好医生集团费用管理制度.doc

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好医生集团
[2012] 财通字第1号

费用管理制度
第一部分 总 则

一、制定目的
为有效控制和降低公司费用，规范费用审批及报销流程，堵塞费用漏洞，提高工作效率，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
二、费用报销管理范围
费用管理范围指除商品采购、资产采购等以外的费用，主要包括：
1、交通费
2、通讯费
3、差旅费
4、招待费
5、会议费
6、办公费
7、福利费
8、邮寄及运费
9、其他费用 （外包费、稿费、兼职工资等）
三、费用报销管理模式
实行总量控制，分类管理，归口控制，适时监控，并结合费用预算的管理模式：即各部门总监/经理对本部门的费用负责；其总费用额度不能超过当期相应预算。财务部会不定期公布高额费用的员工，并要求解释。
四、费用报销原则
1、费用预算原则
各部门应于年初根据部门需要，制定本部门年度费用预算并报预算部门。预算部门审查平衡后报总经理批准，下达费用预算定额。年度费用预算执行过程中，预算部门将视情况对费用预算做适当调整。

2、责任明确原则
对于发生的各项费用，费用报销采用实际发生人实名报销原则。

3、费用划分原则
报销单据上必须注明成本、费用承担部门及归属的项目，由财务部门进行记账。

第二部分 费用报销标准

一、交通费
交通费分为因公外出交通费和加班交通费。
1、因公外出交通费只限上班时间，因工作需要外出办事的交通费，如车票上打印时间为非工作时间，车票不予报销。工作日加班交通费车票时间如为20点以前，则不予报销；节假日加班交通费实报实销。

2、因公外出交通费报销限额标准如下：

职务
销售部门
非销售部门
总监
实报实销

实报实销
大区经理
900元/人/月
地区主任
600元/人/月
其他人员
400元/人/月
非销售人员
实报实销
PBG执行专员
200元/人/月

所有实报实销的交通费，均需配合外出登记表据实报销（总部在各楼层设有外出登记簿，并要求各外埠办事机构设立相应机制）。同时，销售部门所有费用总和不应超过其所在区域依据销售回款而确定的费用额度，现有私车公用补助的员工参照该标准执行（私车公用补助与交通费共用一个额度）。
各部门可以自行制定报销细则（上限不能超过上述标准），经公司CEO、COO批准，并在财务备案后方可报销。

3、员工应按照标准报销，超出部分自付，不足部分实报实销，不予补足。

4、员工报销交通费时需附上交通费明细表，需逐张依照发票时间顺序填写时间、路线、事由，并依序粘贴，经部门直属主管和部门总监签字后方可报销，明细表见“附件1”。

5、交通费明细单必须载明如下内容：起始地点和目的地、乘车事由（如：“办理XX事项”、“与XX公司进行XX谈判”、“参加XX培训”等，不能用“因公外出”、“谈判”、“培训”等含混的字眼）、此次乘车的具体费用金额，作为签字人审核、审批的依据。

6、对于休息日或节假日内加班的市内交通费，应在乘车事由中写明因XX事项加班，作为签字人审核、审批的依据。

7、市内交通费按月报销，每月19日到次月18日为一个报销周期（同考勤周期），不同报销周期的交通费分别填写报销单进行报销。
二、通讯费 (手机费)
1、报销限额标准如下：

职务
销售部门
非销售部门
总监
实报实销
实报实销
大区经理
500元/人/月
300元/人/月
地区主任/非销售主管
300元/人/月
200元/人/月
销售主管/专员/代表
300元/人/月

部门助理 （不含办事处助理）
200元/人/月
100元/人/月
技术/编辑人员 办事处助理
100元/人/月
100元/人/月
一般员工
50元/人/月
50元/人/月
在限额标准内实报实销，报销时需附上银行、电信公司营业厅、电信公司网上营业厅等提供的以本人姓名为抬头的发票和当月话费单（如发票抬头非公司员工的，手机号码必须为公司通讯录公布的号码，否则不予报销）；如不能提供此类发票（如神州行、如意通类的充值卡发票），则需提供电信网上营业厅出具的话费单（有当月话费总金额），否则不予报销。在限额标准内按详单金额实报实销。
各部门可以自行制定报销细则（上限不能超过上述标准），经公司CEO、COO批准，并在财务备案后方可报销。
报销通讯费的员工须保持手机24小时开机，如一个月内两次（或以上）因非正常原因无法联系到被呼叫员工，则当月通讯费不予报销。

