公司档案管理制度模板.doc

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重庆**机构档案管理制度（暂行）

1．目的
为了加强档案的管理，有效保护和利用档案，确保项目各类档案资料完整、安全、系统、查阅便捷，充分利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理制度及标准化流程》的相关精神，结合公司关于加强企业档案管理工作的重要通知，特制定本文件。
1 .适用范围
本文件适用于重庆**机构各类资料、档案的管理。
2 .术语
2.1 资料——是指**机构过去和现在从事生产、经营、管理等活动（包括对内、对外）而形成的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的记录，以及实物。它是形成档案的根本依托和基础来源。
2.2 档案——对各类资料按一定规则实施收集、整理、移交、立卷、归档、登记、统一保管所形成的，对国家、社会和本项目有保存价值的不同载体形式的历史记录。
2.3 档案前期管理——对资料进行收集、分类、临时保管、整理、移交档案室的阶段。
2.4 资料管理员——**机构各部门文员或项目负责人。
2.5 档案管理员——**机构档案管理员。
2.6 行政人力主管——当资料管理员或档案管理员出现工作交接时，应有行政人力主管参与监交。各业务单位的资料管理员交接时，行政经理担任行政监交人。
2.7 档案室——指**机构档案室。
1 职责
1.1 行政人力组是**机构档案管理的职能机构。全面负责**机构对各类档案的管理工作；负责指导/督促/检查各单位按本文件的规定进行资料收集、保管，对资料实施建档、交档的管理；负责档案的保管、利用、销毁的管理。其中：
3.1.1**机构档案室：负责**机构设立的相关基础档案（证照、公司文件、政府往来文件、部分印鉴等）和公司指定要求管理的档案等。
3.1.2各部门档案柜：负责本部门档案和合并接收部门移交的档案管理。
3.1.3各类财务、人事、审计等资料由财务、人事、审计部门负责归档保管。
3.1.4客服助理（内勤）
1） 负责本项目从初步设计到项目竣工交付完成整个实施过程中形成的所有资料的追踪收集。并按业务类别分类保管，按期向项目公司档案管理员移交。
2） 负责在规定的时间内向项目公司档案管理员移交所有收文资料。
3） 负责城建档案向档案馆的移交及竣工资料的验收、移交。
4）负责建立本单位资料管理台帐，记录各类资料、档案的收、存、交、借等环节。本部门工作过程须保留的、和办理完毕的、和其它有利用查考价值的文件材料（包括但不限于〈资料及档案管理明细表〉中的内容），并负责分类整理、登记目录、暂时保管资料、按时向档案管理员移交。移交必须按项目公司档案归档范围、归档时间的要求，及时发起移交流程，完成实物资料的验收归档。
3.1.5合约内业：负责与从工程实施开始到项目结算完成前整个过程中的、与生产成本相关的所有资料的跟踪收集，并逐个单项工程、逐个分包单位分类保管。
3.1.6设计内业：负责从概念设计到方案设计完成全过程以及项目面积测绘过程所形成的所有资料的追踪收集，并逐个项目进行分类保管。
3.1.7行政人力组档案员：负责综合档案的保管，并建立以上档案、资料的管理台帐。指导并督促各业务单位资料管理员对档案实施前期管理。
1 档案管理的借阅及强制规定
1.1 **机构各类员工均不得未经资料管理员或档案管理员登记并同意就存放和使用（必须做到收、发两条线管理）、或延期缴交属于档案管理范围内的资料原件。无论何种渠道取得的资料原件，均必须在取件一个工作日内发起移交流程，并在最短时间内向档案管理员或资料管理员缴交实物。
1.2 各单位资料管理员每天下班前清理自己当天的应收、应发、应交、应存资料，查看是否有未分类归集、未缴交、未分发和未收齐的资料，若有当天工作已产生而未收集到资料的现象应立即催收当天的资料原件，必要时单位负责人应协助催收，直至落实；对未归集、未缴交和未分发的资料立即进行处理。
1.3 按月移交的资料必须在每月25号-31号内移交。按年移交的资料必须在次年1月内完成移交。
1.4 移交档案管理的各类资料，必须是原件或原始资料，如移交原件或原始资料的复印件，必须注明原件保管责任人。
1.5 各项目资料管理员在原件移交前，须备份复印件部门留存，以便部门内部员工及时借阅、提高效率，属工程竣工向城建档案馆移交的部分资料，需留存一份原件在本部门。
4.6档案查阅必须设置权限，凡无权限查阅的人员需要查阅时，必须经过档案借阅审批权限人同意，档案管理员按审批的内容提供；查阅前档案管理员必须进行登记；必须在档案管理员的视线范围内查阅；查阅后必须完整地归还档案管理员。所有档案、资料管理员一律不能直接对外借阅档案、资料，若有需要由本公司涉及该项业务的员工按内部借阅程序执行。
附:档案借阅流程:

