银行法人客户授信业务档案管理办法模版.docx

银行法人客户授信业务
档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范银行（以下简称“我行”）法人客户授信业务档案管理，建立法人客户授信业务档案管理运行机制，确保法人客户授信业务档案安全、完整及有效,依据有关《中华人民共和国档案法》等法律法规、行政规章、监管规范以及我行有关规定,拟定本办法。
第二条 本办法适用于我行综合授信、贷款、银行承兑汇票、保函、保理、贸易融资、委托贷款、信用证等各类表内外法人客户授信业务档案的管理。
第三条 本办法所称“法人客户授信业务档案”是指我行在办理单位客户授信业务过程中形成的，记录和反映授信业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程的重要资料文件和凭据，主要由有关契约和凭据、借款人及担保人的基本资料文件资料以及银行内部管理资料文件资料等组建。
第四条　 本办法所称“法人客户授信业务档案管理”是指对我行法人客户授信业务档案进行收集、整理、建档、立卷、归档、保管、调阅、外借、提取以及销毁的过程。
第五条 法人客户授信业务档案管理应遵循“统一领导、集中管理、逐级建档、不断充实”的原则,即：在总行统一领导下,各经办机构及总行各有关部室指定专人负责集中收集、整理、移交、接收和保管我行的法人客户授信业务档案。

第二章 职责分工

第六条 经办机构职责:
（一）对本机构所经办法人客户授信业务的档案资料文件资料的真实性、有效性、合规性、保密性及向总行授信审查及放款审核部门和信贷管理部门移交前的资料文件资料的完整性负责;
（二）收集（含补充收集）、整理本机构经办的法人客户授信业务档案并移交总行；
（三）档案管理关于的其他规定。
注:对有法人客户授信业务放款权限的机构,需在权限范围内履行放款前的所有档案的收集、整理、分类、装订等工作并直接移交总行档案管理部门。
第七条 授信审查审批部门职责:
（一）接收并审核各经办部门所移交的法人客户授信调查资料文件资料的完整性、合规性;
(二）对经总行批复同意的授信客户的授信调查资料文件资料、审查审批有关资料文件资料及时向放款审核部门移交;
（三)档案管理关于的其他规定。
第八条 放款审核部门职责:
(一)接收、整理授信审查审批部门所移交的法人客户授信档案，整理过程中若发现档案内容存在效力瑕疵等情形，应责成经办机构补正；
(二)对履行放款的授信业务档案进行整理装订并向总行档案管理部门移交，负责移交前的档案的合规性、完整性；
(三）档案管理关于的其他规定。
第九条　 信贷管理部门职责：
(一)接收各经办机构所移交的法人客户授信业务授信后档案并审核档案的完整性、合规性;审核过程中若发现档案内容存在效力瑕疵等情形,应责成经办机构补正；
(二)整理各经办机构所移交的法人客户授信业务档案并向总行档案管理部门移交;
(三）负责拟定、完善法人客户授信业务档案管理有关规章制度、政策规范；
(四）依据有关管理需要适时对全行法人客户授信业务档案管理工作进行监督检查。
第十条 档案管理部门职责：
(一）接收放款审核部门及信贷管理部门所移交的法人客户授信业务档案资料文件资料；
(二）对接收的法人客户授信业务档案进行编制案卷号、编制案卷目录、逐卷装盒，并入库上架保管,对入库后的法人客户授信业务档案的安全、提供利用、销毁、保密等负责；
(三)档案管理关于的其他规定。
第十一条　 结算运行部门职责:
（一）依照业务库日间管理规定对抵质押权证原件等办理出、入库和寄存库管理;
(二）档案管理关于的其他规定。

