档案管理系统解决方案.doc

数字化档案管理系统方案书
数字化档案管理系统
方案书

目录
方案背景 3
一 设计目标 3
二 设计理念 5
三 系统特点 5
四 功能介绍 7
1登陆界面 7
2系统界面布局 8
3功能说明 8
3.1全宗管理 8
3.2档案录入 9
3.2.1立卷归档 11
3.2.2以件归档 17
3.3档案整理 18
3.3.1档案整理流程 18
3.3.2鉴定及回收站 21
3.3.2.1档案保管期限鉴定 21
3.3.2.2密级鉴定 23
3.3.2.3档案回收站 23
4档案检索 24
4.1直接检索 24
4.2组合检索 26
4.3定制检索 28
4.4系统条件 29
4.5未归档检索 29
5档案统计 30
5.1 档案数量统计 30
5.2目录数量统计 32
5.3档案利用情况统计： 33
6档案借阅 33
6.1借阅审批 34
6.2我的借阅 35
7档案保管 35
7.1库房温湿度登记 35
7.2八防管理 36
7.3存放位置索引 36
8资料管理 37
8.1资料管理 37
8.1.1目录管理 37
8.1.2资料录入 38
8.1.3资料回收站 39
8.2资料借阅审批 39
8.3我的借阅 40
9数据处理 40
五 系统技术架构与平台设计 41
六 系统运行环境推荐 42
七 技术服务与支持 43

方案背景
随着科学技术的不断进步，越来越多的档案管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术，从硬件条件提升了档案的保存、维护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得档案管理工作举步维艰。

采用传统档案管理方式，更是出现了下列常见的“难题”：

1.频繁的档案原件借阅调用，使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。
2.传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积，尤其是在面临大容量档案库的情形下，更加凸显工作效率较低的难题。
3.对于多种类档案的保管，存在检索效率低下，准确性较差的问题。
4.涉及档案资料安全部分，可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用，而现实中无法严格区分界定上述权限设置。
5.传统档案管理以及借阅受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、调用功能。

档案管理系统即是在这一背景下而开发，系统采用java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。

本档案管理系统可使档案管理单位档案管理的运行体系更为系统化，同时，以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的档案管理流程将更为高效、便捷；由于系统采用了网络无纸化办公模式，在节省了办公成本的情况下，还减轻了档案工作人员的工作负荷，提升了档案工作人员的工作积极性，另外，档案管理系统也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验，提高了档案利用的满意度。

一 设计目标
档案管理系统的开发是为了通过建立一个统一的数据交流平台，在规范化档案资料收集整理的前提下，实现档案及文档信息最大化有效利用，从而为各项工作提供准确详实的参考信息。

本系统具体设计目标包含以下几个方面：

1.实现标准统一的文档入库管理及维护管理
档案管理单位具有部分传统的纸质档案资料，在本系统设计之初，即考虑到将上述纸质档案资料通过扫描仪进行统一扫描，成为电子档案后对其进行标准统一的录入操作，将其录入到档案管理系统中，并对这些扫描后的电子档案，赋予各自的档案题名、档号等相关关键字，以供档案利用者网络查询，这样既实现了传统纸质档案的电子化标准入库管理，又可以很好的保护极具价值的档案原件，一举两得。
除了将上述纸质档案电子化，实施具体的统一标准入库之外，系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作；这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时，相对于标准档案入库后的档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块，规范化了档案的维护管理。
2.实现档案资料的有效利用
档案资料在已经入库的基础上，如何提高有效利用率，一直是档案管理部门的重要需求，档案管理系统采用B/S模式，在严格的权限控制下，授予用户访问查询功能，由于采用B/S模式，所以，用户可以不受地域限制，在相应权限下，可实现远程访问查询借阅，档案管理系统提供了，直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索等多种检索方式，用户可自定义选择检索方式，以便检索出最直接的需求档案资料，最大限度的提高了档案资料的有效利用率。
3.实现档案数据的有效共享
本档案系统采用java技术开发，具有跨平台的先天性优势，可以实现数据共享，对信息进行充分的发掘利用，最终为各项工作的决策提供充分详实的数据参考信息。