4.7资料管理员、档案管理员更换时，须由其直接上级与相应行政监交人共同按其所有目录逐项监交资料；新的接任人员必须经相应的行政监交人和单位负责人进行档案管理培训并被相应的行政监交人和单位负责人共同确认合格后方可上岗。
4.8无论何时，资料管理员和档案管理员都必须保证档案目录和实物档案的一致性，不允许出现有目录无实物档案，或有档案无目录，或有目录也有实物档案但分类、编号不一致的现象。
4.9资料与档案的管理环节及方式一致。
5档案的性质及归口管理
5.1项目公司档案最终归口项目公司档案管理员管理。详细内容见附件《资料及档案管理明细表》。机要档案的范围为：除销售租赁合同以外的所有经济合同、项目开发前期的资料（包括项目前期经济测算、项目前期专项调研报告、目标成本及分解表、产品定位报告、产品交付标准）、企业中长期计划资料等；其余为普通档案。详细内容见附件《资料及档案管理明细表》。
附:档案归档流程:

需存档资料形成（各部门）

部门自行保管（部门内勤）
归档资料审核（部门主管）

分类、编号、整理（部门内勤）
总经理审核

存档（部门内勤）
档案室保管（档案管理员）

分类、编号、整理（档案管理员）

定期移交
存档（档案管理员）

5.2文件档案编号标准:
档案类型
代表字母
年号
顺序号
公司章程
GSZC
2013
001
公司证照
GSZZ
2013
001
规章制度
GZZD
2013
001
人事文件
RSWJ
2013
001
车辆档案
CLDA
2013
001
行政通知
XZTZ
2013
001
财务文件
CWWJ
2013
001
政府批文
ZFPW
2013
001
合同合约及其附件
HTHY
2013
001
项目实施及相关手续
XMSS
2013
001
获奖证书及资质
ZSZZ
2013
001
影像资料
YXZL
2013
001
电子文档
DZWD
2013
001
6档案的密级：根据其重要程度分为绝密、机密、普通档案三级。在管理过程中主要强调机要档案和普通档案。
7档案的保管期限：因不同的档案有不同的有效期，具体规定见附件《资料及档案管理明细表》。
8档案管理规定
8.1资料的收集：凡《资料及档案管理明细表》中所列的资料或档案内容，都必须由各单位负责人督导，相应资料管理员或档案管理员负责对本单位工作过程中形成的资料予以主动、及时收集，确保资料的完整性。在《资料及档案管理明细表》中被界定为档案“提交责任人”的，必须按明细表中规定的时间及时向项目公司档案管理员提交资料。
8.2资料的移交：
8.2.1各单位资料管理员和其他提交责任人必须按照《资料及档案管理明细表》规定在规定时间内，向档案管理员移交资料，确保及时归档。
8.2.2资料管理员必须在电脑中建立《档案移交表》工作台账。
8.2.3无论是任何人向资料管理员或档案管理员移交资料均需在流程中填制《档案移交表》，提交资料管理员或档案管理员确认，该确认记录是《档案移交表》工作台账的支撑和资料移交的电子依据。为确保资料的真实性和完整性，提交时原则上须单位负责人审核。
8.2.4移交的记录证据：在实物资料、档案移交过程中，接收方的档案管理员、资料管理员必须对照清单逐一验收，验收合格后，移交双方在打印出的《档案移交表》流程表单上签字确认并注明移交时间及验收情况，移交清单一式2份，交接双方各执1份备查。移交记录知会交出方单位负责人备案。
8.2.5对于因离职或岗位异动时发生的移交，须交出方的直接上级与相应行政监交人共同按其所有目录逐项监交资料。
8.2.6档案管理员、资料管理员在接收资料时必须严把档案质量关，对于不是原件或原始资料的必须严格清查，对于资料、档案不完整的不予接收，对于可接收的应与移交人共同整理，直到验收合格后才能接收。
8.2.7各资料管理员必须按档案管理员的要求对资料进行甄别、分类、整理。凡属纳入档案管理的资料，由档案管理员分类建立目录。档案管理员认为可不归档的资料，由档案管理员提请行政人事经理审批，确认不属于档案管理的资料可退还移交人，由移交人所在单位的负责人判定是否销毁或由该单位直接保管。
