K3系统操作流程图.doc

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K/3系统项目实施文档

第 5 页 共 65 页
K/3系统项目实施文档

K/3系统操作流程图

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K/3系统操作流程图

金蝶软件 (中国)有限公司

实施部

二零零五年元月

目录
一、流程图符号说明： 4
二、K/3系统基础操作流程图： 5
A、“中间层—账套管理” 5
B：系统基础资料 8
C：系统初始化资料录入 9
D：系统期末结账处理 11
三、各模块日常业务处理流程： 12
A、总账系统： 12
1、总账总体流程： 12
2、总账初始化处理： 13
3、新增凭证： 14
4、凭证修改： 15
5、单张凭证审核： 16
6、多张凭证审核： 17
7、单张凭证反审核： 18
8、成批凭证反审核： 19
9、单张凭证过账： 20
10、成批凭证过账 21
11、单张凭证反过账： 22
12、成批凭证反过账： 23
13、总账系统的期末处理： 24
B、现金管理系统： 25
1、初始化处理： 25
2、复核记账： 26
3、登现金日记账： 27
4、库存现金盘点处理： 27
5、现金对账处理： 28
6、登银行存款日记账： 29
7、登银行对账单处理： 29
8、银行存款对账： 30
9、新开账户处理： 31
C、固定资产系统： 32
1、固定资产初始化操作： 32
2、新增卡片类别资料： 33
3、日常新增固定资产卡片操作： 34
4、单张固定资产变动处理： 35
5、成批固定资产变动： 36
6、固定资产清理： 37
D：报表系统 38
1、自定义报表的建立 38
2、公式定义 39
E、应收款管理系统 40
1、初始化数据录入 40
2、应收款管理系统总体流程 41
3、日常操作－发票录入 42
4、日常操作－其它应收单录入 43
5、日常操作－应收票据录入 44
6、日常操作－收款单录入 45
7、单据核销管理 46
8、期末结账 47
F、应付款管理系统 48
1、初始化数据录入 48
2、应付款管理系统总体流程 49
3、日常操作－发票录入 50
4、日常操作－其它应付单录入 51
5、日常操作－应付票据录入 52
6、日常操作－付款单录入 53
7、单据核销管理 54
8、期末结账 55
G：采购管理系统 56
1、初始化处理 56
2、总体业务处理流程 57
H：仓存管理系统 58
1、总体业务处理流程 58
2、入库处理 59
3、出库处理 60
4、月末盘点 61
I：存货核算系统 62
1、总体处理流程 62
2、暂估处理 63
3、成本计算 64
4、凭证处理+期末处理 65

一、流程图符号说明：

表示流程图起止说明

表示操作或数据流向

表示对本业务流程的辅助说明

表示对非本业务流程辅助说明

左上角表示关键操作点或单据名称
右上角表示操作界面或操作人
下半部表示对此次操作的重要说明

二、K/3系统基础操作流程图：
A、“中间层—账套管理”
1、 建立新账套：
建立新账套

账套管理
中间层
单击左上角新建账套按钮
账套管理
中间层
输入账套号、账套名称、账套类型及选择账套存放的路径
建账大约需要5—10分钟的时间，账套生成*.MDF和*.LDF两个文件
设置账套
参数
账套管理
设置公司名称、记账本位币、会计期间等重要参数
启用账套
账套管理
建立新账套过程结束，正式启用账套
结束

2、 备份套账：

备份账套

账套管理
中间层
选择要备份的账套，然后点击‘备份’图标
备份结束后系统自动生成*.DBB和*.BAK两个文件
备份操作
账套管理
在备份操作界面选择备份的路径和定义备份文件的名称
结束

3、 恢复账套：

恢复账套

账套管理
中间层
点击‘恢复’图标，选择要恢复的账套
恢复操作结束后系统自动生成以*.MDF和*.LDF两个文件组成的账套文件
恢复操作
账套管理
在恢复操作界面定义账套名称及选择账套存放的路径
结束

账套基础资料设置

新增凭证字
新增核算项目类别
新增会计科目明细（在此操作前可从总账工具菜单引入一级会计科目资料）
新增计量单位
币别
系统资料维护
新增币别（统一在总账系统维护中设置，操作界面下同）
新增仓位（库）
新增客户/供应商
新增部门/职员
新增辅助资料
新增商品（物料）
结束