二 设计理念
规范档案资料录入及整理的工作流程，提高档案利用效率，赋予用户简洁直观的系统操作功能。

1.档案管理部门对档案资料首先存在两个基本需求，一方面，用户需要将需求录入的档案资料进行规范化的录入，另一方面，面对整理完毕的档案，如何进行流程化维护操作，如何最大化发掘档案的利用率，提升档案资料的使用价值，也是系统用户面对的迫切需求，因此，系统开发以上述用户基本需求为导向，以满足用户实际功能需求为理念而设计了开发了档案管理系统。

2. 档案管理系统开发之初即是希望减少传统档案管理工作量，有效提高档案管理人员的工作效率，在更少的时间利用的情况下，为更多的档案资料利用者提供资料需求利用，同时本系统在档案资料的日常管理以及维护中，以人为本，实现了操作功能最大的简洁化，以便于管理人员的操作，从而对本部门、本档案管理单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理，实现高效、快捷的电子档案信息管理模式；并相应的成立部门性电子档案中心或电子文件档案馆，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为本单位提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
三 系统特点

1.档案管理系统强大的检索功能
档案管理系统内设强大的档案检索功能模块，下设直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索多种检索方式，通过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件的检索，本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索，同时，档案管理系统从用户自身应用出发，提供了定制检索功能，该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制，优化了检索流程，提高了工作效率。
2.档案管理系统安全性
档案管理系统在用户权限设置方面，采用了将用户操作权限与用户主题权限双页面单独设置的模式，其优势是避免了系统超级管理员对系统数据进行无限制的增、删、改、查的操作，从而对整个档案管理系统的安全性造成巨大威胁。在档案管理系统中，根据角色区分，可定义档案系统操作人员以及档案功能操作人员，这样就有效的解决了信息化档案工作中存在多年的角色定义不清，权限定义不清的痼疾，完善了信息化档案管理的安全理念和模式。
与此同时，档案管理系统还可通过利用系统用户身份认证、档案信息的认证。来规范用户访问系统流程，通过系统的授权，可控制用户访问档案资源的范围，防止非授权访问，保证系统的安全。
3.任意报表设计，使用简单
档案管理系统自身集成了报表插件，可以有效利用既有系统中的相关数据，根据用户实际需求，进行自定义报表设置，并形成有效打印。
4.系统模块独立性与协同性的统一
系统内涉及全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案借阅，资料管理等模块都可实现独立管理运行，与此同时，系统也强调了网络协同化办公理念，用户可根据系统赋予的权限设置，对上述功能模块进行协同管理操作。
5.先进的技术架构平台
档案管理系统采用java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。该平台同比.net平台能更好的实现跨平台运行操作，同比C平台具备强大的技术先进性，并且开发周期更短，实现功能更为强大，维护成本更低；扩展空间更为广阔。同比asp及php开发的档案管理系统，在功能的扩展方面更是asp及php开发平台所不能比拟的。
6.系统操作简易便捷
档案管理系统设计之初即是考虑到通过利用先进的网络办公平台，降低档案工作者的劳动强度，提高档案工作者的工作效率，因此本系统为用户提供了更为直接、简洁的操作流程以符合用户在档案的收集、整理、保存、统计、检索和利用的各个环节的工作需求。
7.界面美观，简洁统一
系统采用统一的界面，色调淡雅，美观大方，简洁明了，能有效缓解长时间使用系统产生的用眼疲劳。
四 功能介绍
档案管理系统模块结构图

档案管理系统功能模块分为两类：基础模块、后台模块。

基础模块内容包含全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案统计、档案借阅、档案保管、资料保管等，该模块主要面对使用对象为日常档案（文档）操作人员以及档案（文档）利用者。

对于后台模块部分，主要是针对档案系统管理者的操作，如档案数据的备份恢复、用户及用户组的管理、角色管理、模版管理、系统管理、归档类目管理等档案（文档）管理核心操作。

1登陆界面
如下图所示，在下面的窗口内填写正确的用户名和密码，点击登录按钮即可登录本系统，如果发生登录异常或者遗失密码请及时与系统管理员联系。

2系统界面布局
如图所示，可以看到系统的主界面基本上由三部分组成，即：导航栏、左侧树状菜单区、以及系统内容显示区。导航栏分布着系统的一级菜单，点击一级菜单，窗口左侧树状结构菜单对应显示。点击树状菜单的各个模块。系统内容区显示该模块的详细内容。本系统的界面风格均采用这种窗口布局方式。

