公司销售内勤人员管理制度模版.doc

公司销售内勤人员管理制度

第一部分 内外勤管理制度，提升工作效率
为进一步增强销售部全体人员切实做好基础管理的意识，提升销售部的基础管理水平，促进后期各项工作的扎实开展，针对目前基础管理中存在的不足，从内外勤之间的信息传递、加强配合协助方面补充规定如下：
第一条、所有外勤人员严格按照前期下发的《中特销售部需要反馈信息汇总表》的时间要求，按时反馈所有的资料，如在内勤对口人员提醒或转由销售部经理提醒后仍然没有上报，进行内部处罚和通报，如次月或后期仍未能按时反馈该资料，则从重处罚；
第二条、对于*公司、紧急要求反馈的相关资料，销售部内勤下发到所有外勤人员的邮箱后，要通过短信或电话的形式通知到经理和片区负责人、项目经理，要求片区切实认真对待并及时反馈，确保能按时形成的汇总资料，报各级领导审批后上报到*公司相关部门，如因片区不及时反馈对整体工作造成影响，销售部将报请各级领导视具体情况予以处罚；
第三条、所有外勤人员需要内勤人员协助处理的重要文件，包括传真、快递、电子邮件等，发出后一定要落实到销售部内勤的接收人员并与具体经办人做好工作对接，同时以短信的形式（内容为：文件名称、分数或页数、需要办公室协助处理的人员、需要完成的时间）与内勤主任进行信息沟通，以督促落实和办理；
第四条、所有内勤人员在收到外勤人员的重要文件后，第一时间在工作日记上做记录，同时放入到“待处理文件夹”中，直接送入相关领导办公室待审批，如领导不在则通过电话或短信的方式向经理汇报。如在一个工作日内未能呈送相关领导并传递相关息，第一次出现处以100元罚款，如再次出现则从重处罚；如出现重要文件丢失并对市场工作造成重大影响，将视情况严重程度进行处罚。
第二部分 内勤管理制度 提高工作效率
第一条 为进一步提高全体内勤人员的工作质量和工作效率，更好的服务市场工作的开展，特制订本制度。
第二条 从制度下发之日起，内勤全体人员的单项业务工作时间基准为一个工作日，即当日安排的工作，必须在当日完成，如遇特殊情况，当日必须反馈工作进展情况，确保信息的畅通和工作的有效推进和完成。
第三条 为切实做到工作质量的提升和工作效率的提高，现对各相关岗位重点工作时间进行界定。
第四条 信息报价管理员重点工作时间要求
1、在遵循一个工作日内完成单项工作的前提下，要求信息报价管理员在半个工作日内完成单个项目的报价工作；遇紧急投标项目，报价工作以客户需求时间为基准完成；销售人员、市场用户、设计院、零星用户等询价的报价工作当即完成；遇特殊情况，如特殊产品报价等，当日向相关人员反馈原因、目前进展情况和预期完成时间，确保信息的畅通。
2、每月5日前完成上月投标报价分析并报部门领导审核；每一个季度第一月5日前，完成上季度投标报价营销分析并报部门领导。半年营销分析和年度营销分析，于次月10日前完成。
3、每月5日前，完成对*公司生产产品预中标、中标产品的统计和反馈及投标管理台帐竞争厂家报价水平等相关台帐的刷新工作。
第五条 投标管理员重点工作时间要求
1、在接到投标项目后二个小时内，将相关转评材料转至相关部门和相关人员，并与相关负责人员做好工作沟通，及时完成评审。并及时刷新投标管理台帐的相关信息。
2、接到投标文件两个工作日内，完成投标前期授权书、保证金的办理工作；若遇紧急情况按投标要求的时间完成相关工作；在接到相关部门转评后一个工作日内，根据开标时间及项目需要完成投标中期资料的提供、偏差、答标书的汇总工作，并由内勤主任审核后转发给项目负责人。
若项目负责人未及时反馈投标预测，造成投标管理员无法及时评审付款方式，致使保证金无法及时办理，将严格考核项目负责人。
3、开标后3天内，督促各片区完成投标后期总结的反馈工作并汇总报部门领导；
4、按照市场时间要求，提前一个工作日完成相关入网资料的提供办理工作；
5、每个季度末，与*公司相关工作人员沟通，刷新投标资质；
6、每周末完成最新项目信息的整理、录入和反馈工作，以及重大项目上报汇总工作。
若各片区反馈项目信息质量有问题，造成反工现象，而且反馈项目信息不及时，使得项目信息无法按时汇总完毕，将追究相关人员责任。
第六条 合同和应收账款管理员重点工作时间要求
1、一个工作日内完成合同和技术协议的转评工作，遇特殊情况，当日反馈原因、目前进展情况和预期完成时间；紧急合同，按照市场时间要求组织完成。
