公司行政部管理制度.doc

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公司行政部管理制度
 (2010-01-13 16:53:11)
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为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度：
目录：
第一章 日常管理制度      第二章 办公室管理制度
第三章 考勤管理制度      第四章 会议制度
第五章 出差            第六章 行政接待　
第一章日常管理制度
着装仪表规范
　公司员工日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。
　　仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。
　　行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。
　　说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为集体创造团结、友善的氛围。
　　工作行为规范
　　遵守党和国家的法律、法规，遵守公司的各项规章制度。
　　各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向部门经理请假，经领导批准后方可离开。
办公室工作人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。
　  员工手机应保持上班时间畅通。
　　行政部每天安排部员值日，注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序。
　上班时间不得干与工作无关的事，严禁上班时间打牌、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。
　　保守企业秘密和技术秘密，不准对外泄露公司有关的事情。否则一经发现，将根据情节轻重，给予经济及行政处罚，严重的将以辞退。
　工作区内严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。
　　节约用电，做到人走灯灭。
　　爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备。
　　每位员工都有权利、有义务维护集体利益，爱护集体财产，严禁将集体财产居为私有。
　 加强学习，学习型组织是分公司的追求目标，每个人都应该积极主动的参与到各种学习活动中来，不能以各种理由逃避和拒绝学习。
第二章办公室管理制度
办公室人员管理制度  
办公室人员执行签到的考勤制度
每天早9：00上班，晚6：00下班，禁止无故迟到早退现像发生，违者予以20元处罚。不允许代替签到，9：00起不再签到；
忘记签到者须在2小时内向部门领导说明，并由部门领导出具证明；按时间早晚顺序签到；凡没有事先请假说明理由（病、事假）不签到人员一律视为旷工
办公用品管理规定
 办公用品发放和使用
　　本着节约的原则使用办公用品。
　　购置回的办公用品统一放在办公室管理、登记和发放。
　领用办公用品用具必须认真履行手续，应提交OA《办公用品申请（领用）表》。
　严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回办公室（消耗品除外）。
　第三章考勤管理制度
　　行政综合部负责全体员工的考勤工作。
　  考勤由办公室安排专人记录，记录必须准确真实，相关票据要和考勤表有照应可追溯。所有职员不得代签到。
　   出勤规定
周一到周六上班，周日休息；
上班时间： 9：00-18：00
午餐时间：12：00-13：00
所有职员应按时上下班，事假及正常休假应按照请销假制度执行。
　　考勤员应认真负责，加强考勤，做到不虚报、不乱报、不徇私情；
　考勤表必须与所批复的请假条相一致。无假外出者按旷工处理，旷工期间无工资奖金，月旷工天数累积超过3天者，扣发当月工资和奖金；年累计旷工超过10天者，扣除所有剩余工资福利。
考勤表在每月的1号由考勤员负责整理，报送财务部门经领导审查后作为当月工资奖金发放的依据。　
员工请假不超过12小时，由部门主管批准；超过12小时需报经理批准。
国家法定节假日，原则上休息，如工作需要，须无条件上岗，不批假. 病假需经领导批准后休息
各部门主管请假需报分管领导同意后由总经理审批。
所有批准假期时间包括往返时间。
第四章 会议制度
公司实行例会制度，主要包括周会、月例会临时性会议和其他部室会。
周会在每周一上午9：30召开一次.周会须有会议记录，由办公室负责记录。
　　月例会每月月末召开一次，会议由经理主持，公司本部各部门人员参加并签到。同时要形成会议纪要，会议纪要由办公室负责在会后一天完成，同时分发各部门。
　　各部门临时性会议根据工作需要召开，各部门可根据需要自行组织时间召开，但原则上要务实简单。
　　 每次会议凡通知到的与会人员，因故不能出席应向部门领导请假。并形成书面理由，主管签字后同签到表一并留存。如未请假在规定时间内不能按时到达会议现场的，将给予通报批评。
　　 会议期间，避免频繁进出或早退，并主动将手机调至静音。
事假
员工因个人或家庭原因需要请假的可以请事假，事假为无薪假，事假以天或小时为计算单位。
员工请事假每天的扣薪标准是：月基本工资/20.92天； 
员工请事假每小时的扣薪标准是：月基本工资/20.92天/8小时。

第五章出差
　　公司人员出差一律书面报批，出差人员需填写《出差审批单》，由经理签字批准。
　　部门以上负责人出差需报公司经理批准；各部门部员出差需报部门主管和公司经理批准。
如有特殊情况需出差，来不及办理手续的，应先电话告知经理事后补办手续。
 第六章 行政接待　　
坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，广泛获取信息。
　坚持规范化、标准化、制度化的原则，执行党和国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。
　　  坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费。
　　 行政部负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门接待，行政部配合
接打电话要使用文明语言，如您好、请问贵姓、 您找哪位、请稍候、谢谢等类似的礼貌用语，做好电话记录。
　　客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。
　　 事务性接待标准、要求。根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺，以高度的事业心、责任感和良好的精神风貌体公司形象。
　办公室规章制度
　　为了进一步加强办公室的管理，确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的办公室环境，特制定本制度：
　　基本制度
　　1 ． 进入办公室必须着装整洁。
　　2 ． 在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。
　　3 ． 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
　　4 ． 不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。
　　5 ． 各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。
　　6. 办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。
　　7 ． 不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。
　　会议制度
　　1 ． 参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出
　　席会议者应先请假，同意后方有效。
　　2 ． 开会时，务必做好会议记录，以便及时安排和布置工作。
　　3 ． 每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。
　　4 ． 各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。
　　值班制度
　　1 ． 值班人员必须按时到办公室。
　　2 ． 接待来访同学，处理当日事务，了解同学宿舍管理的意见，巡视各宿舍楼，处理各宿舍楼的一般问题，及时向学生宿舍管理科报告情况。
　　3 ． 工作中必须热情、礼貌、认真的原则。
　　4 ． 在值班记录本上详细的记录当日的值班情况。
　　5 ． 做好办公室清洁卫生。
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