果需要的打印粗能力汇总报告。
PMC
计划专员
粗能力汇总报告
承上页

否
是
是否满意
转下页
结束
采购、销售、仓存、预测数据
7. MRP计算：在K/3物料需求计划-MRP计算，选择计划方案，进行MRP计算
PMC
计划专员
8在K/3物料需求计划-MRP维护，对MRP结果维护，确认后投放计划订单
PMC
计划专员
基础数据、计划方案
主生产计划数据
计划状态的生产任务单
采购申请单
承上页

结束
2．1销售订单计划方案：
开始
确认计划订单
销售订单
PMC
计划专员

是否需调整
否
结束
是
每天一次运行MPS运算，需求来源为销售订单。
计划订单
PMC
计划专员

每天一次运行MRP运算，需求来源为MPS。
PMC
计划专员

对MPS结果进行投放
计划订单
生产任务单
确认计划订单

2．2中性产品和客户FORECAST计划方案：
开始

产品预测和销售订单

计划专员

PMC

每周一运行MPS运算，需求来源为销售订单和产品预测。

计划订单

是
是否需调整

否

确认计划订单

计划专员

PMC
计划专员

PMC

对需生产的产品预测的MPS结果进行投放，但对不需生产的产品预测MRP结果进行关闭。
每天二次运行MRP运算，需求来源为MPS。

生产任务单
计划订单

确认计划订单

结束

承上页
3相关单据
3.1输入数据
3.1.1销售订单
3.1.2产品预测资料
3.1.3基础资料
3.2输出数据
3.2.1计划状态的生产任务单（包括生产）
3.2.2未审核的采购申请单
3.2.3粗能力汇总报告
3.2.4细能力汇总报告
10 计划方案设置业务规程
编号：31102
主题
（MPS、MRP）计划方案设置业务规程
版本号

功能域
生产管理/计划管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

1规程说明：
规程目标
计划方案参数设置正确
业务背景
1. 物料计划参数、BOM已经已建立，

规程适用范围
MPS、MRP计划方案的准备
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
根据企业生产环境，确定MPS、MRP计划方案参数

PMC

计划员
2
在K/3系统进行计划参数维护
PMC
计划员

2计划方案设置业务流程图
开始
计划方案
确定的计划方案参数
PMC
计划专员

是否正确
否
结束
是
1. 计划方案参数维护：主生产计划>系统设置-新增计划方案

3.1输入数据
3.1.1计划方案参数数据

3.2输出表单
3.2.1计划方案参数数据

4附表：
计划方案参数数据表

销售订单

产品预测

销售订单和产品预测

考虑未审核的销售订单

预计量计算有效期

考虑手工录入的未下达的生产任务单

考虑未审核的采购订单

考虑代管仓

考虑赠品仓

考虑现有库存

考虑现有库存

考虑安全库存

考虑预计入库量和已分配量

考虑损耗率

考虑成品率

只计算物料的净需求，不需考虑批量法则

物料汇总方式- “物料”

物料汇总方式- “物料加时间”

运算前进行BOM完整性检查

如果物料需求日期小于系统当前日期，则将其修改为当前日期

运算结果过滤掉需求数量为零的行

“运算完成直接生成目标单据”

如果物料需求日期小于系统当前日期，则将其修改为当前日期（否则生成例外信息）：

投放参数

采购申请单最大分录数2

单据生成时间范围

采购申请人

采购申请部门

自制件默认生产类型

委外加工件默认生产类型

采购申请单分类规则-按来源

采购申请单分类规则-按采购负责人

11 物料计划参数维护业务规程
编号：30901
1规程说明：
规程目标
物料计划参数设置正确
业务背景
2. 财务、物流体系已建立，

规程适用范围
物料生产、采购期量标准的制订，计划参数基础资料的准备
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
根据设计、工艺资料，确定自制件的生产期量标准数据
根据设计、工艺分工资料、与供应商的供货协议，确定采购件的采购期量标准数据
PMC

采购部
计划员

采购员
2
基础资料引出：从开始>程序>K/3系统/>数据引入引出>基础资料，功能菜单进入，按照向导的提示操作引出物料，
PMC
计划员
3
根据期量标准数据修改引出EXCEL物料文件，检查正确
PMC
计划员
4
物料基础资料引入：从开始>程序>K/3系统/>数据引入引出>基础资料功能菜单进入，按照向导的提示操作把修改后确定计划参数的EXCEL物料文件引入K/3系统
PMC
计划员