第三章 法人客户授信业务档案的分类

第十二条 　法人客户授信业务档案依照档案内容的性质及重要程度不同,分为权证类、要件类、管理类、保全类四类档案。
(一）权证类档案是指能够证明我行对采用抵押、质押等担保方式的法人客户授信业务的抵质押品享有处置权等权利的有关资料文件资料。
（二）要件类档案是指办理授信业务过程中造成或产生的能够证明法人客户授信业务的合法性、合规性的基本要件。
(三)管理类档案是指法人客户授信业务经办人员收集的各种与客户关于的基本资料文件资料。
(四）保全类档案是指资产风险管理的有关资料文件资料。

第四章 法人客户授信业务档案的内容

第十三条 　权证类档案包括(但不限于)：
（一）抵（质）押物(权）评估报告或作价依据；
（二）关于抵(质）押物权属清晰的声明；
（三)抵（质)押物所有权、使用权证或证明资料文件;
(四)已办理抵（质）押登记的他项权证或关于证明资料文件;
(五）抵（质)押登记办理核实人声明；
（六)记账用的抵（质）押物清单;
(七)权利质押中的各种有价单证;
(八）抵（质）押物保险单；
（九)保费付费凭证;
(十）其他能够证明抵(质)押权有效的有关资料文件。
第十四条 要件类档案包括(但不限于):
（一)授信申请书或授信申请报告;
（二）申请人同意办理授信业务的有效决议;
(三）担保人同意提供担保的有效决议；上*公司或上*公司子公司对外提供担保的,还应有上*公司在证监会指定的信息披露报刊（或网站)上刊登该担保事项信息的报刊资料文件资料(或公告);
(四)申请人和保证人银行征信系统查询结果；
(五)我行内部授信审批流程的有关资料文件资料。主要包括：授信业务调查报告、授信业务审查报告、调查审查审批表、授信批复；
（六)证明授信批复前提条件贯彻情形的关于资料文件资料；
(七)授信有关契约及凭证类资料文件资料。主要包括:借款协议或各类授信业务协议（协议书）及其公证书（如经过公证)、担保协议(含抵质押物清单等附件)及其公证书（如经过公证)、资金监管协议、贷款凭证；
（八)放款及支付的有关资料文件资料。主要包括:放款审查审批表、放款通知书、证实资金支付贸易背景的协议及发票、信贷资金支付审批表、受托支付委托书及支付凭证（如是受托支付)、用款计划表（如是自主支付)；
(九)授信后管理类资料文件资料。主要包括:贷后检查报告、所有风险预警信息报告、信贷资产质量分类资料文件资料、本息催收通知及回执、贷款还款凭证；
(十）各环节授信档案交接清单；
(十一)其他必要资料文件资料。
第十五条 除前款所列示的要件类资料文件资料外，项目贷款、住房、商品房开发贷款、土地储备贷款、银行承兑汇票业务、保函业务、国内保理业务、贴现业务、国际业务还需要补充的要件类资料文件资料详见相应业务对应的管理办法及操作规程。
第十六条 管理类档案包括(但不限于)：
(一)有效的《企业法人营业执照》(或《事业单位登记表》)、中华人民共和国组织机构代码证书》、《税务登记证》（或三证合一的有效证件)复印件
(二）有效的《开户许可证》复印件;
(三）有效的《机构信用代码证》复印件;
(四)企业征信查询授权书以及法定代表人个人征信查询授权书;
(五）法定代表人或负责人的身份证明及签字样本、身份证复印件;
(六)法人代表授权情形下，还需提供授权委托书、被授权人的签字样本、身份证复印件；
（七）做出有效决议的机构的成员名单及签章样本;
(八）印章样本；
(九）验资报告复印件或关于注册资本来源的证明材料；
（十)章程以及变更登记关于资料文件的复印件；
（十一)从事特殊行业的，还应有《特种经营许可证》复印件以及最新年检有效的证明;须资质认证的,还应有《企业资质登记证》复印件以及最新年检有效的证明;外商投资企业还应有《外商投资企业批准证书》复印件以及最新年检有效的证明和《外商投资企业外汇登记证》复印件以及最新年检有效的证明；
（十二)企业各期财务报告、关于审计报告;
（十三)自然人作为保证人的还应提供保证人及配偶的结婚证复印件、有效身份证件复印件、户口本复印件、签字样本、资产证明及清单等。
第十七条 保全类档案包括（但不限于）:
(一）不良授信移交清单;
(二）不良授信成因分析及处置建议报告；
(三)授信客户交接情形报告；
(四）不良授信责任认定及处理情形的材料等；
(五）授信业务经办机构提起诉讼（仲裁)请示；
(六)总行对诉讼（仲裁）请示的批复；
(七)诉讼（仲裁)过程中形成有关资料文件资料等。
第十八条 档案原则上应存放原件,如只能留存复印件，则应加盖借款人公章,经办机构客户经理双人与原件核对无误后加盖与原件核对一致章并签字确认。

