ISO14001环境管理体系认证程序文件汇编.doc

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环境管理体系程序文件汇编

（共13份程序文件）

发布日期：二0一六年六月一日 实施日期：二0一六年六月一日

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程序文件目录

序号
程 序 文 件 名 称
文 件 编 号
页次
1
《应对风险和机遇控制程序》
XR/EMS001
1
2
《环境因素识别及影响评价控制程序》
XR/EMS002
6
3
《法律法规及其他要求控制程序》
XR/EMS003
9
4
《方针、目标和管理方案控制程序》
XR/EMS004
11
5
《人力资源管理控制程序》
XR/EMS005
14
6
《文件控制程序》
XR/EMS006
16
7
《记录控制程序》
XR/EMS007
20
8
《环境运行控制程序》
XR/EMS008
22
9
《应急准备和响应控制程序》
XR/EMS009
25
10
《合规性评价程序》
XR/EMS010
27
11
《内部审核控制程序》
XR/EMS011
28
12
《管理评审控制程序》
XR/EMS012
32
13
《不符合、纠正措施控制程序》
XR/EMS013
34
14
附录一 环境管理三层文件目录清单

36
15
附录二 记录汇总表

37
16
附录三 程序文件编制、审核、批准

39
17
附录四 程序文件更改记录

40

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文件编号：XR/EMS001
第 1 页 共 3 页
应对风险和机遇控制程序
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1.编制目的
为建立健全公司环境风险事故应急机制，快速、科学地进行环境风险事故应急处置，依据《中华人民共和国环境保护法》、《国家突发环境事件应急预案》及相关法律法规和规章，结合公司实际情况，特制定本环境风险控制程序。为有效防范环境风险事故发生，迅速、有效的处置可能发生的突发性环境风险事故，全面控制和消除污染，保障职工身心健康，确保园区环境安全，特制定本程序。
2.工作原则
2.1预防为主。通过宣传教育，增强公司员工防范突发环境风险事故的意识；坚持不懈地做好应急准备工作，落实各项预防措施、对库站各类污染源可能发生的环境风险事故及其危险因素进行监测、分析、预测、预警，做到早发现、早报告、早处理。
2.2全面覆盖。对库站内大气、水体、固废、噪声等各环境要素全面覆盖，全面监控，以保证环境信息的完整性、连续性。
2.3突出重点。库站重点部位污染源实施重点监控。
3.编制依据
《中华人民共和国环境保护法》、《中华人民共和国大气污染防治法》、《中华人民共和国水污染防治法》、《中华人民共和国固体废物污染防治法》、《中华人民共和国水污染防治法实施细则》。
4.适用范围
4.1公司所属库站内突发性环境风险事故的控制和处置行为，除放射性事故外，均适用本程序的规定。
4.2因自然灾害影响而造成的危及人体健康的环境风险事故。
4.3危险化学品及其它有害物品使用和处置过程中发生的爆炸、燃烧、大面积泄漏等环境风险事故。
4.4影响饮用水源地水质的其它严重污染事故。
4.5生产过程中因意外事故造成的其它突发性环境风险事故。
4.6其它突发性环境风险事故。
5.应急组织机构与职责
5.1应急队伍
由公司安全生产办负责突发环境风险事故应急处置。应急处置设办公室，XXX担任办公室主任，组员由师钊、高强、曾伟、陈洪嘉组成；其主要责任是：组织开展突发环境事故的预测、预警、监测工作；制定和完善突发环境风险事故应急预案，组织预案演练；组织突发环境事故应急处置人员进行有关应急知识和处理技术的培训；收集突发环境事故发生、发展及处置的有关信息，掌握动态，适时分析，组织实施各项预防控制措施。
5.2应急物资
公司及所属库站内均有针对性地建立环境应急物资储备库及突发环境事件应急处置专项资金。
报告方式与类型
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应对风险和机遇控制程序
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 在得知突发环境风险事故发生后，安全生产办对突发环境事故的性质和类别作出初步认定，并把初步认定的情况及时上报，不得瞒报、慌报或者故意拖延不报。
 a)报告形式有口头、电话、书面报告等（按照公司应急事件上报要求上报）。
 b)突发环境风险事故的报告分为初报、续报和处理结果报告三类。初报从发现事件后起1小时内上报；续报在查清有关基本情况后随时上报；处理结果报告在事件处理完毕后立即上报。初报在发现和得知突发环境风险事故后上报，通常采用电话直接报告，主要内容包括：突发环境风险事故的类型、发生时间、发生地点、初步原因、主要污染物和数量、人员受害情况、事件潜在危害程度等初步情况。续报在查清有关基本情况后随时上报、通常通过书面报告，视突发环境风险事故进展情况可一次或多次报告、在初报的基础上报告突发环境风险事故有关确切数据、发生的原因、过程、进展情况、危害程度及采取的应急措施、措施效果等基本情况。处理结果报告在突发环境事故处理完毕后上报。通常采用书面报告，处理结果报告在初报和续报的基础上，报告处理突发环境风险事故的措施、过程和结果，突发环境风险事
故潜在或间接的危害及损失、社会影响、处理后的遗留问题、责任追究等详细情况。
6.响应程序与协调内容
 发生或即将发生突发环境风险事故的信息得到核实后，公司领导及公司应急人员应当立即赶赴现场调查了解情况，组织指挥有关人员进行先期处置，采取措施努力控制污染和生态破坏事故继续扩大。
先期处置可根据实际情况，有针对性地采取如下应对措施：
（1）实施紧急疏散和救援行动；
（2）紧急调配应急处置资源用于应急处置；
（3）划定警戒区域；
（4）实施动态监测，进一步调查核实；
（5）将事故及时通报可能受到影响的单位和公众；
（6）向环境行政主管部门和有关部门报告并配合调查处理。
7.责任追究
 在突发环境风险事故应急工作中，有下列行为之一的，按照有关法律和规定，对有关责任人员视情节和危害后果，做出相应处罚。
（1）不认真履行环保法律、法规，而引发环境事件的；
（2）不按照规定制定突发环境风险事故应急预案，拒绝承担突发环境风险事故应急准备义务的；
（3）不按规定报告、通报突发环境风险事故真实情况的；
（4）拒不执行突发环境风险事故应急预案，不服从命令和指挥，或者在事件应急响应时临阵脱逃的；
（5）盗窃、贪污、挪用环境风险事故应急工作资金、装备和物资的；