2物料计划参数业务流程图
开始
物料资料
已建立的期量标准
1. 基础资料引出：在“K/3系统/>数据引入>基础资料”引出物料资料
PMC
计划专员
2.根据期量标准，修改引出物料资料EXCLE文件的计划参数
PMC
计划专员

是否正确
否
结束
是
3.物料资料引入：把修改了计划参数的物料资料的引入K/3
PMC
计划专员

3.1输入数据
3.1.1自制件、采购件、委外件期量标准数据
3.2输出表单
3.2.1物料计划参数资料数据
3.1输入数据
3.1.1自制件、采购件、委外件期量标准数据

12 采购系统业务规程
主题
采购系统整体业务规程
版本号

功能域
采购管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

编号：20101
1规程说明：
规程目标
说明采购业务涉及的流程整体概况。
业务背景
采购业务整体流程
规程适用范围
采购管理整体
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
采购申请处理
供应部/生产部
业务人员/计划员
a.
由MRP计算所得，或者由相关部门根据需要填写申请单

2
采购定单处理
采购部
业务人员/采购部经理
a.
根据采购申请确认是否采购，生成采购定单，或者选单根据合同生成，也可以手工生成定单

3
采购收货处理、采购退货处理
采购部
业务人员/仓管人员
a.
采购收货一般经过收料通知，检验申请，检验，合格入库、不合格退货等步骤。

4
采购结算处理
财务部
财务会计
a.
财务部收到客户方的发票后，应当将发票与采购入库情况进行核对，货物未入库的，不能进行债务确认。

2业务流程图

采购部/生产部
业务员/计划员
1.采购申请处理
采购部
业务人员
2.采购定单处理
采购部
业务人员
4.采购结算处理
结束
采购部
业务人员
3.采购收货处理、退货处理
开始

3.1输入数据
3.1.1 采购申请单
3.1.2 采购定单
3.1.3 采购入、退货单
3.1.4 采购结算单
3.1.5 费用发票
3.2输出数据
3.2.1 采购定单执行情况表
3.2.2 采购出、入库汇总表
3.2.3 采购出、入库明细表
3.2.4 暂估入库表
13 采购申请业务规程
编号：20102
主题
采购申请业务规程
版本号

功能域
采购管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

1规程说明：
规程目标
处理采购申请环节的申请单录入、审核等工作内容
业务背景
根据企业的实际需要，由MRP自动生成，或手工录入采购申请单，审核确认采购申请。
规程适用范围
采购申请处理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
采购申请录入
采购部/生产部
业务人员/计划员
a.
如果同计划系统连用，MRP结果可生成采购申请单，在此可以查询

b.
也可以根据生产的需要，手工录入采购申请单

2
采购申请审核
采购部/生产部
业务人员/计划员
a.
对录入系统的采购申请单进行审核确认，只有确认的采购申请才会作为下采购定单的依据

2 采购申请业务流程图

开始
采购部/生产部
业务员/计划员
1.采购申请单录入
采购部/生产部
部门经理
3.采购申请单审核
结束
采购申请单
已审核的采购申请单
由MRP自动生成的采购申请单

3.1输入数据
3.1.1 采购申请单
3.2输出数据
3.2.1 采购申请报表
14 采购单业务规程
编号：20103
主题
采购定单业务规程
版本号

功能域
采购管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

1规程说明：
规程目标
采购定单涉及的业务流程。
业务背景
在采购申请批准以后，向供应商下达采购定单，并跟踪定单执行情况，根据实际情况可追加定单或手工关闭定单。
规程适用范围
采购定单管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
采购定单录入
采购
业务人员
a.
根据审核的采购申请单，关联生成采购定单

2
采购定单审核
采购
采购部经理
a
先交由采购组长审核
采购
采购组长
b
交资材经理审核
资材部
经理
c
超过一定金额的由上级进行审核

d.
经过审核同意的定单将发给供应商，进行采购货物

3
采购定单执行情况
采购部
业务人员
a.
对各种已经下达的采购定单进行跟踪，催收，或手工关闭

b
对于已经执行的采购订单可以追加执行

c
采购订单的执行可以下推生成收料通知单、外购入库单以及采购发票

4
审核或者未审核的采购订单可以作为预计入库量参与MRP计算

2 采购订单多级审核流程:

