TS16949文件管理程序.doc

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文件管理程序

1.目的
对公司内与质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门或岗位及时得到使用有 有效版本的文件，防止误用失效或作废文件。
2.范围
适用于与质量、环境管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3.职责
3.1总经理负责质量、环境手册的批准、发布。
3.2 管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。
3.3 文控中心负责文件的归口管理及组织对现有体系文件的定期评审。
3.4各部门负责相关文件的编制、修改、使用和保管。
4.定义
4.1 受控文件：在质量、环境管理体系运行过程中起沟通意图、统一行动重要作用的信息及其承载媒体，对其编制、评审、批准、编号、发放、使用、更改、更改状态标识、回收、作废、处置等应进行控制。
4.2 非受控文件：指只具有参考性功能的，作为资料性质的文件，对其只进行发放登记，
不作更改等其他跟踪控制。
5.工作程序
5.1 文件的分类
5.1.1 按文件的性质分类
a) 手册（包括形成文件的方针和目标的声明）；
b) ISO/TS16949技术规范与ISO14001要求形成文件的程序及公司为了确保其质量、环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所形成的程序文件（包括质量计划）；
c) 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所形成的文件，包括作业指导书、操作规程、图样、样板、技术文件等,亦即公司的三阶文件；
d) 实施质量、环境管理体系所形成的文件要求的记录的空白表单；即四阶文件。
e) 外来文件（包括法律法规、标准及顾客提供的图样和技术文件、样板等）。
5.1.2 按文件载体分类
a) 纸张性文件；
b) 非纸张性文件。5.2 文件的编号/记录的空白表单表码
5.2.1手册和程序文件的编号（环境文件编号时不用部门代码）
XX – XX – XX
制定部门代码
流水号

类别代码

5.2.2 三阶文件的编号（环境三阶文件编号时不用部门代码）
XX – XX – XX
流水号
制定部门代码

类别代码

5.2.3 文件编号的说明
a) 类别代号的意义
 ——质量手册类别代号为QM；
——环境手册类别代号为EM；
——质量程序文件类别代号为QP；
——环境程序文件类别代号为EP；
——质量三阶文件类别代号为QI；
——环境三阶文件类别代号为EI；
——质量记录的空白表单的类别代号为QE.；
——环境记录的空白表单的类别代号为EE。
注：ROHS管理手册是对ROHS的一个总要求，是环境管理体系的一部分，其编号为EI-099
b) 流水号的意义
——质量手册为01
——环境手册为001
——程序文件的编号按程序文件所描述的要求在ISO/TS16949技术规范、环境管理规范中出现的先后顺序流水，为01~99；
c) 部门代码
三阶文件按着使用部门及文件类别予以分类
（1）部门代码规定如下：
总经理室——GM 业务部 ——SD PMC部——PMC 生产部 ——PD采购部 ——BD 品管部——QC 工程部——RD 人事行政部——HR
文控中心——DC 项目部——PM 财务部——FD 五金部——WJ
IT部——IT
(2) 三阶文件编号应按制定部门及其在用文件发布的先后顺序流水编号；
(3) 记录的空白表单表码编排形单同三阶文件编号类似。
（d）版本/修改次数
(1) 文件版本变更依A0,B0,C0,……，X0,Y0,Z0执行；但文件只是局部修改时，只对所修改页改变修改次数，如:A0改变为A1….A2…，若对文件进行大规模修改或修订多次则应换版，如有A/5变换B/0。
(2) 记录的空白表单有变动,则由A版直接变更为B版…依次类推C版….X,Y,Z.
5.2.4 相关CAR的编号原则
当月此客户客诉产生的流水号
(1) 客户投诉/退货处理CAR编号原则为 XXX-XXXX-XX
客诉发生的年份及月份

