档案管理制度及流程2.doc
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4、所有员工。第 III 条 定义1.档案:档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。2.借阅:本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。3.档案管理部门:指行政人力部4.一级档案:保密等级为一级,对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。5.二级档案:保密等级为二级,对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。6.三级档案:保密等级为三级,对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。第 IV条 档案使用审批权限1.总经理:审批一级档案使用申请。2.行政人力部负责人:审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。3.
5、申请人部门经理:审批三级档案使用申请。4.行政人力部:负责编制公司档案分类分级管理目录及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理,包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等;监督、检查各类档案的管理情况,对各部门的档案管理提供指导。第 V 条 档案分类分级(种类)行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求,明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等,编制公司档案分类分级管理目录,经行政人力部负责人审批后,发各部门执行。档案种类包括,但不限于:1.制度性文件:各项规章制度、管理办法等。2.会议性文件:股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议
6、形成的材料、会议记录、会议纪要等。3.计划性文件:企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。4.证件性文书资料:法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。5.汇报性文书资料:企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导相关发言及汇报材料等。6.声像资料:外出学习、考察或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等。7.题赠性资料:上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。8.技术性资料:各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。第 VI 条
7、公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。2.1.4保管期限:根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定,分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上,长期为15-50年,短期为15年以下。2.1.4.1永久:凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。2.1.4.2长期:凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。2.1.4.3短期:凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。第 VII 条 档案归档及要求1.各部门及各项目公司依据档案分类分级管理目录,负责对本部门日常工作中
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