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应对风险和机遇控制程序
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（6）阻碍环境风险事故应急工作人员依法执行职务或进行破坏活动的；
（7）散布谣言，扰乱社会秩序的；
（8）有其他对环境风险事故应急工作造成危害行为的。

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环境因素识别及影响评价控制程序
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1. 目的
1.1 目的
为了全面、充分、有效地识别、评价与更新公司在活动，产品或服务中能够控制和可能对其施加影响的环境因素，确保重要环境因素能够得到有效控制，减少对环境的不利影响。
2 适用范围
本程序适用于本公司在活动、产品或服务中能够控制和可能施加影响的环境因素的识别与评价。
3.职责
3.1 综合管理部负责对办公区、后勤环境因素进行识别登记。
3.2 生产部、供销部、技术品质部、财务部、各车间分别对各自范围的环境因素进行识别、登记, 填写《环境因素登记表》EB0301-01，报综合管理部。
3.3 综合管理部负责收集、汇总各部门的环境因素，填写《环境因素清单》EB0301-02，组织有关部门对其进行评价，确定重要环境因素，编制《重要环境因素清单》EB0301-04，报管理者代表审批。
4. 控制要求
4.1 初始环境评审
本公司在建立环境管理体系之前进行初始评审，以了解本公司的环境及环境管理现状。评审的内容主要有:
a. 明确适用的相关法律、法规及其他应遵守的要求；
b. 评价环境现状与上述要求的符合程度，包括污染物排放、化学品使用、资源能源消耗情况等；
c. 环境因素识别和重大环境因素的确定；
d. 对所有现行环境管理活动与程序的审查；
e. 对以往不符合要求事件调查所取得反馈意见的评价，包括环境事故、环境处罚等的调查；
f. 本公司用地及所在工业区的相关背景资料，包括土地使用历史沿革，污染物排放管网位置分布，功能区划分等；
g. 相关方提供的报告、记录等背景资料，包括环评报告、三同时验收报告等。
4.2 环境因素识别与评价的时机
a. 以本公司的全体部门为对象，在制定目标、指标前进行；
b. 本公司的环境管理体系建立之初进行初始环境评审时；
c. 在相关法律法规变更或追加、涉及到新的开发和新的或修改的活动、产品或服务以及相关方要求等情况下，可适时进行环境因素评价。
4.3 环境因素识别与评价的步骤
4.3.1 各部门使用《环境因素登记表》、选择和确定(或可能)造成环境影响的活动、产品或服务，其中活动的选择可涉及采购、加工、检测、包装、储存、运输、销售、维修、能资源供应等多方面，记入表中。
4.3.2 在识别环境因素和评价环境影响时要考虑以下几个方面：
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环境因素识别及影响评价控制程序
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a. 由于本公司的活动、产品、服务所排出的水、气、声、固废等以及资源能源的消耗给本公司、周围居民、地区等造成的影响；
b.本公司所需的原材料、外协件等的供方、工程承包方、废弃物处理方以及产品运输者等相关方的活动所产生的环境影响(对上述相关方的评价及施加影响详见《对相关方施加环境影响控制程序》XR/EMS40406)；