第五章 法人客户授信业务档案的收集及移交

第十九条 　收集授信业务档案。授信业务条线各经办人员受理授信业务后,对于每笔授信业务都应将受理、调查评估、审查审批、发放、授信后管理、清收等各环节资料文件资料整理形成授信业务档案。
第二十条 授信业务档案移交从阶段上分为前期移交和将来移交。前期移交以放款审核完毕为标志，包括授信业务发放申请资料文件和发放审核资料文件,其中抵质押物权证要件应同时移交原件和全套复印件;将来资料文件移交应定时进行。各次移交均应严格履行交接手续，各移交当事人应在移交清单上签名，《法人客户授信档案交接清单》（见附表1）一式两份,移交人保留一份，接收人保留一份。
第二十一条 放款审核通过后，放款审核人员应于当天营业终了前依照业务库日间管理有关规定将抵质押物权证原件与结算运行部门办理入库手续。对于其他授信业务档案及抵质押物权证复印件，放款审核人员应进行整理、分类、打码、按类编制目录、装订,并于３0个工作日内向总行档案管理部门进行移交。经办人员、审查人员、放款人员、总行档案管理部门档案管理人员在交接时均应严格履行交接手续。
第二十二条 档案装订前应去除卷内资料文件的金属物,档案资料文件资料文件资料如有破损，纸张过大、过小，或装订线外有有效内容的,都应进行裱贴、折齐。字迹已模糊扩散的应复印后与原件一起装订。案卷装订要结实、整齐,便于保管和阅读。
第二十三条 总行放款审核部门及信贷管理部门负责接收各经办机构移交的法人客户授信业务档案并审核档案完整性及合规性,整理后移交总行档案管理部门保管，并在移交清单上注明已审核无误。
第二十四条　 法人客户授信业务从授信后管理至回收阶段形成的将来档案,经办机构应实时移交总行信贷管理部门,不便于实时移交的档案可以批量移交,但最迟应在有关档案或凭证发生后1５个工作日内履行移交,移交应严格履行交接手续。总行信贷管理部门应定时整理授信业务档案,每半年批量移交总行档案管理部门,并严格履行交接手续。
第二十五条　　对于核销档案将来补充材料参照授信后管理至回收阶段形成的将来档案移交要求办理。
第二十六条 总行档案管理部门档案管理人员对接收的法人客户授信业务档案,必须核准档案移交总清单上的档案的卷数与实际移交档案的卷数是否一致，同时负责法人客户授信业务档案入库后的整理、上架排放和日常管理工作。
第二十七条 　对于新发生的法人客户授信业务，信贷管理部门每年应将授信业务台账与移交至档案管理部门的档案进行核对，确保法人客户授信业务档案应交尽交、账实相符。