B：系统基础资料

C：系统初始化资料录入
1、 初始化余额录入：
初始化余额录入

工具菜单
总账系统
在‘初始余额录入’中分币别把借、贷、余数据录入
工具菜单
应收(付)款系统
在‘期初数据录入’中分客户将应收(付)款的数据录入
确定基础资料录入完毕及正确后可进行初始化余额的录入
初始余额
固定资产系统
定义后固定资产基础资料，在业务处理新增卡片录入数据
初始设置
现金管理系统
在‘期初数据录入’中引入科目、余额，录入未达账等
工具菜单
存货核算系统
在‘期初数据录入’中分仓位将余额数据录入
结束

说明：除总账外各模块期初余额录入的顺序没有特别的规定。

2、结束初始化操作：
结束初始化操作

工具菜单
总账系统
在‘初始余额录入’的文件菜单中点击‘结束初始化’按钮
工具菜单
应收(付)款系统
点击‘结束初始化’按钮
确定录入的初始化余额完毕及正确后可进行结束初始化操作，在此操作前请先备份
工具菜单
固定资产系统
点击‘结束初始化’按钮
初始设置
现金管理系统
在‘编辑’菜单点击‘结束初始化’按钮
工具菜单
存货核算系统
点击‘结束初始化’按钮
结束

说明：结束初始化的顺序为总账最先，应收应付及其它财务模块次之，存货系统最后。

期末结账处理操作

工具菜单
存货核算系统
点击‘期末处理’按钮
工具菜单
应收(付)款系统
点击‘期末处理’按钮
确定各模块的本月工作已处理完毕后，便可进行结账处理，在此操作前请先备份
期末处理
固定资产系统
点击‘期末结账’按钮
期末处理
现金管理系统
点击 ‘期末扎账’按钮
结账
总账系统
点击‘期末结账’按钮
结束

D：系统期末结账处理

说明：期末结账的顺序为存货系统最先，应收应付及其它财务模块次之，总账系统最后。

三、各模块日常业务处理流程：
A、总账系统：
总账

凭证审核
总账系统
在凭证查询的编辑菜单提供了单张审核和成批审核方式
凭证过账
总账系统
在凭证查询或凭证过账中提供了单张过账和成批过账方式
凭证来源：1、在总账系统手工录入；2、在工资系统生成费用分配凭证；3、在固定资产系统生成新增、变动、清理、折旧费用凭证；4、在应收(付)款系统生成往业账凭证；5、在存货核算系统生成存货收发凭证
账簿/报表
总账系统
系统提供了近二十种账簿、报表
期末处理
总账系统
进行期末调汇、分配成本费用、结转损益、分配利润等
结账
总账系统
点击‘期末结账’按钮
结束

1、总账总体流程：

总账初始化操作

确认基础资料已正确录入完毕后，便可进入初始化的第二步工作：录入总账等系统的余额
结束初始化
总账系统

若借贷平衡、数据无误，可点击‘文件菜单’上的‘结束初始化’按钮，结束初始化，开始日常处理
结束

工具菜单
总账系统

点击工具菜单上的‘初始余额录入’进入科目余额录入界面
录入余额
总账系统

分币别录入会计科目的借方发生额、借方发生额、期初余额、损益类科目实际发生额

试算平衡
总账系统

分别点击工具栏上‘平衡’检查年初数、累计数、期初数的借贷平衡是否平衡
2、总账初始化处理：

新增凭证

新增凭证
总账系统
单击‘凭证录入’按钮，进入凭证录入界面
凭证录入
总账系统
选择日期、凭证字，录入摘要、科目代码、金额
保存凭证
总账系统
录入完毕后，按‘保存’按钮，或按‘F12’快捷键保存
结束

3、新增凭证：

说明：新增凭证亦可以在‘凭证查询’中进行，方法如上。

凭证修改操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’按钮，进入凭证浏览界面
凭证修改
总账系统
选中需要修改的凭证，点击工具栏‘修改’按钮调出凭证进行修改
修改凭证前应确认凭证处于本期、未过账、未审核的状态
凭证保存
总账系统
修改完毕后，按‘保存’按钮，或按‘F12’快捷键保存
结束

