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声像及实物档案管理办法

第一章 总 则
第一条 为了加强局对声像和实物档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用声像、实物档案，更好地为企业的经营管理和发展服务，特制定本办法。本办法适用于局及局属各单位、各直属项目。
第二条 声像档案和实物档案是档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，不得由承办部门和个人分散保管，以确保档案的齐全完整和有效利用。

第二章 声像资料的归档范围与要求
第三条 声像档案是指本单位在生产、经营管理活动中形成的以录音带、录像带、照片、光盘、磁盘等不同材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
第四条 声像资料归档范围：
　　（一）本单位重要职能活动、重大会议、重要事件和重要工作成果的声像资料。
　　（二）重要领导人和知名人士参加与本单位有关的重大公务活动的声像资料。
（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像资料。
　　（四）本单位重要工程建设、科研活动和技术引进中形成的声像资料。
　　（五）本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像资料。
（六）新闻媒体有关企业报道、企业发展进程及宣传企业文化建设等专题片的声像材料。
（七）其他具有保存价值的声像资料。
第五条 声像资料归档要求：
（一）声像资料形成部门和人员应即时或定期向档案部门归档，不得私自保存或者据为已有。
　　（二） 归档的声像资料必须是原版、原件。不得进行修改、添加、移植、合成、挖补等编辑处理 。
（三） 归档的照片要齐全完整，照片与底片一同归档；数码照片与冲印出的照片同时归档。
（四）归档照片要结构合理，对反映同一个内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
　 （五）归档的声像资料必须清晰无损，内容应真实、准确、完整，图像应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、声音清楚的特点，照片不得有划痕、污渍和折损。
（六）归档声像磁带需采用DV或DVCAM等具数字转换格式及功能的带型；并同时转换成电子文件与磁带一起归档保存。
　 （七）归档的数码照片必须按照规定格式和规格保存。格式规范：数码相机拍摄的照片，统一采用JPEG 格式归档，像素不低于500万，纸质照片的尺寸应该达到5寸以上；录像档案电子文件格式采用AVI 或MPG格式。
　 （八）归档的声像资料要有文字说明和信息记录，其电子文件及目录存储于光盘、硬盘、移动存储器等载体保存。存储载体需选择质量优良的品牌产品。电子文件以其照片号或序号命名。

　第三章 声像资料整理
第六条 声像档案由摄录人员或形成部门负责收集、编辑、整理立卷，向档案部门移交归档。
第七条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编号、编目，保持声像档案的有机联系，便于保管和利用。
　　第八条 声像档案的档号由不同载体的分类号、类别代号、组别序号、册（盘）号组成。
（一）不同载体的档案用汉语拼音字母字头表示即：ZP代表照片档案，LY代表录音档案，LX代表录像档案，GP代表光盘档案，CP代表磁盘档案（硬盘、移动存储器）。
　　（二）声像档案分为两大类别：1代表科技档案，2代表文书档案。
　　（三）组别：组别在文书类以年度为单位编号，在科技类以项目、专题、类型为单位编流水号。
　　（四）册号：保管单位的顺序号。
如：
ZP 1·1——1 LY 2·2006——1

册号 盘号 组别号 组别号
科技档案类别代号 文书档案类别代号
分类代号 分类代号
（五）同一内容分录数册（盘）的应视为一个案卷，编写同
一档号，然后每册（盘）再依次编排序号。 如：
LY2·2006——1——1、LY2·2006——1——2。
第九条 声像档案的保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年）
（一）记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌、对本单位的经营管理等工作有长远利用价值的声像资料，应列为永久保管。
（二）记述和反映本单位一般活动的、在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的声像资料，应列为长期（30年）保管。
（三）凡是在较短时期内本单位需要查考的声像资料，应列为短期（10年）保管。
第十条 照片档案的整理要求
照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。照片档案的底片可单独整理存放，也可与照片一同整理和存放。
（一）组卷：属文书档案照片类的应按年度——问题分类组卷，照片特别少的也可不分类，直接按年度组卷。属科技档案照片类的应按工程项目分类，一个全宗内应采用同一种分类方法。
（二）排列：照片排列以保持照片有机联系为原则，按内容分组，形成两张以上（含两张）照片称为一组。相册内按时间先后，一组照片排完后，再依次排另一组照片。同一次活动产生的照片不应分卷存放，应按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列；
（三）编号：相册内照片按排列顺序编照片号，即所属相册档号+册内流水号，如：ZP2·2006——1（1），编号应规范、准确；同时填写其底片号，编号方法应与照片号相一致。如果采用照片、底片合一编号法，可不填底片号。
（四）说明：照片档案应填写总说明、组合说明和单张说明。
1.总说明的填写：在相册首页填写本册内容背景概述、分类方案说明、起止张号和数量等。
2.组合说明的填写：一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。组合说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。组合说明应文字简洁，语言通顺，准确揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项，同时指出所含照片的起止张号和数量，组合照片一般不宜越册。组合说明在相册内占一张照片的位置，打印后放在本组照片的前面。
3.单张说明的填写：在相册芯页每张照片侧方写单张说明，包括照片题名、照片号、底片号、参见号(与本张照片有密切联系的其他档案的档号)、时间、摄影者及文字说明（见附表1）。由于组合说明已对一组照片的主要内容作了提示，单张说明只需将照片各自的主题进行说明，如果照片中人物较多，则应注明照片中主要人物的具体位置。同一内容只形成一张照片时，只需写单张说明，此时单张说明应包含组合说明的内容。
（五）入册：数码相片冲洗出来后，应装入符合规定的《照片档案》册（GB/T 11821-2002）（芯页和册脊格式见附表1、2)。
（六）照片背面抄写相应的照片号，底片袋抄写相应的底片号。大张照片不能装入普通相册的，要在相应相册内编号并标明存放地点后再单独存放，照片袋上贴上档号标签，便于查找。
（七）目录：编制照片档案案卷目录及卷内目录（见附表3、4）。案卷目录包括：档号、参见号、案卷标题、卷内照片张数、保管期限、备注。卷内目录包括：照片号、底片号、参见号、题名、拍摄时间、拍摄者等。照片、底片以自然张为单位填写卷内目录；目录电子版存入对应光盘（磁盘）。
（八）卷内备考表：用于卷内需要说明的事项，如册内照片底片缺损、补充、移出等情况。
（九）存储光盘(磁盘)：内容包括照片文件夹、照片目录文件、光盘（磁盘）说明文件等。
第十一条 录音带、录像带、光盘、磁盘档案的整理
（一）分类、编号：录音带、录像带、光盘、磁盘档案分别按年度——问题分类，按内容编号。
（二）编写说明：
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
2.编写文字说明的要求：准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；录音带、录像带、光盘、磁盘按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：文字简洁、语言通顺；时间用阿拉伯数字表示。
（三）案卷要求：
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.归档的录音带、录像带、光盘、磁盘等必须贴上标签。
（1）录音带盒上需标注档号、讲话人姓名、职务、录音内容、录制日期、密级、讲话时间、保管期限等。
（2）录像带盒上需标注档号、摄录内容、摄录单位、摄录日期、规格、制式、语别、密级、保管期限等。
（3）光盘盒上需标注档号、刻录内容、刻录日期、保管期限、运行的软硬件环境、版本等。
（4）磁盘盒上需标注档号、存储内容、归档时间、保管期限、备注等。
（四）编目：
1.案卷目录：录音带、录像带、光盘、磁盘等分别编制案卷目录，内容包括：档号、参见号、内容说明、时间、备注等（见附表5、6、7、8）。
2.卷内目录：录音带、录像带、光盘、磁盘等应根据录制内容，制作卷内目录，将不同的内容逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。盘内为同一内容的不需制作卷内目录。
（五）随着电子信息技术的发展，底片、磁盘等介质将被新的载体所代替，这类声像档案都应按本办法整理归档。