8.3资料整理及登记目录：各单位资料管理员、档案管理员对追踪收集到的合格资料进行整理，整理时应确保完全按照《资料及档案管理明细表》的规定进行明确分类，同时按《资料及档案管理明细表》及其说明的规定在自己电脑文件夹中登记形成资料、档案的电子目录，确保档案目录无遗漏。保证目录与实物档案一致。确保在组卷装订前的资料查找有序、快捷。整理资料必须符合下列原则：
8.3.1资料分类后按资料形成的时间排序将资料摆放在档案袋或文件夹内，一般常见资料、档案且其文件份数正常的资料、档案用80-100页的文件夹装，其它不常见且文件分数正常的零星资料、档案用档案盒装。
8.3.2在装袋时必须将密不可分的文件资料应依时间序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。与同一单位签订的所有的补充合同、会议纪要、合同附件等文件均需与主合同跟帖在一起。
8.4档案立卷、装订：
8.4.1立卷时须编制好卷内档案目录及内容摘要，把文件的收/发单位、标题、日期，以及档案的销毁时间等项目填写清楚（当有复印件存放入其它类别档案中，必须在目录中予以标明）。
8.4.2填写案卷目录一律采用碳素墨水钢笔或毛笔、签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
8.4.3档案装订时必须确保档案整齐，装订牢固，如有皱折、破损，应先整补，后装订,定期立卷.项目档案在项目验收后一月内装订。
8.4.4主类别中的档案须是原件或原始资料，档案除图纸外应统一使用A4纸。尺寸不统一时必须折叠或装裱为A4幅面的尺寸，卷厚不得超过3cm。
8.4.5卷内文件资料应按时间顺序依次连续编写页号。装订的案卷应统一在有文字页正面的右上角和反面的左上角编上连续的页号，不允许有缺号。
8.4.6包括声像在内的电子档案在目录中必须详细登记事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者等，声像资料必须是原版、清晰、完整。
8.4.7电子档案的保管：对需归档的电子档案材料清晰、完整、有效。归档光盘（或其他存贮器）必须在每个盘面及包装袋（盒）上标明文件名称、制作时间、版本、或表明备份数据名称及备份时间。光盘（或其他存贮器）需专门放在专用电子档案柜或光盘存放箱中，竖放且远离阳光直射和磁场。项目公司档案信息应及时录入，由档案管理员负责利用光盘实现挡案发全文存储。重要电子档案的备份和刻录由档案管理员负责完成。
8.4.8网络档案的管理: 各单位要建立自身的网络制度，负责对其所属单位的档案工作实行监督、指导，实行分级管理;各单位应努力做到档案信息及时录入、智能检索化和利用光盘实现档案的全文存储。
8.5档案的归档：按《资料及档案管理明细表》要求收集的档案资料属归档范围。归档资料按件分类、排列、编号、编目、装盒、有序归集。归档档案编号须与档案目录编号一致。
8.6档案保管：
8.6.1档案保管工作应做到四不：
不散——不使档案分散。
不乱——不使档案互相混乱。
不丢——档案不丢失、不泄密。
不坏——不使档案遭到水害、虫害、火灾等损坏。
8.6.2案卷以案卷号排列次序装入专用的档案盒（或档案袋），置于档案柜内保存。
8.6.3档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团的保密规定。严禁在不具备保密条件的地方存放档案。
8.6.4档案室要注意防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防微生物、防污染。
8.7档案保密守则:
8.7.1不该说的机密，不说；
8.7.2不该问的机密，不问；
8.7.3不该看的机密，不看；
8.7.4不该记录的机密，不记录；