4、凭证修改：

5、单张凭证审核：

凭证审核操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’按钮，选择条件为‘未审核’的凭证
凭证审核
总账系统
选中需要审核的凭证，点击工具栏‘审核’按钮；或在编辑菜单选择‘审核凭证’
审核凭证前应确认凭证处于本期的状态
凭证编辑界面
总账系统
单击工具栏上的‘审核’图标后退出凭证编辑界面即可
结束

说明：审核人与制单人不为同一人；

6、多张凭证审核：

凭证审核操作

审核凭证前应确认凭证处于本期的状态

总账系统
凭证查询

点击‘凭证查询’按钮，过滤出要审核的凭证

凭证审核
总账系统

点击编辑菜单上的‘成批审核’选择‘审核未审核的凭证’，按‘确定’即可

结束

7、单张凭证反审核：
凭证反审核操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’，选择条件为‘已审核、未过账’的凭证
凭证反审核
总账系统
选中需要反审核的凭证，点击工具栏‘审核’按钮；或在编辑菜单选择‘审核凭证’
反审核凭证前应确认凭证处于本期且未过账的状态
凭证编辑界面
总账系统
单击工具栏上的‘审核’图标后退出凭证编辑界面即可
结束

8、成批凭证反审核：

凭证反审核操作

审核凭证前应确认凭证处于本期且未过账的状态

总账系统
凭证查询

点击‘凭证查询’按钮，过滤出要反审核的凭证

总账系统
凭证反审核

点击编辑菜单上的‘成批审核’选择‘对已审核的凭证取消审核’，按‘确定’即可

结束

单张凭证过账操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’，选择条件为‘未过账’的凭证
凭证过账
总账系统
选中需要过账的凭证，点击编辑菜单上的‘过账’即可
凭证过账前应确认凭证处于本期的状态
结束

9、单张凭证过账：

10、成批凭证过账
成批凭证过账操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’，选择条件为‘未过账’的凭证
凭证过账
总账系统
点击编辑菜单上的‘全部过账’即可
凭证过账前应确认凭证处于本期的状态
结束

方式一：

方式二：
成批凭证过账操作

凭证过账
总账系统
点击‘凭证过账’，选择条件为‘全部未过账凭证’或‘指定日期之前的凭证’
凭证过账前应确认凭证处于本期的状态
结束

11、单张凭证反过账：
单张凭证反过账操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’，选择条件为‘已过账’的凭证
凭证反过账
总账系统
选中需要反过账的凭证，点击编辑菜单上的‘过账’即可
凭证反过账前应确认凭证处于本期的状态
结束

12、成批凭证反过账：
成批凭证反过账操作

凭证查询
总账系统
点击‘凭证查询’，选择条件为‘已过账’的凭证
凭证反过账
总账系统
点击编辑菜单上的‘全部反过账’即可
凭证反过账前应确认凭证处于本期的状态
结束

结束

总账期末处理操作

凭证过账
总账系统
将所有本月未过账的凭证进行审核过账处理
结转损益
总账系统
点击‘结账’的‘结转损益’，确定生成凭证所需的日期、凭证字、类别后按‘完成’按钮
如果当月的存货、应收应付、固定资产、工资的凭证已生成，成本分配已处理完毕便可进行总账的期末处理
分配利润
总账系统
手工生成分配利润的相关凭证
（根据企业实际情况做）
凭证过账
总账系统
将结转损益、分配利润生成的凭证审核过账
核对账表
总账系统
进行账簿与报表、汇总表与明细表、总账报表数据与其它相关模块报表数据的核对无误后，便可进行结账工作
13、总账系统的期末处理：

B、现金管理系统：
现金管理初始化操作

初始设置
现金管理系统
点击‘初始设置’菜单上的‘初始数据录入’进行初始化界面
结束初始化
现金管理系统
分别点击工具栏上‘余额表’、‘平衡检查’确认无误后，可结束初始化开始日常处理
结束

引入科目
现金管理系统
点击工具栏上‘引入科目’图标引入总账现金银行存款科目
引入余额
现金管理系统
点击工具栏上‘科目余额’图标引入总账现金银行存款科目余额（可修改或手工录入）

