公司办公室建构、岗位职责.doc

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公司办公室手册
工作手册主要包含五大要素：部门简介、岗位职责（后附各岗位工作记录表）、岗位工作流程、工作标准、部门管理规章。

一、办公室简介
办公室是一个综合性的职能部门，它承担了人力与物资协调分配及后勤工作，它的职能分为：
1、 负责公司规章制度的建立、健全与完善，并监督各项目对规章制度的执行。
2、 对公司的行政总务，后勤保障工作负责。
3、 做好各种会议的组织、准备工作
4、 负责起草公司相关公文，保证公文的程序化和规范化。
5、 负责公司各项目的工作协调，建立公司与项目部之间的横向、纵向交流沟通，使上情下达、下情上明、推动公司的整体工作高效运转。
6、 负责公司档案的保管与使用。
7、 负责办公用品及物料的采购及下发。
8、 负责公司的企业文化的建立、业余文化生活的丰富和团队精神的打造等工作。
9、 公司总经理赋予的其他工作职能。
二、组织架构图

人力总监
办公室主任
行政专员
人事专员

三、办公室岗位职责
（一）办公室主任工作职责
岗位说明书
隶属部门：总部办公室
岗位名称：办公室主任
岗位编号：
岗位等级：
直接领导：人力资源总监
直接下级：人事专员
任职资格

教育背景:
◆人事、行政等相关专业大专以上学历。
培训经历:
◆受过文书写作、物业管理等方面的培训。
经 验:
◆5年以上行政人事及相关物业行业的工作经验。
技能技巧:
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。
态 度:
◆工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；
◆工作效率高，责任心强，具有团队精神；
◆保密意识强。
岗位职责
1、 负责本部门的日常工作的安排与开展。
2、 对公司的行政总务后勤保障工作负责。
3、 协助总公司管理人事、行政管理工作。
4、 负责建立、健全、完善公司的相关规章制度。
5、负责组织制定和实施部门年度和月度工作计划。
6、负责控制本部门的不合格或潜在不合格，并针对不合格或潜在不合格开展纠正措施或预防措施活动。
7、负责公司的会议组织，催办会议交办事项，检查落实效果。
8、负责公司的文控工作，包括公文起草、收发，档案的保管与使用。
9、负责公司及各项目的办公用品、物料用品的报批及采购监督的管理工作。
10、负责按《培训管理办法》的要求完成公司及项目年度计划制订，监督各项目内部培训工作。
11、完成公司领导交办的其他工作。
岗位权限
1、具有公司业务的建议权。
2、具有发现问题及时上报上级领导的权利；
3、具有经上级主管授意起草公文的权利；
报表报告
报告内容
报告对象
频次
备注
月度工作计划
直接领导
月
每月25日前上交
月度工作总结
直接领导
月
每月5日前上交
季度工作总结
直接领导
季度

年度工作计划和总结
直接领导
度

各项目采购费用汇总表
直接领导
月度

上级要求的各种临时报告
上级
不定

(二)行政专员工作职责
岗位说明书
隶属部门：总部办公室
岗位名称： 行政专员
岗位编号：
岗位等级：
直接领导：办公室主任
直接下级：无
任职资格

教育背景:
◆行政等相关专业大专以上学历。
培训经历:
◆受过文书写作、行政管理、电脑制图等方面的培训。
经 验:
◆2年以上行政、电脑软件行业的工作经验。
技能技巧:
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。
态 度:
◆工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；
◆工作效率高，责任心强，具有团队精神；
◆保密意识强。
岗位职责
1、负责行政的日常管理工作。
2、负责协助部门经理制定行政管理的工作计划，并组织实施。
3、负责总公司档案管理监督检查工作。
4、负责办公用品的申购、采购、发放、盘点等工作。
5、负责员工工服的盘点、清洗、发放、申购等管理工作。
6、负责库房及采购的监督管理工作。
7、负责公司内部会议的组织、安排工作。
8、负责公司的对外宣传工作
9、完成领导交办的其他工作任务。
岗位权限
1、 具有审核物料、办公用品供货商的资质的权限
2、 具有检查项目库存的权限