2、员工应按照标准报销，超出部分自付，不足部分实报实销，不予补足。
三、差旅费
1、报销标准：除特殊情况经上级批准外，一般情况员工出差，住宿应选择商务酒店，北京、上海、广东交通、食宿总额不超过400元/人/天，其他城市不超过300元/人/天；报销住宿费必须附酒店水单，住宿费发票名称必须是公司名称，不得开具员工姓名，否则不予报销；如个别中小城市宾馆无法提供水单，请员工根据实际花销自行填写住宿费水单，住宿费水单格式见“附件1”

2、员工应按实际花费实报实销，超出部分自付。如有特殊原因超出规定标准，需事业部总经理签字后方可报销，出差期间不再报销午餐费。

3、出差期间发生的交际费须单独报销。

4、除部门总监/经理外，原则上乘火车10小时内可以到达目的地的应当乘坐火车，如有特殊情况需要乘坐飞机前往的，应由事业部总经理批准；乘火车10小时以上才能到达目的地的可以乘坐飞机，往来机场原则上应当乘坐机场大巴。

5、差旅费票据必须是出差当地的发票，发票日期为出差期间，否则不予报销。

6、公司给统一办理差旅保险卡的员工，飞机、长途车的保险费不予报销。
四、业务招待费
1、对于单次费用超出标准的业务招待费（其中部门经理/大区经理/客户经理1000元/次，产品（项目）经理/产品（项目）主管/地区主任700元/次, 地区主管/销售专员/销售代表/客户专员500元/次），必须事先申请，填写费用申请表，经各级领导审批后办理业务，报销时应将此申请表附在报销单后一同提交，否则不予报销，费用申请单见“附件2”。

2、报销业务招待费时只能使用餐费和食品的发票，其他发票一律不得记入业务招待费，应按照发票内容记入相应费用，发票内容如为：烟、酒、茶叶、服装、包、礼品、洗浴、美容等一律不予报销。

3、业务招待费报销时须详细填写“业务招待费明细表”，必须在“业务招待费明细表”中逐笔填列，不允许一次招待费分开填列或多次招待费合并填列，所填写内容要与报销的发票相对应，经部门直属主管和部门总监签字后，交由财务部审查报销，明细表见“附件1”。

4、不允许部门助理代替部门正副总经理或部门其他人员报销其发生的各类招待费。

5、单次招待费必须是同一商家、酒店的发票，同一家商户同一天的发票视为一次费用，以此作为是否需要提前申请及提交费用申请单的依据。
五、会议费
在会议费用发生前，先填写会议费申请单，载明会议时间、地点、参会人员、会议内容等信息，报销会议费时，此申请单随同报销单一并提交财务。
会议费申请单见“附件3”
六、办公用品
1、员工报销办公用品时，如发票内容为“办公用品”，需要附办公用品明细，办公用品明细所列物品名称应为日常办公所使用的各类物品；发票内容如已列明所购物品名称，则无需提供办公用品明细。

2、办公用品明细应按照单张发票金额逐张列示，不可将所报销办公用品的所有金额累加后，按照总金额编写明细，否则不予报销。办公用品明细见“附件1”

七、餐费
餐费分为午餐费和加班餐费。
1、北京总部人员午餐由公司统一提供，不提供午餐的地区由员工个人贴票报销（只能用餐费发票），上海、广东地区上限为300元/人/月，其它地区上限为200元/人/月（出差期间不再报销午餐费）；当月法定工作日不足20天的月份，按实际工作日计算，上海、广东地区上限为15元/人/日，其它地区上限为10元/人/日；员工休假期间（以考勤记录为准），餐费补助按15元/人/日（北京、上海、广东地区）和10元/人/日（其它地区）予以扣除。

2、加班餐费为20元/人/餐，报销时需填写“加班餐费明细表”，注明加班日期、加班人员姓名、加班餐费金额，超出标准部分自付。加班餐费明细表见“附件1”
八、邮寄及货运费
1、报销邮寄费及货运费必须提供正规发票（如邮局提供的收据上写有 “报销凭证”或注明“已备案可做报销用”字样的票据，也可作为报销凭据），报销时须附发货底单或发货明细单。