2、一个工作日内完成客户信用风险的评估，紧急转评项目，按照市场需求时间完成评估并转相关负责人员，确保后续工作的开展（加强对办事处的督促，确保不因此造成工作时间的延长，影响后期工作的开展）；
3、每日刷新当日合同台帐和未履约合同台帐；每月17日前和下月3日前，分别与办事处进行沟通，刷新合同风险台帐，并报相关部门；
4、每月4日前，销售部完成月度经济运行分析，报部门领导审核（如公司有时间要求，则按该要求为准）；
5、随时进行客户信用风险评估台帐的刷新，确保相关领导和相关部门的需求时为最新台帐；
6、每月4日前，完成月度营销分析（合同部分）的小结并报部门领导审核；每一个季度第一月5日前，完成上季度营销分析并报部门领导。半年营销分析和年度营销分析，于次月10日前完成。如遇会议等，按照会议时间为准。
7、每天下班前要短信落实应收账款的进度，对于回款进度缓慢和毫无进展的要落实清楚原因，协调公司相关部门给予服务支持。对于项目经理原因造成货款无法回收要按公司关于应收账款清收制度给予考核。
8、每周按照*公司市场部要求与市场部应收账款管理员、企管部核对应收账款台账明细，做到应收账款户数、欠款性质、回款进度及无法回款的原因一致。
9、按照公司相关要求，提前一个工作日完成相关材料的整理统计，并报相关领导审核。
第七条 发货员重点工作时间要求
1、按照公司关关于发运车辆招标申请的时间要求，要在合同签订之日起就建立预发货台账。按照产品进度提前完成发运车辆的招标，以合同要求到货时间为考核时间节点。对于造成晚交货而使项目经理产生额外的费用由相关责任人承担。
2、大型产品的发货，在接到发货通知半小时内，将发货信息与公司相关部门对接完毕，以2个工作日为基准完成产品发货，遇特殊情况，最迟不得超过2个工作日；
3、其余产品的发货，执行即到即发制。单台自提产品在1小时内完成产品发运，批量产品在半个工作日内完成发运。
4、遇特殊情况不能发货，提前1个工作日与办事处做好沟通，调整发货时间。
5、做好与客户服务中心的对接工作，凡市场反应产品需要售后服务，在半个工作日内完成与客户服务中心的对接，做好市场服务。
第八条 其它重点工作要求
1、接到外勤人员的借资报告、报账单后，于1个工作日内完成费用的办理；如遇特殊情况，当日向相关人员反馈信息。
2、就信息费的办理工作，督促办事处在合同签订一周内打回报告，于2个工作日完成签字备案；在领导后期同意办款后，在一周内完成费用的办理。遇特殊情况，如领导出差或当月不能办理该类费用，在获取该信息后半个工作日内，与相关领导和办事处做好信息沟通，阐明原因和预期完成时间。
3、每月5日前，完成办事处人员差费的发放；相关奖励制度领导签准下发后，3个工作日内完成下发；
4、收到传真10分钟内，转交指定接收人（或委托处理人员），传真登记要求以“发件人/单位+主题”的形式。
5、收到办事处的借资申请、报账单和礼品申请单后2个工作日内，完成中特公司领导的审批；后期每天上午10点至11点，下午4点到5点半为集中签字时间（后期将与领导和办事处做好沟通），其余时间在收到办事处传真后，紧急事宜于半小时内找在厂领导签准完毕。
6、所有给办事处的发票，由综合信息管理员统一接收，与部门同事沟通后，当即将发票及相关物品给各办事处发送。
7、在1个工作日内，配合投标管理员、合同管理员完成各类保函和合同的评审盖章工作；遇特殊情况，于当日反馈工作进展情况；紧急保函和合同，按照市场需求时间完成合同的评审盖章工作；建立并于每月5日前刷新保函台帐，做好后期的回收工作。
8、按照*、中特公司要求，提前半个工作日完成各类福利、活动名单的上报。
销售部内勤整体时间工作要求
第九条 各级领导安排的工作，执行当日回复制（完成后的工作回复和未完成的信息反馈）；
第十条 每周四下班之前，完成本周工作总结和下周工作计划的上报；
第十一条 每周一下午4点召开部门周例会；
第十二条 每天上午上班10至15分钟为打扫卫生时间，每天下班前5分钟，所有人员整理办公桌，并关闭电脑后方可离开，最后以为离开办公室的人员负责关闭门窗、饮水机电源。
第十三条 每周六下午下班前1小时为集中大扫除时间，要求内勤所有人员和在内勤的所有外勤人员一起，彻底清理办公室和会议卫生，包括窗户和窗台的卫生。

附 则
第十四条 本制度下发自下发之日起执行，请相关人员遵照执行；
第十五条 本制度如需修订和完善，以后期下发的通知要求为准；
第十六条 本制度解释权归中特销售部。