备件仓库管理制度.doc

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备件仓库管理
1.目的
确保备件仓库的规范管理，为维修车辆和备件销售提供合格备件。

2.范围
适用于公司的备件仓库。

3.职责
3.1备件部负责本程序实施。
3.2 服务部配合实施。

4.备件仓库管理规定
4.1仓库内备件必须统一标识，做到堆放整齐、规范。
4.1.1备件标识分仓库内部及销售柜内备件。
4.1.2备件部对备件划分区域、货架挂牌标识，包括“发货区”、“理货区”、“收货区”、“不合格品区”、“危险品区”、“索赔件货架”等。
4.1.3库房、货架号、货位号应有明显标识，机油、齿轮油、防冻液、轮胎等应单独存放。
4.1.4采用分层码垛计量或捆、箱、袋等计量法，便于盘点、检查。
4.1.5不同性质、规格或型号的商品不能混放在一起。
4.1.6对易压弯、压坏、互相作用影响的商品，在存放、码垛时不能放在一起。如各种饰条、水箱、冷凝器、灯具等。
4.1.7对商品质量有直接影响的包装物，如灯具、精密件、液压管、空调管、阀口的堵塞等，不准随意拆除。避免造成划伤和进入灰尘。
4.1.8当发现标识遗失、损坏、不清晰等情况，进行监视和测量状态核实，确认后进行补标识。

4.2备件入库必须按厂方销货清单与实物对照验收入库，并由保管员签字。
4.2.1车辆备件总检按四个方面进行验证：
l 备件外包装完整无破损；
l 备件表面无碰伤、撞坏现象；
l 备件实际到货数量与进货清单数量相符；
l 备件编号、型号、规格与进货清单相符,备件是否在使用有效期。
4.2.2每批入库前，由库管员进行检验，并对品质进行记录 ，及时登陆电脑管理系统

4.3根据领料单或销货单发货，做到不错发、漏发、多发、重复发料，对于易锈蚀和有保质期的备件要做到先进先出防止损坏和过期。
4.3.1维修领料根据领料原则是以旧换新,(除，油类 、雨刮片、卡扣、 刹车片等可不回收)。
4.3.2《领料单》和《销货单》必须有发料人核对、签字，领料人验收、签字。
4.3.3如发生错发、漏发、多发、重复发料将追究相关责任人的责任。

4.4做好仓库季度盘点工作，确保帐物一致。
4.4.1财务相符，仓库实物应与账目（计算机/手工帐本）保持一致。
4.4.2全盘后作出相关盘点报告，对盈亏进行分析。
4.4.3日常进行抽查盘点，盘点的品种不得低于出库品种的20％，如盘点误差率超过0.05％，加大抽查样品（50％），再次盘点，如误差仍大于0.05％则进行全面盘点， 抽查要有相关记录。
4.4.4季度盘点分组进行,每组二人，其中一人必须是财务人员。每种备件需清点两次，对已清点的备件贴上标签加以区分，确保盘点的真实性、准确性。

4.5对库存物资进行定期检查，防止备件材料变质、损坏，库存达到最低储存量时通知部门经理。
4.5.1对库存进行控制。
4.5.2备件超过规定存放时间，采取除锈、去霉、报废等保护措施，保证物资符合规定要求，防止因这些过程不当而影响备件的质量。
4.5.3已入库的备件由仓库保管员分类、分批摆好并采取妥善防护措施和有效隔离措施存放。备件储存在仓库或销售柜内，保管员负责每月抽查备件，以防备件、辅料产生锈蚀、损坏或超过保质期变质（油漆保质期2年，橡胶塑料件保质期5年）。
4.5.4对库存品抽查应做好“库存品质量抽检记录”，确保库存备件质量、数量，并对不符合情况采取适当的措施。
4.5.5对轮胎、橡胶等物品，不得叠放，要采用挂件及专用货架存放。
4.6备件仓库对不合格品必须按指定位置堆放（不合格区域内）。
4.6.1在验货中发现备件不合格品，按《不合格品控制程序》处理，由备件检验人员填写“不合格品备件评审处置记录”包备件经理评审处置。
4.6.2发现备件不合格品要标识隔离堆放。未经检验或检验不合的备件，不允许入库投入使用或销售，亦不实行紧急放行。
4.7索赔备件必须以旧换新，并有保管员负责按指定区域堆放（索赔件库）。
4.7.1对因质量问题或发错货现象，需要办理索赔的备件，按厂方索赔管理的规定或与供应商协议的规定程序进行处理。
4.8搞好仓库内环境卫生工作，落实安全防范措施，做好防火，防盗工作，仓库内必须配备足够消防器材。
4.8.1库房温度和湿度每天要严格监控，环境不符合要求时，应采取措施进行调整。避免湿度过大，备件锈蚀。
4.8.2备件仓库实行定置管理，品种与库位应保持一一对应关系。
4.8.3备件库架摆放，应做到先进备件摆放在前，后进摆放在后。
4.8.4油漆、溶剂等危险品执行《危险品仓库管理规定》，储存于危险品仓库，并明示严禁烟火标志，由专人保管。
4.8.5库房内非因工作需要不得逗留其他人员。
4.8.6管理人员离开工具房时及时锁门。
4.8.7备件库内做到人走灯灭，关闭电源开关。
4.8.8每日对未归还的备件进行清理，并督促相关人员及时归还。

