会议及接待管理制度.doc
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4、的各种会议及接待工作。第三条 集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办,其它部门主办的会议和接待,综合部应给予协助。 二 会议管理第四条 会议的分类(一)集团董事会集团董事会是集团决策重大事项的会议,由董事长召集和主持,或由副董事长召集和主持,全体董事参加,监事可列席参加,也可邀请集团主要管理人员列席。主要内容为:集团经营计划和投资方案的确定;公司合并、分立、变更、解散方案的制定;重要人事任免;增加或减少集团或二级公司注册资本;主要管理人员薪酬以及其它有必要提请董事会研究的事项。(二)总经理办公会总经理办公会是集团决策重要事项的会议,由集团总经理或分管副总经理提议召开,集团主要领导参加,综合
5、部(或与会议有关的部门)负责人列席。主要内容为年度工作重点、人事任免、年度财务计划(预算)、年度经营(生产)计划、投资决策、薪酬奖励及其他有必要提请会议研究的事项。由总经理或分管副总经理主持。(三)工作例会工作例会是集团综合性的业务会议,一般于每月底召开,也可根据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开,集团主要领导、集团各部门负责人、各公司主要负责人参加。主要内容为总结汇报各部门、各公司前阶段的工作,安排部署下一阶段的工作,集中讨论、研究、解决各单位经营(生产)管理中遇到的突出问题,协调各方面工作,由公司综合部主持。(四)各公司专题会议各公司专题会议包括:为协调或解决各公司经营管理中出现的突出
6、问题召开的会议;对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议;对重要工作进行部署或听取汇报召开的会议;各公司年初工作计划会议、年终工作总结会议等。各公司专题会议不定期召开,集团相关领导、相关职能部门负责人、所属公司主要管理人员或全体员工参加,由该公司负责人主持。(五)职能部门专题会议职能部门专题会议分为两种形式:1、职能部门联合专题会议。由集团总经理或分管副总经理提议召开,主要是各职能部门的工作汇报、重要工作部署、重要问题的研讨会。职能部门联合专题会议不定期召开,集团主要领导、各职能部门负责人参加,由总经理或分管副总经理主持。2、职能部门单独召开的专题会议。由该职能部门负责人召集,主要是总结、分析、
7、讨论、部署本部门的工作,一般每月召开一次,部门全体员工参加,由该部门负责人主持。(六)工作专题会议工作专题会议指针对某一专题事项进行讨论、研究、决策、部署的会议。由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参加,由总经理或分管副总经理主持。(七)年终总结表彰大会每年春节前召开,集团主要领导、在宜、回宜的集团正式员工参加,主要是总结上年度工作和部署当年工作,主要内容为:行政第一负责人作工作报告;各主管领导作专业报告或专题发言;讨论工作报告;对先进予以表彰等,由公司综合部主持。(八)其它会议其它会议包括:鉴定会、评审会、论证会、研讨会、新闻发布会、党、团会议、工会会议等,由发起部门组织召开并确定
8、会议内容及参会人员。 第五条 会议的准备 (一) 一般会议提前一天以上、重要会议提前三天以上,由综合部或会议组织部门通知参会人员。通知内容包括:会议时间、地点、主要议题、需要准备的汇报(讨论)材料或资料等。(二) 参会人员接到通知后,应按要求积极做好参会准备。(三) 综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施(投影、音响、摄像、录音等)配备及会议资料的准备工作。第六条 对重大会议,承办单位(人)应提出会议企划报告,经总经理批准后执行。会议企划报告包括以下内容:(一) 会议的名称、时间、地点;(二) 会议主旨和目标;(三) 会议议程;(四) 会议议项;(五) 会议主持人;(六) 出席人员名单
9、;(七) 会议财务(支出)预算;(八) 接待工作说明;(九) 当前筹备情况及进展;(十) (可能)存在的问题、解决方案及要求;(十一) 筹备时间进度表等。第七条 会议的组织召开(一)会议主持人应遵守以下规定:1、会前10分钟(重要会议应提前30分钟)到场,检查会务落实情况,做好会前准备。2、会议进行中,主持人应根据情况,对议程进行适时必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,确保会议效率。3、属讨论、决策性的会议,主持人应引导会议作出结论;对需要集体决议的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。(二)与会人员须遵守以下规
10、定:1、准时到会,一般应提前5分钟(重要会议应提前15分钟)到会。2、发言简洁清晰、紧扣议题。3、遵守会场纪律。4、对尚未公布的会议内容,不得对外泄露,否则按泄密论处。第八条 会议纪律(一)无特殊情况,不得请假,未经请假,不得缺席会议,否则以旷工论处。(二)未经主持人或领导同意,不得提前退场,否则以早退论处。(三)不得交头接耳或做与会议无关的事项。(四)不得随意进出会场。(五)召开大型会议,与会者应将手机调整至振动和关闭状态,并不得在会场内接听电话。第九条 会议纪要的整理(一) 各类会议应确定记录员做好会议记录,记录员由综合部或会议主持人确定。(二) 会议记录员应不迟于会议结束后二日内将会议纪
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