001文件管理制度.doc
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4、科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,便于文件的识别,追溯和控制,加强管理,提高管理的科学化,特制定本制度。1.2、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。1.3、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。1.4、文件控制:分别按照文件的级别、类型,行文和接受的签收、要有记录。1.5、 文件归档、保管:公司各部门的文件交行政部统一保管。二、适用范围 适用于公司各部门在质量体系文件
5、、文件执行过程中产生的各种技术文档、记录、项目和合同等.三、文件编号规则3.1、文件编码。 文件号由公司代码(KJV)、部门代码、年份代码、月份代码、文件类别代码、文件流水号,组代码组成,示例如下:行政部销售部财务部采购部生产部技术部质保部XZMYCWCGSCJSZB3.2公司代码+部门代码+年月代码+文件流水号码文件流水号代码:000999 ,举例说明:2014年9月产生的第1个行政部的文件,编号为:KJV/XZ-1409-0013.3文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。在文件编制、归档时,在文件封面注明编号四、文件类型。4.1、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性
6、行政措施的,用“规定”。4.2、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排得,用“决定”。4.3、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项的,用“通知”。4.4、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息的,用“通报”。4.5、请示、报告。向上级请求批示与批准额,用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议的,用“报告”。4.6、批复。答复请示事项的用“批复”。4.7、函。商洽工作、询问问题的、向有关主管部门请求批准等,用“函”。4.8、会议纪要。传达会议议定的事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。 五、 文件格式5.1、文件一般由标题、发文字号、签发
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