高速公路有限公司竣工文件材料立卷归档.docx
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1、高速公路有限公司竣工文件材料立卷归档管理办法第一章 总 则第一条 目的为加强梧州至柳州高速公路竣工文件材料立卷归档管理工作,制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于梧州至柳州高速公路建设工程文件材料的归档整理及建设工程档案的验收,专业工程按有关规定执行。第三条 竣工文件的主要内容本办法所称的竣工文件是指建设工程自项目立项开始至竣工验收整个过程中所形成的与工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存利用价值的各种形式和载体的文件。第四条 相关标准竣工文件的归档整理除执行本办法外,尚应执行以下现行有关标准规定:(一)公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法(x运输部:交办发2001390号
2、)。(二)公路工程竣工验收办法(x运输部:交公路发2004446号)。(三)科学技术档案案卷构成的一般要求(国家技术监督局:GB/T11822-2000)。(四)重大建设项目档案验收办法(国家档案局、国发改委:档发20062号)。(五)x建设项目档案管理登记办法、x建设项目档案专项验收办法和x档案进馆办法(交办发2007436号)。第二章 术 语第五条 建设项目指梧州至柳州高速公路项目,由业主、设计、施工、监理按合同要求进行统一实施,并接受政府监督的基本建设单位。第六条 建设工程文件在建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、建设单位文件、施工文件、监理文件、竣工图、设计执行、
3、监督检查及竣工验收文件等。第七条 工程准备阶段文件工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。第八条 施工文件施工单位在工程施工中形成的反映工程质量状况和施工管理过程的文件。第九条 监理文件监理单位在监理过程中形成的反映监理工作质量和监理过程的文件。第十条 竣工图工程竣工验收时,由施工单位按规定的格式提供的真实反映工程项目施工结果的图纸。第十一条 竣工验收文件由承包人自检评定、监理抽检评定、质量监督部门验收评定、交工验收和竣工验收活动中形成的文件。第十二条 建设工程档案在项目建设中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等按规定形式整理的记录材料。第十三条
4、 案卷由互相联系的若干文件组成的档案保管单位。第十四条 立卷按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。第十五条 归档文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷,按规定移交档案管理机构。第三章 组织与职责第十六条 项目公司、勘察设计单位、施工单位、监理单位和监督单位应当将本项目工程竣工文件材料的形成、立卷、归档工作纳入各个环节和有关工作人员的职责范围。各单位应有专人负责、配备相关设备、制定相应的管理制度,确保项目竣工文件材料真实可靠,形成、立卷、归档等工作符合要求。第十七条 项目公司的职责项目公司负责对竣工文件材料的形成、立卷、归档进行全面管理,履行以下职责:
5、(一)委托设计、施工和监理时,在合同中明确本竣工文件材料的形成、整理、组卷和归档要求。(二)工程交工验收前,组织由自治区档案局、自治区x运输厅档案室、勘察、设计、施工、监理等高速公路管理机构组成的工作小组,对竣工文件材料立卷、归档工作进行预验收,并提出预验收报告。(三)组织本工程交、竣工验收的档案验收,请自治区档案局、x运输厅档案室派员参加并提出该项目的工程档案验收报告。(四)负责协调和检查勘察设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷、归档工作。(五)负责收集工程准备阶段的所有文件,接收勘察、设计、施工、监理和监督单位立卷归档的合格的竣工文件。(六)负责编制竣工决算文件,接受各种审计
6、,并收集审计文件。(七)负责环境保护有关竣工文件的编制,接受环保验收,并收集有关环保检查、验收文件。(八)负责编制建设执行情况报告,提交竣工验收时审查,并收集整理归档。第十八条 勘察设计单位的职责勘察设计单位应按设计合同要求,向项目公司提交合格的设计文件,进行设计交底,派设计代表在工程现场进行设计服务,及时处理设计和变更中出现的问题,主要履行以下职责:(一)应按规定收集和整理设计方案比较的有关文件。(二)按规定的格式和份数提交设计文件。(三)按规定的时间提交图纸,对设计进行交底,派设计代表进行设计服务并收集整理设计服务活动的重要资料。(四)对设计变更进行处理并分析变更的影响,收集统计设计变更情