未达账
现金管理系统
分别点击工具栏上‘企业未达账’和‘企业未达账’分别录入未达账
1、初始化处理：

复核记账操作

为了减少出纳录入的工作量，系统提供了复核记账功能，是指从总账引入涉及现金、银行存款科目的凭证记录作为日记账数据
结束

复核记账
现金管理系统
点击‘现金处理’的‘复核记账’图标
登日记账
现金管理系统
把现金银行存款的凭证记录列出来，按工具栏上‘登账’图标，系统自动登日记账

2、复核记账：

登现金日记账操作

结束

登日记账
现金管理系统
单击工具栏上‘新增’按钮，录入现金业务信息
现金处理
现金管理系统
点击‘现金处理’的‘现金日记账’图标
3、登现金日记账：

结束

库存现金盘点操作

盘点条件
现金管理系统
单击工具栏上‘新增’按钮，定义盘点的账户和时间
现金处理
现金管理系统
点击‘现金处理’的‘库存现金盘点’图标
现金盘点
现金管理系统
填入实际库存现金情况后单击‘制作盘点报告单’保存
4、库存现金盘点处理：

现金对账操作

结束

对账条件
现金管理系统
单击工具栏上‘新增’按钮，定义对账的账户和期间
现金处理
现金管理系统
点击‘现金处理’的‘现金对账’图标
现金对账
现金管理系统
系统自动显示出出纳账与会计账的现金项目数据
一般月末进行现金对账操作，检查现金日记账和总账会计所登记的现金明细账的余额是否相符
5、现金对账处理：

登银行存款日记账操作

结束

登日记账
现金管理系统
单击工具栏上‘新增’按钮，录入银行存款业务信息
银行存款
现金管理系统
点击‘银行存款’的‘银行存款日记账’图标
6、登银行存款日记账：

登银行对账单操作

结束

登对账单
现金管理系统
单击工具栏上‘新增’按钮，录入银行存款业务信息
银行存款
现金管理系统
点击‘银行存款’的‘银行对账单’图标
7、登银行对账单处理：

银行存款对账操作

结束

对账条件
现金管理系统
定义对账的账户和期间
银行存款
现金管理系统
点击‘银行存款’的‘银行存款对账’图标
余额调节表
现金管理系统
对账无误后，便可提供‘余额调节表’
月末或在规定的日期，从银行取得银行对账单，录入到系统中，然后进行银行对账工作，确保银行账户余额的正确
条件设置
现金管理系统
单击‘自动对账条件设置’把对账条件设为‘金额相同’
8、银行存款对账：

新开账户操作

结束

初始设置
现金管理系统
单击‘初始设置’菜单上的‘初始数据录入’
系统资料维护
总账系统
在‘系统资料维护’的科目中新增一相应会计科目
启用新科目
现金管理系统
单击‘编辑’菜单上的‘新开账户’即可
在日常处理过程中，可能会有新开设的账户
引入新科目
现金管理系统
单击‘编辑’菜单上的‘从总账引入科目’引入新科目
9、新开账户处理：

C、固定资产系统：
结束

固定资产初始化操作

参数设置
固定资产系统
点击‘系统维护’的‘系统参数’进行启用期间、折旧率小数位数等基本参数设置
结束初始化
固定资产系统
点击工具菜单上的‘结束初始化’，可结束初始化开始日常处理
基础资料设置
固定资产系统
进行变动方式、使用状态、折旧方法、卡片类别、存放地点等基础资料的设置
业务处理
固定资产系统
点击 ‘新增卡片’图标进行初始固定资产资料的录入

查询报表
固定资产系统
点击 ‘统计报表’的‘资料清单’，查看汇总的固定资产、累计折旧数据是否正确
1、固定资产初始化操作：

2、新增卡片类别资料：
新增卡片类别资料操作

基础资料
固定资产系统
点击‘基础资料’的‘卡片类别管理’进入卡片类别编辑界面
结束

基础资料设置
固定资产系统
进行变动方式、使用状态、折旧方法、卡片类别、存放地点等基础资料的设置
新增卡片类别
固定资产系统
点击 ‘新增’按钮，在界面中录入代码、名称、使用年限、净残值率、计量单位、折旧方法、固定资产科目、累计折旧科目等信息（这些信息在实际应用是可修改）

