知识产权管理体系认证-003-法律法规和其他要求控制程序.docx

XXX股份有限公司 法律法规和其他要求控制程序

法律法规和其他要求控制程序
文 件 编 号
**-003
版 本
A0
受 控 状 态
受控
密 级
**
生 效 日 期
-08-01
页 数
3

修 订 履 历
序号
版本
修订内容
修订人
生效日期
1
A0
新版发行
XXX
-08-01

审 核
XXX -07-05
批 准
XXX -07-10
1 目的
1.1 对公司涉及的知识产权管理有关的法律法规及其他要求进行管理控制，特制定本程序。
2 适用范围
2.1适用于本公司知识产权管理相关法律法规及其他要求的管理控制，包括知识产权法律法规、行业或集团要求等文件。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
4 术语及定义
4.1外来法律法规文件（包含但不限于以下文件）
4.1.1与公司经营管理相关的法律、行政法规和规章、地方性法规、地方规章及政策、办法、条例等规范性法律文件。包含但不限于以下文件：
1）国家颁布的有关知识产权法律法规（如专利法、商标法等）；
2）涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）；
3）我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
4）各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；
5）其他相关方所提出的要求。
5 职责
5.1知识产权部：全面负责法律法规及其他要求的识别、获取、渠道管理、及时更新和传达等管理作业。
6 程序内容
6.1法律法规等外来文件的收集、管理
6.1.1知识产权部通过以下途径获取外来文件，并编制《知识产权信息收集渠道列表》
1）从专业报纸、杂志获取。
2）关注政府（国家、省、市各级）、部门（如科技局、知识产权局等）、行业官方网站或通过本地相关部门获取。
3）从知识产权代理机构等专业机构获取。
6.1.2选择与确定适应性
1）根据公司需要，选择与社会责任有关的法律、法规及其他要求，并确认其适应性。
2）根据国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，确定其对公司生产经营的适应性。
6.1.3外来文件可以目录式管理，以《法律法规及其他要求一览表》体现，对纸质外来文件，在适当位置加盖红色“外来文件”章；对电子档外来文件，需在文件名上加以标注，并定期从标准网站中查询其版本状态，及时更新，同时过期的外来文件作“作废文件”处理。
6.1.4获取的最新法律法规和其他要求信息可通过邮件、工作群、通知或宣传等方式及时传达各部门，各部门并将相关信息及时传达给有关部门员工。
6.1.5涉密文件的存档保管依据**-014《保密管理程序》进行。
6.2档案管理
6.2.1此类档案的管理由知识产权部根据档案性质分类管理。
6.2.2任何人不得擅自在此类正式文件上随意加以标记或任意书写任何文字、符号；如需在文件上做标示、涂改等，须在涂改处签名认可。
6.2.3应配置专门的文件柜，并将文件保管于干燥、无虫害、防火、防盗之处，以保障文件有效性和安全性。
6.2.4档案的借阅
1）应将文件有序整理，方便借阅。
2）凡借阅档案，必须办理借阅登记，填写《文件借阅表》，原则上在指定地点查阅。
3）如需借出档案，一般不得超过一周时间，如需延长必须重新办理借阅登记。归还档案时，办理注销借阅登记。
4）档案资料必须妥善保管，未经同意，不得复制或转借。
5）借阅机密文件，需文件责任部门经理、知识产权部经理及行政副总批准；借阅**文件需知识产权部副总批准。
6）外部单位（第三方机构）查阅者，需总经理批准，办理手续方可查阅，一般情况下不借出。
7 相关记录
序号
表格名称
表格编号
使用部门
相关部门
归档部门
1
知识产权信息收集渠道列表
**640-47
知识产权部
各部门
知识产权部
2
法律法规及其他要求一览表
**533-08
知识产权部
各部门
知识产权部
3
文件借阅表
**422-03
知识产权部
各部门
知识产权部

8 附录
不适用。
9 流程图
不适用。
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