第六章　 法人客户授信业务档案的建档、立卷和归档 　

第二十八条 档案案卷号编制应采用“经办部门序号-客户序号-年份-档案类别代码-档案盒编号”的原则,即“aa—　bｂb—cｃｃcｃc—ｅe-f”。档案案卷号要求用阿拉伯数字和英文字母形式编写，ａa为经办部门的编号;ｂｂb为客户编号,即为该经办部门的第bｂb家客户（数字);cccccｃ为授信业务发放年份及本年度该户第几笔业务（数字）;eｅ为档案类别代码（数字）;f为授信业务档案分卷号(数字）。
第二十九条 建档、立卷工作要在收到移交档案之日起5个工作日之内履行。在同一经办行（部)业务范围内,法人客户授信业务档案资料文件资料要按户建档,专栏保管，摆放于固定区域，标明客户全称和立档时间。对同一客户同一笔业务的档案，按档案类别立卷（其中01为权证类，０２为要件类,O3为管理类，04为保全类)。
第三十条 编制档案编号后,总行档案管理部门档案管理人员应填写授信业务档案盒封面。档案盒封面详细填写内容和要求如下:
（一）案卷编号：依照编定的档案案卷号填写;
(二）机构名称:填写经办机构名称；
(三)客户名称:填写客户单位全称。
第三十一条 立卷履行后,对于授信业务从发放至授信本息结清或信贷业务执行完毕期间由信贷管理部门后续移交的归档材料，档案管理员应随时进行补充归档。
第三十二条 　档案管理员还应建立档案台账，以便查询。目录应包括:经办机构、客户名称、档案案卷号等。
第三十三条 信贷管理部门每年度(后）3０日内出具《档案状态变更清单》（见附表３),由总行档案管理部门依照清单加盖明显标志(结清章、核销章等)于档案盒。

第七章 法人客户授信业务档案的保管

第三十四条 总行档案管理部门档案管理人员要对授信业务档案妥善保管并遵守保密制度，不得违章借出授信业务档案或透露档案内容。依据有关保存授信业务档案的种类和数量,应设置必备的专用库房和柜架。库房要坚固，并备有防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠和防虫等设备。档案管理部门对授信业务档案应每年进行一次全面检查,对保存年限较长的档案，发现破损、虫蛀等问题，应及时修补或补救，并对档案检查情形作书面记录归档保存。
第三十五条 授信业务档案保管期限分别为:
(一）有授信业务关系的档案永久保管;
（二）结清所有授信业务的法人客户授信业务档案,从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的*＊月1日起,保管十五年;
(三）结清的贴现档案,从该笔贴现结清后保管五年;
（四）结清的保理、保函、票据承兑等档案，从该客户与我行的最后一笔授信业务结清后次年的*＊月1日起,保管五年；
(五）核销档案永久保管;
（六)销毁清册永久保管。

第八章 法人客户授信业务档案的调阅、外借和提取

第三十六条 “调阅”是指利用人员在档案管理部门现场利用档案。调阅授信业务档案必须严格履行调阅手续。利用人员调阅授信业务档案,应当填写授信业务档案调阅单(见附表4）,须经利用人员部门负责人、信贷管理部门负责人以及总行档案管理部门负责人签字同意调阅;公、检、法等有权部门人员调阅授信客户档案,须持本人有效证件和单位公函，由总行档案管理部门负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及主管总监签字同意后并由信贷管理部门工作人员陪同调阅。调阅人对所需的档案可以复印,但不得将原件抽走。
第三十七条 “外借”是指利用人员将档案借出档案管理部门。授信业务档案原则上不准外借,确因工作需要借出的,必须严格履行外借审批手续。
未借出我行工作范围的，利用人员需填写授信业务档案外借单(见附表５），经利用人员部门负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监、总行档案管理部门负责人及其主管总监审批同意，原则上应当天归还。
借出我行工作范围的,利用人员需填写授信业务档案外借单(见附表5),经利用人员部门负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监、总行档案管理部门负责人及其主管总监、主管行领导审批同意。外借人员在外借法人客户授信业务档案时需与总行档案管理部门核对外借档案内容,并在《授信业务资料文件资料移交清单（目录）》签字。外借人归还档案时，总行档案管理部门工作人员应认真审核外借人归还档案是否与我行留存的《授信业务资料文件资料移交清单(目录）》内容一致,若完全一致则接收归还档案，若缺失档案则依照我行档案管理办法及我行职工或员工违规、违纪有关规定进行处理。
第三十八条 “提取”是指授信业务部门将客户的权证资料文件资料从保管部门提出归还客户。权证资料文件资料的提取须严格履行审批手续,业务终了时,由业务人员（客户经理)持会计部门贷款本息已收回凭证和收押凭证,经业务经办机构部门负责人、信贷管理部门负责人、信贷管理部门主管总监签字同意,方可办理提取。
第三十九条　 我行授信业务档案的利用人员主要包括我行内部人员、监管部门人员、外部审计人员及公、检、法等有权部门人员，以上人员利用我行授信业务档案需严格履行审批手续并依照总行档案管理部门要求进行登记。
第四十条 　法人客户授信业务档案资料文件资料利用人员在档案调阅、外借期间,应保证资料文件资料的有效性、完整性、安全性和保密性，不得在授信业务档案资料文件资料上勾划、涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开，对因资料文件资料的遗失、毁损或泄密而造成的经济损失可要求其承担相应责任。
第四十一条　 总行档案管理部门档案管理人员不直接针对客户或系统外人员办理法人客户授信业务档案的调阅或外借。

