会计学-内部控制-外文文献.doc

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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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外文翻译

J.Wild,Ken W.Shaw,Barbara Ghiappetta.
Principles of Accounting
本节将介绍内部控制及其基本原则，并讨论科学技术对内部控制的影响和控制程序的局限性。
一、 内部控制的目的
小型企业的管理者（或老板）常常需要控制企业整体经营。他们要负责资产的采购、员工的雇佣和管理、合约洽谈以及支票签发。这些管理者通过亲自接触和观察来了解企业是否取得了已进行过支付的资产或劳务。但更多企业无法通过这种监督方式保证企业的运转，他们必须划分责任并依靠正式程序来控制企业经营活动。
管理者使用内部控制制度监督和控制企业的各种活动。内部控制制度（internal control system）是由各种政策和程序构成的，管理者通常使用他们：
l 保护企业资产。
l 确保会计录的可靠性。
l 提高运营效率。
l 保证公司政策的贯彻执行。
一套设计完善的内部控制制度是系统设计、分析和实施的关键环节。管理者之所以重视内部控制制度是因为他可以预防可避免的损失，帮助经营者制定运营计划，监督企业运营期情况和员工表现。尽管内部控制无法提供担保，但可以降低企业遭受损失的风险。
二、 内部控制的原则
隐隐无性质和企业规模等因素的不同，不同企业采用的内部控制政策和程序也各不相同。但有些基本原则是普遍适用的，这些普遍适用的内部控制原则（principles of internal control）包括：
l 明确责任。
l 保持适当的记录
l 为资产投保，并为关键员工投保忠诚险
l 保证资产报关与记录相分离
l 划分相关交易的责任
l 应用各种控制技术
l 定期实施独立核查
本节将介绍这七项原则以及如何使用内部控制将偷窃和欺诈风险减值最小。这些程序也将增加会计记录的可靠性和准确性。
1． 明确责任 良好的内部控制意味着将各工作任务的职责划分清楚并指派给适当的员工，否则在发生差措施将很难确定是谁的责任。例如，两个售货员共用一台收银机，如果出现现金短缺，公司就很难判断是何人所为。为避免上述问题，应该让一位职员处理所有的现金销售，或者给每一位售货员配备一个专用的收银及现金抽屉。因此，我们在售货员更换所属的现金抽屉时，都要在柜台前等待。
2． 保持适当的记录 良好的记录是内部控制制度的重要一环，它有助于保护资产安全并确保员工遵循规定的程序。可靠得路还能为管理者提供监控企业活动的所需信息。例如，对设备保有详细记录时，资产是企鹅或损伤而不被公司发现的可能性就很小。同样，如果账户报表设计得当，交易就不容易记录错误。良好的内部控制制度通常使用事先印制好的表单和内部文件。如果公司有一份设计得当的销货单，销售人员就能够有效地记录相关信息，减少差错，节省时间；如果销货单事先已连续标号并加以控制，每一个开出销货单的人都要负起相应的责任，这将防止销售人员撕毁销货单私吞现金。计算机化的电子收款（point-of-sale）系统也能达到上述目标。
3． 为资产投保，并为关键员工投保忠诚险 好的内部控制制度意味着要为企业资产投保意外险，为负责管理大额现金或可转让资产的关键员工投保忠诚险。为员工投保忠诚险是指企业购买保险以防因员工偷窃而遭受损失。为员工投保忠诚险可以降低企业遭受损失的风险。同时，投保忠诚险还可以抑制员工的偷窃行为。因为他们知道，一旦偷窃被揭发出来，另一家独立的忠诚担保公司就会介入，到时候担保公司绝不会去同情那些偷窃的人。
4． 保证资产保管与记录相分离 控制或使用资产的员工不能同时负责资产的会计记录工作，这一原则能降低资产失窃或浪费的风险，因为控制资产的员工知道另一位员工会负责资产纪录；另一方面，记录资产的员工没有实际接触资产，没有理由去做假。也就是说，想要盗窃资产并做假账掩盖事实，就必须要有两个或两个以上的人串谋或私底下协商舞弊。
5． 划分相关交易的责任 在一个好的内部控制制度下，一项或几项相关交易要由数人或若干部门分担。这种做法可以确保员工之间相互检查对方的工作。这一原则又叫责任分工（separation of duties）。它并不是要求员工进行重复劳动。每个员工或部门都应该执行不同的工作。比如发采购单、验收存货、付款给供应商，这些交易应当划分开，而不能交由同一个人或同一个部门执行。否则可能造成错误乃至舞弊。因为独立的验收人员会比才采购单的员工更加认真地验收存货，付款又是独立的第三人负责时会更加上另一道防护，当然，在职拍一个人签发支票会更安全。
