办公管理制度1.doc
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1、目的 1.1规范公司办公作息、办公纪律、办公礼仪、办公行为与请休假等管理体系。 1.2明确公司办公管理制度的审核审批与工作流程,统一行为规范,保证各项工作有序进行,展现企业文化。 2、适用 2.1适用金博亿PE公司各职能中心的全体员工。 2.2适用金博亿PE公司各级员工办公管理流程和奖惩参照标准。 3、权责 3.1由行政管理中心行政部负责草拟、修订和拟定。 3.2由各中心负责人审核,总裁审批。 3.3行政管理中心行政部颁布。 4、定义 4.1办公礼仪: 4.1.1指公司各级员工在工作时间内,开展各项工作和人际沟通中应严格遵守的工作行为规范、举止穿着规范、工作标准流程和礼貌语言规范。 4.1.2与同事协同工作中以遵守岗位职责、工作流程、绩效标准的职业道德标准律己、敬人行为。 4.2作息管理: 4.2.1指员工必须遵守公司制定的员工工作作息时间管理规定,包括对迟到、早退、旷工、请假和加班的相关规定、纪律与审核审批流程。 4.3请休假管理 4.3.1指员工在工作时间内发生的各类请假行为相关的规定、纪律和审核审批流程;以及员工按照国家劳动法应该享受的休假规定和相关纪律。 5、内容 5.1作息时间规定 5.1.1 工作时间: (1)金博亿公司每周工作六天,每天工作七小时,星期天休息。 (2)员工工作时间:上午9:00—12:00;下午13:30—17:30。 (3)公司副总经理以上员工与结算中心员工采用弹性工作制,每天上午必须到公司(外地出差除外)。 5.1.2考勤打卡规定: (1)员工上下班实行指纹打卡制度。员工必须严格遵守作息时间,按时上下班,无故不得迟到、早退和旷工。(弹性工作制的员工除外) (2)上午上班,下午下班各打卡一次,每日二次。 (3)因公出差,按《出差申请表》上核准的时间考勤。 (4)忘记打卡,请填写《未签到登记表》,说明原因并由中心副总经理或总监签字后,交行政管理中心人事部,作为当月考勤记录。 5.1.3缺勤处理: (1)迟到、早退者,5分钟以内每次扣薪5元,15分钟以内的每次扣薪15元,30分钟以内的每次扣薪30元。每个季度考勤有迟到、早退记录,将不能获得年度的晋职、晋级资格。 (2)当月忘记打卡超过一次(含)以上,没有合理理由的;迟到或早退30分钟(含)以上的;没有事先请假或请假未经批准擅离工作岗位的,以旷工论处。 (3)无故不上班或故意不打卡者作旷工处理,当日旷工0.5-2小时以内的计半天旷工,2-4小时以内的计全天旷工。旷工扣当天工资总数并进行相关的行政处罚,旷工一天扣薪100元,旷工二天扣薪200元,依此类推。连续旷工三天或全年累计旷工达四天者作自动离职处理,将予以解除劳动合同,不计发当月工资,不做任何经济补偿。 (4)下列情况皆以旷工论处: Ø 未请假或请假未批准,私自休假者。 Ø 行为不端被公安部门拘留,导致无法到岗者。 Ø 打架斗殴、违纪致伤造成休假者。 5.1.4加班管理: (1)公司提倡高效运作,员工的本职工作应于正常上班时间内完成,不得故意拖延。 (2)实际加班时间应与考勤纪录相符,加班工资计算以考勤纪录为准。如有加班考勤纪录而实际并未加班的,视情节轻重对相关责任人进行扣薪100—300元的处罚。 (3)员工加班需提前半天提出申请,详细填写《加班申请单》,经部门经理审核,主管(副)总经理/总监批准后交人事部备案,未经批准而擅自加班的,公司不予计算加班费。如加班时间与所填报时间不符的,需在次日上午补填《加班申请单》,经部门经理审批后交人事部备案。 (4)如确因工作需要,符合以下条件并经过相关领导审批的,可计为加班: (5)在休息日或法定节假日内,公司因为业务等原因要求员工加班的。 (6)由于发生严重自然灾害或其他灾害,为避免公司财物遭受损失而进行抢救的。 (7)突发性、不属于正常工作范围内的工作而必须通过延时工作或利用休息日、法定节假日完成工作的。 