第九章 法人客户授信业务档案的销毁

第四十二条　　保管期满的法人客户授信业务档案要依照以下程序销毁:
（一）总行档案管理部门提出销毁请示，同时编制《授信业务档案销毁清册》（见附表6）；
(二)总行档案管理部门负责人及其主管行领导、信贷管理部门负责人及其主管行领导对档案销毁请示进行核准，并在《授信业务档案销毁清册》上签署建议或意见；
(三)总行档案管理部门、信贷管理部门、安全保卫部门、审计稽核部门、纪检监察部门共同派员监销,监销人在销毁授信业务档案前,应依照销毁清册上所列内容清点核对。档案销毁工作必须要有档案管理人员、经办机构工作人员和信贷管理部门工作人员共同参加，销毁后，销毁人要和监销人一起在销毁清册上签字确认,监销人要将监销情形以书面形式报告信贷管理部门和档案管理部门的主管行领导。

第十章 　罚则

第四十三条 　授信业务经办人员和档案管理人员有下列行为之一,情节轻微的，通报批评或扣减绩效收入；后果或情节严重的,给予警告至撤职的处分或解除劳动协议。
（一）违反本办法规定,法人客户授信业务档案资料文件资料未及时收集、整理、移交、建档、立卷和归档的；
（二）档案库和档案保管存在隐患,不及时报告或采取措施的;
(三)擅自对外公开法人客户授信业务档案和有关资料文件资料的以及因档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的行为;
（四）违规销毁档案的;
(五）违规调阅、提供档案的;
（六)其他违反本办法管理规定的。
第四十四条　 故意篡改、毁坏、伪造、变造法人客户授信业务档案资料文件资料的，给予记大过或撤职处分;情节严重的，解除劳动协议。
第四十五条 因工作需求,需更换档案管理员时，应由档案管理部门负责人组织办理法人客户授信业务档案的交接工作,填写《法人客户授信业务档案交接表》（见附表7)。因交换手续不全致使档案资料文件资料损毁、散失的,要查明情形并追究关于人员的责任。

第十一章　 附则

第四十六条　 本办法由我行总行负责拟定、说明和修订。
第四十七条 本办法自发布之日起施行,原《＊商业银行对公授信业务档案管理办法》（**商银发〔*〕2０2号)同时废止。

附件：１. 法人客户授信档案交接清单
２． 授信业务资料文件资料移交清单（目录）
3．　档案状态变更清单
4. 授信业务档案调阅单
５.　授信业务档案外借单
6． 授信业务档案销毁清册
7. 授信业务档案交接表
附件１
法人客户授信档案交接清单
移交部门:
接收部门：
移交地点：　 　 移交日期：
序号
经办
机构
客户名称
发放日期
档案种类
数量（本)
归档
位置
权证类
要件类
管理类
1