第四章 声像档案的管理
第十二条 声像档案的保管应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。
第十三条 定期抽查声像档案的保管情况，若发现问题，应当查明原因，及时采取补救措施。
第十四条 归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。
第十五条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出和现存数量统计，提供利用以及其效果统计等工作。
　　第十六条 销毁声像档案应当按照《xx公路工程局有限公司档案管理办法》有关规定执行。
第十七条 严格履行档案借阅制度，原版声像档案不得外借，利用时应当提供拷贝、复制件。

第五章 实物档案的分类整理
第十八条 实物档案是指本单位在职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
第十九条 实物档案以“件”为单位进行整理，对于相同的多件实物档案，一般只归档一件。实物档案按种类结合级别或时间进行排列，按中央、省、市、区、系统单位等级别划分保管期限。
第二十条 实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。同一保管期限的实物按照年度——件号，或类别——年度——件号编制档号，并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不设类别。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
（一）按年度——件号编号：将归档实物按形成或获得的年度分类，同一年度再按时间顺序编流水号。采用公元纪年标识，如“SW2006——1”。
（二）类别——年度——件号编号：将归档实物先按问题进行分类再结合实物形成或获得年度按时间顺序编流水号，如“SW3·2006——1”。
实物档案的类别：
1.本单位有保存价值的文稿、模型、纪念品、宣传品，反映和佐证本单位、本行业重大活动、事件的凭证及英模人物使用过的物品等。
2.党政领导、国内外名人的题词、签名以及各种类型书画。
3.荣誉性实物：奖品（状）、证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、匾、合格证、任命书等带有明显荣誉性质的物品。
4.本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标、牌照、胸章、牌匾；单位法人离职后，其在该单位所用的个人印章；更新前的单位法人证书、营业（执业）许可证、组织机构代码实物等。
5.本单位公务活动中获得的礼品、赠品等。
6.其它有保存价值的实物。
第二十一条 实物档案目录的编制：不同保管期限的实物档案应分别编目，目录设置序号、档号、题名、获奖单位、授奖单位、获奖日期、载体形式、保管期限、存放地点、参见号、备注等（附表9）
第二十二条 实物档案一般应专库或专柜陈列保管，实物档案要分别拍成照片，照片与实物同一编号，按声像档案要求保存。

第六章 声像及实物档案的移交
第二十三条 声像档案和实物档案形成后可随时归档，也可在年终或项目完成后向档案部门移交。归档时应当填写归档清单，一式两份，交接双方各留一份备查。
第二十四条 撤销单位的声像及实物档案由上级档案部门接收，合并单位的声像及实物档案应归合并后的单位（新设单位）所有。
第二十五条 档案交接时，交接双方需认真履行交接手续。档案人员对所接收的档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

第七章 附则
第二十六条 本办法中未规定的事项，参照国家其他有关声像和实物档案的标准和规范执行。
第二十七条 本办法由局办公室负责制定和解释。
第二十八条 本办法自印发之日起施行。

附件：
1. 照片档案芯页格式
2. 照片档案册脊格式
3. 照片档案案卷目录
4. 照片档案卷内目录
5. 录音档案案卷目录
6. 录像档案案卷目录
7. 光盘档案案卷目录
8. 磁盘档案案卷目录
9. 实物档案目录