c.在正常运行、异常运行条件(如启动、关闭与检修等情况)以及可合理预见的情况或紧急状态(如火灾、泄露、爆炸等事故)所伴随的潜在重大环境影响；
d. 以往遗留的环境问题、现场的、现有的污染及环境问题，以及产品出厂、计划中的活动可能带来的环境问题和将来潜在的法律、法规和其他的要求。
4.3.3 各部门使用《环境因素登记表》确定对应环境评价对象的输入、输出及其环境因素和环境影响：
a.输入主要有：原材料、辅助材料、能源、消耗品、工具辅具、包装材料及其他(如服务等)；
b. 环境影响主要有：大气污染、水污染、土壤污染、噪声、振动、固体废物、能资源消耗、有毒有害化学品使用、臭氧层破坏、恶臭及其他影响。
4.3.4 综合管理部汇总各部门的环境因素登记表，组织有关部门人员对环境因素进行评价，评价方法采用：
a. 直接判断法；
b. 综合打分法；
综合打分法具体评分方法依据本程序5.2《环境因素评价标准》的各项标准进行。
4.4 环境因素的更新在法律、法规变更或追加，涉及到新的产品开发和新的或修改的活动、产品或服务以及相关方要求等情况下, 要及时更新环境因素并进行环境影响评价。
4.5 重要环境因素的管理
对记录在《重要环境因素清单》中的重要环境因素的管理应尽量体现在环境目标和指标以及环境方案中，或通过制订环境管理程序的方式进行运行控制，对于紧急情况应编制应急预案进行控制。
4.6 记录的保管
环境影响识别、评价过程中的相关记录由综合管理部及各部门各保存一份,保存期限为三年。
5. 重要环境因素评价标准
5.1判断法
属于以下情况，直接评价为重要环境因素：
5.1.1凡是违反国家法律、法规、行业规定的，如废水、废气、噪声在正常或紧急状态下，其排放超过或可能超过国家或地方污染物排放标准的，即定义为重要环境因素。
5.1.2潜在的环境的因素
a. 员工或相关方极其关注的；
b. 曾经发生过环保事故，但仍未整改或整改效果未达到预期要求的；
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环境因素识别及影响评价控制程序
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c. 本企业未曾发生过，但其他企业曾发生过类似事故；
d. 一旦发生必将产生重大环境影响的环境因素。
5.2 打分法
环境因素评价标准
序号
代码
评价项目
4分
2分
1分
1
RG.
法规要求符合性
●大于标准值
●存在违法情况
●低于但接近标准值
●可能导致违法
●远远低于标准值
●法规无要求
2
QF.
排污数量或 发生
频率
●数量较大
●每天发生一次左右
●数量中等
●每月发生两次左右
●数量较少
●每年发生两次左右
3
EI.
环境影响程度
●产生重大环境影响
●环境影响一般
●环境影响轻微
4
PO.
相关方观点
(内部和外部)
●相关方期望对该物质得以妥善控制
●相关方对该物质关注一般
●相关方对该事项无批评或抱怨
备注
总分 =RG×QF×EI×PO.；
总分≥32或 RG＝4 为重要环境因素；
总分＝16 可作为重要环境因素的可选项或低度优先项；
总分≤8 为一般环境因素。

5.3 重要环境因素的确定
对于本公司所有的环境因素，首先对其运用判断法进行评价，确定部分重要环境因素。然后对其它环境因素依据打分法的标准进行评价，从而确定出本公司全部重要环境因素，记入《重要环境因素清单》EB002-04。
6.相关文件
《环境运行控制程序》XR/EMS008
7. 相关记录
7.1《环境因素登记表》EB002-01
7.2《环境因素清单》 EB002-02
7.3《环境因素评价表》EB002-03
7.4《重要环境因素清单》EB002-04

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法律法规及其他要求控制程序
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1. 目的和范围
1.1 目的
为确定适用于公司环境、场所、活动、产品或服务中有关环境因素的适用法律法规及其他应遵守的要求，并建立获得这些法律规章和其他要求的渠道。
1.2 适用范围
本程序适用于与本公司环境管理活动相关的国家的、地方的法律、法规、标准和其他要求的收集、评价和管理的控制。
2. 引用文件
《环境管理手册》XR/EMS-01
3. 职责
3.1 综合管理部负责有关法律法规和其他要求的收集、评价和管理，追踪其更新、换版的最新信息并负责分发。
3.2 综合管理部负责根据公司实际的环境状况，编制《法律法规符合性评价表》EB0302-02，组织公司生产、供销、财务等部门对记录的法律规章要求的符合性进行评价。
3.3各部门对获取的法律法规及时上报综合管理部并负责将产品、活动或服务相关的环境法律法规、标准和其他要求传达给员工并遵照执行。
4. 控制要求
4.1 与本公司环境相关的国家及地方法律、法规和其他要求包括：
a. 国际公约；
b. 国家环境保护法律、法规、标准及各部委规章；
c. 上海市环境保护法规、规章、标准；
d. 嘉定区环境保护规范性文件；
e. 执法(相关)部门的通知、公报等其他要求；
f. 顾客提供的技术标准及资料。
4.2 获取的方法
综合管理部应每三月主动与省级、市、县级环保部门保持联系，获取相关的国家及地方最新环境法律法规、标准及其他要求，还可以通过政府机构、行业协会、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、咨询机构、认证机构、网络等渠道补充，以保持对法律法规和其他要求变化的及时跟踪。
各部门应随时关注国家，地方及各级管理部门的法律、法规和其他要求的变化，获取最新版本，并及时传递给综合管理部
4.3 选择、确认、分发
4.3.1 综合管理部选择、确认所获取的各类法律法规、标准及其他要
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法律法规及其他要求控制程序
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求的适用性，记入《法律法规及其他要求记录表》，经管理者代表审批后，将记录表中的文件汇编成册，由综合管理部发放到本公司需用的相关部门。
4.3.2 综合管理部保存法律法规、标准及其他要求原件，并每半年作一次法律法规及其他要求的符合性评价。当上述外来环境文件更新或增加时，及时修正《法律法规和其他要求记录表》，将新的内容补发至相关部门，并将旧的文件收回，按文件控制要求处理。
4.4 执行(准则)
4.4.1综合管理部应及时组织各相关部门和人员对法律法规及其他要求最新信息的学习和培训，以使相关人员及时了解法律法规和其他要求的最新要求，保证环境管理活动符合相关法律法规和其他要求。
4.4.2 对于污染物排放等环境标准，本公司采用国家、省、市、县各级中要求最严的执行(一般执行环境影响报告表或登记表中提出的要求)。
4.4.3各部门进行各项环境管理活动须符合《法律法规及其他要求记录表》所引述的内容，由管理者代表对各部门执行情况进行检查、确认。
5. 相关文件
《文件和资料控制程序》XR/EMS40403
6. 相关记录
6.1《法律法规和其他要求记录表》EB003-01
6.2《法律法规符合性评价表》EB003-02

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方针、目标和管理方案控制程序
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发布日期：2016.6.1