如上图所示，系统为用户提供了“用户注销”“个人设置”操作于系统页面右上角，用户可通过点击上述两个图示进入其相应功能操作。
3功能说明
3.1全宗管理
全宗管理功能模块是整个档案管理系统的主干功能模块，所有入库档案文件追根溯源最终都需要分类归总到各类别对应的所属全宗下，方便档案管理部门对档案资料的管理操作的同时，也可有效的为档案查询者提供更准确详实的档案文件。
在档案管理系统的全宗管理模块中，系统主要提供了两个可操作选项，其一，全宗“检索”，即有权限的用户可根据系统提供的检索功能，对系统中的全宗进行检索操作，具体如图：

其二，全宗“应用”操作，在系统存在多全宗的情况下，根据用户实际使用情况，系统为避免用户在进行多全宗选择操作时出现的误操作，提供了根据应用状态而区分的方法，如图：

系统可提供用户在被“应用”全宗上选择“应用”操作打“√”的方式，帮助用户查看全宗的应用状态为“应用中”，或“未应用”，从而清晰的了解正在进行操作的全宗，避免出现误操作，简洁明了，同时，用户也可对应用中全宗选择”查看”操作，如图：

3.2档案录入
一则档案信息资料在授权需求用户查询使用之前，必须首先经档案管理部门档案录入人员的录入操作，进入档案库之后，才能被查询，因此，档案录入工作是整个档案管理系统功能操作的前提，要赋予一则档案信息被查询利用，那么必须在档案录入时，为档案信息添加相关的可供查询的“关键字”，这些关键字包括：档案提名，档号、文件字号，密级、保管期限、份数、页数、文种，实物存放位置、责任人、主办部门、会办部门、所属部门、签收人、主题词、档案类别、归档年度、归档日期等等。如图：

档案管理系统为本系统用户提供了文档插件可选功能应用，系统用户在完成档案录入表单填写后，系统页面如下：

如图所示，本插件为高级选项，用户可根据本机或本档案管理单位所应用文档处理软件（微软office,金山wps，永中office等）来创建档案录入正文本，该插件可为用户提供模版类创建正文，可极大便捷系统操作用户使用，减轻工作量。
用户选择点击“新建word文档”按钮后，系统显示以下界面：

如图所示，系统提供了多达20余种档案录入正文本操作，可实现痕迹显示、文档保护、签名印章等高级功能，使系统具备任意用户操作的完整记录，通过严格的安全认证，实现操作的不可推诿性。
用户在填写完毕上述图示正文本文件后，需点击系统页面中“保存”按钮来进行对该文档的保存，保存完毕后，系统弹出提示窗口，如图：

对于添加保存操作后的文档，系统显示以下界面：

如图所示，系统根据权限划分，对该保存文档提供了修改（无痕迹），修改（有痕迹），删除操作，可供有权限的系统用户对该保存的文档进行上述具体操作。
同时，系统也提供了对保存后的正文档的“删除”操作功能，用户只需通过点击鼠标，选择相应文档后，点击“删除”按钮即可实现相应操作。
本系统提供了两种档案录入方式：一种为传统的标准立卷归档模式；另一种为以件归档模式。如图所示：

3.2.1立卷归档
首先进入系统档案录入的标准立卷归档模式，标准立卷归档模式与以件归档模式在本系统中同样根据文件的来源方向分别提供了“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”共三种档案分类录入方式，档案录入工作人员可根据录入文件的来源方式对应正确分类录入档案资料。

系统赋予档案录入工作者“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个按钮选项，用户将鼠标移至“操作”按钮，系统自动出现下拉菜单，具体如图：

用户可选择“添加”功能，将需要被录入的文件档案信息录入，点击“添加”功能选项后，系统内容显示区将为用户直接显示下列图示：

用户可在此页面内填写被录入档案信息的详细细则，同时，针对部分扫描后文档信息，系统还提供了附件上传功能，用户可将扫描文档压缩后统一上传，通过上述操作，最终形成档案录入（著录）卡片信息，该卡片信息可进行备份打印，统一管理。
另：用户在完成档案录入卡片填写登记后，应选择上述图示中左上角的保存按钮，对所填写的录入信息进行确认保存，如用户对所填写的信息存在疑义，可点击“重置”按钮，对上述所填写的信息进行重置操作，重新填写著录内容并保存。
在进行档案录入或重置操作时，系统用户都可以通过点击“返回”按钮，返回上级操作菜单。
对已保存的档案录入信息，系统的操作按钮提供了“修改”与“删除”操作，用户可对该档案信息进行修改以及删除的操作。
在完成档案录入的创建流程后，用户需在收文登记列表中选择该条档案信息，如图

