03大宗采购清单作业流程.doc

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大宗采购清单作业流程
一、作业程序及工作职责
1.大宗选购作业
1.1由大宗采购单位人员（业务代表）会同顾客（拟大宗购买）至卖场确认品项。
1.2查询电脑现有库存是否能够满足顾客之需求量。
1.3若库存量不足，与营运部门主管确认存货能否在顾客需求的时间内供货。若不能满足顾客需求，则请顾客重新考虑采购品项及需求时间。
1.4若顾客愿意延后取货，营运单位需当即电话确认厂商是否能依要求及时供货。如厂商可以及时供货，则一面答复顾客，一面紧急下单催货。必要时，可请厂商直接送货给顾客。
1.5当品项选定，能满足供货要求，并且与顾客谈妥价格后，则填写三联大宗采购清单，连同谈价申请等一并送呈核准。
1.6获核准后，备货组或营运部门依大宗采购清单备货联或结账后的销货明细表，开始备货。货备齐，知会大宗业务，并经核对无误后拉至大宗出货区暂存。
2.大宗谈价
2.1根据大宗采购整单毛利之高低，决定是否可给予折扣，但须遵循整单毛利不得为负的原则，并依核决权限核准。
2.2折扣政策：原毛利率低于5％的商品，折让后其毛利不得低于原毛利率之50％，否则需经营运部负责人核准，其中负毛利商品还需经采购部负责人核准、会签。
2.3总额折扣：顾客要求总额折扣时，业代须填写联络函，注明折扣率，核准后以商品实物回馈，不能以公司名义支付现金。特殊情况需以现金支付的，需店长亲自与客户洽谈，并经营运副总核准。
2.4单项商品折扣：如顾客要求各单项商品折扣时，需经谈判后，业代填写变价申请单，经核准后，由录入小组于大宗采购结账时输入（不得在收银机台上折让出货），并于结账后立即变回原价。录入小组须在“变价申请单”上注明前后变价时间及签名确认。变价申请单须粘贴于大宗采购清单收银联之后，当日投库，由财务妥善保存，以备查核。
2.5上述联络函、变价申请单等，须依大宗出货核准权限送呈相应有权人核准后生效执行。
3.大宗结账作业
3.1结账方式：收银主管需到指定收银台协助结账。
3.1.1现金：现金或银行卡结账者，出货方式与普通顾客相同。
3.1.2款到发货
①支票：收银主管收到顾客支票后，于「大宗采购采购清单」上签收，将顾客联交给顾客。同时在指定收银机台开立「销货明细单」后，立即将「销货明细单」及支票送交出纳，支

大宗采购清单一式三联：
第一联业代经办联
第二联备货联
第三联顾客联

联络函

标签申请单

大宗采购清单

支票

支票复印件

支票到账通知

大宗采购清
单

票由财务主管背书后存入银行。支票到账后,出纳将「销货明细单」及「到账通知」交予收银主管，由收银主管告知大宗采购业代，请其通知顾客取货或送货。
②电汇：财务确认顾客已将货款汇入公司账户后，金库出纳以「到账通知」通知收银主管开立「销货明细单」。
3.1.3见票发货： 限政府机关、国营单位、私营企业经常往来的老客户。
①业代核对经办人身份证正本与留存复印件无误后于「大宗采购清单」上签名。
②将支票交收银主管电话核实该见票发货单位经办人，并由出纳核实支票的真实性。
③依核决权限交核准人签核。
3.1.4月结或半月结：限经由总经理核准的关系企业。
①大宗采购业代必须留存月结及半月结单位公司有效印章样式及经办人身份证复印件。
②购货时，业代需核对经办人身份证正本及「大宗采购采购清单」上印章与我公司留存经办人身份证复印件、印章是否相符。
③依核决权限交核准人签核。
④结账后收银主管留存「大宗采购采购清单」收银联挂账处理。
⑤货到对方后必须要求收货人在业代联上签收。
⑥财务需定期列印应收未收明细，并负责追款。
3.2 大宗采购业代到客服中心凭「销货明细单」开立发票。
3.3业代须将「到帐通知」附于相对应「大宗采购采购清单」业代联上，以备查核。
4.大宗出货作业
4.1顾客结账后，由业代根据相应结账方式的出货规定，凭销货明细表协助顾客安排出货。
4.2如顾客需要送货上门服务，则需安排车辆送货。
4.3出货时，顾客持大宗采购清单（顾客联）及销货明细表经由防损、商管收货人员会同大宗业务人员清点无误后签名，即可出货。
4.4出货后大宗业务人员核对大宗采购清单经办联与顾客联，并据以将大宗客户往来资料如顾客性质、地址、联系电话、采购内容、付款方式等详细登录入电脑，以备查询、统计。
5.大宗退/换货作业
5.1当顾客已付款，发现商品库存量不足或现有商品质量、款式不符合要求或其他原因而要求部分退货或换货时，可办理大宗退、换货。
5.2业代须请顾客出示销货明细单及发票，核对大宗采购清单业代联无误后，陪同顾客到客服中心办理退货。
5.3客服中心人员录入退货资料，列印顾客退货单，附上“大宗采购清单”业代联、销货

作业程序及控制重点
表单说明
明细单、发票、大宗采购出货明细表，一并送呈店长核准。
5.4获准后，业代陪同顾客处理退货、换货事宜。在大宗采购清单及销货明细表上相应退货品项加盖“此货已退”章，并至收银台办理退款确认手续，最后由退款服务台退还现金给顾客。
5.5如退款金额较大，且销退备用金不足时，由退款服务台填写借款单，经店长核准后，送至财务主管审核后，领款退还顾客。
5.6以支票结账之顾客，如在送货之前要求部分退货时，须等支票到账后才办理退货手续，且须由财务开具支票退货，不可退现金。
5.7见票发货及月结、半月结退货，所有退货单据须送出纳查证款项收讫无误后，于顾客退货单注明到账日期、金额，并签名确认（月结单位按原结账方式退还货款）。
5.8见票发货后，在支票到账前如需退货，商品可先退回，由客服中心人员输入列印顾客退货单，并注明“款未到账”，但暂不退款。
5.9客服中心检查所有单据签核齐全无误后，在大宗采购清单业代联注明退货数量、金额
并签名，依顾客退货程序退款给顾客，并通知营运部门立即将货送回卖场，由防损干部签名确认后的“顾客退货单”附于“大宗采购清单”收银联存档。
5.10送货前要求退货时，顾客需出示大宗采购清单顾客联，客服中心需仔细检查大宗采购清单业代联、顾客联、发票及销货明细单确认尚未出货无误后，方可办理退货。
二、控制重点
1.大宗采购清单应依核决权限进行核准。
2.对支票付款方式应严格核对其预留印鉴，以防账未进户货已出之弊端。
3.大宗出侧线量应与销货明细表核对一致，并由各方签名确认。
4.关系企业大宗采购提前结账应确认能够有厂商进货，以防跨月造成盘点差异。
5.卖场存货量不足，向厂商直接订货不经收货部门就送给顾客时，应通知商管根据订单、厂商送货单、顾客签收件进行补进货输入动作。
6.财务部门对大宗采购月结应收账款的催收及对账情况，应积极催收并提出报账款拖延时间过长而未收回的状况。
7.办理大宗退/换时，必须在大宗采购清单及销货明细表相应处加盖退货章。

销货明细表

大宗采购清单

大宗退/换货单一式三联
第一联：业代承办人
第二联：收银
第三联：退款服务台

借款单

大宗采购清单

销货明细表

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