设计组部档案管理制度.doc

设计组部档案管理制度

为了做好工程项目图纸资料的管理工作，制订本档案管理制度。
一、 归档资料范围
1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)
2、相关设计合同（以及各合同的附件、补充合同等）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，
3、考察调研报告，考察调研的影像、照片资料、
4、由设计部发起组织的会议或方案评审、专家评审、设计方案及图纸资料、设计变更与工程洽商资料、设计例会、会议纪要等其他需要存档的文件等。
二、档案资料的收集
1、 收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2、 建立台账，按照工程项目编制电子版目录，工程档案资料按项目收集归类,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后查找。
3、 应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
三、档案资料查阅制度
1、 本单位人员需借出档案、资料须登记，未履行登记手续的，不予提供档案、资料。
2、 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。
3、有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4、 查阅档案时，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案。
四、档案管理制度
1、 不得擅自修改、替换查阅中发现的档案资料，确因工作需要调整的，须经本公司主管领导批准同意后方可调整。
2、 档案柜内的档案资料要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便
3、 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4、 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。
5、每月核对保存的图纸资料、归档情况，检查是否纰漏及时补充，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。
6、 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案资料实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施。
7、同时做好纸质档案与电子版的安全保管工作，在硬盘备份电子版档案，以防丢失。

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