将鼠标移至工具按钮，出现下拉菜单，如图：

选择立卷归档按钮，对已选择的档案录入信息进行立卷归档操作，系统内容显示区出现提示框，提示是否对已选择的档案信息进行归档操作，选择“确定”选项，如图：

系统内容显示区弹出对话框：提示“档案归档成功”窗口，选择点击“确定”按钮，如图：

通过上述操作，用户已经成功的将一个档案文件由其初始未归档状态，改变为已立卷归档至文件目录的状态，即实现了标准的档案立卷归档流程。
对于通过上述操作后立卷归档的档案信息，有权限的用户可在“档案录入”的左侧树状栏下“立卷归档”的子树“文件目录”中查询到该档案信息。
针对本系统中所有的档案信息录入，即“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”，任意一类形式档案信息，在经过初始的信息录入填写保存，并进行“立卷归档”操作后，都会统一流转至“立卷归档”下的“文件目录”中，如图：

如上图所示，对于已归档的所有档案信息，系统在内容显示区的左上角均提供了“操作”，“工具”，“检索”的操作按钮。
将鼠标移至“操作”按钮，出现下拉菜单，显示“修改”，“删除”两个功能选项，用户可通过上述两个功能选项，对已经归档的文件进行二次“修改”，“删除”的操作。
将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单（如图）：

如用户在“立卷归档”的“文件目录”菜单中已选择一条或多条档案记录的前提下，进行“归档”操作，系统弹出提示框，如图：

点击确定，系统内容显示区弹出以下窗口：

选择目录名称“new”的目录，点击“归档”按钮，则上述所被选择的档案信息，将自动流转至“案卷目录”下的”new”目录中。

在上述归档操作中，如“new”为最底层目录但该目录存在于多个同级目录之中，或者“new”目录为非最底层目录，同时用户选择归档的目标目录又在“new”目录下，不便于查找来实现最终的归档，则用户可通过点击弹出窗口左上角的“检索”按钮，来进行目标目录的检索，点击检索按钮后，系统出现下拉菜单，如图：

系统在这里提供了“普通检索”与“跨目录检索”两种检索方式，便于用户将上述文件目录通过检索后归档至“案卷目录”下的各级子目录中。“普通检索”主要是指系统对“案卷目录”下的只存在一级子目录的情况进行检索查询，而“跨目录检索”可对案卷目录下多级别子目录进行检索操作，这主要是由于系统默认提供的档案文件归档至“案卷目录”下，必须是最后一级的子目录，即档案文件必须依存于最底层的案卷目录；因此，如选择上级父目录便进行归档操作，则系统会自动提示用户“该目录为非最底层目录，无法进行操作”，如图：

系统用户可根据普通检索举例来进行“跨目录检索”归档的操作，两者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目录检索”需要用户通过多次点击查询到最底层目录，再进行操作。
首先点击“普通检索”按钮，系统弹出提示窗口（如图）：

系统提供了“目录编号”，“目录名称”等多个关键字做为的用户提供检索条件，用户可根据实际情况进行选择填写，在这里选择在“目录名称”中填写之前通过“系统管理”模块中已设置完毕的目录名称“new”，点击“检索”按钮，系统弹出提示框（如图）：

窗口详细显示了检索的“new”目录的细则情况，选择点击该目录，最后点击上述图示中的“归档”按钮，系统出现弹出窗口：

点击确定按钮，系统提示，“系统归档成功”，对于通过上述一系列操作而最终归档到“案卷目录”的子目录“new”下的文件，可以直接在“案卷目录”的子目录“new”下，对其进行“内部文件查看”操作，即可发现该文件正依存于“new”目录下。如图所示：

现在在“案卷目录”下的“文件目录”中选择另一条已归档完毕的档案记录，再次将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，如图：

选择点击“档案返回至文件管理”，这时系统会弹出提示框“是否确定返回至文件管理”，如用户点击确定，则将使这条已归档的档案重新返回至文件管理的初始“未归档”状态中，该功能在“以件归档”中同样存在，方便用户对已归档的档案信息进行二次操作。

由于实际用户在进行档案录入信息的同时，不可避免的会出现多种档案类别的区分，因此在本系统中，除提供了标准的档案信息录入外，还为用户提供了多种档案类别的整理操作，可以帮助用户根据档案信息不同类别进行自定义整理，从而使系统内的档案文件更为清晰明了，便于档案信息的二次利用及整理。

用户通过档案整理功能，极大的帮助了档案工作者减轻了工作负荷，提高了档案录入整理效率，同时又便于普通档案利用者对档案的查询操作。
3.2.2以件归档
类似于本系统中的立卷归档操作流程，以件归档也是按照文件的来源方向分为“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”共三类的档案录入方式。相同于“立卷归档”操作，首先在“文件管理”的“收文登记”中选择要录入（著录）的档案文件，如图所示：

选择完毕要著录的档案文件后，有别于立卷归档操作，请将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，如图：

此时，注意请选择“以件归档”选项，系统弹出提示框，如图：

点击确定按钮，系统弹出提示框，提示“档案归档成功”，该档案文件，将自动流入“以件归档”的“归档文件目录”中，进行完上述操作步骤后，该档案实际上已经完成了以件归档的操作流程，如图所示目录：

用户可在该目录下直接查询到所有以件归档文件，并进行等同于立卷归档的案卷归档、档案整理、查询，检索等所有操作，用户可参考立卷归档流程对以件归档进行相同操作。
3.3档案整理
档案整理操作是整个档案管理系统中的重要组成部分，针对用户通过“档案录入”功能录入的多种类档案，档案管理部门必须要在本系统中创建各自对应的档案种类类别，从而使档案整理人员将录入的档案信息整理至上述各类对应的档案种类内，最终达到规范化档案管理的目标。
对应档案整理功能，随之产生的需求首先就是创建对应的档案种类，本系统根据用户的实际需求提供了两种档案种类创建方式，一种为通过“系统管理”模块中“归档类目管理”操作添加新建全宗，系统会默认自动添加标准常用的10大类档案种类，这部分种类包含：立卷归档、以件归档、立卷整理、简化整理、照片、录像带、录音带、电影带、会计档案、实物档案。另一种可根据用户自身需求，进行自定义创建，该功能同样通过“系统管理”中的“归档类目管理”操作添加实现，创建完毕后的档案种类将同样显示于“档案整理”的左侧树状栏中，方便用户进行操作。
3.3.1档案整理流程
了解到如何将一则档案信息进行标准的立卷归档以及以件归档后，下面以“照片”类的档案整理为例，了解如何对其进行档案整理流程。
首先，用户点击“档案录入”一级菜单，在“立卷归档”中的“文件目录”下选择一条已归档的档案文件，然后将鼠标移至内容显示区的“工具”按钮，出现下拉菜单，请点击“档案整理”选项，系统弹出对话框“您确定要整理吗”，如图所示：

点击“确定”按钮，出现提示框，如图：

选择将该档案信息要整理至的目录，在这里，选择首先将该档案整理至”照片”类的文件目录下，所以需要在“文件目录”下选择“照片”，点击“整理”按钮，出现提示框：

选择“确定”按钮，出现提示框：

通过上述一系列的操作，已将该档案文件归档至“照片”档案的“文件目录”下，用户可以通过点击“档案整理”一级菜单，在系统左侧树状栏“照片”下的子树“文件目录”下查询到上述被整理的文件，如图：

如上图所示，对于已经被整理至“照片”子树“文件目录”下的档案文件，系统显示区同样提供了“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个功能操作按钮。
用户可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单，里面包含“修改”，“删除”选项，用户可在已选择该档案信息下，对该档案文件行修改和删除的操作。
用户同样也可以在已选择档案信息的前提下，将鼠标移至“工具”按钮，系统同样出现下拉菜单，主要显示内容为：“档案返回至文件管理”与“档案整理”，针对“档案返回至文件管理”功能，主要是指用户可将已整理完毕的档案文件逆向流转，重新使其返回到初始未归档文件状态，至于“档案整理”功能，主要是指针对上述整理完毕后的档案文件将其重新整理归档至本类“照片”类档案的“案卷目录”中，或将其整理至本系统内的其他类别档案的案卷目录或子目录中的操作。
在进行“档案整理”操作的过程中，系统弹出窗口为双页面，上述操作是选择将该档案直接整理至“照片”类的“文件目录”下，与此同时，系统同样提供了“案卷目录”页面，其操作原理与上述选择“文件目录”相同，用户可进行参考操作将档案整理至“案卷目录”下，如图：

对比整理档案至“文件目录”下操作，用户在选择整理档案至“案卷目录”时，存在部分档案种类的案卷目录下包含子目录或多级子目录的情况，这样，就给用户带来了无法直接便捷选择整理该档案的问题，因此，系统针对这个问题，提供了目录“检索”操作，该检索又分为“普通检索”与“跨目录检索”两种方式，“普通检索”面对对象主要是针对档案目录只存在一级目录的情况，而“跨目录检索”主要面对对象为档案目录下包含多级子目录的情况，如图：

系统操作人员通过系统提供的上述检索方式可以更加迅捷的查询目标整理档案目录，提高了工作效率，减少了工作负荷，另一方面也使不同类别的档案整理工作变的更加合理清晰。
3.3.2鉴定及回收站
该功能模块下含三个子功能模块，分别为“档案保管期限鉴定”、“密级鉴定”以及“档案回收站”。
3.3.2.1档案保管期限鉴定

档案保管期限鉴定主要是针对“档案整理”完毕后档案文件的保管期限的鉴定设置，用户可通过点击系统左侧树状栏“保管期限鉴定”子树，进入“保管期间鉴定”内容显示区对其进行详细设置，如图：

系统内容显示区为系统用户展示了“操作”，“检索”按钮，可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单，如图：

首先点击“添加”操作，系统弹出提示框：如图：

用户可通过系统提示窗口内文件目录与案卷目录进行查询，对所查询到的某个或多个档案文件进行鉴定操作，选择单独一例档案文件，系统内容显示区显示以下信息，如图：

用户可在内容显示区内对该档案文件进行保管期限的鉴定操作，系统提供了“原保管期限”，“变更保管期限”“鉴定原因”“备注”等详细细分选项，方便用户对档案文件进行保管期限鉴定的多种操作。对于已经鉴定完毕的档案文件，系统内容显示区会自动显示其记录，如图：

用户可凭借相应查询权限的赋予，对已经鉴定完毕的档案进行“检索”查询，同时，也可以对已经鉴定完毕的档案，通过“操作”按钮下赋予的“修改”“删除”操作功能，对其进行二次操作。
在档案“保管期限鉴定”的操作中，系统对已经鉴定完毕的档案文件，同样根据权限分配原则，赋予了部分档案管理者对该档案保管期限鉴定的“审批”功能，这部分的审批用户可将鼠标移至每条鉴定完毕后的档案条目“操作”上，如图，

选择点击审核 操作，系统内容显示区出现该档案的保管期限鉴定资料，如图：

有所不同的是，由于本次操作是针对档案保管期限鉴定的审核，因此，内容显示区部分多出了“审核意见”栏，审核人员可将具体审核信息填写于此，并进行保存或重置。
至此完成了将一则档案信息进行保管期限鉴定并审核的全部操作。
3.3.2.2密级鉴定
密级鉴定操作原理档案“保管期限鉴定”相同，有所不同的是密级鉴定是赋予系统档案操作者对整理完毕的档案信息进行密级鉴定分配的过程，包括档案密级鉴定的审核等部分操作。
3.3.2.3档案回收站
系统“档案回收站”功能类似于微软视窗系统中的“回收站”功能，为用户提供了一个避免由于误操作或其他原因删除档案文件后而造成损失的解决方法，对于本系统所有已归档的档案资料，如果通过删除操作后，都将直接流转到“档案回收站”中，如图所示：

“档案回收站”功能在系统内容显示区提供了“工具”与“检索”两个操作按钮，用户在选择一条已经删除的档案资料后，将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，如图：