说明：新增或编辑变动方式、使用状态、折旧方法、存放地点的方法类似卡片类别的设置。

3、日常新增固定资产卡片操作：
结束

原值与折旧
固定资产系统
选择录入币别、原币金额、开始使用日期、预计净残值、折旧方法、预计使用期间数、累计折旧等信息后保存
新增固定资产卡片操作

业务处理
固定资产系统
点击‘业务处理’的‘新增卡片’进入卡片信息编辑界面
基本信息
固定资产系统
选择录入类别、编码、名称、数量、入期日期、用途、使用状况、变动方式等信息
部门及其它
固定资产系统
选择录入固定资产科目、累计折旧科目、使用部门、折旧费用分配科目
凭证管理
固定资产系统
单击‘凭证管理’按钮，选择需生成凭证的记录，在显示界面单击单张或汇总生成凭证的按钮

说明：1、初始化新增卡片与日常新增卡片的操作类似，只是不需生成凭证。
2、凭证生成的内容与基础资料中‘变动方式’的属性设置有关。

4、单张固定资产变动处理：
固定资产变动操作

因固定资产的原值、累计折旧、使用年限、使用部门、折旧费用科目等要素发生变化，但不影响固定资产在企业的存在，这种情形可通过变动进行处理
结束

变动处理
固定资产系统
点击‘业务处理’中‘变动处理’按钮，在界面中选择要变动的固定资产，点击工具栏上的‘变动’按钮
变动
固定资产系统
在‘基本信息’中选择变动的方式，然后修改要变动的项目后按‘保存’按钮
凭证管理

固定资产系统
若变动涉及金额时还要生成凭证。单击‘凭证管理’按钮，选择需生成凭证的记录，在显示界面单击单张或汇总生成凭证的按钮

5、成批固定资产变动：
固定资产变动操作

因一批固定资产的使用部门、相关科目、折旧费用科目资产类别、使用状况等要素发生变化，变化具有同一性时可用批量变动进行处理
结束

变动处理
固定资产系统
点击‘业务处理’中‘变动处理’按钮，在界面中通过SHIFT键或CTRL键选择要变动的固定资产，点击‘变动’菜单的‘批量变动’按钮
变动
固定资产系统
在‘批量变动’界面中选择变动的方式，然后修改要变动的项目后按‘保存’按钮（可同时变动多个项目）

固定资产清理操作

因固定资产的出售、赠送、报废等引起固定资产在企业的减少，可通过‘固定资产清理’进行处理
结束

选择
固定资产系统
点击‘业务处理’中‘变动处理’按钮，选择要清理的固定资产，点击工具栏上的的‘清理’按钮
清理处理
固定资产系统
在‘清理’界面中选择变动的方式，录入清理数量、费用、残值收入、清理日期等信息后按‘保存’按钮
重要提示
固定资产系统
提示清理前必须生成一条变动记录，按‘确定’后，系统自动生成一条变动记录
凭证处理
固定资产系统
单击‘凭证管理’按钮，选择需生成凭证的记录，在显示界面单击单张或汇总生成凭证的按钮

6、固定资产清理：

、

D：报表系统
结束

项目填入
报表系统
点击报表的单元格可以输入报表的固定项目
公式定义
报表系统
点击需要定义公式的单元格，然后点击任务栏上的“等号”进行公式的定义。
页面格式
报表系统
报表建立后设定行、列数
点击“格式—>表属性“可以设定
新建报表
新建报表
报表系统
点击“文件－>新建“建立一张类Excel风格的表格（或使用Ctrl+N键建立报表）
报表时间
报表系统
点击“工具－>公式取数参数”进行设定报表的取数期间
点击“文件—>保存”保存报表
1、自定义报表的建立

结束

总账科目取数
报表系统
点击“＝”号后再点击“Acct”按钮，按照弹出的窗口中的描述进行参数填入
参数
报表系统
“Acct” 总账科目取数参数主要填入“科目”、“取数类型”其它参数一般使用默认值即可。
报表公式定义
公式定义