２

３

４

５

６

７

8

９

1０

11

１２

1３

14

１５

1６

17

18

19

合计

注１．交接清单一式两份，交接各方各存一份。
注2.以上档案所有由移交人整理装订,交接各方按本交接，中间内容真实性、完整性由移交人负责。
移交人: 　 　　　 　 　　 　 接收人: 　 　 　 　 监交人:

ﻬ附件２
　 授信业务资料文件资料移交清单(目录)
　 　 　 　 　 　 　 　 档案盒编号:
***＊档案资料文件资料
经办机构： 　 　　 　　 　　　
借款人:　 　　 　　 　 　 　 ﻫ保证人： 　　 　 　 　 　 　 　　
序号
资料文件标题
页数
是否原件
备注
１

２

３

4

５

６

7

8

9

10

１1

12

１3

14

１5

16

1７

　移交人: 　　 　　 接收人：
移交时间：
说明：1．用作“要件类”、“权证类”、“保全类”、“管理类”资料文件目录时,须填写所有项;
　 2.页数填写方式为如005-008；
　　 　 3.贴现档案在备注中注明“贴现”。
ﻬ附件３
档案状态变更清单
序号
经办机构
企业名称
发放日期
收回日期
档案原状态
变更后状态
备注

部门审批建议或意见

　 　　 　 　 　　　 签字：
　 　 　 　 　 　　　 　 　 日期:
说明:1．档案状态为存量、结清、核销等；
2.贴现档案在备注中注明“贴现”。

附件4
授信业务档案调阅单
调阅单位

调阅人

调阅日期

调阅档案内容

调阅原因及用途

调阅单位
负责人签字

　　 　　 　 　　 年　 　 月　 日
信贷管理部门陪同人签字

年 月 　日
信贷管理部门
负责人签字

　 　　 年 　 月 日
信贷管理部门
主管总监签字

　 　 年　 　 　月 日
档案管理部门
负责人签字

　 　 年　 　月 日
档案管理部门
主管总监签字

　　　 年 　 　　月　　　 日 　
归还人签字

　 年 月 日
注:调阅档案须经调阅单位、信贷管理部门、档案管理部门负责人签字同意方可调阅。
附件５
授信业务档案外借单
外借单位

外借人

外借日期

外借档案内容

外借原因及用途

外借单位
负责人签字

　 年 月 日
外借单位
主管总监签字

　　 　　 　 年 月 　 日
信贷管理部门
负责人签字

　 　 　 年　　　 　月 日
信贷管理部门
主管总监签字

　 　 　年 　 月　 日
档案管理部门
负责人签字

　 　 　 　年　 　月 　 日 　 　
档案管理部门
主管总监签字

　 年　 　 月　 日
主管行领导

　 　年 　月　 日
归还人签字

　 　 　 年　 　 月 　 日
注:未借出我行工作范围的，须经外借单位负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监、档案管理部门负责人及其主管总监签字同意方可外借；借出我行工作范围的，除须经上述人员签字同意外，还须经总行行长审批同意方可外借。

附件６
授信业务档案销毁清册
经办机构:
企业名称:
序号
档案编号
卷数
授信结清年度
应保管期限
已保管期限
备注

档案管理部门
审批建议或意见

签字: 　 日期：
档案管理部门
主管行领导审批建议或意见

签字：　 　　日期:
信贷管理部门
审批建议或意见

签字:　 日期:
信贷管理部门
主管行领导审批建议或意见

签字： 　日期: 　
监销人签字确认

签字: 　 日期： 　
附件７
授信业务档案交接表
序号
档案编号
卷数
是否完整
缺少资料文件资料
备　注

以上授信业务档案经核对无误，现办理移交。
移交人： 接收人： 　监交人： 　 移交时间: