xxx监理档案管理制度.doc

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xxx公司档案管理制度
1目的
1.1 xxx水电站工程建设档案是xxx水电站工程建设、管理的真实记录和原始凭证。全面、系统、完整、规范、准确地收集、整理、管理和使用xxx水电站工程建设档案，是xxx水电站工程建设的一项重要任务。
1.2监理内部档案资料的收集及归档是监理工作的重要内容，为加强内部资料管理，以确保监理内部资料及竣工档案的齐全、完整、规范，特制定本制度。
2依据
2.1 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28—2002）
2.2 科学技术档案案卷构成的一般要求GBT 11822-2008
2.3照片档案管理规范GB-T11821-2002
３监理文件、资料的归档范围
监理文件是指在监理单位在其业务范围内所形成的各项监理事项（四控制两管理过程中）的全部文件材料和监理工作总结，主要包括但不限于：
3.1监理通知、开（停、复）工令、备忘录、监理会议纪要、质量安全整改通知或罚款通知单；
3.2施工质量检检分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量安全控制文件、技术管理文件,此类文件大多是监理发出的正式文件；
3.3工程计量与支付文件，包括月结算报表，分阶段结算报表等；
3.4监理月（季、年）报；
3.5监理日志、监理工程师现场指令单；
3.6监理旁站及抽检记录，包括监理抽检的试验报告、锚杆检测报告、测量（复测）资料、地质资料等。
3.7监理大纲、监理规划、监理实施细则；
3.8监理与各参建单位的来往文件；
3.9监理（总结）报告；
3.10监理工作照片或音像材料。
4监理文件、档案资料的划分
监理文件、档案资料一般可按照建设工程的目标将监理档案资料划分为以下几类，在归档时也应按此分类原则进行分类。
4.1质量控制资料：工程项目的施工方案、质量控制流程、质量验收文件、质量事故记录和处理及隐蔽工程的照片资料等。
4.2进度控制资料：所有与工程项目进度有关的信息，如工程总控制计划（网络进度等），工程年、季、月施工进度计划以及监理对上述计划的审批表、批复等文件，工程变更申请等。
4.3投资控制资料：工程造价、工程月计量支付、材料调差等；变更通知单、已完工结算单、中期支付等信息文件报表。
4.4安全管理资料：安全生产专题方案，专项检查计划，安全隐患整改通知单～复查单，施工单位安全管理资料，施工机械、设备、安全管理人员资质等文件；监理组织的各种安全表、安全台账，监理安全巡查、旁站记录等。
4.5技术管理文件：包括施工组织、技术方案措施、方案审批等。
4.6合同管理资料：工程招、投标文件，承包合同（施工）、监理合同及合同补疑文件、供货合同、费用、工期索赔申请等。
4.7其他综合类文件。
　5监理档案资料的形成及收集
监理档案资料是对监理整个过程的完整记录，监理档案资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。为保证监理档案资料的真实可靠、规范、完整，在监理档案资料的形成过程中，应注意：
5.1所有监理发出的文件签字盖章手续应完整，一般为三级签字，重要文件如需业主、设计或其他参建单位会签的，会签单一定要保存完整。
5.2监理收到的所有文件应登记，并建立电子台账，最好有电子版，以方便查阅。来文应处理及时，文件处理完成后，其原件包括来文处理单一起最终保存在监理档案室。
5.3监理工程师现场签发的指令、整改或处罚单等应及时归档，由档案室统一保管。
5.4监理日志（包括现场值班记录）应记录规范，填写内容完整，并由技术负责人或主任及以上人员审核签字，手续齐全后交合同综合部及时归档。
5.5监理旁站及抽检记录，包括监理抽检的试验记录，测量复测资料等，应达到规范要求的频次，签字手续齐全，并按部位、类别、时间顺序收集，定期（可根据情况每月或每个季度）移交监理档案室存档。
5.6监理大纲、监理规划及监理实施细则等应经业主同意后发布，业主批复文件应一起归档。
5.7工程计量与支付文件，包括月结算报表、分阶段支付报表等，签字手续（包括业主）完成后，应及时收集归档，也可由监理合同部门专门保管，以方便查阅。监理工程师签认的工程量，签字手续应齐全，并附有计算依据。监理应保存其原件，作为月结算或中间结算的依据。最终竣工工程量的确认应以正式文件的形式，计算、复核等手续完整，连同所有依据性文件一起归档，便于审计时查找。
5.8监理与各参建单位的来往文件，尤其是需要业主明确意见的批复文件（包括重大问题决策、合同变更及索赔等），一般应与监理同一问题的发文一起归档，作为监理处理文件的依据。
5.9所有监理文件形成时过程中，包括监理日志、原始记录或各类验收文件的签字等，应特别注意使用深色或黑色签字笔或碳素笔，不允许用亮蓝色、红色或铅笔等易退色的笔填写，避免形成不合格的文件或造成不必要的返工。
5.10监理（总结）报告，包括阶段性验收报告、专题报告，单位工程、合同工程、竣工验收监理报告等，在装订时应考虑到归档的份数，保证满足最终档案整理时需要的数量。
5.11监理工程照片或音像材料的收集工作。由工程技术人员负责采集监理组织的有关质量验收、安全检查等活动，以及工程施工阶段影响工程质量和施工安全的关键部位、关键工序、重要及危险作业环节的数码照片，并及时拟写文字说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）。定期对采集的数码照片进行整理移交至合同综合部（每月份两次移交），合同综合部对电子文档以文件夹形式分层归档，管理。
5.12工程验收资料，包括单元工程验收原始资料、分部工程、单位工程验收、合同完工、竣工验收资料等，在建设过程中应收集齐全，主要是为了满足中间使用要求，此部分资料已由施工单位全部归档，并不一定需要监理最终归档。具体情况应视业主要求具体对待。
6监理资料的保管及使用
监理档案资料在形成之后，暂时应统一保管在监理档案室，由档案专职人员或办公室统一管理。按照业主要求在规定的时间内将监理资料档案进行移交业主档案室。
6.1为方便保管建设过程中监理文件或资料，监理部应按需要配备档案柜，最好是简易的排架，既方便过程使用和查寻，又节约成本。归档的文件应按类别、时间顺序分别存放，档案柜应贴标签，方便查找。
6.2所有需归档的监理文件应保存齐全，由档案专职人员负责收集，各部门或各专业监理工程师配合，及时将自身形成的档案资料移交合同综合部归档。各部门或专业监理工程师移交给合同综合部的资料应登记并办理移交签字手续，以明确责任，避免资料丢失或遗漏。如保管过程中发现问题，应及时补充修正。
6.3所有监理自身形成的文件在保存最少一份纸质原件的同时，应保存电子文件，方便检索及查寻。电子文件应通过光盘刻录、硬盘等方式定期备份，防止数据丢失。
6.4监理文件在建设过程中会经常使用，档案专职人员对收集的监理文件和资料应做到心中有数，需要时能随时快速找到。对所有纸质文件，应做好记录，方便查找；对所有电子文件，更要做好台帐，方便检索和查寻。
6.5已归入档案室的所有监理文件，如需使用，需办理资料借阅手续的，用后要及时归还。严格执行借阅、查阅登记制度。
6.6所有监理工程照片（电子版）或音像材料，在各部门或各专业工程师定期移交给档案室前，应检查是否有照片说明，避免因时间过长，变成回忆；或只有照片，却不知道什么时间或什么状态下照的，再好的照片也无法使用。所有收集的照片应由档案专职人员或办公室统一管理，按专业、部位、时间分类，方便查找使用。
7监理资料的整理及归档
7.1所有收集的监理文件，在整理和归档前，应对是否有查考利用价值进行鉴别。对不需要归档的进行剔除。监理文件尤其是收发文等，在很多情况下跟施工文件出现重复，应与业主沟通，在保证项目整体档案齐全的基础上，尽量减少不必要的重复，监理档案应少而精。
7.2检查监理文件的完整性、准确性、检查监理文件是否符合归档要求。
7.3按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》或业主要求进行监理资料的整理及归档。
7.4按《水电厂企业分类表》以标段、单位工程将全部监理文件进行分类（业主颁发有分类表的按业主的执行）。
7.5在分类的基础上进行组卷，同类文件按时间顺序进行排列，按照档案盒装盒情况和内容的相对联系情况组卷。
7.6按要求编写页码、填写卷内目录、拟写案卷提名，填写备考表等，装订，装盒，最终形成完整的档案。
7.7照片档案单独组卷。
7.8监理档案的保管期限一般为长期。
8监理资料的移交
8.1向业主档案室移交的档案：对已完成的监理档案，经检查完整、齐全、准确后，填写好移交清册，按合同或业主要求的份数移交给业主档案室，一般为两套，其中包括原件一套。移交清册在业主签字盖章后的，最少留一份原件，作为移交档案的证明，交xxx档案室。
8.2向xxx移交的档案：按公司《xxx监理项目工程竣工资料（档案）归档办法》的要求，将需要移交公司的档案包括电子版档案进行整理，在项目结束撤离后向公司档案室或院档案室移交。
9 本规定由监理部负责解释，自发布之日起执行。
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