客户代码

当月此供应商产生的投诉流水号
(2) 供应商8D报告/纠正预防通知单编号原则XXX-XXXX-XX
投诉发生的年份及月份

供应商代码

审核发生的不符合项流水号
(3) 内部质量体系纠正预防报告编码原则 CAR-XX-XX
不符合项职责部门代码

变更日期+当日变更流水号
(4) 工程变更处理单编号原则 ECN-XXX-XX
客户代码

(5) 生产异常处理单 / 材料异常反应处理 / 物料报废单等异常处理
发生异常之流水号
类报告编码原则 XX-XXX-XXX
异常发生的年份及月份

发现 / 提出异常部门代码

5.2.5 技术文件和图样的编号由顾客要求转化而来的图样及技术文件，编号按三阶文件编号规定执行。
5.2.6 外来文件的编号规定
外来文件若有编号，则采用其原编号，若无编号，则按三阶文件的形式编号，但应将QI改为QO；
5.3文件的编写与审批
5.3.1 管理手册由文控中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准
5.3.3 其他文件分别由相关部门编写，部门主管审批，重大项目由主管领导批准。
5.3.4 应确保文件的正确、清晰、协调、易于检索和识别。
注：具体的文件格单见三阶文件《文件编写规范》
5.4 文件的发放与使用
5.4.1 文件发放时应办理登记手续，在“文件发放/回收记录表”上签字领用，进行管理。
5.4.2 公司内发放的质量、环境管理体系文件为“受控文件”，在文件的封面或适当的位置盖“受控文件”印章（技术文件、图纸盖保密专用受控章，具体见5.5章节），注明分发号。
a ) 向顾客提供的文件为非受控文件，盖“仅供参考”章；

部 门
分发号
备 注

部 门
分发号
备 注
文控中心
01
原版文件及电脑文件
财务部
13

总经理室
02
电脑文件分享
计划组
09-1

管理者代表
03
电脑文件分享
外发组
09-2

人事行政部
04

材料仓
09-3

采购部
05

成品仓
09-4

品 管 部
06

CNC车间
10-1

工 程 部
07

精细弹簧
10-2

国内业务部
08-1

加工车间
10-3

海外业务部
08-2

重型弹簧
10-4

PMC部
09

26T车间
10-5

生产部
10

包 装 组
10-6

项目部
11

TS车间
10-7

IT部
12

PE 组
10-8

五金部
14

注：某部门不止领用一份文件，则其分发号为部门分发号后画一短线，其后按分发的份数用1，2，3……表明所领取的文件份数及受控序列号。
5.4.3当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、供应商、认证机构等）而需申请领用时，由申请者填写“文件和资料领用申请单”，经其部门主管审核及管理者代表批准后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料，分发号不变，并收回相应旧文件和资料；丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明己丢失的文件和资料的分发号失效；文控中心作好相应发放签收记录。
5.4.4提供给认证机构和供方的文件公司依内部受控文件管理
5.4.5 对于需要在相关部门内传阅的文件，文控中心在分发时就要附“文件已阅签名单”发至部门，要求部门将文件给相关人员进行传阅，并签名，“文件已阅签名单”需在一个星期内给回文控中心。
5.4.6 严禁私自复印受控文件，盖有红色“受控文件“章的文件为有效文件，影印本为无效文件，一旦在使用区域内发现无效文件，由文件管理部门收回销毁
5.4.7 严禁私自将公司文件以任何形单带出公司，一经发现则做出相应的责任追究。
5.5 保密文件的级别区分
5.5.1保密文件等级区分详细说明
(1) 三级保密文件是指一般性的公司已公开的技术性文件，例如：一般性弹簧尺寸图纸、弹簧、五金生产制作标准等;
(2) 二级保密文件是指是重要的公司秘密泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；例如：公司的规划、重要的会议记录、财务报表、公司经营情况及与客户有关的合同、信息等;
(3) 一级保密文件是指最重要的公司机密，泄露会使公司的权益和利益遭受到特别严重损害的文件，例如：对公司产品生产起关键作用的核心技术资料等。
5.5.2 对应级别的保密且为受控的文件要将保密专用受控章上的级别调到对应级别。
5.6 文件的评审
每年管理评审的前一个月，文控中心应组织相关部门对文件的适宜性、充分性、适用性、
协调性及相关规定的一致性进行评审，必要时对文件进行修订
5.7文件的更改
5.7.1 质量、环境手册及程序文件的更改，由文控中心进行，填写“文件发行/变更申请单”， 经总经理或管理者代表批准后实施。
5.7.2 其他文件更改时，由相应主管填写“文件发行/变更申请单”经原审批人员审核批准；若由其他人员审批，需得到审批所需的有关背景资料。
5.7.3 文件更改时，应按规定做好记录，更改后的原稿及相应的“文件发行/变更申请单”应交至文控中心保存，由文控中心按原发放清单进行发放，适用时收回相应作废文件，在“文件发放回收记录表”上作相应记录。
5.7.4 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，在“文件发行/变更申请单”上注明。
5.8 文件的保存及销毁
5.8.1 与管理体系有关的文件应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
5.8.2各部门应指定专人负责文件的标识保存，以便存取和查阅。
5.8.3 文控中心负责编制并及时更新“文件最新状况一览表”，以反应版本最新状况。
5.8.4 作废文件由文件管理部门收集后，按规定统一销毁，其原稿加盖“逾期文件”章并注
明该文件的作废时间，与有效受控文件隔离保存。
5.8.5 若因特殊原因保存过时的文件，应办理保留手续，在文件上加盖“逾期文件”章并注
明该文件的作废时间，单独存放；不需保留的作废文件，由该文件管理部门收集后统
一销毁。
5.8.6 作废文件的保存期限严格按照ISO9001/TS16949/ISO14001体系要求及相关法律法规
要求对不同类型的文件进行分类处置管理。
5.9 外来文件的控制
5.9.1 外来文件主要包括：与产品有关的法律法规、与产品和过程有关的标准和规范、来自
顾客或供方的标准、图样、验收规则等。