8.8利用：档案主要用于查阅和参考分析。凡已归档的档案一律不允许私自借阅，必须经《明细表》规定的查阅权限人同意方可借阅。
8.9移交：指已形成档案，在原档案管理员处经过一段时间管理的档案的交接。
8.9.1所有部门自行管理的档案、资料在项目实施完毕后，均须由内业全面清理，形成目录且拟定处理意见，提交部门负责人进行业务需求识别后，再提交档案管理员存档，当档案管理员认为不属归档范围的，再提交行政人事经理作档案管理需求识别后处置。如有需移交作为档案保管的，移交和接收人须按本文规定移交和验收，须确保档案齐全完整，达到标准化要求，按档案管理明细规定，不属于档案也无需再利用的必须按本文规定流程进行销毁。
8.9.2无论档案管理员或资料管理员离职或调动，必须按《资料及档案管理明细表》中本岗位所管理的所有档案目录逐项进行盘点式清理。
8.10销毁：档案管理员在每年年末按《资料及档案管理明细表》规定的各档案的保管年限结合归档档案目录按以下流程清理应销毁档案。
8.10.1经鉴定可以销毁的档案,由档案管理员填写《档案资料销毁清单》，报单位责任经理和其上级主管领导批准后执行。
8.10.2《档案资料销毁清单》经批准后，档案管理员应在责任经理指定监督人监督下销毁档案,并在《档
案资料销毁清单》上签字，《销毁清单》应保存备查。
8.10.3档案被销毁后，档案管理员在分类帐上注明“已销毁”， 并标明《档案资料销毁清单》编号和销毁时间，并同时在计算机数据库中对这部分文件进行注明（不必删除的可不删除）。
8.10.4对于需作废的图纸和资料，需盖上作废章并保存目录。便于对照查阅。
9.责任篇：
违反上述规定的人员，据情节轻重给予50—500元处罚以及警告直至解雇，若构成犯罪依法追究刑事责任。
9.1毁损、丢失或擅自销毁档案，视情况给予50-200元处罚。
9.2擅自向外界提供档案或档案信息。
9.3 涂改、伪造档案。
9．4未及时上报归档或管理失职。
9.5 未按手续向他人借阅、外带或越级查阅档案。
10.文件编号说明:1、一级代码为文件类型拼音首个大写；二级代码为年号；三级代码为流水号。

附件一：
档案移交表
序号
文件名称
数量
类型
移交部门
移交人/日期
接收人/日期
备注

附件二：

档案借阅登记表
序号
文件名称
借阅时间
借阅人
档案员
归还时间
归还人

附件三：

员工档案查阅申请表
申请部门

申请人

职务

查阅理由

申请部门领导

申请部门分管领导

人力资源部经理

档案管理员

查阅日期

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