报表系统
点击需要定义公式的单元格，然后点击任务栏上的“等号”进行公式的定义。

公式取数参数
报表系统
点击“工具－>公式取数参数”进行设定报表的取数期间、日期段，并且可以取得未过帐凭证的数据。
保存报表
报表系统
确认报表的公式、固定项目的数据没有任何的问题后，点击“文件—>保存”进行报表文件的保存。
2、公式定义

E、应收款管理系统
1、初始化数据录入
初始化数据录入工作
期初数据录入
应收款管理系统
点击“工具－>期初数据录入－>应收账款”分类录入。
应收款录入
应收款管理系统
应收账款的录入有三种单据：销售发票、应收单、预收单，选择对应的单据进行录入。
应收票据
应收款管理系统
应收票据的录入有两种类型，银行承兑、商业承兑，选择对应的单据把相关的数据录入。

期初坏账
应收款管理系统
期初坏账是不记入应收系统的往来核算的数据，只是为了对期初坏账在以后期间又收回的往来账款进行管理。
结束初始化
应收款管理系统
在所有的数据都正确无误的录入后、核对完毕后，点击“工具－>结束初始化”进入日常操作。
初始化结束

有效票据开具
票据录入
应收款管理系统
根据不同的有效收款证明票据的类型录入以下单据之一“销售发票、其它应收单、应收票据-”形成应收款
票据录入
应收款管理系统
根据客户提供的有效付款证明录入“收款单”确认客户款项已收到。
核销管理
结算
以上单据录入后进行款项的对应核对关系的有效确认，即进行核销工作，系统提供“到款结算、预收冲预付、应收冲预付、应收款转销”核销类型。
生成凭证
业务
在月底可以统一把本月的单据按照指定的要求，按单、汇总生成凭证传递到总账系统为会计人员提供数据。
月末统计报表察看“应收款汇总、明细表，账龄分析” 等报表与总账进行核对，无误后点击“工具－>期末处理”结账。
2、应收款管理系统总体流程

、

业务
应收款管理系统
点击“发票”按钮进入发票录入界面。发票分普通、增值税发票两种。
发票开具
普通发票
发票叙事簿
在普通发票录入的界面中把：客户、币别、金额、汇率、商品、部门、职员信息录入。
增值税发票
发票叙事簿
在发票录入的界面中把：客户、币别、金额、汇率、商品、部门、职员信息录入。
发票审核
发票叙事簿
在发票叙事簿中点击需审核的发票后，点击“编辑－>审核/成批审核”
凭证制作
发票叙事簿
在发票叙事簿中点击需生成凭证的发票后，点击即可。
发票录入、审核、生成凭证完毕
3、日常操作－发票录入

业务
应收款管理系统
点击“其它应收单”按钮进入发票录入界面。
有效应收款证明开具
单据
应收单叙事簿
注意其它应收单的“单据类型”有“期末调汇单、其它应收单应付款转销、应收票据背书、应收票据转出”，根据不同的需要进行录入
凭证制作
发票叙事簿
在发票叙事簿中点击需生成凭证的发票后，点击即可。
发票录入、审核、生成凭证完毕
在发票叙事簿中点击需审核的发票后，点击“编辑－>审核/成批审核”
单据审核
发票叙事簿
在发票叙事簿中点击需修改的发票后，点击“编辑－>修改”可以进行单据的修改。
单据修改
发票叙事簿
4、日常操作－其它应收单录入

业务
应收款管理系统
点击“应收票据”按钮进入票据录入界面。
有效应收票据证明开具
单据
票据备查簿
注意应收票据的“单据类型”有“银行承兑、商业承兑”，根据不同的需要进行录入。
应收票据录入、审核、生成凭证完毕
在票据备查簿中点击需审核的发票后，点击工具栏上的按钮“审核”
单据审核
票据备查簿
凭证处理
业务
月末在凭证处理功能中选择对应的点击类型票后，点击即可。同时需要选择借、贷科目。
在票据备查簿中点击需修改的票据后，点击“编辑－>修改”可以进行单据的修改。
单据修改
票据备查簿
如果在实际工作中票据需要进行“背书、转出、贴现”则在票据备查簿中点击需进行操作的票据后，点击“编辑—>背书/贴现/转出”即可
单据处理
票据备查簿
在票据备查簿中点击需可以收款的票据后，点击工具栏上的按钮“收款”