2、由总部寄出的货物（快递），原则上需经公司统一的货物（快递）公司寄出，并需按要求填写发货（快递）记录。

3、未经商务部总监/经理或总经办主任批准，一律不许以“收货方付款”的形式发送货物（快递）。

九、其他费用
其他费用指：因业务及工作需要，向专家、客户支付的各种外包费、稿费、兼职工资等费用。
1、兼职工资、稿费等需要严格按照流程在人力资源部备案，按月提交申请，由公司统一安排支付。

2、外包费报销时需部门总监/经理和事业部总经理签字后方可报销。

第三部分 费用报销有关要求

一、报销凭证规范
1、凭证
Ø 自填凭证：费用报销凭单；见“附件1”
Ø 原始凭证：车船机票、订票发票、住宿费发票、招待费发票、购物发票等。

2、具体规定
Ø 公司发生采购、消费所取得的发票必须符合税务相关规定；
Ø 通过银行结算(如：转账支票、电汇等)的费用报销，报销人需在申请款项的同时，向财务部门提供详细的收款单位名称、账号、开户行；
Ø 采购尽量取得增值税专用发票，以便抵扣进项税。

3、原始凭证粘贴方法：采用错叠粘贴法，页面小于报销单的原始单据，正面朝上，在粘贴时各张相互错开，左上角与报销单对齐，向右方或下错位粘贴，粘贴后的原始单据尽量占满报销单页面；页面大于报销单的原始单据，正面朝上，在粘贴时左上角与报销单对齐，超出部分折叠，以便于装订。
二、费用报销要求
1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。

2、各种原始凭证必须大小写金额填写一致，不得涂改，发票抬头及内容必须齐全。

3、报销单费用类别严格按照发票内容填写。

4、财务人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合公司报销制度及越权审批的费用和支出以及不合法的原始票据一律不得报销。对于手续不全或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证。

5、原则上一般费用事项发生后60天内应办理报销手续，逾期则不予报销。

6、报销单的填写
Ø 要注明具体的结算方式；
Ø 填写报销人名称（手写正楷字体）及报销单编号，所在的成本中心名称，所以写手内容必须用黑色签字笔书写；2012年个人报销单编号规则：姓名字母缩写-年度-序号，XXX-2012-001 例如：郝伶俐的2012年报销单编号，即“HLL-2012-001、002 ……”；
Ø 审批人：按公司发布的费用审批权限执行。

7、借款规定
Ø 员工借款坚持“前款不清、后款不借”的原则, 要求员工定期、及时通过报销程序清理个人借款，或退还借款；对长期存在无正当理由未清帐的员工，财务有权拒绝支付其后续借款。
Ø 员工因业务费需要借款时，借款单内容应写为“XXX地区XXX项目执行费”。
Ø 借款单格式见“附件1”

8、员工报销时效
Ø 员工报销需按费用类别分别填写报销单：日常费用（交通费、通讯费、午餐费）、当月招待费、当月差旅费、会议费，如报销办事处费用单独填写报销单，即日常费用、招待费、差旅费、会议费、办事处费用不得在同一张报销单上报销；
Ø 北京员工应按月报销各项费用（当月费用当月提交报销单据），外地员工有2月的宽限期，如8月的费用最晚应于10月提交至财务部，预期则不予报销。
Ø 一般费用报销单及差旅费报销单格式见“附件1”，报销人根据发票自行修改报销单公司抬头。

三、丢失原始单据的处理
1、凡丢失普通发票和车票的，一般不允许使用替代发票；能取得原发票复印件并有对方单位有效印鉴的可全额报销；否则，需要填写—“发票丢失说明”，经部门总监/经理和事业部总经理签字后，可用同类发票替代报销，额度为丢失发票面额的70%。

2、凡丢失发票给公司造成经济损失的（例如：增值税发票损失进项税等），个人应承担一定的经济责任，其承担的金额不低于损失金额的70%。
四、罚则
如有弄虚作假行为，一经发现，将追回损失，情节严重者，处以虚报金额的双倍罚款，并在全公司范围内给予通报批评直至开除的处分。
五、此制度自颁布之日起执行，最终解释权归好医生集团。

好医生集团
2011/12/31

附件：
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