5.1.5下列情况不属于加班: (1)公司经理级(含)以上员工(除司机)在星期日、法定节假日以外的延时工作时间。 (2)凡属正常工作范围之内,但因个人工作效率必须在正常工作时间之外继续上班的。 (3)因工作需要出席社交场合的。 (4)因公差旅期间。 (5)加班时的就餐时间。 (6)市场销售人员的业务时间。 5.1.6 加班工资计算 (1)公司经理级以下员工在正常上班时间外(非法定节假日、休息日)加班的,按加班时间发放100%的基本工资。或作1:1调休。 (2)公司员工在休息日加班的,按加班时间发放100%的基本工资,或作1:1调休。 (3)公司员工在法定节假日加班的,按加班时间发放200%的基本工资。 (4)加班时间不足30分钟者不予计算加班费. 5.2行政奖励和处罚: 5.2.1行政奖励:对于严格遵守公司规章制度,且有特殊贡献者,公司将按照相关规定给予不同等级的奖励和奖金。 5.2.2行政处罚:对在上班期间,无视公司规章制度、纪律散漫、给其它员工带来不良影响的员工,公司将按相关规定给予不同等级的处罚。 5.3请休假 5.3.1假期类别 (1)假期分为扣薪假和带薪假两大类。 (2)带薪假:每周公休假、法定假、婚假、产假、丧假、工伤假、年休假。 (3)扣薪假:事假、病假。 5.3.2 请休假规定 (1)员工请假必须填写《请假申请单》,并在部门经理批准后交人事部备案,未在人事部备案的请假无效,强行请假作旷工处理。 (2)公司员工请假三天(含)以下由部门经理初核,主管副总/总监复核,行政管理中心经理批准;员工请假三天以上由主管副总初核,行政管理中心经理审核,总裁批准。并交人力资源部备案。 (3)员工请产假必须提前三十天向人事部门申请,并附医院或当地政府相关证明。 (4)凡请假员工,假期未满上班或超假必须到人事部办理销假或续假手续。未办理销假手续者假期内上班不计工资,超假但未办理续假手续者以旷工论处。 (5)各类休假(含每周公休假日及法定假)均应一次性安排,并填写《休假申请单》。 (6)员工请假必须提前填写《请假申请单》,注明请假种类、假期、时间、事由、交接事项,经部门经理同意,中心副总或总经理审批后,在行政人力资源部报备登记后方可离岗休假。 (7)员工申请休假超过一天,需在休假前安排、交接手头工作,确保工作连续性。 (8)请年休假的假期由部门领导根据工作情况安排和批准;年休假不得跨年度使用。 (9)如遇特殊情况,无法事先请假,应在上班后 30分钟以内电话请示本部门主管或经理、行政中心人事部,并委托他人代为请假和登记,本人事后须在上班当日补办请假手续。 (10)请事假、病假: Ø 最小请假单位为1小时,不足1小时按1小时计算。员工请事假期间扣发全部工资。请假期间不再享受工资、奖金和津补贴。 Ø 一年之内,事假累积二十天以上或病假累计三十天以上者,无权参与当年年终奖金的分配。 Ø 病假或工伤休假累计超过 30 天的员工,无权参与当年年终奖金和享受年休假。 5.3.3假期计薪规定: (1)公休假、法定假、年休假、婚假、丧假、产假、工伤假。 (2) 30 日以内的工伤假为基本工资和职务工资;30 日(含)以上的工伤假,假期只发基本工资和职务工资的50 %。 (3)女员工生育享受不少于90天的产假,包括15天的预产假。已婚妇女23周岁以上生育第一个子女为晚育,实行晚育的,增加产假30天,难产(非正常顺产的平产手术者)增加产假15天,多胞胎生育的,每多生育一个婴儿增加产假15天,发放正常工作工资。 (4)病假:只发病假日正常工作工资的 60%。 (5)丧假:1—3天的丧假。直系亲属包括父母、配偶和子女,发放正常工作工资。超出规定的丧假视作“事假”处理。 (6)年休假:职工入职累计工作满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天,发放正常工作工资。 (7)事假:无薪假。 5.3.4凡属下列情况为公假日 (1)经公司责任领导批准(非公司安排,与公司业务有关的)参加会议、学习、培训、社会活动或参加相关部门的参观、考察、访问、休养等活动。 (2)因工(公)负伤,尚在医疗期内。 5.3.5公假期间:基本工资、劳保福利、津贴的标准和待遇不变,不享受岗位工资。 5.4办公环境和氛围管理 5.4.1办公区环境管理规定 (1)保持个人桌面整洁,设备及办公用品摆放整齐有序,不得将多余物品堆放在桌面上。 (2)不得随地吐痰、乱丢杂物,保持公司办公环境及场所的卫生整洁。 (3)公司办公区域均为无烟区,禁止吸烟;特殊区域或个别办公室有特殊规定的除外。 5.4.2员工着装要求 (1)工作时间要求穿着正式服装,男士穿西服(夏季可穿衬衣),女士穿职业装。男士不得留长发,女士不得浓妆艳抹。任何时间禁止在办公场所穿背心、短裤、短裙、拖鞋、凉鞋。 (2)在办公区域内必须佩带工作证(牌)。 (3)办公场所不得大声喧哗吵闹,任何时候不得发表有损公司形象的言论。 5.4.3办公礼仪要求 (1)公司同事之间应主动打招呼;在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。 (2)有人主动与您打招呼,必须要有响应。 (3)接待来宾时应主动、热情、大方、微笑服务,主动安排、邀请客人就座,并及时递上茶水。 5.5管理者工作行为标准 5.5.1坚持规范化和制度化的工作原则,严格遵守且主动按照公司规定的工作流程实施。 5.5.2宽容大度,容纳异己,广泛听取不同意见,不打击、不取笑积极提出建议的员工。 5.5.3充分调动下属的工作积极性,激发下属的工作潜力;鼓励下属独立自主完成工作任务。 5.5.4不干预下属正常的工作,不轻意越级指挥下属。 5.5.5尊重下属工作成果,不抹杀下属业绩,善于分享团队工作成果。 5.6接拨电话行为准则 5.6.1本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。 5.6.2如因工作需要打长途电话时,需向部门主管请示,经领导批准后方可进行。 5.6.3员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。电话铃响三声内必须接听;同事离开,须帮助接听。 5.6.4接打电话时,在保证对方可以清楚听到的基础上应尽量降低声音,以免影响其它员工的工作及泄露保密事宜。 5.6.5接听电话时要面带微笑、语言柔和,必须用"您好,金博亿公司!","您好","请问你找哪位","对不起,XX女士/先生不在","请稍等","再见"等礼貌用语。 5.7员工工作行为准则 5.7.1所有公司工作行为均不得迟到、早退(上班、司训、培训、活动、开会等)。 5.7.2上班时间内不许吃东西或用餐;员工如在办公区域用餐须注意保持桌面和地面的卫生。 5.7.3进入他人办公室须先轻轻敲门,得到许可后方能入内。 5.7.4维护安静严肃的工作气氛,有事应用内线电话交流。 5.7.5长时间离开办公席,桌面不得留有书籍、稿纸和档案等重要文件,数据要随时存档,注意保密工作。 5.7.6办公时间不谈论与工作无关事宜或到其它办公区域随意走动闲聊,不得在办公时间内吃零食。 5.7.7办公时间不得随意浏览与业务无关的书报、杂志、互联网站。 5.7.8不得在办公时间内上网聊天,工作需要排除在外。 5.7.9办公时间原则上不准打私人电话,接话人通话时间应控制在3分钟之内。 5.7.10开会、会客、听课应自觉将手机调至振动,如需接听电话应离开会议场地,以免影响到会场环境及他人。 5.7.11在办公区域走动应控制发出的声音,以免影响他人工作。 5.7.12下班前应自觉检查个人计算机、空调、饮水机、灯、门窗是否关好。 6.附件 6.1附件表格 6.1.1《未签到/签退登记表》 6.1.2《公务外出登记表》 6.1.3《考勤统计表》 6.1.4《请假申请单》 6.1.5《休假申请单》 6.1.6《加班申请表》 6.1.7《内联单》 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