6． 应用各种控制技术 收音机、支票银码机、打卡钟或个人身份确认扫描器都是加强内部控制的辅助设备，技术可以使内部控制得到更强的效力。例如，收音机内嵌的磁带或电子文档可以记录所有的现金交易，支票银码机以打洞的方式将金额打在支票上从而防止篡改，打卡钟记录每个员工的上下班时间，自动兑币或数钞机能快速正确计算现金余额，个人身份确认扫描器只允许经授权人员进入特定区域。这些技术加强了内部控制制度的有效性。
7． 定期实施独立核查 没有一套内部控制制度是完美无缺的，随着人事表东。时间推移和科技进步，系统将暴露出缺点和偏差。为此，定期检查内部控制制度是相当必要的，并且最好由外部的独立第三者执行，他们能够站在公正的立场评价内部控制制度运行的效率和效果。所以许多公司聘请外部审计人员承担这项工作，他们通常要测试公司的财务记录并对财务报表是否公允发表意见。外部审计人员在决定执行多少测试之前，需要评价内部控制制度的有效性，这一评价对客户也十分有用。
三、 技术与内部控制
公司的会计系统无论是纯手工的还是全自动化的，内部控制的基本原则都适用。技术对内部控制制度的影响主要体现在几个方面，最明显的可能就是技术能让我们更快地进入数据库和获取信息。如果使用得当，技术还将大大提高管理者监控企业活动的能力。本节将介绍拍一些我们需要留意的技术带来的影响。
1． 减少了处理错误 先进的技术系统可以减少信息处理中的错误。加入软件和叔叔如是正确的，就可以基本上排除发生机械错误和计算错误的可能。但我们也不能忽略软件和数据输入错误的存在，数据处理过程中人力投入的减少可能导致错误的数据输入没有被发现。此外，软件出错将导致错误但却前后一致的交易处理结果。因此，不断对所有系统进行监测和监控是相当重要的。
2． 扩大了记录检查范围 如果我们可以非常用意和快速的获取信息，就可以在审核电子纪录是进行更全面的检查。在手工会计系统中，审核人员只能采集少量的样本进行检查；但如果可以利用电脑技术获取数据，那么审核人员就可以快速分析大量的样本，甚至分析整个数据库。
3． 提供优先的会计处理证据 越来越多的数据处理步骤是由计算机完成的，因此可供审核的实体文件也在不断减少。另一方面，高科技系统可以提供新的证据。比如，分录的登记人、日期和实践、分录的来源等。我们还可以利用技术，要求操作人员在进入系统前必须输入密码或者进行其他方式的身份验证。这就意味着内部控制主要靠信息系统的设计和操作，而不是靠分析它所产生的最终文件。
4． 突出了实行重要的责任分工的重要性 会计信息系统中的技术进步常常导致许多职位被取消或合并。尽管留下来的员工都具备操作先进程序和设备所必须的专业技能，但员工人数的减少会使企业面临无法实施重要的责任分工的风险。企业必须想办法把控制和监督员工，最大限度地减少错误和舞弊。例如，信息系统的设计和编程人员不能同时负责系统操作。与现金收支有关的活动也要与程序和档案的管理工作分开。例如，电脑操作员不能签发支票。在员工较少的小企业里，实施必要的责任分工非常困难。
5． 电子商务逐渐增加 技术推动了电子商务的发展。A和eBay都是成功利用电子商务的典范。很多公司都有一些电子商务业务 。此类业务至少存在三种风险。（1）信用卡号被盗是在网上使用、发送和存储交易信息过程中经常遇到的一种风险，它增加了电子商务的成本。（2）电脑病毒是指那些富在其他文件上面，专门去感染和破坏其他文件或程序的恶意程序。（3）网上假冒事件可能会导致将货物赊销给伪造的账户、或买到的产品不适合以及未经允许将保密信息泄露给黑客。企业使用防火墙和加密技术来防范这些风险。防火墙是指系统的入口，只有通过密码验证才能进入。加密术是一种数学算法，它能把数据变成没有密钥就无法破解的乱码。近5%的美国人称曾有人盗用自己的身份，约有1000万名美国人的隐私受到了侵犯。
四、 内部控制的局限性
所有的内部控制政策和程序都存在着局限性，这些局限性来自两个因素：（1）人为因素；（2）成本—收益原则。
内部控制的政策和程序需要靠人来试试。人为因素所造成的内部控制的局限性可以分为两类：（1）人为错误；（2）人为舞弊。人为错误（human error）通常是由疏忽。疲惫。判断错误和混淆引起的；人为舞弊（human fraud）则是蓄意破坏内部控制，例如管理者为了牟取私利而滥用职权。串谋阻挠责任分工也属于人为舞弊。人为因素提醒我们建立内部控制环境的重要性，我们可以用它拉监督管理者是否遵守内部控制政策和程序。
内部控制的另一个主要局限因素是成本—收益原则（cost-benefit principle），也就是说，实施内部控制所带来的收益必须大于其成本。在分析成本和收益时，我们必须把所有因素（包括对士气的影响）考虑进去。比如许多公司有权阅读员工的电子邮件，但除非发现员工有异常表现或相关证明，否则公司极少运用这项权利。同样的人观念也适用于毒品测试、电话录音和隐藏监视器的装设，建立内部控制制度的底线是必须能给公司带来净收益。
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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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