制度-002财务会计档案的整理.doc

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制度及操作程序
Policies & Procedures

部 门 Department ：财务部
提 交 人 Prepared by ：财务总监
制度编号 Policy No ：FC/PP--002
生效日期 Effective Date ：2004年11月01日
批 准 Approved By ：副总经理
日 期 Date ：01/11/2004
分 送Distribution相关部门 ：
行政办
制度及操作程序题目 ：财务会计档案的整理
定义：
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是检查财经纪律情况的书面证明，也是总结经营管理经验的重要参考资料。

目的：
对会计档案进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

规定：
1. 每年由会计活动而形成的会计档案，都由财务部负责整理装订成册。
2. 当年会计档案，在年度终了后，财务部暂保管一年，以备查找便捷。应将会计档案整理整齐，不得随意堆放。期满后，可根据自行情况，存放外库保管。
3. 严格执行安全和保密制度，不得随意码放，严防毁损、散失和泄密。
4. 会计档案保管期满，某些会计凭证经财务总监严格审查批准后方可销毁。（参考后述会计档案销毁程序）销毁后，作好销毁记录。
5. 保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经酒店财务总监批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
6. 酒店应设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查阅或复制的日期和内容等。
7. 任何人无权私自更改、涂写会计档案的内容，不得抽换会计档案。
8. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。（参考会计档案保管期限表）
9. 会计档案原则上由指定人员保管，以免遗失，责任分不清。
10. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。应当单独保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

程序
（一）会计档案具体包括：
1. 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他。

制度及操作程序
Policies & Procedures

部 门 Department ：财务部
提 交 人 Prepared by ：财务总监
制度编号 Policy No ：FC/PP--002
生效日期 Effective Date ：2004年11月01日
批 准 Approved By ：副总经理
日 期 Date ：01/11/2004
分 送Distribution相关部门 ：
行政办
制度及操作程序题目 ：财务会计档案的整理

2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、现金和银行存款日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿，其他。
3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括财务报表(集团统一下发的报表文件及酒店内部的报表)、附表、附注及文字说明，法定的中国注册会计师的审计报告，其他。
4. 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案销毁清册、磁带、磁盘、光盘、胶片，其他。

(二) 会计档案的保存程序：
1. 由会计活动形成的会计档案，分别按类别整理装订。
2. 装订成册的会计档案要连续编号，以免抽掉遗失。
3. 会计档案必须在封面上注明会计档案的类别、起止的凭证编号。
4. 作会计档案登记后送资料室保管。

(三)会计档案销毁程序：
1. 由财务部门提出销毁意见，经鉴定、严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2. 财务总监审查批准后，在会计档案销毁清册上签属意见并签名。
3. 销毁会计档案时，应当由酒店委派人员共同监销。
4. 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名，并将监销情况报告财务总监知晓。

制度及操作程序
Policies & Procedures

部 门 Department ：财务部
提 交 人 Prepared by ：财务总监
制度编号 Policy No ：FC/PP--002
生效日期 Effective Date ：2004年11月01日
批 准 Approved By ：副总经理
日 期 Date ：01/11/2004
分 送Distribution相关部门 ：
行政办
制度及操作程序题目 ：财务会计档案的整理
序号
档 案 名 称
保管年限
备 注
(一)
会计凭证类

1
各种完税凭证和缴、退库凭证
10年

2
原始凭证、记帐凭证和传票汇总表
10年

3
涉及外事的会计凭证
永久

(二)
会计帐簿类

1
现金、银行存款日记帐
永久

2
总帐
永久

3
明细分类帐或登记本
15年

4
固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年

(三)
财务报告类

1
年度财务预算报表
永久

2
月度、季度财务报告
5年
包括文字分析
3
年度财务报表
永久

4
税务机关、财政部门报送的报表
永久

5
投资、拨/贷款报告(预算)
永久

(四)
其他类

1
银行余额调节表、银行银行对帐单
5年

2
会计档案销毁清册
永久

3
会计档案保管清册
永久

4
磁带、磁盘

根据不同情况而定
5
酒店各种批件、证照
永久

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