医疗档案管理制度.doc

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一、档案保管制度
1、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
2、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
3、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
4、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
二、档案借阅制度
1、凡因机关工作需要，均可查阅与本部门工作有关的档案。
2、为了保证档案的完整与安全，利用者一般应在档案室阅览，少数特殊需要者，经批准可暂时借出使用。
3、借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料，有秘密级的上级文
件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由分管领导审批，必要时报请党委书记或院长审批后，方可借阅，不得摘抄。
4、凡借阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工的，须经院办主任或档案形成部门负责人批准，属科级干部的要经党委书记批准。
5、借阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接借阅。本院其他人员和外单位查阅，须经课题组负责人签署意见，科研处负责人或档案室负责人同意，必要时报请分管院长审批。
6、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失情况，应立即追究责任。
7、利用者在同一时间内，借出的案卷不宜过多，借出时间一般为一周，如要延长使用时间，需办理续借手续。
8、对档案进行摘录、翻拍和复制，要经过批准，摘录的材料仔细校对，审查后方能带去。复制品如系秘密材料，应加盖档号章，注明此材料的出处和根据。
9、上级机关和院外有关单位需要借阅档案，须持该单位介绍信，经审批同意方可查阅。如有特殊原因需要借出者，须经院办公室负责人或院领导批准。
10、档案归还时，工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细进行清点，检查无误后方予注销
11、借阅者应承担所借阅档案材料的安全，保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案资料；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。
三、档案室安全保密制度
1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。
2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。
3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。
4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
四、档案的鉴定与销毁制度
1、根据《中华人民共和国档案法》，编制本院各类档案的保管期限表，认真贯彻执行。
2、档案的鉴定工作，由分管院长、办公室主任、档案员和有关人员组成鉴定小组，对保管期限届满的档案，逐卷进行鉴定，对仍有继续保存价值的档案，适当提高档次，继续保存。确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经分管领导批准后，方可销毁。
4、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
五、档案立卷归档制度
1、凡记录反映本院职能活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
5、每年六月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
六、文书立卷归档暂行规定
1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。
2、本院党、政、工团各职能科室均为立卷单位。
3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。
4、凡本院在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，以保证文件材料准确、完整。
5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本院党委和行政形成的文件及上级来文由综合档案室立卷。
6、文书立卷归档的具体要求：
①立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。
②立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。
③把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度时可采取以下做法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结,放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年;连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束之年代。
④把文件按级别分开立卷，但上级对本院的批复、批转和本院对下级的批复、批转文件应在本院卷内，本院的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。
⑤按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。
⑥把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。
⑦卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化的反映问题。单一问题的文件按时间顺序排列。几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前，来文在后；批复在前，请示在后；有请示虽无正式批复件，但用其他形式答复或有处理结果的，要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角。并填写好卷内目录。
⑧案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。
⑨各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。文书档案在下一年的六月底以前移交完毕，并履行移交手续。
7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。
七、声像档案管理规定
1、凡是反映本院召开重要会议的照片、外事活动的照片、科研成果及开展的新技术新项目照片及DV带，在本事项结束半月内连同底片送交综合档案室统一管理
2、认真进行声像归档交接手续，照片形成单位应对照片附以简要文字说明，包括照片题目及人员排列顺序、时间、地点等。
3、宣传处送交的声像档案由综合档案室进行分类、编号，填写目录，按照片规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”相结合，辅以文字说明放置防磁柜进行保存。
4、借阅声像档案应履行借阅手续，声像档案不经允许不得翻拍，更不准涂抹损坏。档案归还时，档案管理人员要认真检查，发现以上问题，视情节轻重给予经济处罚。
5、声像档案要分级进行管理，对珍贵的历史照片列为重要保护范围，原则上不外借，工作特别需要，需经院办公室主任批准。

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