7、况的有关资料。(五)负责编制设计执行情况报告,并提交竣工验收时审查,交建设单位统一收集和移交。第十九条 监理单位的职责监理单位应按照监理合同的要求,承担施工监理工作,审核施工单位编制的竣工文件,并收集整理监理文件,主要履行以下职责:(一)收集整理反映监理活动过程,能够体现监理工作在质量管理、安全管理、进度管理、费用管理、廉政建设、合同管理、文明施工和环境保护方面的工作质量的资料。(二)收集整理监理抽检评定资料,为验收评定提供依据。(三)负责对施工资料形成、立卷、归档全过程进行监理。(四)负责编制监理执行情况报告,提交竣工验收时审查。(五)向建设单位移交合格的监理文件。第二十条 施工单位的职责施
8、工单位负责施工文件、自检评定资料和竣工图的编制,提出施工执行情况报告,履行以下责任:(一)收集整理反映施工活动过程的资料,包括施工准备、工序管理、中间检查、各种报告、图纸、声像等资料。(二)对施工质量进行自检评定,并按规定要求收集整理评定资料。(三)接受监理单位的监理,按规定要求对各种资料进行签认。(四)负责编制施工执行情况报告,交竣工验收时审查,并移交给业主。(五)负责编制竣工图,按规定的格式和份数提交合格的竣工图纸。(六)及时提交各种合格的施工文件和竣工文件,配合做好验收工作。第二十一条 监督单位和档案管理单位的职责按有关规定执行。监督单位进行验收检查评定后应提交验收文件;档案管理单位预验
9、收档案后应提出档案认可文件。第四章 竣工文件材料的收集第二十二条 凡是反映与工程有关的重要活动,具有查考利用价值的各种载体的文件材料,都应收集齐全,归入工程成套档案,其具体范围按公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限有关规定。第二十三条 竣工文件的收集应按合同单位的职责要求和规定内容进行,应为原件,收集原始手稿和打印稿,不得采用相互复印的资料,签字盖章方可归档;文件发至上级主管单位,建设单位为间接接收单位,且无抄送字样时,可归复印件。第二十四条 竣工文件的内容和深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理、验收评定等方面的技术规范、标准和规程的要求。第二十五条 原始记录必须及时准确填写,规定采用
10、统一表格填写的原始记录应采用专门的统一表格填写,没有规定表格时应采用通用记录表格填写。书写材料应具有足够的耐久性,可采用碳素墨水、蓝黑墨水填写,不得采用易褪色的书写材料如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。原始记录应有记录、复核、计算等签字。第二十六条 报告应根据原始记录和规范要求,正确做出结论,采用计算机打印件,并有报告、审核、审批等签字。反映情况的报告应有单位盖章。第二十七条 各种汇总分析报告应与报告相对应,对情况进行科学、准确的分析或评价。第二十八条 质量评定资料应按单位工程、分部工程、分项工程收集,承包人的自检评定资料应有足够的频率,监理的独立抽检资料应满足评定要求,与评定相关
11、的基本要求项目资料,应分类单独收集。第二十九条 反映建设、设计、施工、监理和验收等过程活动的资料,按专业、内容分类,并按形成时间由各责任单位分别收集。第三十条 作为档案保存的隐蔽工程照片应采用数字照相机照相,录音、录像文件应保证载体的有效性,长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。声像材料整理时,应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录,要及时整理。筛选出来的照片对应刻录成光盘,一式两份,相片晒洗出来,一式两套,并交监理工程师验收。第五章 竣工文件材料的整理第三十一条 归档文件的质量要求(一)工程文件必须真实、准确,与工程实际相符。(二)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁
12、,签字盖章手续完善。(三)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性高、耐久性好的纸张。(四)工程文件归档前,应检查其内容和整理的形式,符合规范要求方可移交归档。第三十二条 立卷(一)竣工文件材料由项目业主组织勘察设计、施工、监理等单位,根据x运输部公路工程竣工验收办法所确定的竣工文件编制的具体分工,分别整理组卷。(二)竣工文件材料归档前,均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则,保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理,便于查找利用,法律性文件手续齐备,符合档案管理要求,具体要求如下:1.征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承
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