1. 目的
为建立、实施与改进本公司的环境管理体系，实现对环境方针、目标和指标以及为确保实现环境目标和指标而制定的《目标、指标及方案》EB0303-01的管理，提高本公司产品质量，改进本公司的环境表现(行为)。
2. 适用范围
适用于本公司环境方针、目标和指标、环境方案的制定、更改与实施的管理过程。
3. 职责
3.1 总经理制定环境方针，并负责方针、目标、指标、《目标、指标及方案》的批准。
3.2 管理者代表组织目标、指标的制定，负责目标、指标、《目标、指标及方案》的审核，并负责监督方针、目标指标与方案的实施。
3.3 综合管理部根据重要环境因素制定《目标、指标及方案》。
3.4各部门具体实施目标指标及方案。
4. 工作程序
4.1 环境方针
4.1.1 环境方针的制定
总经理为了满足社会各相关方的环保要求和期望，改善本公司的环境表现(行为)，根据法律法规、标准的要求，结合本公司的实际情况，适当考虑顾客和相关方的要求，制定环境方针并形成文件，传达到全体员工。
4.1.2 环境方针应确保:
a. 适合于本公司的生产性质和规模以及环境影响；
b. 对持续改进环境管理体系有效性和污染预防作出承诺；
c. 对满足产品要求遵守有关环境法律、法规和其他要求作出承诺；
d. 为建立和评审环境目标和指标提供框架和基础；
e. 与本公司的总体经营方针保持一致。
环境方针为组织的环境职责和环境表现水准设定了总体目标,以此作为评判一切后续活动的依据。
4.1.3 环境方针的评审、更改
环境方针应每年评审一次，可在管理评审中加以评审。环境方针需要更改时，须经总经理批准，形成文件后重新传达。
4.1.4 环境方针的宣贯
a. 通过环境管理手册、分发体系文件，培训宣贯、宣传栏宣传等方式对本公司各级管理者、专业技术人员以及操作人员进行方针的宣贯；
b. 综合管理部负责对全体员工进行环境方针的培训，以确保对方针的充分理解。
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方针、目标和管理方案控制程序
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4.1.5 环境方针的公开
总经理应考虑相关方或公众的要求,以适当的方式公开环境方针。
4.2 环境目标与指标
4.2.1 目标与指标的制定
a. 管理者代表组织各部门负责人根据环境方针、上年度的环境绩效报表、记录、本年度环境影响评价结果以及其他外界因素的变更，制定新的环境目标与指标，报总经理批准。
b. 体系建立之初的环境目标与指标，由管理者代表根据企业的环境水平，产品要求及初始环境评审结果，组织制定并审核，报总经理批准后予以传达和实施。
4.2.2 目标与指标的制定应考虑以下几个方面：
a. 环境目标指标的内容与方针保持一致；
b. 有关法律、法规及其他要求；
c. 本公司的重要环境影响因素和相关方的信息与要求；
d. 管理体系的持续改进满足法律、法规和其他要求，增加顾客满意以及实现污染预防的承诺；
e. 可选择的最佳环境技术，以及经济上、运作上的可行性；
f. 实施的进度,以及可调整性的要求；
g. 体现方针的逐层分解，量化后纳入各相关职能部门，即目标明确，指标具体可测量；
h. 满足顾客提出的有关产品有害环境关联物质含量限制的要求。
4.2.3 目标与指标的更改
a. 在环境方针、法律法规及其他要求、环境方案的进度状况以及相关外界因素发生变更时，目标与指标应重新评审和修订；
b. 目标与指标由综合管理部进行整理，经管理者代表审核后报总经理批准生效。
4.2.4 目标与指标的宣贯
a. 通过分发文件、内部会议、宣传栏宣传等方式对本公司各级管理者、专业技术人员以及操作人员进行目标、指标的宣贯；
b. 由综合管理部组织各部门对所属员工进行目标与指标的培训，确保全体员工清楚本公司及本部门的目标和指标，并付诸实施。
4.2.5 目标与指标的公开
顾客、相关方要求公开本公司的环境目标与指标时，需经过管理者代表批准。
4.2.6 目标指标的考核

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发布日期：2016.6.1

综合管理部每半年进行一次目标指标完成情况的检查，对未完成的情况向管理者代表报告并提出整改意见。
4.3 方案
4.3.1 《目标、指标及方案》的编制
a.《目标、指标及方案》由综合管理部依据重要环境因素编制。经管理者代表审核后，报总经理批准生效；
b. 方案应涉及与实现环境目标和指标有关的全部可能的活动(如设计、生产、材料、设备、营销及废弃物的处置等)、资源及具体措施。
4.3.2 方案主要包括以下内容
a. 依据的环境目标与指标；
b. 方法、措施、技术手段；
c. 执行部门与负责人；
d. 预算经费；
e. 启动日期与完成期限等。
4.3.3 环境方案的更改
当措施(或方法、手段)发生变更、目标指标变化或涉及到新的产品开发和新的或修改的活动、产品、服务等情况需更改方案时，由更改申请者以《文件更改申请单》的形式交综合管理部审议，经管理者代表审核，总经理批准后执行。
4.3.4 环境方案的监控
综合管理部每季度对方案的执行情况进行监控，对达不到效果的提出整改方案。
5. 相关文件
《文件控制程序》XR/EMS006
6. 相关记录
6.1 《目标、指标及方案》EB0004-01
6.2 《目标指标及方案监控表》EB0004-02