开始
资材部采购
录入采购单
采购员
采购单
资材部计划
录入申请单
计划专员
采购申请单
审核
由MRP自动生成采购申请单
审核
审核
交采购组长
审核
交资材经理
审核
超过一定金额交上级
已审核的采购单
结束
资材部采购
录入供货信息
采购组长
审核

下推生成
交资材经理
外购流程:
深圳易方账套
香港鲁文账套

开始

采购员
采购部

录入采购订单

执行多级审核

采购员
生成采购单
生成销售订单

采购员通过外挂GUI操作

仓库

将采购单传递到鲁文账套同时生成销售单和采购单

仓库
生成采购入库单
生成收货通知单

生成采购入库单
采购员
生成销售出库单
采购员

注：
1、 采购员按供应商区域划分，各采购员只能查看权限范围内的供应商和供应商供货信息，并只能修改自己录入的采购订单。
2、 锁定价格资料。即采购员录入订单时，物料价格由系统自动带出，如有价格变动必须先录入新的报价并审核。
3、 对赠品进行严格管理,赠品需进行出入库处理。
4、 零星采购：有供应商则直接在系统中录入采购单；无供应商则在系统中以【其它入库单（带单价）】的形式直接入库，无需开出采购单。

3.1输入数据
3.1.1 采购定单
3.2输出数据
3.2.1 采购定单执行情况明细表
3.2.2采购定单执行情况汇总
主题
采购收货业务规程
版本号

功能域
采购管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

15 采购收货业务规程
编号：20104
1规程说明：
规程目标
完成采购收货通知、采购收货检验、采购入库、采购退货等工作的管理。
业务背景
采购货物到达后，采购部门人员通知相关部门准备收货，经过质检部门的质量检验，由仓管人员完成合格品的验收入库。不合格品将退回给供应商。
规程适用范围
采购入库管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
录入采购收货通知单
仓库
仓管员
a
采购收货通知单可以由采购订单关联生成

2
审核采购收货通知单
仓库
主管
a.
确认申请信息后，才正式通知有关质检部门

3
录入入库单、不合格品退回单
仓库
仓管员
a.
根据检验结果，关联录入各种入库单

4
审核入库单、不合格品退回单
仓库
主管
a.
审核确认各种入库结果

b
同时更新虚仓、实仓库存

2业务流程图
开始
资材部仓库
仓管员
录入采购收货通知单
收货通知单
审核
交仓库主管
已审核的收货通知单
结束
送货单、采购订单

外购入库流程：

开始
资材部仓库
仓管员
录入外购入库单
外购入库单
审核
交仓库主管
已审核的外购入库单
结束
IQC检验报告
资材部仓库
仓管员
录入退料单
退料单
审核
交仓库主管
已审核的退料单

3.1输入数据
3.1.1 收货通知单
3.1.2 入库单
3.1.3 退货单

3.2输出数据
3.2.1 采购入库报表
3.2.2 采购退货报表
16 采购结算业务规程
编号：20105
主题
采购结算业务规程
版本号

功能域
采购管理
编制人

审核人

最初制定日期

最后修订日期

1规程说明：
规程目标
财务部门需要对收到的发票同各种入库单进行核对，并确认债务情况，适时向供应商付款，维护公司信誉和形象。
业务背景
收到供应商的购货发票后，录入系统，并审核。
规程适用范围
采购结算管理
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
录入采购发票
财务部
财务会计
a.
收到供应商的采购发票后2日内，将发票录入系统

b
由于外购入库单可以确认暂估款，发票可以直接取得入库单中得价格信息。

c.
需要确认债务的发票可以审核

d.
已经确认的发票可以记帐

d
在已经启用应付系统的情况下，保存的采购发票自动传输到应付系统的采购发票中

2
勾稽采购发票
财务部
财务会计
a.
对录入系统的发票同相关入库单进行核对，对货物已经入库的发票进行勾稽

b.
对录入系统的发票同相关费用发票进行核对，对已经确认的费用发票与采购发票确认勾稽

3
录入费用发票
财务部
财务会计
a.
收到第三方的费用发票，根据相关费用信息将费用发票录入系统

b
在已经启用应付系统的情况下，保存的费用发票自动传输到应付系统的其他应付单中，并在备注中予以注明来源，类型为费用发票

4
审核费用发票
财务部
财务会计
a.
对可以确认债务的发票可以审核

5
勾稽费用发票
财务部
财务会计
a.
对于费用发票与采购发票同期到的情况，与采购发票、相关入库单同时确认勾稽

b
对于费用发票与采购发票和入库单勾稽期间不同期的情