5.危险品仓库管理规定
5.1 危险品仓库管理员应经专业培训，持证上岗，并熟悉危险品的业务知识。
5.2加强对危险品的保管，做到帐、物相符。危险品入库应按物品性质分类存放，性质相抵触的化学危险品应有效隔离。
5.3易燃、易爆物品及其容器必须专人负责保管，严禁乱堆乱放，使用过的化学易燃品废料不得随便乱倒，应集中保存，统一处理。
5.3.1仓库内存放的易燃、易爆化学危险品不得超过规定数量，高温季节仓库内要通风，做好降温工作。
5.3.2严禁将火种带入仓库，库内所有一切用电设备，应按设计规范采用防爆密闭设备。夜间停电应用手电筒，不准用明火灯，仓库周围必须配备适量的、有效的灭火器材。
5.3.3危险品仓库的钥匙应随身携带，不准随意让他人代发各种危险物品，库内严禁无关人员进入。
5.3.4每周周一库房管理员必须对库房存放的易燃品进行清点检查并填写《易燃品检查记录表》，发现问题及时处理，严防跑、冒、滴、漏现象的发生。《易燃品检查记录表》于每月月底交于售后服务部。
5.3.5备件库房不允许存放汽油。对已开封的油液类商品，库房必须固定放置位置并做好安全防护和日常的检查工作。与此同时库房应注意定期通风，避免存储的油液类商品和橡胶类商品不断挥发积聚，产生安全隐患。

6库存账的维护与记录
6．1维护库存账的“备件主文件”
6．1．1“备件主文件”是通过对备件代码的维护，使每个备件在库存账中具有唯一的标识。主要维护备件的代码、名称、采购价格、出库价格、销售价格、加价率、分类及最高、最低储备量。
一汽大众或长春一汽文化公司供应的备件：按照供应商提供的信息进行维护。
其他供应商供应的备件：代码、名称维护应按类或供应商区分，设计编写规则，统一编写。备件的相关价格维护应参照《备件价格管理》的规定。
精品管理员在维护装潢件的名称时，需在前面加上（ZH）。
备件最高、最低储备量的维护，为各个备件设定了适当的存储范围。备件管理模块能够对超高储备、超低储备进行报警提醒。备件计划员依据供求情况，实时制定每个备件的最高、低存储量，备件经理负责审核。
6．1．2经办人在维护“备件主文件”后必须填写《备件主文件维护、修改记录表》；复核人检查备件维护、修改的正确性，核对无误，在维护记录表上签字确认。
6．1．3任何人不得随意更改“备件主文件”。特殊情况下，由经办人提出申请，备件部经理审批后，方可修改。

6．2维护库存账的“仓库文件”
6．2．1“仓库文件”用来编制备件库位码。新备件入库前必须先设置一个库位码，即设定一个库位。
6．2．2备件部应按类合理的设置、编排库位。尽量减少仓、堆、墙库区的设置。
6．2．3设置库位码后，仓库管理员必须在相应的库区贴上明显的标签，写明库位码、备件号和备件名称。
6．2．4实物放置的库位须与库存账的库位码一致。
6．2．5确保每月末备件库存账、实相符。
7库存盘点
备件定期盘点是为了更好的维护备件库存，减少库存差异率，同时整理出不常用件、不合格件，合理调整库位。
7．1动盘
备件动盘是仓库管理员对当日有入、出库记录的备件库存盘点。
7．1．1仓库主任打印《盘点清单》，并组织盘点。
7．1．2如账面数与实物数不符。盘点人应立即查找原因，并在《盘点清单》上注明原因。若当日查不到原因，次日必须向仓库主任汇报并查明原因。
7．1．3盘点后，盘点人员和复核人员应在《盘点清单》上签字确认。
7．1．4财务部负责不定期抽盘。
7．2全盘
7．2．1备件部每月至少组织一次全盘。
7．2．2备件经理指定专人打印《盘点清单》，并组织人员进行盘点。财务部负责监盘或抽盘。
7．2．3盘点后，盘点人和复核人应在《盘点清单》上签字确认。
7．2．4如账面数与实物数不符，备件经理应督促仓库主任查明原因。
7．2．5盘点后，针对差异仓库主任应及时编制《备件盘盈（亏）情况汇总表》，写明原因及相关责任人，备件经理核实情况后提出处理意见，按审批权限审批，报财务部一份。
7.2．6、备件部依据审批后的《备件盘盈（亏）情况汇总表》，月内登记库存账。
7．3借入、借出备件的盘点
7．3．1每月末，备件部根据备件借出、借入库存账，编制《备件借出/借入询证函》。
7．3．2《询证函》必须经对方单位盖章确认有效（个人以签字为准）。
7．3．3遇特殊情况或核对有误，备件部应以出具书面说明，报服务总监审核。

备件借出/借入征询函
致：
征询本公司与贵公司备件借进、借出，下列数据出自本公司账簿，如与贵公司记录相符，请在本函下端“数额证明无误处”签章证明；如有不符，请在“数据不符及需加说明事项”处列明并指正。征询函为复核账面之用，并非催款结算。
截至 年 月 日止，本公司备件借进、借出列示如下：
备件借进
借进日期
备件代码
备件名称
数 量
备 注

2、备件借出
借出日期
备件代码
备件名称
数 量
备 注

若款项在上述日期之后已经付清，仍请及时函复为盼。
结论：数据证明无误。
（签章）
年 月 日
结论：数据不符，有关事项说明如下：
（签章）
年 月 日
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