用户可对被选择的档案资料进行“彻底删除”与“档案还原”的操作，同时，针对已经删除的全部档案资料，用户也可将鼠标移至“检索”按钮，对“档案回收站”中的已删除档案资料进行检索查询，并对检索后的结果进行二次操作。
这里需要重点说明的是，档案管理系统在上述的档案“彻底删除”操作中，系统默认是对档案资料的逻辑删除，而非物理删除，被“彻底删除”后的档案信息于系统中是无法查询的，但系统数据库中保留对其备份，采用这种方式来对档案资料进行保管或销毁的操作，主要是考虑到最大限度保证用户档案信息资源安全，避免误操作或其他非主观性错失操作造成的严重后果。
4档案检索
档案资料最初的两个基本需求应用，在解决档案保存后，就要面对档案资料的利用，在一则档案信息被利用前，首先应该被检索出来，本系统采用采用ajax概念技术，提供与服务器异步通信的能力，同时采用优化了的系统搜索引擎，因此用户在检索档案资料时将体验到更为快捷、准确的检索效果。
本系统对档案资料的检索提供了：直接检索、组合检索、定制检索、系统条件、归档检索共五种检索方式以供系统用户进行档案资料检索操作。
4.1直接检索
在本系统中，“直接检索”可广泛应用于对部分档案利用者对其所要检索的档案信息了解不全的情况下的检索，这部分需求用户，他们很可能只知道档案信息的一个或几个有限字段，如档案的提名、编号、成文日期，档案类型等仅仅几个条件，想藉此为查询条件对所需求档案进行检索查询。
本系统提供模糊查询功能，可对相似字段进行全部检索并显示，举例说明，如用户查询的档案题名为“test”,而实际档案资料库中也存在着档案题名为“test1”的档案文件，那么系统会自动将所有字段类似“test”的档案文件全部显示于系统的内容显示区，供查询用户进行筛选，并最终确定正确检索需求档案文件。本系统提供了多达60多种关键字条件查询，这就极大丰富了档案利用者的档案查询条件，从而为档案检索后的申请借阅利用创造了良好的条件，同时，另一方面，对于档案管理部门来说，也可以通过本系统的档案检索平台，开放简洁的档案检索操作，实现现代化、网络化的档案检索借阅管理，加强有档案利用需求的员工与档案管理部门之间的在线互动，减少繁琐的中间环节，使信息可以迅速、准确地互达，从而极大地降低档案管理成本。
以下图示为本系统提供的直接检索功能中涉及的部分关键字查询，用户可根据自身所了解的字段进行填写，检索，

本系统在部分关键字条件中提供了多项选择条件，方便用户缩小检索范围，提高检索的精确度，如图：

用户可根据实际档案条件，选择上述图示中任意条件，而取得更好的检索效果。
对于通过上述检索条件设置，而最终检索出的档案文件，如果该检索用户具备系统赋予的相关权限，这部分权限包含：原文访问、附件访问等。那么该用户可以根据系统赋予的上述权限，对该检索后的档案文件进行对应权限操作。如该用户不具备上述任意权限，那么系统还在检索后的档案列表上提供了两个操作按钮：“工具”，“返回”，
如图：

用户可将鼠标移至“工具”按钮，系统出现下拉菜单，如图：

用户可在选择一条档案信息后点击“借阅创建”按钮，则该条被申请的档案信息将自动流转至“档案借阅”模块中的“借阅审批”子模块。这里需要注意的是，在用户点击借阅申请按钮后，系统将默认申请用户创建了一个档案借阅申请请求，而非最终将该申请直接提交到档案借阅审批员处，申请用户可在本系统“借阅申请”模块中，通过点击“我的申请”中的“未提交”功能树，查阅之前用户提交的借阅申请档案信息并点击“提交申请”操作，完成档案检索后的申请借阅全部流程。
用户在“我的借阅”功能树的未提交列表中可对申请借阅信息进行删除和修改操作，即停止档案借阅申请流程或对已创建的档案借阅申请进行细则修改操作后再提交。对于提交申请的借阅信息，将自动流转至“借阅审批”功能中“未处理”模块，由档案管理部门的档案借阅审批人员根据用户提交的档案申请借阅信息细则，确定是否通过审核，予以借用。
4.2组合检索
如果说简单检索是只通过对单一条件的选择进行检索操作，那么组合检索就意味着可以为系统用户提供多条件的、复合式的、可多项选择的检索操作，该功能相对比于简单检索，在设置检索条件时可供选择的范围更为广阔，精确度更高，但同时也带来了操作流程相对比简单检索更为系统化、复杂化的问题。用户鼠标点击“组合检索”菜单，系统内容显示区如下：