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文件编号：XR/EMS005
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人力资源管理控制程序
版次/修改：A/0
发布日期：2016.6.1

1.目的和范围
1.1 目的
通过教育培训，使员工获得有关环境管理法律法规和其他要求及开展各种环境活动必须具备的知识和技能，确保从事与环境有关工作(特别是行使环境管理职能)的人员经验、能力和培训的水平得以确定。
1.2 适用范围
本程序适用于本公司所有从事对环境有影响的工作人员的教育培训、技能和经验是否能胜任评定。
2. 职责
综合管理部负责制定教育培训年度计划，并按计划组织实施。
3. 员工教育培训方法
3.1 教育培训计划
3.1.1 每年年初各职能部门根据环境管理要求的需要，提出《培训需求表》EB0401-01，综合管理部进行汇总协调，制定《年度教育培训计划》EB0401-02，报总经理批准后实施。
3.1.2 因特殊情况，综合管理部依据各部门的培训需求，可临时组织培训。
3.2 培训方式
3.2.1 采用公司组织一级培训方式，个别特殊岗位经批准后，可以选送有关人员外出培训。
3.2.2 培训时间应结合实际，可分为业余、半脱产、全脱产等形式。
3.2.3 培训分类有岗位培训，转岗培训、技能培训、知识更新等。
4. 培训对象分类
a. 内部环境管理审核人员；
b. 环境监控(测)管理人员；
c. 与重要环境因素有关的人员(包括：消防安全、食堂、固体废弃物收集、电工等)；
d. 其他与环境有关的员工。
5. 资格评定
5.1 内部环境管理审核人员经委外有资格的培训机构培训，取得资格证书方可上岗。
5.2 环境监控(测)管理人员经培训，通过考试合格方可上岗。
5.3 与重要环境因素有关人员或从事与环境有重大或潜在重大影响的人员，在培训、考核和经验的基础上，对其进行资格认证，合格者发给岗位资格证书。
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文件编号：XR/EMS005
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人力资源管理控制程序
版次/修改：A/0
发布日期：2016.6.1

5.4 对所有与环境有关的员工均需经过环境管理专门知识的培训后方可上岗。
6. 记录要求
各类培训、考试考核记录由综合管理部保管存档，保存期三年。
7. 相关记录
7.1《培训需求表》EB0401-01
7.2《年度教育培训计划》EB0401-02
7.3《培训记录》EB0401-03
7.4《培训有效性评价表》EB0401-04
7.5《重要环境岗位人员一览表》EB0401-05

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文件编号：XR/EMS006
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文件控制程序
版本号：A 第0次修改
发布日期：2016.6.1

1. 目的和范围
1.1 目的
为确保环境管理体系所要求的文件受到有效控制，在公司环境管理体系运行中，所有对体系有效运行具有关键作用的部门或岗位，应得到有效版本的文件(包括适当范围的外来文件)，以防止使用失效或作废的文件。
1.2 适用范围
本程序适用于本公司环境管理体系运行中，有关环境活动的文件的控制和管理，包括环境体系文件和外来文件。
2. 职责
2.1 综合管理部建立《受控文件目录清单》负责环境管理体系文件的登记发放、更改和管理。
2.2 综合管理部负责收集法律法规及相关的外来文件，建立《法律法规及其他要求记录表》，根据其变化更新和控制。
2.3 各使用部门建立部门文件目录清单，对本部门使用的文件进行识别和管理。
3. 文件控制内容和方法
3.1文件和资料的分类
3.1.1按层次分
a. 第一层次：环境管理手册；
b. 第二层次：环境管理程序文件；
c. 第三层次：环境管理规范(指导书)等。
3.1.2 按来源分
a. 内部形成文件
环境管理手册、程序文件、规范、环境方案、报告、环境记录等；
b. 外来文件
国家环境法律法规、国家或行业环境标准、相关方文件等。
3.1.3 按控制程度分
a. 受控文件，有效文件由综合管理部加盖“受控”印章，编号发放，便于识别；
b. 非受控文件，非受控文件不得在与环境体系运行有关的工作场所使用，发至本公司环境管理体系运行的所有场所及第三方认证机构以外的文件为非受控文件，加盖“非受控”印章，不作更改。
3.2 文件的编号
为便于识别和管理，文件必须编号，包括文件编号和发放编号。