5.9.2 外来技术文件的控制
a) 顾客提供的技术文件的控制
业务部收到顾客提供的关于样板制作的技术文件后，应尽快将其传递至工程部评审技术及工艺要求的可行性， 若可行，在相应的技术文件的适当位置加盖红色“审核合格章”。
技术文件返回业务部供其向顾客报价.
(1) 若顾客接受报价，业务部将相应的技术文件及“样品制作申请表”传递至PMC安排样板制作, 样板制作结束后，生产部门应将样板及技术文件交品管部保存。工程部应根据顾客承认的技术文件编制相应的作业指导书,生产部依据作业指导书进行生产管控 。
(2) 相关部门应策划并建立工作流程图和工作时间节点，以确保接到顾客的工程标准/规范或其变更通知后，能按顾客要求，自进行评审到发放和付诸实施位置的时间不超过两个工作周；对于顾客要求的每一项更改的实施，工程部应对相关的技术文件进行更新，记录并保持更改在生产中的实施日期。
b) 对于供方提供的文件，采购部应及时将其传递至相应部门登记，作为参考资料，不进行受控管理。
5.9.3 对于其他外来文件的控制
a) 文控中心应负责自有关政府部门、网上收集法律法规、标准并将其及时传递至相关 部门识别其适用性版本的有效性，若适用且版本有效可作为工作指导文件，经管理者代表批准后，文控中心归档、在“文件最新状况一览表”中登记、编号、复印并加“受控文件”印章后按发放范围发放至使用部门；
b) 文控中心应及时收集外来文件的最新版本或修改信息，并每年评审外来文件，以便及 时对外来文件进更新、补充，对于换版的外来文件应及时进行作废处理，并及时更新关于外来文件的“文件最新状况一览表” 。
c) 工程部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，并适时宣贯。
5.10文件管理
5.10.1 应确保文件清洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、更改，严禁拆页使用文件。5.10.2 保密管理规定：根据文件对公司生产经营的影响程度，按员工手册中的相关规定由人事行政部对文件设定保密级别实施加密管理。

5.10.3 若因工作需要增加新的文件，需求部门应填写“文件发行/变更申请单”，在更改栏中注明需增加新文件的必要性，经批准后至文控中心获得文件编号，方可按本程序文件规定的要求实施。
5.11 记录控制
按《记录管理程序》执行
5.12 非纸类文件的控制
5.12.1 公司非纸类文件为电子文件（即文件贮存在磁盘、光盘或电脑硬盘上）。5.12.2 要求
a) 电子文件一般应打印成纸张性文件后签署；
b) 电脑中共享的电子文件应以不能更改的PDF文件形单存在；
c) 电子文件应有备份，并应将其保存在防潮、防尘、防阳光直射、防压、防消磁等环境中。
d) 电子文件的更改由相应文件管理部门执行，更改审核无误后存入软盘归档。
5.13 印章管理
a) 与文件管理有关的印章，由文控中心统一保管、控制，印章如有遗失重新刻制时，应有与原印章相区别的特征，由文控中心在涉及范围内通报。
b) 印章的申请、使用办法按照《印章管理制度》
6 相关文件
6.1 《记录管理程序》
6.2 《印章管理制度》
7 相关记录
7.1 文件分发/回收记录表
7.2 文件最新状况一览表
7.3 文件和资料领用申请单
7.4 文件发行/变更申请单
7.5 文件已阅签名单

流程图
责任单位
相关文件
相关记录
文件制定/修改/废止/收集

按文件系统编号原则编号

审核

N

Y

相关部门会签

分发
审批

Y
销 毁
签收、回收记录管制
回收旧资料
N
Y
相关部门
文件管理程序
文件发行/变更申请单
文控中心
文件管理程序

相关部门

相关部门

相关部门

文控中心
文件管理程序

文件发放/回收记录表

文控中心
文件管理程序
文件发放/回收记录表

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