在内容显示区的首行，系统除了提供组合条件选项外，还增加了内容添加区，用户首先点击“全宗号”后的下拉箭头菜单，出现以下图示：

系统下拉菜单显示诸如“父目录号”“档案编号”“档案题名”等众多的组合条件选项，用户可自定义选择其中任意一项后，选择内容区首行后的关系条件“包含”“不包含”等，在前两项条件组合选择完毕后，继续点击系统内容显示区首行第三组条件，系统会弹出提示框，或为目录，或为时间，或为人员，其弹出的窗口情况是根据用户选择的前两组组合条件而定，在用户选择自定义条件组合后，系统会自动根据前列组合条件进行相关数据的匹配，便捷用户的操作检索。
由于是组合检索，因此，用户可在完成一个或多个条件设定后，继续选择多项条件进行填写，在选择填写完毕后，用户应通过点击“添加条件”按钮，将该条件写入组合检索范围内，如图：

同时，对于以选择的组合检索条件，用户也可对其进行“删除选中项”，“删除所有”的操作。
在组合检索中，系统还提供了“并”、“或”，以及附件检索功能，如用户选择“并”的关系，那么则意味着针对用户已经选择的查询条件，属于其中共性同时符合条件的档案信息，将通过组合检索全部显示出来，如选择“或”的关系，则意味着符合之前任意一条预设查询条件的档案信息都将通过本组合检索而显示。
而附件检索功能，主要是系统为用户提供的组合检索中对其是否具有附件而进行的一个快捷条件检索。
对于通过组合检索而现实的档案文件，同样可以通过“借阅申请”功能，供用户进行申请借阅审批操作后的使用。
4.3定制检索
该检索功能的提出主要是针对组合检索功能的升华，在用户的实际使用过程中，存在着大量的具备同一组合条件的重复检索情况，而档案管理者在实际系统操作中，由于每次同一组合检索条件的添加而产生了大量的重复性工作，因此，本系统提供了定制检索这一功能来解决上述问题，该功能主要可以根据系统常用的组合检索条件进行定制，定制之后，无论是档案操作人员还是普通档案使用人员，只要具备系统赋予的相关权限，就可以根据已经定制的组合条件进行检索操作，这一功能避免了档案工作者的重复检索设置流程，提高了工作效率，并为档案申请使用者提供了更为迅捷的检索方案，提升了普通档案需求者对档案管理部门档案服务的满意度。
由于定制检索是将常用的组合检索条件保存定制后进行的简洁检索查询，因此在涉及定制检索中的组合检索条件设定时，用户可首先点击“定制检索”菜单，系统内容显示区显示如下：

系统提供了“操作”，“检索”功能选项，可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单,如图：

该下拉菜单提供了“添加”“修改”“删除”三个功能树，用户通过点击“添加”增加定制检索的组合条件，用户选择点击“添加”按钮操作后，系统进入以下界面：

通过上述界面，用户可自定义组合检索条件，并定义定制检索的名称，定制完毕后，用户可对定制完毕的“定制检索”进行“修改”“删除”的操作，也可对定制完毕的“定制检索”进行检索，该功能主要应用于存在多条定制检索选择时的便捷操作。
对设置完毕的定制检索，用户可通过点击系统左侧树状栏的定制检索功能菜单，于系统内容显示区的定制检索列表中查阅到所有设置完毕的定制检索，如图：

用户可选择该条“定制检索”后，对其进行 “执行检索”操作，系统将根据定制检索的条件设置，将符合该组合条件的所有档案信息显示于内容显示区，如图：

对应定制检索结果而显示的档案信息，系统同样提供用户进行“借阅申请”“本页打印”“全部打印”或“返回”操作。
4.4系统条件
本系统在档案检索功能中还提供了系统条件检索，该功能是本系统为简化系统查询条件而提出的检索方式；主要提供了档案资料是否：有删除、有附件、已归档的条件检索，系统提供了并与或得选择，有效的简化了系统检索流程，同时，完善了系统检索的内涵，提高了档案资料的检索成功率。具体如图：

用户可对由系统条件检索出的档案文件进行“借阅申请”等操作，其操作方式与其他检索方式后的“借阅申请”一致，请用户参考上述操作进行本项检索后的“借阅申请”操作流程。
4.5未归档检索
未归档档案检索功能同样也是对本系统组合检索的有效补充，之所以把该功能单独列出做为标准检索功能之一，主要是考虑到单独的未归档检索，将未归档档案信息单独罗列出来，可以在丰富档案检索条件的同时，更好的满足了档案使用者与档案工作者的使用及操作要求。如图：

对比其他上述四类档案检索，未归档档案检索的唯一区别是，该类检索的检索范畴只对未归档的档案资料进行检索，对已归档的档案资料不做任何执行检索操作。
5档案统计
档案统计是档案利用的直接