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发布日期：2016.6.1

3.2.1 环境管理手册的编号
XR / EMS – 01

第一层文件
环境管理体系
公司代号

3.2.2 环境管理程序文件的编号

ISO14001要素点4.1~4.6中的第几个文件
ISO14001中要素点(4.1~4.6以401~406表示)
环境管理体系
公司代号

XR / EMS 4×× ××

3.2.3 环境管理体系(操作)制度(规范、指导书)的编号
XR / EMS 3 ××

第三层第几个文件
环境管理体系
公司代号

3.2.4 外来文件的编号
– ×× – ××
文件流水号(以01-99表示)
外来文件类型代码

外来文件类型代码： 法律FL
法规FG
国家标准GB
标准BZ
其他QT

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3.2.5 环境记录表格的编号
环境记录的编号
序号
标准第四章第××节的第××份程序文件
环境记录表
EB ×××× – ××

3.3 文件的起草
3.3.1 环境管理手册由管理者代表组织编写，综合管理部负责起草和编写工作的实施。
3.3.2 公司环境管理体系其余各层次文件由综合管理部组织编写，详细的作业(管理)文件综合管理部会同相关部门组织编写。
3.4 文件的审核、批准和发布
3.4.1 环境管理手册由管理者代表审核、总经理批准发布。
3.4.2 程序文件由综合管理部负责人审核，管理者代表批准发布。
3.4.3 作业(管理)文件由归口部门主管审核，管理者代表批准。
3.5 文件的发放
3.5.1 文件和资料的发放分为“受控”和“非受控”，按受控文件目录清单上的发放范围，作为“受控”文件编号发放。
3.5.2 按受控文件发放范围，文件管理员填写文件发放记录，分别按编号发至各使用部门。
3.5.3 各使用部门(人)签名领取注有发放号和“受控”印章的文件，每份文件应具有本文件唯一的受控发放编号、便于追溯。
3.5.4 文件综合管理部门控制其有效版本。
3.5.5 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印、应经本部门负责人或文件综合管理部门负责人批准后，办理文件领用手续。公司内不得使用未盖“受控”印章的受控文件，一经发现，由文件综合管理部门收回销毁。
3.5.6 当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到文件综合管理部门办理更换手续，交回原文件，补发新文件，新文件的受控号仍采用原文件受控号，文件综合管理部门应销毁破损文件。
3.5.7 当使用部门(人)将文件丢失，应重新办理领用手续，但必须在领用时作出说明，综合管理部在补发文件时给予新的受控号，并说明丢失的受控号作废，必要时将作废文件的受控号通知各部门、防止误用。
3.6 文件的更改、换版与作废
3.6.1 文件需要更改时，由文件更改提出人填写《文件更改申请单》EB0403-03，说明更改原因，对重要的更改应附有充分的证据。
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3.6.2 文件更改后由原审批人进行审批，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。
3.6.3 文件更改时应注明更改生效日期，并按文件发放记录表的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。
3.6.4 有效文件经多次更改或文件需大幅度更改应进行换版、原版次文件作废，换发新版本文件，新版文件应有更改后的标识，如版本号：“A”改为“B”，如某章节一般性内容更改，更改一次应在版号后加注-1、-2等，如“A/1”、“A/2”等。
3.6.5 作废的文件由文件综合管理部门按文件发放记录收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，文件管理人员应经文件综合管理部门负责人批准后统一销毁，对有保留价值的文件，应加盖“作废保留”印章，登记保管。
3.7 文件的归档与管理
3.7.1 文件发布后，由综合管理部列入受控文件目录清单，并确定其发放范围。
3.7.2 列入受控文件目录清单的环境文件由综合管理部归档管理。
3.7.3 所有使用场合的文件应与存档有效文件保持一致。
3.7.4 文件管理员在每次环境管理审核前全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者的手中的文件，发现问题及时处理。
3.8 外来文件的控制
3.8.1 外来文件由综合管理部按类别分别记入《法律法规及其他要求记录表》EB0302-01。
3.8.2 每一份外来文件按其类别编号，并加盖“受控外来文件印章”。
3.8.3 综合管理部定期对外来文件的有效性进行检查，并定期评估其符合性。
4. 相关记录
4.1 《受控文件目录清单》 EB0403-01
4.2 《文件发放回收记录》 EB0403-02
4.3 《文件更改申请单》 EB0403-03
4.4 《部门文件清单》 EB0403-04