报表报告
报告内容
报告对象
频次
备注
月度工作计划
直接领导
月
每月25日前上交
月度工作总结
直接领导
月
每月5日前上交
季度工作总结
直接领导
季度

年度工作计划和总结
直接领导
度

各项目采购费用汇总表
直接领导
月度

上级要求的各种临时报告
上级
不定

(三)人事专员工作职责
岗位说明书
隶属部门：总部办公室
岗位名称：人事专员
岗位编号：
岗位等级：
直接领导：办公室主任
直接下级：无
任职资格

教育背景:
◆人事、行政等相关专业大专以上学历。
培训经历:
◆受过人事资源等方面的培训。
经 验:
◆3年以上人力资源的相关工作经验。
技能技巧:
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。
态 度:
◆工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；
◆工作效率高，责任心强，具有团队精神；
◆保密意识强。
岗位职责
1、负责员工的招聘与面试。
2、负责人事挡案的建立、归档。
3、协助成本专员做好合同的签订及录用手续的办理。
4、负责员工入司、离职手续的办理。
5、一周不少以一次中心员工进行抽查与考核并反馈总结。
6、负责培训资料、档案的收集、建立和管理。
7、负责人事的日常管理工作。
8、负责人员招聘工作，保证物业服务中心各部门的人员配备能够满足现场管理工作需求，保证各部门日常工作的正常开展。
9、负责处理、解释与劳动人事相关问题与疑问。
10、负责物业服务中心内部人才选拔工作。
11、负责项目排班的核对工作。
12、负责招聘网站、人才单位的维护工作。
13、负责每月工资的核算及按时发放
14、完成领导交办的其它任务。
岗位权限
1、 具有审核项目考勤的权限
2、 具有检查项目人员出勤的权限
3、 具有建立、查看人员档案的权限
报表报告
报告内容
报告对象
频次
备注
月度工作计划
直接领导
月

月度工作总结
直接领导
月

季度工作总结
直接领导
季度

年度工作计划和总结
直接领导
度

各项目采购费用汇总表
直接领导
月度

上级要求的各种临时报告
上级
不定

招聘流程
通过各种方式发布招聘信息
选择招聘渠道，发布招聘信息
项目根据需要
提出招聘需求
人事审核是
否符合编制
无编制，项目增补编制
有编制
上报审核
审批合格

网站、校园、职介、内部推荐

筛选简历，约人员面试
推荐合格人员进行复试
项目进行复试
主管级以上人员需要营运部经理复试
总经理复试
合格人员办理入职手续

入职流程
通知面试合格人员办理入职
主管以上人员在公司办理入职，一般员工在项目办理入职
员工携带身份证： 1、原件及影印件1份。2、学历证件：原件及影印件1份。
3、职称证件：原件及影印件1份。4、一寸照片2张。
5、外地员工应出示《暂住证》：原件及影印件1份。6、户口簿复印件及其他经指定缴验的表格。
7、特殊工种操作证8、原单位离职证明
9、银行卡复印件（北京银行工资卡

建立员工档案，档案包括：员工身份证影印件、员工学历证影印件
员工资格职称及相关证明、员工照片、员工面试评估表
员工入职审批表、员工试用期考核表、劳动合同
员工培训档案、员工考核、奖惩档案

收齐新入职人员资料后，人事组织相关、人员进行新员工入职培训，
介绍企业文化、公司规章管理制度、企业产品、企业组织结构、
产品市场情况等公司情况并填写相关入职表格签订劳动合同。

转正流程
对转正审批通过的员工，即时发《试用期转正通知书》；

试用期满前十天，员工所在部门负责人通知办理转正审批手续，发放《试用期员工转正审批表》；

组织进行转正面谈，具体面谈分工如下：
经理级（含）以上员工：由总部办公室进行转正初审，由公司总经理负责做转正面谈；
经理助理级（含）以下员工：由各部门（项目）进行转正初审，由总部办公室主任负责做转正面谈；
领班级（含）以下员工：由各部门（项目）经理负责做转正面谈

对转正审批未通过的员工，及时将审批处理意见反馈至相关人员（包括员工、员工所在部门负责人等），办理延时转正手续及终止试用手续；

转正审批结果反馈

离职流程
员工离职手续办理完毕后，总部办公室回收《辞职
申请书》与《员工离职表》，存档记录。
在离职交接日，用工部门发放《员工离职表》，
依据表单内容协助离职员工办理离职手续。
员工辞职必须提前一个月向所在部门(项目部)以书面形式
提交辞职申请（试用期内提前7天），项目部基层员工辞职必须提前七日向所在部门(项目部) 以书面形式提交辞职申请。
办公室根据辞职员工情况对申请辞职的员工进行调查询问，如遇公司管理层员工提出辞职需上报总经理，如有疑问应在3日内反馈辞职员工所在部门。
离职前三天进行部门内部工作交接。管理层员工
应在交接人到位时进行工作交接。
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